记录控制程序（检验检测机构）.docx

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1、程序文件第1页共4页文 件号：XXXX/CP-19第2版第0次修订主题：记录控制程序颁布日期：2019年3月20日1.目的应编制适合质量体系运行和检测活动的记录，并加以收集和利用，以提供质量体系的业绩和检测质量符合规定的证据，继而利用信息改进过程。本程序对记录的收集、归档、借阅、保管和处理做出了规定。2 .范围本程序适用于公司质量体系运行和检测所要求的记录，包括：1 .1与检测有关的记录；. 2与质量体系运行有关的记录。3 .职责1质量主管3.1.1 批准保存期满的质量记录的销毁。3.2公司办公室2. 1负责质量记录表式的修改、确认、编码；3. 2. 2保存期满的质量记录的销毁鉴定；2. 3保

2、存质量记录表式样本。3. 2. 4负责归档记录的整理、编目、装订、管理和保存期满的质量记录的销毁。3. 3实验室文件档案管理员3.3. 1负责记录的填写和指定范围记录的收集、整理、交公司办公室保存。 4.工作程序1记录表式的设计3.3.1 记录表式的设计应能反映质量体系的运行和检测质量的状况，为实验 室分析体系的有效性和检测质量问题，采取纠正/预防措施以及为保持和改进质 量体系提供信息/证据。检测原始记录应包含检测方法所要求的全部信息，以再现检测过程。实验室的检测原始记录应包括以下信息：4. 被测样品的名称、编号、状态；1.1. 2环境条件记录；程序文件第2页共4页文 件号：XXXX/CP-1

3、9第2版第0次修订主题：记录控制程序颁布日期：2019年3月20日4. 1.1. 3设备名称、规格型号和编号;4 1. 1.4检测日期;1. 1. 5检测项目或参数；4. 检测方法（标准、规程、规范、细则）记录;4.1.1. 7数据记录;4. 1.1. 8原始记录计量单位;4.1.1. 9原始数据的计算及有效位数、有效数字修约等;4. 1. 1. 10检测人、校核人签名。质量体系运行涉及的记录表式由其使用人根据检测工作和体系运作的内容编制适宜、规范和优化的格式，由实验室修改，连同质量手册和作业指导 书一道批准。4. 2记录的标识记录标识见管理体系文件控制程序附录1的规定。4. 3记录的印刷质量

4、记录表式、检测记录表式由办公室文件档案管理员负责，提供一套表式 样本存放到档案室，安排印刷（或复印），使用者直接去办公室文件档案管理员 处领用。4. 4记录的填写4. 4.1记录由有关人员正确、及时填写，要求字迹清晰、真实完整、规范、 信息充分、文字表达清楚、具有可追溯性。检测原始记录的填写还应符合检测 /校准工作程序的有关规定。记录中列出的所有栏目，除备注栏和明确可以不填写的栏目外，必须 填写齐全或划4. 4. 3同一项目的全部记录中项目名称和编号必须一致。4. 4.4原始记录修改在该修改处划一斜杠，同时在右上角写上修改人名称和 修改日期。4. 5记录的收集、整理、归档质量记录由办公室档案室

5、按规定保存。程序文件第3页共4页文 件号：XXXX/CP-19第2版第0次修订主题：记录控制程序颁布日期：2019年3月20日交由档案室保存的质量记录，均由归档人编制归档清单，办理交接手 续。4. 5. 3归档清单一式两份，交接双方对所交记录清点无误后，在清单上签字, 双方各执一份作为凭据。4. 5.4检测记录由实验室在项目结束后收集、整理、装订成册或开列清单交 档案室。所有归档的记录由档案室统一安排编目，并实行定置管理，以便于检索。4. 6记录的保存记录的保存应有相应的专柜和卷宗（夹、袋、盒），并确保其防潮、 霉变，防蛀以及有适宜的安全防范措施。4. 6.2归档记录的保存期，按办公室档案管理

6、制度的有关规定，或体系程序 文件的要求执行。办公室保存的记录，原始记录应保存6年，其余除程序文件另 有规定外，保存期均为三年。4.7记录的检索、查阅/借阅和保密4. 7.1归档的记录由文件管理人员按文件管理制度的要求建立检索卡/帐， 以便于查阅。4. 7. 2部门保管的记录由保管人员建立台帐，以便于查阅。4. 7.3与客户有关的检测原始记录和报告，应遵循保密和保护客户所有权 程序的规定，非授权人一律不得借阅利复制，除非客户的同意。授权人（包括 参与检测、校核、报告编制、监督以及认证认可机构和司法部门）需查证的确经 总经理同意后可杳阅，原则上不得复制，若需复制则需说明原由，经总经理批准。 与实验

7、室有关的记录，公司人员要求借阅时，按文件管理制度的有关规定执行。 所有借阅的记录要妥善保管，不准剪贴、涂改、转借和私自复制，必须按规定的 时间归还。归还时管理人员应适当检查其完好、完整性后方可接收。4.8记录的作废与处理8.1记录应每年清查一次，由实验室负责，有关人员参加。4. 8.2对已到保存期的记录，且经技术负责人鉴定，己无保存价值的记录可程序文件第4页共4页文 件号：XXXX/CP-19第2版第0次修订主题：记录控制程序颁布日期：2019年3月20日予以销毁。对有保存价值的记录可适当延长其保存期。5. 8.3需销毁的记录由文件管理员填写“文件销毁清单”，经技术负责人审 查（需要时可商请质量主管）批准，并由实验室指定人员监督销毁。4.9记录的利用公司各级管理人员（包括监督员）应充分利用记录进行相互沟通交流，以提 出改进的建议，技术负责人和质量主管应就改进建议提出相应方案报总经理批准 后，实施持续改进。5 .相关程序管理体系文件控制程序5.1 检测/校准工作程序3实验室管理制度5.2 保密和保护客户所有权程序6 .记录1质量记录