第三章---财务报表系统.ppt

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1、第三章第三章 财务报表系统财务报表系统第一节第一节 报表格式设计报表格式设计第二节第二节 报表数据处理报表数据处理第三节第三节 报表模板报表模板每章一练每章一练第一节第一节 报表格式设计报表格式设计一、设计表样一、设计表样设计表样主要包括设计报表的表格，输入报表的表间项目，设计表样主要包括设计报表的表格，输入报表的表间项目，以及定义报表中各项目的显示风格，定义单元属性。通过设以及定义报表中各项目的显示风格，定义单元属性。通过设置报表表样可以确定整张报表的大小和外观。报表表样设置置报表表样可以确定整张报表的大小和外观。报表表样设置的具体内容一般包括设置报表尺寸，定义报表行高和列宽，的具体内容一般

2、包括设置报表尺寸，定义报表行高和列宽，画表格线，定义组合单元，输入表头、表体、表尾内容，定画表格线，定义组合单元，输入表头、表体、表尾内容，定义单元属性等。义单元属性等。1.启动启动UFO报表报表在使用在使用UFO报表系统处理会计报表之前，应首先启动报表系统处理会计报表之前，应首先启动UFO报报表系统，并建立一张空自的报表，然后在这张空自报表的基表系统，并建立一张空自的报表，然后在这张空自报表的基础上设计报表的格式。础上设计报表的格式。下一页返回第一节第一节 报表格式设计报表格式设计2.定义报表的行高和列宽定义报表的行高和列宽例例2定义报表第定义报表第1行行高为行行高为8 mm;定义第定义第1

3、列列(A列列)和第和第4列列(D列列)列宽为列宽为4mm。操作步骤如下操作步骤如下:将光标移动到将光标移动到A1单元单击，施动鼠标至单元单击，施动鼠标至F单元单元(即选中第即选中第1行行A1：F1)。单击单击【格式格式】/【行高行高】，打开，打开“行高行高”对话框，如对话框，如图图3-3所示。所示。直接输入或单击直接输入或单击“行高行高”栏的微调按钮选择栏的微调按钮选择“8”。单击单击【确认确认】按钮。按钮。将光标移动到将光标移动到A1单元单击，拖动鼠标至单元单击，拖动鼠标至A21单元单元(即选中第即选中第1列列)。上一页 下一页返回第一节第一节 报表格式设计报表格式设计单击单击【格式格式】/

4、【列宽列宽】，打开，打开“列宽列宽”对话框。对话框。直接输入或单击直接输入或单击“列宽列宽”栏的微调按钮选择栏的微调按钮选择“40”。单击单击【确认确认】按钮。按钮。用同样的方法继续设置其他列的列宽。用同样的方法继续设置其他列的列宽。3.设置报表尺寸设置报表尺寸设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。例例3将报表设置为将报表设置为21行行6列。列。操作步骤如下操作步骤如下:单击单击【格式格式】/【表尺寸表尺寸】，打开，打开“表尺寸表尺寸”对话框，如对话框，如图图3-4所示。所示。上一页 下一页返回第一节第一节 报表格式设计报表格式设计直接输入或单击直接输入或

5、单击“行数行数”栏的微调按钮选择栏的微调按钮选择“21”，单击，单击“列数列数”栏的微调按钮选择栏的微调按钮选择“6”。单击单击【确认确认】按钮。按钮。4.画表格线画表格线报表的尺寸设置完成之后，在报表输出时，该报表没有任何报表的尺寸设置完成之后，在报表输出时，该报表没有任何表格线，为了满足查询和打印的需要，还需要在适当的位置表格线，为了满足查询和打印的需要，还需要在适当的位置上画表格线。上画表格线。例例4将将A3;F21画上表格线。画上表格线。操作步骤如下操作步骤如下:将光标移动到将光标移动到A3单元单击，施动鼠标至单元单击，施动鼠标至F21单元，选择需要单元，选择需要画线的区域画线的区域A

6、3：F21。上一页 下一页返回第一节第一节 报表格式设计报表格式设计单击单击【格式格式】/【区域画线区域画线】，打开，打开“区域画线区域画线”对话框，如对话框，如图图3-5所示。所示。单击单击“网线网线”选项，选择画线类型为选项，选择画线类型为“网线网线”。单击单击【确认确认】按钮。按钮。5.定义组合单元定义组合单元有些内容，如标题、编制单位、日期及货币单位等，可能一有些内容，如标题、编制单位、日期及货币单位等，可能一个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定个单元容纳不下，为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。义组合单元。上一页 下一页返回第一节第一节 报表格式设计报表格

7、式设计例例5将单元将单元A1:F1组合成一个单元组合成一个单元操作步骤如下操作步骤如下:将光标移动到将光标移动到A1单元单击，施动鼠标至单元单击，施动鼠标至F1单元，选择需要单元，选择需要合并的区域合并的区域A1:F1。单击单击【格式格式】/【组合单元组合单元】，打开，打开“组合单元组合单元”对话框，如对话框，如图图3-6所示。所示。单击单击【整体组合整体组合】或或【按行组合按行组合】按钮。按钮。6.输入报表表间项目输入报表表间项目报表表间项目是指报表的固定文字内容，主要包括表头、表报表表间项目是指报表的固定文字内容，主要包括表头、表体项目、表尾项目等。体项目、表尾项目等。上一页 下一页返回第

8、一节第一节 报表格式设计报表格式设计 7.设置单元属性设置单元属性单元属性主要指单元类型、数据格式、对齐方式、字型、字单元属性主要指单元类型、数据格式、对齐方式、字型、字体、字号及颜色、边枢样式等内容的设置。体、字号及颜色、边枢样式等内容的设置。例例7选择区域选择区域B4:C21，设置其单元属性中的单元类型为数，设置其单元属性中的单元类型为数值，数字格式为逗号。值，数字格式为逗号。操作步骤如下操作步骤如下:将光标移动到将光标移动到B4单元单击，施动鼠标至单元单击，施动鼠标至C21单元单元(即选中即选中B4;C21)。单击单击【格式格式】/【单元属性单元属性】，打开，打开“单元格属性单元格属性”

9、对话框，对话框，如如图图3-7所示。所示。上一页 下一页返回第一节第一节 报表格式设计报表格式设计单击选中单击选中“格式格式”中的中的“逗号逗号”复选框复选框单击单击【确定确定】按钮。按钮。二、设置关键字二、设置关键字设置关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位设置关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。关键字主要有六种置。关键字主要有六种:单位名称、单位编号、年、季、月、单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还包括自定义关键字，可以根据用户的实际需要任日，另外还包括自定义关键字，可以根据用户的实际需要任意设置相应的关键字。意设置相应的关键字。1.设置关键字设置关键字例例

10、9定义以下关键字定义以下关键字:在在A2单元中定义单元中定义“单位名称单位名称”，在，在C2单元中定义单元中定义“年年”，在，在D2单元中定义单元中定义“月月”，在，在E2单元中单元中定义定义“日日”。上一页 下一页返回第一节第一节 报表格式设计报表格式设计操作步骤如下操作步骤如下:将光标移动到将光标移动到A2单元单击。单元单击。单击单击【数据数据】/【关键字关键字】/【设置设置】，打开，打开“设置关键字设置关键字”对话框。对话框。选择选择“单位名称单位名称”选项，单击选项，单击【确定确定】按钮，完成按钮，完成A2单元关单元关键字的设置。键字的设置。将光标移动到将光标移动到C2单元单击。单元单

11、击。单击单击【数据数据】/【关键字关键字】/【设置设置】，打开，打开“设置关键字设置关键字”对话框。对话框。选择选择“年年”选项，单击选项，单击【确定确定】按钮，完成按钮，完成C2单元关键字的单元关键字的设置。设置。用同样方法继续设置其他关键字。用同样方法继续设置其他关键字。上一页 下一页返回第一节第一节 报表格式设计报表格式设计 2.调整关键字位置调整关键字位置关键字位置是指关键字在某单元或组合单元中的起始位置。关键字位置是指关键字在某单元或组合单元中的起始位置。同一个单元或组合单元的关键字定义完成以后，可能会重叠同一个单元或组合单元的关键字定义完成以后，可能会重叠在一起，所以还需要对关键字

12、的位置进行调整。调整关键字在一起，所以还需要对关键字的位置进行调整。调整关键字的位置必须录入关键字的相对偏移量。偏移量负数值表示向的位置必须录入关键字的相对偏移量。偏移量负数值表示向左移，正数值表示向右移。左移，正数值表示向右移。上一页 下一页返回第一节第一节 报表格式设计报表格式设计三、编辑报表公式三、编辑报表公式 1.单元公式单元公式单元公式是指为报表单元进行赋值的公式，利用它可以将单单元公式是指为报表单元进行赋值的公式，利用它可以将单元赋值为数值，也可以赋值为字符。对于需要从报表本身或元赋值为数值，也可以赋值为字符。对于需要从报表本身或其他模块其他模块(如总账、工资、固定资产等模块如总账

13、、工资、固定资产等模块)中取数以及一些中取数以及一些小计、合计、汇总等数据的单元，都可以利用单元公式进行小计、合计、汇总等数据的单元，都可以利用单元公式进行取数。在定义公式时，可以直接录入单元公式，也可以利用取数。在定义公式时，可以直接录入单元公式，也可以利用函数向导定义单元公式。函数向导定义单元公式。上一页 下一页返回第一节第一节 报表格式设计报表格式设计 2.舍位平衡公式舍位平衡公式报表的数据生成后往往非常庞大，不方便读者阅读报表的数据生成后往往非常庞大，不方便读者阅读;另外在报另外在报表汇总时，各个报表的货币度量单位有可能不统一，这两种表汇总时，各个报表的货币度量单位有可能不统一，这两种

14、情况下都需要将报表的数据进行位数转换。将报表单位数据情况下都需要将报表的数据进行位数转换。将报表单位数据由个位转换为由个位转换为“百百”位、千位或万位，如将位、千位或万位，如将“元元”单位转换单位转换为为“千元千元”或或“万元万元”单位，这种操作称为进位操作。进位单位，这种操作称为进位操作。进位操作以后，原来的平衡关系可能会因为末位四舍五入而被破操作以后，原来的平衡关系可能会因为末位四舍五入而被破坏，因此还需要对进位后的数据平衡关系重新调整，使舍位坏，因此还需要对进位后的数据平衡关系重新调整，使舍位后的数据符合指定的平衡公式。后的数据符合指定的平衡公式。上一页 下一页返回第一节第一节 报表格式

15、设计报表格式设计 3.审核公式审核公式由于报表中各个数据之间一般都存在某种钩稽关系，可以利由于报表中各个数据之间一般都存在某种钩稽关系，可以利用这种钩稽关系定义审核公式，进一步检验报表编制的结果用这种钩稽关系定义审核公式，进一步检验报表编制的结果是否正确。审核公式由验证关系公式和提示信息组成。定义是否正确。审核公式由验证关系公式和提示信息组成。定义报表审核公式首先要分析报表中各单元之间的关系，确定审报表审核公式首先要分析报表中各单元之间的关系，确定审核关系，然后再定义审核公式。核关系，然后再定义审核公式。四、保存报表四、保存报表报表的格式设置完成之后，为了确保今后能够随时调出使用报表的格式设置

16、完成之后，为了确保今后能够随时调出使用并生成报表数据，应将会计报表的格式保存起来。并生成报表数据，应将会计报表的格式保存起来。上一页返回第二节第二节 报表数据处理报表数据处理一、报表数据处理状态一、报表数据处理状态报表数据处理状态既可以使用菜单进入，也可以直接使用报表数据处理状态既可以使用菜单进入，也可以直接使用【数据数据/格式格式】切换按钮进入。切换按钮进入。二、录入关键字二、录入关键字关键字是表页定位的特定标志，在格式状态下设置完成关键关键字是表页定位的特定标志，在格式状态下设置完成关键字后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的字后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的

17、鉴别标志，为表页间、表间的取数提供依据。鉴别标志，为表页间、表间的取数提供依据。例例16录入关键字的内容录入关键字的内容:单位名称为单位名称为“佳华股份有限公司佳华股份有限公司”，年为，年为“2008年年”，月为，月为“1月月”，日为，日为“31日日”。下一页返回第二节第二节 报表数据处理报表数据处理操作步骤如下操作步骤如下:单击单击【数据数据】/【关键字关键字】/【录入录入】，打开，打开“录入关键字录入关键字”对话框。对话框。在录入关键字对话框中，在单位名称栏输入在录入关键字对话框中，在单位名称栏输入“佳华股份有限佳华股份有限公司公司”，在年、月、日栏分别输入，在年、月、日栏分别输入“200

18、8”“1”“31”。单击单击【确认确认】按钮，系统弹出按钮，系统弹出“是否重算第是否重算第1页页?”信息提示信息提示对话框。如果此时需要生成有关报表数据，单击对话框。如果此时需要生成有关报表数据，单击【是是】按钮，按钮，否则单击否则单击【否否】按钮退出。按钮退出。上一页 下一页返回第二节第二节 报表数据处理报表数据处理三、整表重算三、整表重算当完成报表的格式设计并完成关键字的录入之后，便可以计当完成报表的格式设计并完成关键字的录入之后，便可以计算指定账套、指定报表时间的报表数据了。计算报表数据在算指定账套、指定报表时间的报表数据了。计算报表数据在数据处理状态下进行，既可以在录入完成报表的关键字

19、后直数据处理状态下进行，既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。接计算，也可以使用菜单功能计算。上一页返回第三节第三节 报表模板报表模板 在会计报表系统中，一般都提供了多种常用的会计报表格式在会计报表系统中，一般都提供了多种常用的会计报表格式及公式，称为报表模板。利用报表模板可以迅速建立一张符及公式，称为报表模板。利用报表模板可以迅速建立一张符合实际需要的财务报表。另外，对于一些本企业常用但报表合实际需要的财务报表。另外，对于一些本企业常用但报表模板中没有提供标准格式的报表，在定义完这些报表以后可模板中没有提供标准格式的报表，在定义完这些报表以后可以将其定制为报表模板，

20、以后使用时可以直接调用这个模板。以将其定制为报表模板，以后使用时可以直接调用这个模板。一、调用报表模板一、调用报表模板用友用友UFO报表系统为用户提供了报表系统为用户提供了16个行业的标准财务报表模个行业的标准财务报表模板。如果用户需要使用系统内的报表模板，则可以直接调用。板。如果用户需要使用系统内的报表模板，则可以直接调用。下一页返回第三节第三节 报表模板报表模板例例18 调用新会计制度科目的利润表的模板。调用新会计制度科目的利润表的模板。操作步骤如下操作步骤如下:在在UFO报表系统中，单击报表系统中，单击【文件文件】/【新建新建】，增加一张会，增加一张会计报表。计报表。在格式状态下，单击在

21、格式状态下，单击【格式格式】/【报表模板报表模板】，打开，打开“报表模报表模板板”对话框，如对话框，如图图3-18所示。所示。单击单击“您所在的行业您所在的行业”栏的下三角按钮，选择栏的下三角按钮，选择“新会计制度新会计制度科目科目”单击单击“财务报表财务报表”栏的下三角按钮，选择栏的下三角按钮，选择“利润表利润表”选项。选项。单击单击【确认确认】按钮。按钮。上一页 下一页返回第三节第三节 报表模板报表模板系统弹出系统弹出“模板格式将覆盖本表格式模板格式将覆盖本表格式!是否继续是否继续?”的信息提示的信息提示对话框，单击对话框，单击【确定确定】按钮，出现按钮，出现“利润表利润表”模板，如模板，

22、如图图3-19所示。所示。二、自定义报表模板二、自定义报表模板用户除了使用系统中的会计报表模板外，还可以根据本单位用户除了使用系统中的会计报表模板外，还可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板，并将自定义的模板加入系统的实际需要定制内部报表模板，并将自定义的模板加入系统提供的模板库内，也可以根据本行业的特征，增加或删除某提供的模板库内，也可以根据本行业的特征，增加或删除某些行业及其内置的模板。些行业及其内置的模板。自定义报表模板主要需要定义报表的所属行业及报表名称。自定义报表模板主要需要定义报表的所属行业及报表名称。例例19自定义报表模板。自定义报表模板。操作步骤如下操作步骤如下:上一页 下一

23、页返回第三节第三节 报表模板报表模板在在UFO报表系统中设计出要定制为模板的会计报表。报表系统中设计出要定制为模板的会计报表。在在【格式格式】菜单中单击菜单中单击【自定义模板自定义模板】，打开，打开“自定义模板自定义模板”对话框，如对话框，如图图3-20所示。所示。单击单击【增加增加】按钮，打开按钮，打开“定义模板定义模板”对话框，录入模板所对话框，录入模板所属的行业名称，单击属的行业名称，单击【确定确定按钮，返回按钮，返回“自定义模板自定义模板”对话对话框。框。单击单击【下一步下一步】按钮，再单击按钮，再单击【增加增加】按钮，选择要定义为按钮，选择要定义为报表模板的报表路径，并录入报表模板名

24、称。报表模板的报表路径，并录入报表模板名称。单击单击【添加添加】按钮，再单击按钮，再单击【完成完成】按钮，该报表便定制为按钮，该报表便定制为一个会计报表模板。一个会计报表模板。上一页返回每章一练每章一练1.设计表样具体包括哪几部分内容设计表样具体包括哪几部分内容?2.简述编辑报表公式的方法。简述编辑报表公式的方法。3.简述报表数据处理的步骤。简述报表数据处理的步骤。4.如何自定义报表模块如何自定义报表模块?返回图图3-3“行高行高”对话框对话框返回图图3-4“表尺寸表尺寸”对话框对话框返回图图3-5“区域画线区域画线”对话框对话框返回图图3-6“组合单元组合单元”对话框对话框返回图图3-7“单元格属性单元格属性”对话框对话框返回图图3-19调用的调用的“利润表利润表”模板模板返回图图3-18“报表模板报表模板”对话框对话框返回图图3-19调用的调用的“利润表利润表”模板模板返回图图3-20“自定义模板自定义模板”对话框对话框返回