商务礼仪教程--第3章.pptx

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1、第三章会务礼仪，在此是指有关举办与出席会议的行为规范。在商界，遵守会务礼仪，将有助于本单位的对内交流与对外合作。本章内容包括洽谈会、发布会、展览会、赞助会、茶话会等方面的礼仪。会务礼仪规范一、洽谈会礼仪商务人员所进行的洽谈又称商务谈判，它是最重要的商务活动之一。所谓洽谈，此处是指在商务交往中存在着某种关系的有关各方，为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔，或是为了处理争端、消除分歧而坐在一起进行面对面的讨论与协商，以求达成某种程度上的妥协。因洽谈而举行的有关各方的会晤，便称为洽谈会以下，将从商务礼仪，尤其是会务礼仪的角度来具体讨论洽谈会的有关事项，即所谓洽谈会

2、礼仪。一般来说，洽谈会礼仪主要体现在洽谈的筹划、洽谈的方针两方面。它们互为表里、不可分割、共同决定着洽谈会成功与否一、洽谈的筹划技术性准备技术性准备四项基本原则：客观的原则预审的原则自主的原则兼顾的原则争取做好三个方面的相关工作：知彼知己熟悉程序掌握洽谈策略我方正式出席洽谈会的人员，在仪表上通常都有严格的要求和统一的规定，最值得出席洽谈会的商务人员重视的是服装洽谈会地点的确定，应通过各方协商而定双边洽谈时，应使用长桌或椭圆形桌子；多边洽谈时，一般均以圆桌为洽谈桌礼仪性准备礼仪性准备二、洽谈的方针礼敬对手依法办事平等协商求同存异互利互惠人事分开第二节 发布会礼仪新闻发布会，简称发布会，有时亦称记

3、者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件、产品、项目进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。现代社会，已成为一个信息社会。有道是：知名度决定美誉度。对商界而言，举办新闻发布会，是自己主动进行对外传播与推广，联络、协调与新闻媒介之间的相互关系的一种最重要的手段发布会礼仪，一般指的就是有关举行新闻发布会的礼仪规范。对商界而言，发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜四方面的内容一、会议的筹备主题的确定时空的选择人员的安排主持人、发言人、接待人员材料的准备发言提纲问答提纲宣传提纲辅助材料二、媒体的邀请应否邀请新闻界人士应否邀请新闻界

4、人士参加参加若发送新闻稿、邀请参观现场即可发挥预期的作用，那么新闻发布会往往是可以不举办的邀请新闻界人士，要考虑其工作的性质与特点电视、报纸、广播、杂志、网站邀请新闻界人士时，必须有所侧重数量新闻单位把新闻界人士当作自己真正的朋友对待，尊重友好、坦诚相待一视同仁要尽可能地向新闻界人士提供具有准确性、真实性与时效性的信息尊重新闻界人士的自我判断保持联络邀请哪些方面的新闻界邀请哪些方面的新闻界人士参加人士参加如何协调主办单位与新如何协调主办单位与新闻界人士的相互关系闻界人士的相互关系三、现场的应酬外表的修饰外表的修饰主持人、发言人对于自己的外表，尤其是仪容、服饰、举止，一定要事先进行认真的修饰在面

5、对新闻界人士时，主持人、发言人都应举止自然大方主持人和发言人要分工明确、彼此支持简明扼要提供新闻生动灵活温文尔雅相互的配合相互的配合讲话讲话的的分寸分寸四、善后的事宜了解新闻界的反应整理保存会议资料酌情采取补救措施第三节 展览会礼仪所谓展览会，对商界而言，特指有关方面为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、技术、服务或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式，所组织的宣传性、推广性、展示性聚会。有时，人们也将其简称为展览，或称之为展示、推广展览会礼仪，通常是指商界单位在组织、参加展览会时应当遵循的规范与惯例。在一般情况下，展览会主要涉及展览会的分类

6、、展览会的组织与展览会的参加三个方面宣传型展览会销售型展览会目的种类规模场地时间单一型展览会综合型展览会大型展览会小型展览会微型展览会室内展览会露天展览会长期性展览会定期性展览会临时性展览会一、展览会的分类二、展览会的组织参展单位的参展单位的确定确定一旦决定举办展览会，由什么单位来参加的问题是非常重要的邀请或召集参展单位的主要方式为刊登广告、寄发邀请函、召开新闻发布会、发布网上公告等等对于报名参展的单位，主办单位应根据展览会的主题与具体条件进行必要的筛选与审核举办新闻发布会邀请新闻界人士到场进行参观采访发表有关展览会的新闻稿在大众传媒上公开发布广告张贴有关展览会的宣传画在展览会现场散发宣传性材

7、料和纪念品在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅利用升空的彩色气球和飞艇进行宣传展览内容的宣传展览内容的宣传二、展览会的组织展示位置的展示位置的分配分配采用下列方法之一对展位进行合理的分配：对展位进行竞拍对展位进行投标对展位进行抽签按“先来后到”分配聘请一定数量的保安人员向保险公司进行数额合理的投保将参观的具体注意事项列在门券上展品的快递、运输与安装车票、船票、机票的订购与海关、商检、防疫部门的协调跨国参展时有关证件、证明的办理通信联络设备的配备举行洽谈会、发布会等商务会议或休息之时所使用的适当场所餐饮以及有关展览时使用的零配件的提供供参展单位选聘的礼仪、讲解、翻译、推销、运输、安保等方面的工作人员等安

8、全保卫的事项安全保卫的事项辅助的服务项目辅助的服务项目三、展览会的参加维护整体形象展示之物的形象工作人员的形象讲究礼貌待人运用解说技巧第四节 赞助会礼仪所谓赞助，通常是指某一单位或某一个人拿出自己的钱财、物品，来对其他单位或个人进行帮助和支持。在现代社会中，赞助乃是社会慈善事业的重要组成部分之一。它不仅可以扶危济贫，向社会奉献自己的爱心，体现出自己对于社会的高度责任感，以自己的实际行动报效于社会、报效于人民，而且有助于获得社会对自己的好感，提高自己在社会上的知名度、美誉度、认同度，并为自己塑造良好的公众形象赞助会礼仪，一般指的是在筹备、召开赞助会的整个过程中所应恪守的有关礼仪规范。其主要内容，

9、包括赞助的类型、操作的步骤、会务的安排、活动的评估等等一、赞助的类型依据赞助的项目所依据赞助的项目所划分划分的赞助的赞助类型类型赞助公益事业赞助慈善事业赞助教育事业赞助科研活动赞助专著出版赞助医疗卫生赞助文化活动赞助展览画廊赞助体育运动赞助娱乐消闲现金实物义卖义工依据赞助物所划分的赞助类型依据赞助物所划分的赞助类型二、操作的步骤前期性研究赞助的计划年度性的赞助计划临时性的赞助计划项目的审核承诺的兑现有约在先审慎行事扩大影响严守承诺三、会务的安排宣布赞助会正式开始奏国歌赞助单位正式实施赞助赞助单位代表发言受赞助单位代表发言来宾代表发言赞助会的具体会议议程赞助会的具体会议议程四、活动的评估将实施效

10、果与先期计划相比照掌握社会各界对赞助活动的认同程度及时发现赞助活动的所长与所短了解赞助活动在实施过程中出现的问题四个方面的重点问题四个方面的重点问题第五节 茶话会礼仪所谓茶话会，在商界主要是指意在联络老朋友、结交新朋友的，具有对外联络和进行招待性质的社交性集会。因其以参加者不拘形式地自由发言为主，并且因之备有茶点，故此称为茶话会茶话会礼仪，在商务礼仪之中特指有关商界单位召开茶话会时所应遵守的基本规范。其具体内容，主要涉及会议的主题、来宾的确定、时空的选择、座次的安排、茶点的准备、会议的议程、现场的发言等几个方面一、会议的主题以联谊为主题以娱乐为主题以专题为主题二、来宾的确定本单位的人士本单位的

11、顾问社会各界贤达合作中的伙伴各方代表人物三、时空的选择举办的时间举办的时机召开的时间时间的长度举办的空间主办单位的会议厅宾馆的多功能厅主办单位负责人的私家客厅主办单位负责人的私家庭院或露天花园包场高档的营业性茶楼或茶室四、座次的安排环绕式散座式圆桌式主席式五、茶点的准备茶水茶具小吃备餐六、会议的议程主持人宣布茶话会正式开始主办单位的主要负责人讲话与会者自由发言主持人略作总结七、现场发言根据会务礼仪的规范，茶话会的现场发言要想真正取得成功，重点在于主持人的引导得法和与会者的发言得体在众人争相发言时，应由主持人决定孰先孰后；当无人发言时，应由主持人引出新的话题，或者由其恳请某位人士发言；当与会者之

12、间发生争执时，应由主持人出面劝阻；在每位与会者发言之前，可由主持人对其略作介绍；在其发言的前后，应由主持人带头鼓掌致意；万一有人发言严重跑题或言辞不当，则还应由主持人出头转换话题与会者在茶话会上发言时，表现必须得体，言辞必须合宜；相互谦让、态度友善思考题商务会议在商务交往中主要发挥哪些方面的作用？准备商务洽谈时应遵守哪几项基本原则？什么是洽谈过程的“七部曲”？在举行双边洽谈会时，座次应当如何排列？什么是商务洽谈的基本方针？发布会通常应当以何为主题？举办发布会时，一般应当准备哪些方面的主要材料？新闻媒体目前主要分为几种？其主要优缺点各有哪些？如何协调商界与新闻单位的相互关系？怎样对展览会进行宣传？合理分配展览会的展位一共有哪几种常规做法？举办展览会时应注意哪些方面的安全保卫事项？商界所积极赞助的项目大致有哪些？审核赞助项目时，有哪些主要问题应予以重视？茶话会适宜在什么地点举行？茶话会的座次应如何进行安排？