ERP204第二部分采购管理.ppt

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1、1专题讲座：采购管理Page 2报价报价核对发票核对发票请购单请购单收货收货采购单采购单报价报价销售销售管理管理供货商供货商开发票开发票经销商经销商客户客户订单订单交货交货询价询价进货进货出货出货仓库仓库管理管理主主生产计划生产计划MRP物料预测物料预测生生产产计划计划管理管理采购采购管理管理询价询价计划订单计划订单采购/库存/生产/品质/销售分析库存库存管理管理核发核发应付应收总帐总帐财务财务财务财务/成本成本成本成本财务财务财务财务核发核发 销售销售活动活动销售销售计计划划库存库存管理管理生产工单生产工单生产控制生产控制成本ERP系统各模块之间的关系系统各模块之间的关系专题讲座：采购管理P

2、age 3采购管理的任务采购管理的任务采购管理业务流程采购管理业务流程ERPERP采购管理子系统的功能采购管理子系统的功能 课程提纲课程提纲专题讲座：采购管理Page 4o掌握企业各种采购管理的主要流程及各环节的主要职能o掌握采购管理子系统与其他子系统的关系教学目的教学目的专题讲座：采购管理Page 5库存管理库存管理发票校验发票校验?AB仓库管理仓库管理收货收货采购采购/分销模块分销模块财务模块财务模块发货发货转储记帐转储记帐物料需求计划物料需求计划(MRP)外部采购外部采购采购采购内部采购内部采购生产生产物料主数据物料主数据 物料物料批量批量供应商供应商总分类帐总分类帐客户客户库存地点库存

3、地点.企业物料管理的基本功能企业物料管理的基本功能专题讲座：采购管理Page 6o采购管理是供应链的重要环节；o采购管理是严把质量的第一关；o采购管理是成本控制的第一关；企业采购管理的作用企业采购管理的作用专题讲座：采购管理Page 7o普通采购 o受托代销采购 就是企业受其他企业委托进行销售，是一种先销售后结算的采购模式。分销商将商品提供给代理商，代理商可在双方协议规定的期限内销售此商品，并在销售后结算货款；代理商可在规定期限内将未销售出去的商品返回，在结算货款前商品所有权不发生转移。采购业务的类型采购业务的类型专题讲座：采购管理Page 8比较采购货源比较采购货源决定采购申请决定采购申请选

4、择供应商选择供应商采购订单处理采购订单处理采购订单跟踪采购订单跟踪物料接收物料接收发票校验发票校验4756123采购管理采购管理OrderInvoiceMRPOrder?付款处理付款处理8采购管理的基本业务流程采购管理的基本业务流程统计分析统计分析9专题讲座：采购管理Page 9生产生产客户客户公司公司客户客户 发票发票仓库仓库 03 的发货的发货公司公司系系统统库存库存转储转储1.2b.2a.提货提货交货交货1.2a、b、c.2c.发票发票仓库仓库 01仓库仓库 03发票发票 确认确认专题讲座：采购管理Page 10o第三方采购 也叫直运销售，是指产品无需入库即可完成的购销业务。企业接到客户

5、的订单后，向第三方供应商签订采购订单。第三方供应商根据采购订单，组织货源直接向客户发运货物。o长期计划协议 对于物料的采购是定期的并按照准确的计划执行的企业，可以设置一个长期计划计划协议。当企业需要时，供应商必须立即发货。大批量生产的企业，原料采购时一般使用这种采购方法。采购业务的类型采购业务的类型专题讲座：采购管理Page 11o集中采购 是指集团公司为了节约采购成本，根据各分支机构的需求进行集中采购的业务模式。o外协加工 是指生产型企业委托供应商进行的加工制造。根据外协制造的物料是产品还是产品生产过程中的一道工序可以分为产品外协和工序外协。产品外协可以根据是否带料分为带料加工和不带料加工。

6、o来料加工采购 采购业务的类型采购业务的类型专题讲座：采购管理Page 12（1）由需求部门根据自己的实际需要提出采购申请，审核的相关部门进行审核。（2）采购部门（或采购组织）汇总各部门的需求，选择供应商并向供应商下达采购订单。（3）到货入库。在生产型企业中，原材料或关键零部件需要经过到货、检验然后才入库，办公用品等则直接入库；在商业企业中，采购商品一般直接入库。（4）接收发票。采购发票包括购货发票和其他可以记入采购成本的其他费用发票（比如运输发票、海关进口税）。（5）采购成本核算。如果月末结账前，采购入库物料的发票已到，则可以进行采购结算计算采购入库成本；如果月末结账前，采购入库物料的发票还

7、未到，则需要进行暂估处理，下月发票到之后再进行月初回冲、单到回冲或单到补差。普通采购业务流程普通采购业务流程专题讲座：采购管理Page 13o月初回冲：月初回冲是指月初时系统自动生成红字回冲单，报销处理时，系统自动根据报销金额生成采购报销入库单。o单到回冲：单到回冲是指报销处理时，系统自动生成红字回冲单，并生成采购报销入库单。o单到补差：单到补差是指报销处理时，系统自动生成一笔调整单，调整金额为实际金额与暂估金额的差额。普通采购业务流程普通采购业务流程专题讲座：采购管理Page 14普通采购业务流程普通采购业务流程专题讲座：采购管理Page 15（1）建立受托代销合同。主要包括受托代销商品、供

8、应价格、销售指导价、固定销售价格。（2）受托方向委托方下达采购订单（3）到货时，采购人员填写到货单，仓库管理人员根据到货单收货入库。这时，只记到货的数量而不记到货的成本，存货的所有权仍然属于委托方。（4）受托方销售产品。（5）根据销售数量将受托代销没有记为自有资产的受托商品转为自有资产。（6）销售出库、开发票、收款等。（7）采购人员根据销售并转为自有资产的数量与委托方进行结算，存货的所有权转移。受托代销业务流程受托代销业务流程专题讲座：采购管理Page 16受托代销业务流程受托代销业务流程专题讲座：采购管理Page 17（1）企业和客户签订销售订单。（2）企业通知采购部门进行采购，创建第三方采

9、购订单。（3）采购订单进行审核批准。（4）打印采购订单，并传给供应商。（5）供应商接收第三方采购订单，组织货源，直接向客户发货，并通知企业采购部门。（6）客户收到供应商送到的货物后，确认并通知企业。（7）给客户开具发票，向客户收款。（8）供应商向我方开具发票，企业向供应商付款。（9）销售成本的计算和结转。第三方采购业务流程第三方采购业务流程专题讲座：采购管理Page 18第三方采购业务流程第三方采购业务流程专题讲座：采购管理Page 19长期计划协议与普通采购的区别在于：发运计划必须基于一个长期计划协议，而普通采购可以直接从采购订单开始。发运计划有严格的时效性，其余到货、检验、发票及付款与普通

10、采购一致。长期计划协议业务流程长期计划协议业务流程专题讲座：采购管理Page 20（1）各分支机构填写采购申请。（2）相关领导进行审批。（3）负责集中采购的部门（采购组织）汇总采购申请。（4）采购部门选定供应商，签订采购订单。（5）采购到货。可以先到采购组织然后再分发给各分支公司，也可以直接发送到有需求的各分支机构。（6）采购组织与供应商之间的发票和结算。（7）采购组织和各分支机构之间的发票和结算。集中采购业务流程集中采购业务流程专题讲座：采购管理Page 21集中采购业务流程集中采购业务流程专题讲座：采购管理Page 22（1）创建外协采购订单。创建外协采购订单时，要维护外协需要领用的物料。

11、（2）检查外协订单所需物料的可用量。（3）外协采购订单的审批、打印、供应商确认。如果批准没有通过，判断是否修改，不能修改的通知申请者无法处理，可以修改的转入修改程序。（4）采购人员根据批准的外协采购订单填写外协产品的组件领料单，并到库房领料。（5）到货时，采购人员填写到货单，如果需要检验，进行检验后填写检验单。检验结束，仓库管理人员根据检验单或到货单收货入库。（6）采购人员根据外协加工厂商的来料单检查物料消耗的合理性。如果物料少消耗，则填写返料单；如果物料需要追加，则填写领料单。然后，将返料单或领料单发给外协厂商。（7）财务结算。采购人员根据外协加工厂商开具的发票填写报销单，并到财务部门领取支

12、票。外协加工业务流程外协加工业务流程专题讲座：采购管理Page 23外协加工业务流程外协加工业务流程专题讲座：采购管理Page 24来料加工采购与普通采购的不同之处在于总分账上。业务管理上与普通采购一样。来料加工采购业务流程来料加工采购业务流程专题讲座：采购管理Page 25o系统基础数据维护 采购管理子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程设置等，对这些数据应及时加以维护。o供应商管理：单到回冲是指报销处理时，系统自动生成红字回冲单，并生成采购报销入库单。o采购计划管理：采购请购是指企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单，生成采购计

13、划。采购管理子系统的功能采购管理子系统的功能专题讲座：采购管理Page 26o采购订单管理：询价、订单处理、采购订单跟催 o采购到货管理：对于需要检验的采购件，首先需要填写到货单，然后进行质量检验，检验合格后才能入库转为正式库存。对于不需要进行检验的采购件，可以直接入库。o采购入库管理：采购入库是通过采购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进行入库验收。仓库管理人员要根据检验报告填制采购入库单，办理采购入库手续。采购管理子系统的功能采购管理子系统的功能o 采购发票管理：采购发票是供应商开出的销售货物的 凭 证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登 记应付账款。专题讲座：采购管理Page 2

14、7o财务处理：应付账款处理、成本核算。采购业务成本核算包括三种情况。货票同行：采购存货与采购发票在同一会计期内到，用户可以根据采购发票得到采购入库成本；暂估业务：采购入库的货物发票未到，在不知道具体单价时，财务人员期末暂时按估计价格入账；采购在途：采购发票先到，采购商品尚未到达，用户可以先挂账，等货到时再处理。采购管理子系统的功能采购管理子系统的功能专题讲座：采购管理Page 28o采购退货管理采购退货管理o采购分析管理采购分析管理采购管理子系统的功能采购管理子系统的功能专题讲座：采购管理Page 29SAP的采购管理的采购管理30 采购流程采购流程SAP R/3 物料管理物料管理专题讲座：采

15、购管理Page 31库存管理库存管理发票校验发票校验?AB仓库管理仓库管理收货收货销售销售/分销模块分销模块财务模块财务模块发货发货转储记帐转储记帐物料需求计划物料需求计划(MRP)外部采购外部采购采购采购内部采购内部采购生产生产物料主数据物料主数据物料物料批量批量供应商供应商总分类帐总分类帐客户客户库存地点库存地点.物料管理物料管理/采购管理采购管理专题讲座：采购管理Page 32采购流程采购流程专题讲座：采购管理Page 33比较采购货源比较采购货源决定采购需求决定采购需求选择供应商选择供应商采购订单处理采购订单处理采购订单跟踪采购订单跟踪物料接收物料接收发票校验发票校验4756123SA

16、P物料管理物料管理OrderInvoiceMRPOrder?付款处理付款处理8采购采购专题讲座：采购管理Page 34采购流程采购流程在在 R/3 R/3 系统中，外部采购处理过程是按照以下流程组织的：系统中，外部采购处理过程是按照以下流程组织的：F决定采购需求决定采购需求：相应的用户部门手工向采购部门递交一份相应的用户部门手工向采购部门递交一份物料申请以及一份采购申请。如果您已经在物料主数据中物料申请以及一份采购申请。如果您已经在物料主数据中设置了一个物料需求计划程序，设置了一个物料需求计划程序，R/3 R/3 系统会自动生成一个系统会自动生成一个采购请求。采购请求。F比较采购货源比较采购货

17、源:R/3 R/3 系统在确定货源时有许多种用户响应系统在确定货源时有许多种用户响应方式。您可以在确定货源时创建询价单并输入报价单。方式。您可以在确定货源时创建询价单并输入报价单。F选择供应商选择供应商:当您在不同的报价单之间进行比较以选择供当您在不同的报价单之间进行比较以选择供应商时，系统会给您提供帮助。例如，通过比较报价单，应商时，系统会给您提供帮助。例如，通过比较报价单，您可以确定最佳的供应商。您还可以让系统自动送出回绝您可以确定最佳的供应商。您还可以让系统自动送出回绝信。信。F采购订单处理采购订单处理：当您输入订单时，系统会帮助您进行输入。当您输入订单时，系统会帮助您进行输入。专题讲座

18、：采购管理Page 35采购流程采购流程在在 R/3 R/3 系统中，外部采购处理过程是按照以下流程组织的：系统中，外部采购处理过程是按照以下流程组织的：F采购订单跟踪采购订单跟踪：购买者可以在任何时间在线监视采购订单购买者可以在任何时间在线监视采购订单的处理状态。例如，购买者可以确定是否已经收到了与某的处理状态。例如，购买者可以确定是否已经收到了与某采购订单条目相应的货物或发票。系统还支持催款程序。采购订单条目相应的货物或发票。系统还支持催款程序。F物料接收物料接收:系统对物料接收上的货物数量和采购订单上的系统对物料接收上的货物数量和采购订单上的货物数量进行比较。货物数量进行比较。F发票校验

19、发票校验:检查供应商发票中货物价格和内容的准确性。检查供应商发票中货物价格和内容的准确性。F付款处理付款处理：财务会计按照普通方式向供应商交付货款。财务会计按照普通方式向供应商交付货款。专题讲座：采购管理Page 36 采购申请采购申请专题讲座：采购管理Page 37采购申请采购申请-决定采购需求决定采购需求o对某种物料的需求o内部使用文件o可以自动或手动地转化为采购订单o授权采购组织在指定时间内购买指定数量的物料o采购申请需经上级批准专题讲座：采购管理Page 38采购申请包括：采购申请包括：o 物料o 地点o 时间o 数量 专题讲座：采购管理Page 39采购申请流程采购申请流程F建立采购

20、申请建立采购申请F根据采购申请，建立询价根据采购申请，建立询价 供应商供应商F供应商报价供应商报价 F价格比较价格比较F选定供应商选定供应商专题讲座：采购管理Page 40F使用参考创建采购申请 可以拷贝一个已经存在的采购申请到你正创建的采购申请.参考另一个采购申请时必须输入号码。采购申请采购申请专题讲座：采购管理Page 41货源货源o货源清单o配额协议o框架协议总量合同总值合同计划协议o采购信息记录专题讲座：采购管理Page 42货源清单货源清单 货源清单对采购货源清单对采购提供决策支持提供决策支持货源清单包括：有效期供应某一物料的所有供应商对于某一物料优先选择的供应商已经被冻结的供应商专

21、题讲座：采购管理Page 43货源清单货源清单o货源清单通过以下方式得到更新：手动维护框架协议 采购信息记录专题讲座：采购管理Page 44配额管理配额管理 Vendor A Vendor B40%60%专题讲座：采购管理Page 45配额管理例子配额管理例子 配额管理配额管理供应商供应商物料物料:1234工厂工厂:0001有效期从有效期从:04/07/93至：至：12/31/93供应商供应商 1 30%150供应商供应商 2 40%180供应商供应商 3 30%100.专题讲座：采购管理Page 46 询询 价价专题讲座：采购管理Page 47询询 价价 供应商供应商 A 供应商供应商 B供

22、应商供应商 C物料物料 A 物料物料 B询价包括：询价包括：物料价格物料价格送货时间送货时间其它贸易条款其它贸易条款专题讲座：采购管理Page 48o定义 询价（RFQ-request for quotation）是一个采购组织对一个供应商关于提供一定数量的物料或履行服务的邀请。o结构 一个询价单是由抬头和项目组成.询价单抬头包含一般信息，如供应商的地址等。项目包含物料的总量和交货时间等或在询价单中指定的服务。询询 价价专题讲座：采购管理Page 49F你可以输入一个询价单，它可以有或没有参考采购申请、另一个询价单或框架协议。F要在最初的屏幕中维护组织一级和报价的最后期限。F对最初屏幕维护后，

23、输入项目的内容。F要输入供应商（可以有供应商主记录也可以是一次性供应商），选好的供应商，系统会自动从相应的供应商主记录中为您确定地址。而一次性供应商你必须输入地址数据。F然后您将询价单发送给各个供应商，他们将相应的给您发回报价单。您可以将与各个询价单对应的报价单和条件输入系统中。询询 价价专题讲座：采购管理Page 50活动描述:询价是对供应商的邀请，通过提供报价表明他对物料供应和服务提供的条款或条件(尤其是价格)。创建询价创建询价专题讲座：采购管理Page 51创建询价创建询价FSAP 菜单路径:后勤 物料管理 采购 询价/定价 询价 创建FSAP 业务代码:ME4152MRPMRP 采购采

24、购采购采购申请申请申请申请供应商甲供应商甲供应商甲供应商甲供应商乙供应商乙供应商乙供应商乙供应商丙供应商丙供应商丙供应商丙?批核批核批核批核 比较比较 价格价格 采购申请采购申请采购申请采购申请确定确定确定确定 货源货源货源货源 报报 价价报报 价价专题讲座：采购管理Page 53o定义 一个报价是由一个供应商对一个采购组织关于满足对提供物料或履行服务条款的出价。报价报价专题讲座：采购管理Page 54报价报价o在确定了需要的物料或服务后，采购部门需要把采购需求转化成采购订单。SAP R/3 系统支持采购部门在货源确定的过程中使用报价单。o首先，您要为需要的物料或服务输入一张询价单，为此您可以

25、手动输入或参照购买请求输入。若采用第二种方法，则您可以将购买请求中的信息直接引入到询价单中去。然后为各询价单分配选好的供应商，系统会自动从相应的供应商主记录中为您确定地址。o然后您将询价单发送给各个供应商，他们将相应的给您发回报价单。您可以将与各个询价单对应的报价单和条件输入系统中。55询价询价/报价单报价单 采购采购购买需求购买需求报价单报价单采购订单采购订单主数据主数据询价单询价单供应商供应商 A供应商供应商 B供应商供应商 C回绝回绝货源供应货源供应专题讲座：采购管理Page 56报价报价输入报价和价格条件输入报价和价格条件对报价进行价格比较对报价进行价格比较建立信息记录和拒绝信建立信息

26、记录和拒绝信123 350/吨吨480/吨吨520/吨吨450/吨吨报价报价 1报价报价 2 报价报价 3 平均报价平均报价供应商供应商 A 供应商供应商 B 供应商供应商 C 报价报价 1物料物料 A报价报价:RMB 400/吨吨折扣折扣:RMB 50报价报价 2物料物料 A报价报价:RMB 400/吨吨额外费用额外费用:20%报价报价 3物料物料 A报价报价:RMB 500/吨吨额外费用额外费用:RMB 202吨钢吨钢价格价格(A)(B)(c)供应商供应商 A供应商供应商 C,B-订单订单-拒绝信拒绝信-物料物料数量数量价格价格钢钢2 吨吨350/吨吨专题讲座：采购管理Page 57维护报

27、价维护报价活动描述活动描述:根据某一询价对于提供物料和服务供应商所提根据某一询价对于提供物料和服务供应商所提供的价格和条件。供的价格和条件。FSAP SAP 菜单路径菜单路径:后勤后勤 物料管理物料管理 采购采购 询价询价/定价定价 报价报价 维护维护FSAP SAP 业务代码业务代码:ME47ME47专题讲座：采购管理Page 58小结小结:询价询价/报价单报价单F通过向供应商发出报价单申请，由供货商提供报价单。报价单包括供货商提供的特定物料和服务的价格、条件以及附加信息。F报价单申请可由请购单生成或手工输入，传送给若干个供货商。报价单的数据输入到系统中存储的各个报价单申请中。报价单申请和报

28、价单组成一个单元。专题讲座：采购管理Page 59询价询价/报价单的处理报价单的处理o采购员可以使用价格比较清单对报价单的价格和条件进行对比分析，以确定最优惠的报价单，数据可自动存储在采购信息记录中，同时可以生成对报价不满意的供货商的回绝信。专题讲座：采购管理Page 60询价询价/报价单的主要特点报价单的主要特点F用户使用相关功能可以直接由请购单生成报价单申请。F供货商的报价单数据输入到报价单申请中。F报价单作为生成价格准则的基础。00161 采购订单采购订单专题讲座：采购管理Page 62什么是采购订单什么是采购订单?F采购订单是具有法律效应的外部文件，它代表与供应商之间的一个正式且经批准

29、的采购业务F它包括:-供应商-物料-数量-价格-要求送货时间-贸易条款-付款条款63采购订单采购订单 采购采购购买需求购买需求采购订单采购订单询价单询价单供应商供应商另一个工厂另一个工厂主数据主数据专题讲座：采购管理Page 65采购订单处理采购订单处理采购申请采购申请询价询价/报价报价合同合同供应商供应商一次性供应商一次性供应商信息记录信息记录1价格价格条件条件$%订单历史订单历史采购订单采购订单无参考无参考专题讲座：采购管理Page 66F在采购订单处理阶段，采购员的目的是用最少的时间和工作处理采购订单。因此，一般使用系统中已有的数据生成采购订单。除减轻数据输入的工作量外，SAP系统的有关

30、功能还可以尽量减少发生错误的可能性，以保证数据的一致性。F参考 生成采购订单时，采购人员可以参考请购单（采购申请），从一个清单中选择请购单，并从中生成采购订单的项目，也可以参考现有的采购订单。如果存在所需物料的合同（长期采购协议），采购员可以参考合同的项目生成下达订单。在下达订单中，只需输入订货数量和发货日期，其他细节如文本、价格、条件可从原合同中拷贝。采购订单采购订单 专题讲座：采购管理Page 67生成采购订单：选项 生成采购订单时，采购人员可以使用一些选项F供货商已知：当已知从哪个供货商采购物料时使用此程序F供货商未知：当不知从哪个供货商采购物料时使用此程序。输入采购的物料项目后，系统找

31、出并建议可能的供货商，将采购订单的项目分配给选定的供货商，然后可生成采购订单。F查询已分配的请购单：采购人员可以使用此程序列出所有已分配了货源的请购单，可从此清单中生成采购订单。采购订单采购订单 专题讲座：采购管理Page 68采购订单专题讲座：采购管理Page 69采购订单采购订单专题讲座：采购管理Page 70o多科目设置 采购订单项目可能需要输入多个科目设置，例如需要给不同的成本单位如成本中心或项目分配成本，采购金额可用百分比或数量基数的形式分配给不同的成本单位（如成本中心1占10，成本中心2占20等）。科目设置也可在请购单或合同中指定，然后自动拷贝到使用此类参考文档生成的采购订单中。o

32、SAP订单处理功能的优点：1.参考文档和快捷输入功能使采购处理更加有效2.自动货源确定功能3.在采购订单项目中，科目设置可手工输入或由系统指定 采购订单采购订单 专题讲座：采购管理Page 71框架协议框架协议合同合同总量合同总量合同 总值合同总值合同 计划协议计划协议专题讲座：采购管理Page 72 框架(草案)协议是指与某一供货商签订的长期采购协议，供应商按某些特定条件提供物料或服务，要求在一定时间内提供一定数量或一定金额的货物或服务。交货或提供服务的日期在另外某个过程说明（通过发出的订货单或基本协议的交货日期附件）。在SAP系统中有两种框架(草案)协议：合同和计划协议。框架协议框架协议

33、专题讲座：采购管理Page 73什么是框架协议什么是框架协议?l框架协议是一个框架协议是一个SAPSAP术语，它用于描术语，它用于描述与供应商之间的长期采购行为。述与供应商之间的长期采购行为。l框架协议的两种类型框架协议的两种类型:n合同合同:没有指定送货的时间和每没有指定送货的时间和每一次送货的数量。合同仍然需要一次送货的数量。合同仍然需要使用采购订单从供应商处购买货使用采购订单从供应商处购买货物物.n计划协议计划协议:已经具体确定每一次已经具体确定每一次送货的时间和数量送货的时间和数量.专题讲座：采购管理Page 74合同合同o合同 合同可以使用两种基本形式：金额合同和数量合同。（注意在文

34、字和实际中这种概念有多种说法，如“一览子订单”、“一览子合同”、“主协议合同等）金额合同 在金额合同中，按总金额采购货物或服务 数量合同 数量合同中，按总数量采购货物或服务专题讲座：采购管理Page 75合同合同专题讲座：采购管理Page 76合同合同专题讲座：采购管理Page 77批准订单批准订单l批准订单是一种参考批准订单是一种参考合同的采购订单合同的采购订单.l批准订单复制合同上批准订单复制合同上的所有数据到其订单的所有数据到其订单.l随着批准订单的产生，随着批准订单的产生，合同也随之更改合同也随之更改(数数量上或总值上量上或总值上).).专题讲座：采购管理Page 78o计划协议 计划

35、协议是一种供货商和用户之间的长期采购协议，其中包括对协议中每个项目所说明的交货进度的后续生成和定期更新。协议说明在协议有效期内的交货总数。计划协议计划协议专题讲座：采购管理Page 79计划协议计划协议专题讲座：采购管理Page 80计划协议计划协议专题讲座：采购管理Page 81计划协议计划协议专题讲座：采购管理Page 82o交货计划（供货商计划）当采购按照计划协议进行时，用户不需要给供货商发出另外的采购订单，而是提供定期更新的交货进度。交货进度的每一行都表示一种交货方式，说明交货的数量、日期，这些行相当于采购订单，根据交货进度行是否在确认、交换或计划区内来说明采购订单已确认、部分确认或计

36、划。o以计划协议为基础的采购方式的优点：1.缩短处理时间，减少文件处理，交货进度可以代替大量的采购订单2.做到无库存或接近无库存采购。3.缩短供货商发送每批货物的准备时间。供货商不必一次备齐总的订货数量，可以在一定时期内根据计划逐批发送，使供货商能更好地计划货源。计划协议计划协议 专题讲座：采购管理Page 83送货计划送货计划计划协议计划协议送货计划送货计划Item 10 数量数量 17012/12.9.00am 10012/21 1.00pm 50 专题讲座：采购管理Page 84框架协议框架协议 Rel.order 1Rel.order 1Rel.order 2Rel.order 2批准

37、订单批准订单批准订单批准订单 3 3Goods receipt 1Goods receipt收货收货合同合同总量合同总量合同总值合同总值合同送货计划送货计划_ _ _ _Goods rec.Goods rec.收货收货 物料物料 数量数量 价格价格 收货时间收货时间协议有效期协议有效期计划协议计划协议_ _ _ _ 物料物料 数量数量 价格价格 收货时间收货时间(小时，天，周，月小时，天，周，月)专题讲座：采购管理Page 85o框架协议的特点：1.长期供货协议以规定条件为基础.2.明确在规定时期内的采购数量或采购金额.3.明确框架(草案)协议是金额或数量合同还是交货进度协议.4.以采购订单或

38、交货进度形式提供服务或物料时为特殊结构.框架协议框架协议 专题讲座：采购管理Page 86 物料接收物料接收专题讲座：采购管理Page 87物料接收物料接收101收货地收货地101 X101 S采购订单采购订单按采购订单按采购订单按生产订单按生产订单货物接收货物接收 专题讲座：采购管理Page 88采购入库采购入库供应商丙供应商丙供应商丙供应商丙 供应商评估供应商评估采购订单记录采购订单记录采购信息系统采购信息系统库存控制库存控制货物货物货物货物入库入库入库入库成本成本成本成本核算核算核算核算质量质量质量质量管理管理管理管理 项目项目项目项目/成本中心成本中心成本中心成本中心总帐账项输入总帐账

39、项输入总帐账项输入总帐账项输入 质量检查质量检查质量检查质量检查财务财务财务财务会计会计会计会计专题讲座：采购管理Page 89根据采购订单收货根据采购订单收货o先决条件o如果你已经收到了来自供应商的交货，而且你已经做了基于采购订单的交货效验，你可以在R/3 系统中输入这笔收货。o当你收货没有订单时，你仍然可以对收货过帐，这种情况下，系统生成对这个供应商的采购订单，要在定制中为每个移动类型设置这个功能，收货的价格取自采购信息记录中的建议，这样做，一个采购组织必须要指定给收货工厂。使用这项功能，不能过帐给G/R 锁定库存。o在自动生成采购订单处理中，收货过帐后，马上效验发票，主要发生在急需的物料

40、。专题讲座：采购管理Page 90物料接收物料接收o采用参照采购订单将物料接收过帐到库存的方法有许多优点，包括：o收货部门可以检查交付的货物是否是实际定购的。o当您输入物料接收时，系统可以根据采购订单中的数据进行出提示(例如定购了什么物料，物料的数量等等)。这样大大方便了物料接收的输入，而且可以帮助在到货时检查是否有发货不足或过量。o采购订单可以随交货自动更新。采购部门还可根据交货历史向未按期交货的供应商发出交货提醒。o当递交给仓库的物料接收过帐时，系统会创建一个包含物料种类和数量等信息的物料凭证。您在相应工厂仓库中存储物料的库存地点也被记录下来。o在与物料估价有关的业务中，至少创建了这样一个

41、会计凭证，其中记录了物料转移对库存估价造成的影响。91物料接收物料接收 无限制使用库存无限制使用库存质量检查库存质量检查库存冻结的库存冻结的库存101收货地点收货地点101 X101 S专题讲座：采购管理Page 92物料接收物料接收o您可以确定物料接收中过帐一定数量的物料的库存类型。库存类型与在物料计划中确定可用库存有关，可在库存管理中用于提货。o您可以将收至货仓的物料过帐为三种库存类型：-无限制使用库存无限制使用库存-质量检查库存质量检查库存-冻结的库存冻结的库存o对被估价的收货，系统会创建一个会计凭证和一个物料文档。同时，系统还会相应的更新采购订单历史记录。专题讲座：采购管理Page 9

42、3采购入库采购入库o您只能从无限制使用库存中提取库存用于消费。对于质量检查库存和冻结的库存，您只能提取一个样本，或是将一定数量报废，或是过帐到某一个库存差异中。o如果您想从冻结的库存或质量检查库存中提取库存，您必须将该库存首先转换到非限制使用库存，这也用于库存转移。oGR101 收货 GR103 冻结 GR105 入库94分批收货分批收货 R3R3可以做到对一张采购订单分批交货，可以从采购订单可以做到对一张采购订单分批交货，可以从采购订单历史中查看交货情况历史中查看交货情况95收货的效力收货的效力 采购订单：采购订单：50 pcs UNI 2.00/pc物料接收物料接收:50 pcs物料主物料

43、主数据数据会计会计库存帐目库存帐目库存帐目库存帐目总分帐目总分帐目总分帐目总分帐目100100库存值库存值:+100数量数量:+50估价估价专题讲座：采购管理Page 96收货的效力收货的效力o输入物料接收将会增加物料主数据中的库存数量。库存价值的增加量等于采购订单中的价格乘以收货数量。o物料接收会创建一个借方，该借方将过帐到由自动科目确定建立的库存科目。系统会根据物料的采购订单价格和物料接收数量算出总数。由于供应商发票通常不包括在收货单中，但是从收货时开始物料就已经被记入库存，因此在收货/收发票清算帐目中将会创建准备金，直到发票被过帐为止。这样就在收发票时创建了对供应商的债务。专题讲座：采购

44、管理Page 97库存物料采购库存物料采购-物料接收物料接收物料凭证物料凭证采购订单采购订单会计凭证会计凭证供应商供应商另一个工厂另一个工厂收货地点收货地点收货收货98物料和会计凭证物料和会计凭证 会计凭证会计凭证物料移动的物料凭证和会计凭证同时创建物料移动的物料凭证和会计凭证同时创建001002凭证项目凭证项目凭证表头凭证表头物料 表头 49000757 数量数量日期日期 04/06物料物料10 liter25 pcspaintmirror工厂工厂30003000001002003凭证项目凭证项目凭证表头凭证表头会计表头 4900000642帐目帐目日期日期04/06简称简称30000030

45、0000400000StockStockConsumption金额金额75-400-475-物料凭证物料凭证专题讲座：采购管理Page 99物料和会计凭证物料和会计凭证o物料凭证中包含凭证表头和至少一个项目。表头信息包括过帐日期和创建者姓名。多少数量的什么物料被过帐到相应工厂的哪个库存地点这类信息则被记录在项目级中。o会计凭证中记录了物料移动引起的帐目改动。凭证表头包括一般适用数据如凭证日期、过帐日期、过帐期限、凭证货币等。总/分帐目编号和相关的过帐数目则在项目级记录。o物料和会计凭证是独立的凭证。您可以根据物料凭证编号和物料凭证年号区分物料凭证。会计凭证则可以通过公司代码、会计凭证编号加以区

46、别。会计凭证所过帐的公司代码从发生货物移动的工厂中取得。专题讲座：采购管理Page 100物料接收：活动物料接收：活动以下演示包含的信息有：-输入某一个采购订单的物料接收 -物料接收中的凭证 -物料接收过帐的实现专题讲座：采购管理Page 101收货的影响收货的影响o物料凭证o财务凭证o总帐o库存数量o采购数据采购物料历史订单专题讲座：采购管理Page 102采购和收货对财务的影响采购和收货对财务的影响采购申请采购申请采购订单采购订单MM-FI自动财务科目功能自动财务科目功能收货收货 对财务无影响对财务无影响103发票处理发票处理 付款程序付款程序发票凭证发票凭证采购采购订单订单发票发票主数据

47、主数据发票校验发票校验物料接收物料接收的物料凭的物料凭证证专题讲座：采购管理Page 104发票确认发票确认o发票确认o发票确认功能显示出了SAP系统的高集成度，提供了物料管理系统和财务会计、控制、固定资产管理之间的联系。发票确认功能访问MM系统中的采购和收货的数据。过帐一个发票时，票据中的信息传送到会计模块。o发票确认按内容、价格、计算进行发票正确性检查，参照采购订单或收货单很重要。一张发票过帐时，系统在供货商帐中创建一个未清项目，然后由财政会计在支付中结清。在MM系统定制（发票确认）中，可以为每个用户定义最多可过帐发票数量。专题讲座：采购管理Page 105发票处理发票处理o在物料管理中，

48、采购过程的最后一步是发票校验。在这一步中您要输入发票与贷项凭证并检查物料内容和数量的准确性。但是，付款与发票评估并不是发票校验中的步骤，其相关信息被送到其它部门了。o当参照采购订单输入一张发票时，系统从采购订单和相应的物料接收中提取供应商、物料、等待开发票的数量、付款方式等数据提示用户。o如果采购订单或物料接收和发票不一致，系统会在必要的时候警告用户并锁定付款发票。o发票过帐之后，发票校验的过程就完成了。采购订单记录将被刷新，会计帐目中就可以对未清帐目进行付款了。专题讲座：采购管理Page 106发票所含信息发票所含信息Thompson&Sons39 Second St。Tampa，Fl 24

49、973 Motor Sports International672 Lancaster Ave。Radnor，PA 19010 04/03/98With reference to your purchase order 45000895 of03。02。98，we delivered the following goods:VGE-raw 11。000 pcs$2，500VGE-sem 1 300 kg$1，500_$4，000plus 10%tax$400_$4，400_ _Payable within 20 days of invoice date。2%cash discount for

50、payment within 10 days。Account no。11223344，Bank of Florida(code 300 210 55)。TT S S采购订单采购订单采购订单采购订单发票项目发票项目发票项目发票项目物料物料物料物料计量单位计量单位计量单位计量单位付款方式付款方式付款方式付款方式不同项目的金额不同项目的金额不同项目的金额不同项目的金额税额税额税额税额发票金额发票金额发票金额发票金额税率税率税率税率银行信息银行信息银行信息银行信息开票方开票方开票方开票方数量数量数量数量凭证数据凭证数据凭证数据凭证数据专题讲座：采购管理Page 107发票校验的种类发票校验的种类?发票