DBJT45∕T 029.1-2021 公路建设项目档案管理指南 第1部分:一般规定 8.pdf
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1、 ICS 03.220.20 CCS P 66 JT45 广 西 壮 族 自 治 区 交 通 运 输 行 业 指 南 DBJT45/T 029.12021 公路建设项目档案管理指南 第 1 部分:一般规定 Guidelines for archive management of highway construction project Part1:General provisions 2021-11-12 发布 2021-12-10 实施 广西壮族自治区交通运输厅 发 布 库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 I 目次 前言.III 引言
2、.IV 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 总则.2 5 组织保障与管理体系.3 5.1 组织保障.3 5.2 管理制度体系.3 5.3 工作组织与职责.4 6 项目文件收集、整理的一般要求.4 6.1 项目文件收集、归档范围.4 6.2 项目文件存储方式选择.5 6.3 实物档案建设.5 6.4 工程变更.5 6.5 竣工图编制.6 6.6 项目档案唯一性标识编码.6 6.7 项目文件“形成归档”的一体化建设.8 6.8 案卷信息著录.10 7 项目电子文件形成和归档.11 7.1 项目电子文件的形成.11 7.2 项目电子文件的归档.12 7.3 项目电子文件元数
3、据及封装.13 7.4 项目电子文件管理.14 8 项目声像档案建设.15 8.1 工作组织与职责.15 8.2 声像文件采集的基本要求.15 8.3 声像文件的采集与分组.17 8.4 声像文件唯一性标识编码.18 8.5 声像文件的归档.18 8.6 声像文件元数据著录与封装.19 9 电子档案管理系统设计方案.23 9.1 一般要求.23 9.2 系统模块功能需求.25 9.3 电子档案管理系统关键技术.28 9.4 电子档案的鉴定与检测.28 9.5 与其他业务系统的数据共享.29 库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 II 10
4、 项目档案的验收与接收.29 10.1 项目档案验收.29 10.2 接收档案具备条件.30 10.3 项目档案的接收.30 11 项目档案的保管与保护.31 11.1 一般规定.31 11.2 临时档案馆用房.31 11.3 档案用房规划.32 11.4 档案用房的保管环境、设备要求.33 11.5 电子档案的保管环境、设备要求.34 12 项目档案的利用.34 12.1 一般要求.34 12.2 电子档案的利用.34 12.3 纸质档案的利用.35 12.4 声像档案的利用.35 12.5 实物档案的利用.35 附录 A(规范性)建设项目文件采集范围及立卷单位表.36 附录 B(规范性)建
5、设项目声像文件采集阶段、内容、数量和保管期限.51 附录 C(规范性)建设项目实物档案采集范围、保管一览表.57 附录 D(规范性)项目竣(交)工验收文件汇编.58 附录 E(规范性)项目文件存储类型表.61 附录 F(规范性)公路建设项目档案管理登记.66 附录 G(规范性)竣工图封面、扉页、图框式样.70 附录 H(规范性)脊背、封面、卷内目录和备考表.75 附录 I(规范性)项目档案目录索引、各类档案总目录.79 附录 J(规范性)项目档案使用说明书拟写提纲.83 附录 K(规范性)项目档案报告拟写提纲.84 附录 L(规范性)项目档案移交、申请验收清单.87 附录 M(规范性)电子文件
6、及档案移交、接收登记表.90 参考文献.91 库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 III 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件是DBJT45/T 0292021公路建设项目档案管理指南的第1部分,DBJT45/T 0292021已经发布了以下部分:第1部分:一般规定;第2部分:公路建设项目用表。本文件由广西壮族自治区交通运输厅提出并宣贯。本文件由广西交通运输标准化技术委员会归口。本文件起草单位:广西高速公路投资有限公司、广西交通职业技术学院、广西荔玉高速公路有限公
7、司、广西宏冠工程咨询有限公司。本文件主要起草人:吴忠杰、张荫成、赵艳纳、梁远禄、李文勇、罗竟、李少军、李江华、韦丁学、吕东滨、王意明、莫品疆、甘采华、徐稳、梁维广、何乃庆、刘振华、马耀宗、黄世源、秦曙光、莫恭钿、吴涎锋、蓝玲玲、刘聪、王洛徽。库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 IV 引言 为规范和指导广西公路建设项目档案管理,依据交通运输部公路工程竣(交)工验收办法实施细则(交公路发201065号)、公路工程质量检验评定标准(JTG F80/12017)等相关行业规定,制定广西交通运输行业指南DBJT45/T 0292021。本文件分为
8、2个部分:第 1 部分:一般规定。目的在于规范公路建设项目文件“形成-归档”和档案“接收-保管-利用”全流程的管理和公路建设项目电子文件归档和电子档案管理工作,确保公路建设项目档案完整、真实、有效、系统。第 2 部分:公路建设项目用表。目的在于规范广西公路建设项目用表,实现公路建设项目数据共享。库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 1 公路建设项目档案管理指南 第 1 部分:一般规定 1 范围 本文件规定了公路建设项目档案管理的术语和定义、总则、组织保障与管理体系、项目文件收集和整理的一般要求、项目电子文件形成和归档、项目声像档案建设、电
9、子档案管理系统设计方案、项目档案的接收、项目档案的保管与保护、项目档案的利用。本文件适用于新建、改建、扩建和技术改造的二级及以上公路建设项目,其他公路可参照执行。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 18894 电子文件归档和电子档案管理规范 GB/T 39784 电子档案管理系统通用功能要求 DA/T 50 数码照片归档与管理规范 DA/T 54 照片类电子档案元数据方案 DA/T 63 录音录像类电子档案元数据方案
10、JTG F80/1 公路工程质量检验评定标准 第一册 土建工程 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。3.1 项目投资人 project investor 获得投资建设经营特定公路建设项目资格的企业,包括政府融资平台公司或社会资本方。3.2 建设单位 project owner 承担工程建设管理职责的项目法人及其派驻工程现场指挥、协调、管理各参建单位完成工程建设任务的管理机构(指挥部、项目办、管理处等)。3.3 参建单位 project participant 参与项目建设并承担项目特定法律责任的所有单位及其派驻工程现场的管理机构(施工总承包部、项目经理部、合法分包经理部、总监办、监理处
11、、驻地办、中心试验室、设计代表、材料设备供应商驻地代表等),主要包括勘察、设计、施工、监理、中心试验室、设备制造或供应、检测、咨询、科研等单位。3.4 公路建设项目 construction project 依据国家或地方公路发展规划,相对独立投资、建设、核算,可以独立运营的,由一个或若干个互有内在联系的单项工程组成的工程总和。库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 2 3.5 建设期 project construction period 项目从筹备、立项、勘察设计、征地拆迁、工程准备、建设施工,至竣(交)工为止的整个时期。3.6 声像文
12、件 image and video record 以声音和影像方式记录公路建设活动,具有保存价值,并辅以文字说明的照片、录音、录像的文件。其包括传统的纸质照片、胶卷、录音带、录像带和现代采用数码形式存储于云管理、本地服务器存储和脱机存储于光盘、U盘等磁性介质。3.7 项目纸质档案 paper-based archive 建设过程中以纸质为主要记录载体的图表、证书、书稿、日记、笔记等原本和原稿,经鉴定、整理、归档而形成的档案。3.8 项目电子文件 digital project record 建设过程中在数字设备及环境中生成,通过计算机等电子设备办理、传输和存储的数字格式的信息记录,由内容、结构
13、和背景组成。3.9 项目电子档案 digital project archive 建设过程中产生的,经鉴定、整理并归档,由多组有关联的电子文件及其相关过程信息组成的集合。3.10 电子签名 electronic signature 利用图像处理、加密技术对电子文件以电子形式的签名,同时利用电子签名技术保障电子信息的真实性、完整性以及签名人的不可否认性,符合具有合法性的CA认证。3.11 标识编码 identification coding 将人、物、空间等物理世界的实体进行“数字化”的技术手段,实现“标识对象”的ID化。3.12 电子档案管理单轨制 digital archive manage
14、ment monorail system 由电子设备生成的电子文件,形成合法的电子档案后,仅以互联网为载体,通过云管理、区块链或本地服务器存储,依赖计算机等设备完成检索、传输、阅读的电子档案管理行为体系。4 总则 4.1 列入国家和地方基本建设计划的新建、改建、扩建和技术改造公路建设期所形成的档案,应具有查考、利用价值,并能满足项目从筹备至竣(交)工验收结束全程重要、关键的建设活动的溯源。4.2 项目投资人、建设单位及参建单位应根据各自职责范围,配备满足文件采集与归档、存储与开发应用等活动所需的人员、经费、办公场所、档案库房、设施、设备、信息化建设等资源。建设单位及参建单位应加强项目文件过程管
15、理,通过节点控制强化项目文件管理,实现项目文件从形成到归档管理的全过程控制。4.3 加强公路建设项目档案工作与业务流程融合衔接,实现项目文件“形成-归档”一体化,规范项目档案“接收-保管-利用”的全流程管理。4.4 项目档案建设应积极引进和推广计算机应用管理技术,开展基于大数据、云计算的电子档案数据挖掘研究,朝着电子档案管理单轨制运行方向建设公路建设项目电子档案,更好地服务社会。库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 3 4.5 研究和采用新技术,推进档案管理现代化开发档案信息资源,编制检索工具,做好档案的利用工作。5 组织保障与管理体系
16、5.1 组织保障 5.1.1 项目档案建设实行建设单位负责制,成立以建设单位负责人或常务负责人为核心的项目档案建设组织机构。5.1.2 建设单位及参建单位根据合同约定,以满足工作需求为目标,明确档案建设活动中的工作组织、人员素质要求及人员配备最少数量要求。表 1 为工作组织及人员结构配置参考表。表1 建设单位及参建单位档案建设人员配置表 归档单位 负责人 档案业务人员 公路专职资料员 备注 建设单位 负责人或常务负责人 1人 13人/项目 每百公里计算 监理单位 总监、驻地高监 1人/(总监办驻地办)13人/(总监办驻地办试验室)机电、房建等监理宜按照实际需求确定 施工单位 项目经理 1人/标
17、段 1人/2 km4 km高速或一级;1人/独立长隧道或特大桥项目;1人/3 km5 km二级公路 绿化等宜按实际需求确定 注1:档案业务人员应经过档案业务岗位培训,公路专职资料员应熟悉公路业务,具有较高的公路专业素养。注2:每个总监办的总监,包括二级监理模式驻地高级监理工程师。注3:勘察设计、材料设备供应商等参建单位应按照建设项目档案归档要求提交合格的档案。5.2 管理制度体系 5.2.1 项目投资人或建设单位应结合企业和项目特点,建立和完善涵盖公路建设项目文件的“形成归档”和项目档案“接收保管利用”全流程一体化建设的管理制度体系。5.2.2 项目文件业务规范行为应包括但不限于以下内容:a)
18、项目文件和表格管理的形成、格式、编号、归档要求;b)竣工图的编制要求,编制单位审查流程和责任;c)声像文件采集的责任主体、阶段、节点、部位、内容、技术参数、归档要求;d)合同段、单位工程、分部工程、分项工程划分和台帐的建立;e)项目业务管理系统的建立和信息的储存。5.2.3 项目档案管理业务规范行为应包括但不限于以下内容:a)项目档案管理办法,包括项目文件归档职责和要求,档案管理岗位责任制,项目文件形成和归档的控制措施及项目档案的保管、安全、利用等制度;b)项目档案分类方案;c)归档范围和档案保管期限、项目档案整理细则;d)项目档案管理系统的建立和档案的预归档。5.2.4 建设单位应按照交通建
19、设项目档案管理登记办法和广西壮族自治区重点建设项目档案管理登记暂行办法的规定,分别于开工后 6 个月内,合同段交工验收后 1 个月内和项目档案通过专项验库七七 w w w.k q q w.c o m 提供下载DBJT45/T 029.12021 4 收后 1 个月内,完成公路建设项目档案管理登记填报工作,具体格式规定如附录 F。5.2.5 项目投资人应根据项目的审批、计划工期及进度情况,组织、督促、指导建设单位及时开展公路建设项目档案管理登记工作。5.2.6 参建单位应在执行项目投资人和建设单位档案管理制度的前提下,细化本单位文件“形成归档”流程,制定具操作性的实施办法和责任制。5.3 工作组
20、织与职责 5.3.1 项目投资人应遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则,对建设单位档案管理负有管理、指导和监督职能。其主要职责如下:a)贯彻执行国家有关档案的法律、法规和部颁标准规范;b)检查、监督和指导建设过程中项目文件的收集、整理、归档等工作;c)协调并参加项目工程交工、竣工档案审查和专项验收工作;d)组织对已超过保管期限的档案进行鉴定、公开或销毁工作。5.3.2 建设单位与参建单位签订合同协议时,应设立档案建设专用条款,明确项目文件“形成-归档”责任,包括项目文件形成的质量要求、归档范围、时间、套数,整理标准、介质、格式、费用及违约责任等内容。建设单位应承担项目档案建设责任,
21、具体任务包括:a)贯彻执行国家有关档案的法律、法规文件和交通运输部、档案管理部门发布的技术标准和业务规范,制定完善项目文件管理和档案管理的制度,编制项目档案建设实施细则,组织协调工程管理相关部门和参建单位具体实施、收集、归档本单位形成的项目文件;b)指导、培训、考评参建单位项目文件收集、归档工作;c)考核档案建设合同履约情况;d)申请和组织项目档案专项验收的准备和整改工作;e)移交项目档案,将通过专项验收的项目档案向上级主管、运营管养单位移交。5.3.3 监理单位应负责对施工单位所形成的项目文件采集、归档工作进行监督指导和检查,项目竣(交)工验收、专项验收前对施工单位形成的档案进行审查,向建设
22、单位提交档案审查报告。5.3.4 总包、分包和联合体等模式承担施工任务时,应建立整个标段的档案管理组织机构,并由总包单位或联合体牵头单位总负责,分包单位、联合体成员负责所施工部分工程的档案管理工作。5.3.5 实行施工总承包的单位,档案建设任务由总承包单位执行建设单位要求,负责资料收集、整理和归档的日常监督、指导工作,所形成的档案由施工总承包单位统一向建设单位移交。合法的施工分包单位应在总承包单位的要求和指导下,完成项目文件的收集、整理、归档工作,并向总承包单位移交项目档案。6 项目文件收集、整理的一般要求 6.1 项目文件收集、归档范围 6.1.1 建设单位和参建单位收集、归档的项目文件(含
23、电子文件)要求见附录 A、附录 B、附录 C。6.1.2 推行电子文件归档和电子档案管理的建设项目,建设单位与参建单位可通过协商、合约方式,共建、共享项目电子档案。6.1.3 项目电子文件归档工作主要包括:a)统一电子档案管理系统功能需求,建立线上、线下文件鉴定、归档模式;b)兼容建设项目所使用专业软件、办公软件的数据接口,数据迁移和存储的路径、格式;c)集成各业务系统、办公系统所生成的电子文件,经鉴别后归档、导入电子档案管理系统;d)业务案件办理完结后,电子文件形成的责任单位承担鉴定、录入、上传责任和义务。DBJT45/T 029.12021 5 6.1.4 不具备推行电子档案管理的公路建设
24、项目应采用不可擦写光盘、数据流磁带、硬磁盘等介质存储电子档案,一式三份,异质存储,其中一套利用,一套存储备份,一套异地保存。定期抽查校验和迁移数据。6.1.5 纸质文件收集、整理和归档工作按照现行有效的国家和行业的标准、规范执行。6.2 项目文件存储方式选择 6.2.1 项目文件类型可划分为以纸质为载体的纸质文件和依赖计算机等数字设备阅读、处理的原生电子文件及数字化处理的电子文件。6.2.2 项目文件宜合理选择纸质文件、电子文件和电子-纸质混合文件等类型。项目文件类型可参照表2 选择合适的存储方式,具体详细规定可参见附录 E。表2 项目文件载体方式选择汇总表 载体方式 适用范围 档案存储 最低
25、条件要求 纸质文件 国家秘密、涉密的文件、企业核心利益、知识产权、文物类文件等不可再生的纸质文件;现场以纸质为载体的检测、日记、旁站、巡视等原始记录;电子-纸质混合制文件的纸质文件;未推行单套制电子档案的纸质档案 标准档案库房 单套制电子文件 安全、可靠,符合国家电子签名法,具备信息安全存储,备份,国家文件或标准认可的项目电子文件 专业档案系统,云计算,大数据支撑 纸质-电子混合型文件 无法全面实现纸质文件与有效、合法的电子文件同时一一对应收集归档,将纸质文件和部分电子文件同时归档的项目文件适用于混合存储方式 专业档案系统软件,互联网载体 注1:建设单位、参建单位在各类OA系统直接形成-归档的
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