如何做好企业档案管理工作b.ppt

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1、如何做好档案管理工作增强全民档案法制意识 依法保护利用档案信息第一章 加强档案法规宣传，提高档案意识第二章 加强材料收集，确保材料齐全完整第一章 加强档案法规宣传，提高档案意识（一）学习了解档案法（一）学习了解档案法 国家1987年制定了中华人民共和国档案法，1996年进行了修正。第七条：机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。第十条：对国家规定的应当立卷归档材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。第十一条：机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照规定，定期向

2、档案馆移交档案。第十三条：各级各类档案馆，机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构，应当建立科学的管理制度，便于对档案的利用；配制必要的设施；确保档案的安全；采用先进的技术，实现档案管理的现代化。第二十四条：有以下行为之一的，要追究法律事务：（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或转让档案的；（五）倒卖档案牟利或将档案卖给、赠送外国人的；（六）违反本法第十条、第十一条，不按规定归档或者不按期移交档案的；（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（八）

3、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。（二）学习贯彻相关标准规范（二）学习贯彻相关标准规范企业档案管理规定（20021022）第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。第十条企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。(“借阅利用制度”做保障)第十三条企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管

4、理水平。第十九条企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。（三）了解掌握档案基本知识（三）了解掌握档案基本知识1、档案 （1）档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（2）企业档案：企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。档案的价值：历史文化价值、现实使用价值。档案的作用：凭证、参考 档案的分类 （1）载

5、体形式：纸质档案和非纸质档案。（2）档案的分类：文书档案，科技档案(科研、产品、基建工程、设备等)，会计档案，声像档案，电子档案，专业档案等。(针对公司特点,明确档案类型,做到分类科学)企业档案的价值企业档案的价值企业档案是企业管理的基础 企业是经济实体，在生产经营活动中会产生经营、技术、财务等许多环节的各种类型文件材料，支撑着企业的发展，是企业的原始记录。企业档案是企业的无形资产物质资产的凭证（土地、房产、设备）；资质的证明；技术革新的依据；解决纠纷的法律凭证；是提高产品质量的保证；是企业文化的传承。档案材料各自为政，不利于安全和利用2 2、档案工作、档案工作（1）档案工作的定义 广义：档案

6、事业各组成部份的工作。包括档案行政管理工作、档案馆（室）工作、档案教育工作、档案宣传工作、档案学术研究工作、档案出版工作、档案学会工作、档案外事工作等。狭义：用科学的原则和方法管理档案，为各项工作服务，具体包括收集、整理、鉴定、保管、统计、编目与检索、编研、利用。3 3、档案工作的原则、档案工作的原则 集中统一管理企业全部档案，维护档案的完整与安全，便于企业各项工作的利用。（要严格遵守国家有关保密制度、规定等）第二章 加强材料收集，确保材料齐全完整（一）材料的收集 材料收集，是国家有关规定，通过一定的接收制度和征集办法，把分散在机关、个人手中或散失在其它地方的档案，集中到档案馆室的一项工作。本

7、单位在工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等材料。主要分为以下几类：文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、科研档案、产品档案、营售档案、声像档案、实物档案和电子档案（材料内容和载体类型有区别）。我们现在需要各个部门做好各部门的资料档案收集、分类、利用等工作。企业规档文件的主要来源：本企业形成的文件 本企业引进项目、外购设备等接收的文件 所属单位及参股企业应向本企业提交的文件 本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件 本企业执行、办理的外来文件各类档案材料的收集、归档应参照国家企业档案工作规范执行。文书档案应注意以下方面材料收集：1、召开重要会议、举办

8、重大活动等形成的主要文件材料。2、职能活动中形成的重要业务材料。3、资产管理的重要合同、协议、登记凭证等。4、上级业务主管部门制发的文件材料。5、人事管理工作中形成的文件材料（介绍信、待遇、工资调整等）。6、工作中的请示、报告与上级的批复、指示等。7、本单位、本部门的计划、总结、综合统计报表、其他汇总性材料等。8、日常事务管理性文件材料。9、科技成果申报、专利、资质申请、定级、达标等的整套材料；编著的与本 单位职能活密切相关文章、期刊、图书等材料。10、以上内容的照片、录音、摄像、实物、电子文件（数码照片、网站程序及信息、业务软件及数据、工作中形成的电子版的文字性材料）等也须收集归档。（二）材

9、料的整理归档（先确定分类方案）各类档案的整理，均应照国家的相关规范归档时间（企业档案工作规范）：1、经营管理工作、行政管理工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。2、科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。3、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。4、会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档。5、视频、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。6

10、、更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。对于企业：在材料收集整理时应注意科技档案阶段性材料的齐全完整。1、基建：项目依据性材料、基础性材料、工程设计（初步设计、技术设计、施工设计）、施工、监理、竣工验收材料等（变更、隐蔽性工程材料）。2、设备：设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、安装调试、随机材料、运行、维护等。另：外文资料的译文。（三）说明1、材料收集（内容、类别）一定要齐全、完整；2、数码照片，纸质和电子双套制。3、各类电子文件材料要根据实际情况，及时收集；可分类存放在不同的文件夹中，刻盘保存。单位大事记材料移交、接收登记；查阅、借阅登记（台帐）档案利用制度：办理利用登记手续，不准涂改、污损、撕页等档案保密制度：不得擅自向外单位提供档案、资料。档案的鉴定与销毁制度：成立鉴定小组，负责对到期档案材料进行鉴定、（报批后）销毁。