第七章-秘书仪式礼仪ppt课件.ppt

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1、 A公司秘书小李作为谈判代表出席同B公司的商务谈判。谈判过程中，小李为了让对方放心地和自己的公司合作，声称A公司去年被本市相关部门评为“市级优秀经营商”。谈判结束时，双方拟定于2日后正式签约。然而，就在签约前，对方打来电话说，经核实A公司并没有获得过小李所说的奖项，不打算签约了。案例引导案例引导想一想想一想 1.B公司为什么在签约前“变卦”了？2.小李在谈判中犯了什么错误？1.一、一、商务谈判礼仪的基本原则商务谈判礼仪的基本原则2.二、二、商务谈判人员的形象礼仪商务谈判人员的形象礼仪3.三、三、商务谈判中的语言技巧商务谈判中的语言技巧4.四、四、商务谈判中的语言禁忌商务谈判中的语言禁忌一、商务

2、谈判礼仪的基本原则一、商务谈判礼仪的基本原则1.1.平等原则平等原则2.2.双赢原则双赢原则3.3.立场服从利益原则立场服从利益原则 4.4.对事不对人原则对事不对人原则具体的做法有以下几点：（1）在谈判中，当提出建议和方案时，要站在对方的角度考虑建议的可行性，理解和谅解对方的观点、看法。当对方对已方的提议提出议异时，要心平气和、不卑不亢地阐述客观情况，摆事实、讲道理，争取说服对方。（2）让谈判双方共同参与提议与协议，一个由双方都共同起草和协商的包含双方主要利益的建议，会使双方认为是利于自己的，那么达成协议就比较容易，这是因人成事的技巧。（3）保全对方的面子、不伤对方的感情。5.5.使用客观标

3、准原则使用客观标准原则6.6.遵守法律原则遵守法律原则7.7.礼敬对手的原则礼敬对手的原则 二、商务谈判人员的形象礼仪二、商务谈判人员的形象礼仪1.仪表仪表 参加商务谈判的男士应理发、吹风、剃须，修剪鼻毛；头发不能有发屑，身上不可有异味。女士的发型应端正、干练，应化淡妆；不可选择夸张、另类的发型，不可染色彩鲜艳的头发，忌浓妆艳抹和使用带有浓郁香味的化妆品、香水。2.表情表情 谈判人员的表情务必率直、自然、友善、有正气，谈判全程应面带微笑，手势简单明了，眼神不应游移不定，否则会让对手产生不自信、紧张或松懈之感。3.举止动作举止动作具体要求有：（1）坐姿：从椅子的左边入座，坐椅面的三分之二，上身保

4、持端正，两腿平行放好。（2）站姿。商务谈判人员的正确站姿应该是两腿脚跟着地，两脚呈45度，腰背挺直，自然挺胸，两臂自然下垂。4.服饰服饰 商务谈判人员的服饰应当干净、美观、传统、简洁、高雅、大方。男士可着深色三件套西装、搭配白色衬衫、打素色或条纹式领带，配深色袜子和黑色正装皮鞋；女士可着深色西装套裙、搭配白衬衫、肉色长筒丝袜、黑色高跟或半高跟皮鞋。5.谈吐谈吐 谈吐是影响谈判的一个重要因素，商务谈判人员在交谈时要讲普通话、表情要自然、表达要具体。6.待人接物待人接物 商务谈判人员要注意诚信为本、互惠互利、遵纪守法、廉洁自律、遵时守约、严守商业机密。能力台能力台商务谈判人员的交谈技巧商务谈判人员

5、的交谈技巧音量要适中：音量适中会使声音显得更加悦耳动听，过大会显得没有修养；慎选内容：俗话说：“言为心声”，交谈内容淋淋尽致的表达了谈判者的所思所想，因此，谈判者应慎选内容，明确什么该谈，什么不该谈；注意使用礼貌用语：交谈中不应出现伤害对方的言辞，应善于使用如“您好”、“谢谢”等礼貌用语；给对方留有相应的发表意见的时间：发言之后，切忌碟碟不休，以自我为中心，应留出一定的时间供对方发表意见；善于聆听对方的意见：对方发表意见时，要善于聆听对方谈话，不可表现得心不在焉，不可轻易打断别人的发言，即使有不同的观点和看法，也应等对方讲完后再表达。三、商务谈判中的语言技巧三、商务谈判中的语言技巧1倾听的技巧

6、倾听的技巧 谈判过程中谈判人员应做到有效地倾听，有效倾听一要谈判者内心时刻保持清醒和集中精力，努力观察对方的说话方式，理解话语背后的隐喻；二要通过恰当方式，如鼓励、点头、目光、赞赏等，促使对方阐明真意；三不要随意打断对方的话语，尤其当对方说不中听时，也应容忍对方将话说完。2提问的技巧提问的技巧 商务谈判中，谈判人员应通过仔细观察对方的举止、手势、表情等，运用提问的技巧了解对方的需求、真实想法和企图。商务谈判提问的技巧主要有：（1）采取谦虚的态度、和蔼的口气提问；（2）体谅对方，发问应能使对方愉快回答；（3）简明扼要提问和围绕中心主题提问；（4）注意提问的连贯性等。3回答的技巧回答的技巧 在商务

7、谈判中，有问必有答，回答对方的提问时，应弄清对方提问的真正含义，掌握回答问题的原则，对不同的提问，应采取不同的方式回答，如正确回答、不彻底回答、不确切回答、回避回答、以问代答、要求对方再次阐明问题等。能力台能力台 谈判中不同的应答技巧谈判中不同的应答技巧 不要彻底回答。不要马上回答。不要确切回答。使问话者失去追问的兴趣。4巧用无声语言巧用无声语言 商务谈判中，谈判者通过姿势、手势、眼神、表情等非发问器官来表达无字语言，我们通常称之为非语言，非语言往往在谈判过程中发挥重要的作用，常见的形式有：与讲话人目光接触、微笑、点头、末听懂时显出迷糊不清的表情，感到奇怪时做出惊奇的样子，在有些特殊环境里，有

8、时需要沉默，恰到好处的沉默可以取得意想不到的效果。四、商务谈判中的语言禁忌四、商务谈判中的语言禁忌1.忌欺诈隐骗忌欺诈隐骗2.忌盛气凌人忌盛气凌人3.忌道听途说忌道听途说4.忌攻势过猛忌攻势过猛5.忌含糊不清忌含糊不清6.忌以我为主忌以我为主7.忌枯燥呆板忌枯燥呆板1.一、一、签约仪式的准备礼仪签约仪式的准备礼仪2.二、二、签约仪式的座次礼仪签约仪式的座次礼仪3.三、三、签约仪式的正式程序签约仪式的正式程序4.四、四、参加签约仪式的礼仪要求参加签约仪式的礼仪要求一、签约仪式的准备礼仪一、签约仪式的准备礼仪1准备待签文本准备待签文本（1）按照商界的惯例，负责草拟合同的主方需要完成对待签文本的定稿

9、、翻译、校对、印刷、装订、盖印等工作，在举行签约仪式时，为签约的双方提供合同的最终正式文本。（2）待签文本的内容与谈判协议条件应保持一致，各种批件、证明齐全，内容与待签文本的内容相符合。（3）签约仪式前，负责提供待签文本的主方应为在合同上签字的有关各方提供一份待签的合同文本，在协议或合同上签字的有几个单位，就要为签字仪式提供几份文本。如有必要，还应为各方提供一份副本。（4）签署涉外合同时，按照国际惯例，待签文本就同时使用宾主双方法定的官方语言，或者是国际上通行的语言。（5）待签文本通常应该装订成册，并以真皮、仿皮、金属、软木作为封面，以示郑重，其规格一般是八开，所使用的纸张务必高档，印刷要精美

10、。2确定参加仪式的人员确定参加仪式的人员 主客双方应根据签约文件性质和内容确定主签人员，主签人员可以是国家领导人、政府有关部门领导人、具体部门负责人（通常是法人代表）。原则上双方主签人员的身份和职位大体相当。客方要将出席签约仪式的人员提前通报给主方，以便主方进行相应的安排。除主签人员外，通常情况下，还要安排一名熟悉仪式程序的助签人员；双方其他参加签字仪式的人员，基本上是参加谈判的全体人员，人数应大致相等；为了表示对所签合同、协议的重视，双方常对等邀请更高一级的领导人出席签字仪式。3签约场所的选择签约场所的选择 主方人员应根据参加签约仪式的人员规格、人数及签约内容的重要程度等因素确定签约仪式的场

11、所。签约的场所可以选择在客人所住的宾馆、饭店、或东道主的会客厅、谈判室；为了扩大影响，也可商定在某个新闻发布中心或著名会议、会客场所举行。无论签约场所如何确定，从礼节上讲都应征得客方的同意。4签约现场的布置签约现场的布置 我国在布置签约现场时，具体要求如下：（1）签字厅内设一长方形的签字桌，上面覆盖深绿色的台呢（涉外签字仪式是要注意颜色禁忌），上方悬挂写有“XXXXXX（项目）签约仪式”字样的横幅。以面对签字厅正门的方向为准，安排主签人的坐椅，签署双边性合约时，在签字桌的后面摆放两张座椅；签署多边性合约时，可放置一张坐椅，供各方主签人员轮流就座；也可为每位签字人各准备一张座椅。（2）签字桌上准

12、备的物品有：待签的合同文本，签字笔、吸墨器等签字时所用的文具，如果是涉外签约，还需在桌子中间摆一国旗架。按照客右主左的原则，分别悬挂各方的袖珍国旗。如果是国内企业之间的签约，也可在签字桌的两端摆上写有企业名称的席位牌。（3）签字桌后应留有一定的空间供参加仪式的双方人员站立。二、签约仪式的座次礼仪二、签约仪式的座次礼仪1、签署多边合同、签署多边合同 在签署双边性合同时，签字桌右侧安排客方签字人员就座，左则安排主方签字人员就座；主签人员的外侧，安排各自的助签人员，以便随时为签字人员提供帮助；双方其他的随员，按照一定的顺序在已方签字人员的正对面就座，或依照职位的高低，客方自左至右，主方自右至左地依次

13、列成一行，分别站立在各方的主签人的身后。若随员人数较多，可以按照遵照“前高后低”的原则，排成两行、三行或四行。2、签署双边性合同、签署双边性合同 在签署多边性合同时，仅设一个签字位，各方主签人，按照事先约定好的先后顺序，依次上前签字。助签人与各自的主签人员一起行动，助签时，按照“右高左低”的原则，助签人站立在主签人的左侧。其他的陪同人员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立。三、签约仪式的正式程序三、签约仪式的正式程序1.双方入场双方入场2.签约仪式开始签约仪式开始3.正式签署文本正式签署文本4.交换签署文本交换签署文本5.共饮香槟酒共饮香槟酒6.退场退场7.公证公证四、参加签约仪式的礼仪要

14、求四、参加签约仪式的礼仪要求1注意服饰整洁、挺括注意服饰整洁、挺括 为体现对签约的整体态度和对对方的尊重，参加签约仪式，应穿正式服装，庄重大方，切不可随意着装。2签约者的身份和职位应双方相当签约者的身份和职位应双方相当 参加签字仪式的各方主签人，其身份和职位应相当，过高或过低都会造成不必要的误会。参加仪式的其他人员在站立的位置和排序上也应有讲究，在整个签约完成之前，双方人员都应平和微笑地直立站好，不宜走动谈话。3举止要文雅、有风度举止要文雅、有风度 签约完成后，双方举杯共饮香槟酒时，也不宜大场喧哗。碰杯要轻，稍后高举示意，浅抿一口即可，举止要文雅、有风度。一、一、开业仪式礼仪开业仪式礼仪 二、

15、二、剪彩礼仪剪彩礼仪三、三、剪彩仪式的礼仪组织剪彩仪式的礼仪组织四、四、参加剪彩者的礼仪要求参加剪彩者的礼仪要求一、开业仪式礼仪一、开业仪式礼仪1开业仪式的准备开业仪式的准备（1）舆论宣传工作）舆论宣传工作 企业做舆论宣传的途径有：1）运用报纸、电台、电视台等传播媒介多作报道，广泛发布广告；2）派人在公众场合散发宣传品；3）邀请有关的大众传播界人士在开业典礼举行之时，到现场进行采访、报道。（2）确定宾客人员名单）确定宾客人员名单（3）发放请柬）发放请柬（4）布置开业典礼现场）布置开业典礼现场 1）在现场悬挂“XXXX（企业）开业典礼”“XXXX（企业）隆重开业”的横幅，在来宾的站立位置铺设红色

16、地毯，来宾的两侧布置一些来宾送的花篮、贺匾、纪念物等，会场四周悬挂彩旗，彩带、横幅、标语、气球、宫灯等，以宣染气氛；2）举行开业典礼时宾主一律站立，故一般不布置主席台或座椅；3）准备好来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料等；4）认真检查、调试音响、照明设备，以及开业典礼举行时所需使用的用具、设备，以防其在使用时出现差错。5）在不违反城市管理规定和有关的公共秩序的前提下，企业还可准备鼓乐、飞鸽等加以烘托渲染。（5）接待服务工作）接待服务工作（6）礼品馈赠工作）礼品馈赠工作 1）宣传性 3）独特性 2）纪念性（7）拟定典礼程序）拟定典礼程序 1）开场：奏乐，邀请来宾就位，宣布仪式正式开始，介

17、绍主要来宾。2）过程：本单位负责人讲话、来宾代表致辞、启动某项开业标志等，是开业庆典的核心内容。3）结局：宣布开业庆典结束、宾主一道进行现场参观、联欢、座谈等，是开业庆典必备的内容。2.开业庆典的礼仪开业庆典的礼仪（1）主办方礼仪）主办方礼仪 1）仪容整洁 2）服饰规范 3）准备充分 4）遵守时间 5）态度友好 6）行为自律(2)宾客礼仪宾客礼仪 1）准时参加 2）最好送贺礼 3）恭致祝词 4）广交朋友 5）礼节性支持 6）礼貌告辞二、剪彩礼仪二、剪彩礼仪1剪彩用具的准备剪彩用具的准备（1）新剪刀（2）红色缎带（3）白色薄纱手套（4）托盘（5）红色地毯2剪彩人员的选择剪彩人员的选择 在剪彩仪式

18、上，参加剪彩的人员由主持人、剪彩者和礼仪员组成。（1）剪彩者（2）礼仪员的选定3场地的选定场地的选定 剪彩场地一般选在展览会、展销会门口、正门外的广场或即将启用的建筑、工程的现场举行。剪彩现场应简单装饰以烘托气氛，在剪彩之处悬挂写有“XXXXX剪彩典礼”或“XXXX剪彩仪式”的横幅，会场四周可插彩旗，悬挂气球，坐席两旁可摆放花篮、花盆。4宣传工作宣传工作 为扩大剪彩活动的效果，提高企业的知名度，剪彩仪式前，要运用各种媒介广泛宣传，以引起社会上众多人士的注意。三、剪彩仪式的礼仪组织三、剪彩仪式的礼仪组织1嘉宾入场嘉宾入场 剪彩仪式开始前五分钟，礼仪员将嘉宾集体引领进场。一般说来，剪彩者安排前排就

19、座，若剪彩者为多人时，则应按照剪彩时的具体顺序就座，即主剪者居于中间，其他人员按照中间高于两侧、右侧高于左侧的规则就座，座位上应事先放好席卡，中央级的来宾只写“首长”，其他人可直接写姓名。2仪式开始仪式开始 主持人宣布剪彩仪式开始，全场起立，奏国歌或本单位标志性歌曲，然后现场燃放鞭炮（禁燃放鞭炮的地方除外），全场热烈鼓掌，此后主持人应向全体到场者介绍到场的重要来宾，并对他们表示谢意。3简短发言简短发言 发言者依次为东道主单位的代表、上级管理部门的代表、地方政府的代表、合作单位的人代表等。发言内容应具有介绍性、鼓动性、祝贺性、做到短小精悍，言简意赅，每人以不超过三分钟为宜。4进行剪彩进行剪彩 主

20、持人宣布剪彩，全场奏乐，礼仪小姐从两侧同时或从右侧率先登场，拉彩者与捧花者站成一行，拉彩者处于两端拉直红色缎带，捧花者各自双手捧一朵花团。托盘者须站立在拉彩者与捧花者身后一米左右，并且自成一行。之后引导者引导剪彩者登台并按既定位置站好，主持人向全体到场者介绍剪彩者。然后托盘者应前行一步，到达剪彩者的左右后侧，并为其递上剪刀、手套。在剪彩者剪断红绸、彩球落盘时，全体人员热烈鼓掌，必要时还可奏乐或放鞭炮。5后续活动后续活动 剪彩结束后，主办单位可安排一些文艺、参观、联谊、座谈、签名、题词、就餐等后续活动，具体做法可因剪彩内容而定，最后可以向来宾赠送一些纪念性礼品，热情欢送他们离去。四、参加剪彩者的

21、礼仪要求四、参加剪彩者的礼仪要求1.礼仪员的礼仪要求礼仪员的礼仪要求（1）注意仪容仪表。（2）举止要大方文雅。（3）协力配合仪式。2.剪彩者的礼仪要求剪彩者的礼仪要求（1）注意仪容仪表。（2）举止要大方文雅。（3）协力配合仪式。（1）仪容要高雅。（2）举止行为要规范。（3）剪彩退场的礼仪规范。1.一、一、组织庆典的礼仪组织庆典的礼仪2.二、二、参加庆典的礼仪参加庆典的礼仪一、组织庆典的礼仪一、组织庆典的礼仪1.成立筹备组成立筹备组2.确定庆典的形式确定庆典的形式3.安排庆典的内容安排庆典的内容4.进行舆论宣传进行舆论宣传5.确定出席者确定出席者6.选择地点选择地点7.布置环境场地布置环境场地8

22、.准备音响准备音响9.接待来宾接待来宾 10拟定庆典程序拟定庆典程序 依照常规，一次庆典大致上应包括下述几项程序：（1）介绍嘉宾。（2）宣布庆典正式开始。（3）本单位主要负责人致辞。（4）嘉宾讲话。大体上讲，出席此次庆典的上级主要领导、协作单位及社会实体单位，均应有代表讲话或致贺词。嘉宾讲话应当提前约定好，对外来的贺电、贺信等，可不必一一宣读，但对其署名单位或个人应当公布。（5）安排文艺演出。（6）来宾参观。如有可能，可尽量安排来宾参观本单位的有关展览或车间等。二、参加庆典的礼仪二、参加庆典的礼仪1.庆典主办方人员的出席礼仪庆典主办方人员的出席礼仪（1）仪容服饰。（2）遵守时间。（3）表情庄重。（4）态度友好。（5）行为自律。（6）发言简短。2.庆典被邀请方的礼仪庆典被邀请方的礼仪 外单位人员在参加庆典时，同样有必要“既来之，则安之”，以自己上佳的临场表现，来表达对庆典方的敬意与对庆典本身的重视。倘若在此时此刻表现欠佳，对庆典方是一种伤害。在参加庆典时，若是以单位而不是以个人名义来参加，更要特别注意自己的临场表现，不可轻举妄动或放纵不羁。