2008年第五期档案员考试题库.pdf

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1、2008年档案员考试题库一、选择题1、对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，B 向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。A、每年 B、定期 C、不定期2、集体企业、私营企业、股份合作制企业和外商投资企业的档案工作是国家档案工作的组成部分，其档案属 B所有？A、国家 B、企业 C、法人3、电子公文一般应在 A 时候归档？A、在办理完毕后即时归档 B、一年 C、六个月4、档案与图书、资料的本质区别在于 C A、服务性 B、利用性 C、原始性 D、参考性5、建立档案实体秩序，使档案系统化的工作为 A A.整理工作 B.收集工作 C.利用工作 D.检索工作6、维护

2、档案的完整，从质量上要 B A.保证齐全 B.保持有机联系 C.力求不受损坏 D.尽量延长寿命7、一组类型相同的文件的名称或标题称为 B A.题名 B.主题 C.条目 D.条款8、下列属于不归档范围是 ABCD。A、重份文件；B、无查考利用价值的事务性、临时性文件；C、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、一般性文件的历次修改稿（重要法规文件、定稿除外）；D、为参考而从各方面收集来的文件材料。9、科技档案包括 CD 。A、文书档案 B、会计档案 C、基建档案 D、设备档案10、下列属于永久保存的是 ABC 。A、2008-2012 年公司规划 B、党员入党、转正的批复C、经营类执照 D

3、、临时性的通知11、归档文件目录中的日期应是 A 。A、文件的签发日期 B、文件生效日期C、文件的起草日期 D、文件修改日期12、归档文件的齐全完整指的是 AB 。A、从数量上保证齐全 B、从质量上保证它的有机联系C、从外观上保证完好无损13、人事档案与文书档案的不同包括 ABCDE 。A、立卷单位不同 B、整理和管理方法不同 C、真实性含意不同 D、作用和服务方向不同 E、保管形式不同14、根据规定，对于大于 A4的图纸，以手风琴式折叠成A4图纸的规格，应遵循 A 。A、先竖后横。标题栏、竣工图章应露在右下角外面.B、先横后竖。标题栏、竣工图章不应露在外面.C、随意折叠。15、我公司的经营管

4、理类档案包括 ABCD。A、资质文件 B、统计工作 C、商标 D、专利 E、各项荣誉证书16、归档文件应逐件编目。归档文件目录应设 A。A、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目B、题名、日期、页数、备注等项目C、件号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目D、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目二、判断题并改正1、卷内文件排列的方法是批复性文件在前，请示性文件在后。2、因人事档案丢失产生的争议不能通过劳动争议仲裁或人事争议仲裁的途径解决。3、档案工作人员应取得岗位资格证书。4、对具有重要保存价值的档案，实行重点收集和保管制度。5、各单位档案机构销毁档案应报档案行政管理部门批准。

5、6、档案的复制件可以赠送给外国人。7、个人或组织利用档案时，不得泄密。8、利用其他单位所有的档案，须经该单位同意。9、集体企业的档案属国家所有。10、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。11、在填写归档文件目录时，其中责任者可以是起草人、审核人、经办人或单位简称。12、所有材料都属于归档范围。13、所有电子版文件均不需留存纸版文件。14、立卷就是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。在制作归档文件目录中，填写文号时可以不写机关代字和年度，只写顺序号。15、从来源上看，人事档案主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是经组织认可的个

6、人材料。16、各单位专兼职档案员有义务监督、指导本部门各岗位人员对形成的文件进行及时归档，并定期交至专兼职档案员手中。17、档案室无权拒绝接受不符合质量要求的档案并提出整改意见，无权拒绝不履行查（借）阅手续者查阅档案材料。18、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。19、公司档案的整理原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。三、填空题1、档号编制规则规定，档号的编制应遵循唯一性、稳定性、扩充性、简单性等原则。2、立卷分类是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的特征逐项分开的过程。文

7、书部门或业务部门可以根据当年可能形成的文件，事先制定立卷类目，根据立卷类目做好平别的文件收集、归类工作。3、案卷是有密切联系的若干文件的组合体，是文件的保管单位。4、立卷分类是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的特征逐项分开的过程。文书部门或业务部门可以根据当年可能形成的文件，事先制定立卷类目，根据立卷类目做好平别的文件收集、归类工作。5、立卷组合是将经过分类的文件，按一定形式组成案卷的过程。立卷组合是在符合案卷质量要求的原则下，一般应以问题为主，兼顾其他特征，使文件紧密联系成案卷。如人民来信材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题分别组合成案卷。6、立卷编目，是将分类、组合后的

8、文件，进行系统排列、编号、拟写案卷标题、装订和进行案卷目录的编制。7、立卷类目也称案卷类目。它是依据机关工作活动和文件形成的规律，按照立卷基本要求与方法而事先编制出的案卷名册，相当于立卷计划或规划。8、排列卷内文件就是卷内文件系统化，要求保持文件之间的联系，排列次序条理，给每份文件以固定位置。9、人事档案材料的分类严格按干部档案工作条例、企业职工档案管理工作规定的规定办理。10、本公司各部门因工作需要查阅员工人事档案时，应由部门出具证明，由人力资源部负责人批准后方可查阅。11、归档文件的管理是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。12、件是归档文件的整理

9、单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。13、声像档案是记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。14、档案的利用是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。15、文件的修整是对不符合要求的归档文件进行必要的修整，一般包括破损文件的修裱，对字迹模糊或易退变的文件进行复制，对过大文件进行折叠，对永久保存的文件去除金属物。16、人事档案分为绝密级、机密级、秘密级三个密级。17、人事档案的作用为：重要的依据作用、可靠的凭证作用、准确的信息作用、珍贵的资料作

10、用。18、十防指防盗、防火、防水、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防有害气体。19、从项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、监理、生产准备到竣工投产的全过程中形成的，应当归档的各种形式和载体的文件材料。20、利用者要自觉遵守保密制度，不得擅自转借、转让、抽取、复制、抄录或拍照档案。如需复制，须经档案管理人员同意，有关领导批准。21、建档案，按建筑对象的性质不同，可划分为三种：工农业生产性基建档案、军事国防工程的基建档案和民用工程的基建档案.22、生产经营活动中形成的有保存价值的办理完毕的文件材料（包括管理性文件、技术性文件、流程或程序及工作标准）均需归档。四、简答题1、什么是文书档案？答

11、：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。2、什么是立卷？答：就是把机关办理完毕并具有查找保存价值的文件，根据其特征和相互联系，分门别类地组成一个个案卷。立卷是将互

12、有联系的若干文件经过分类、组合、统目而组成案卷的一个工作过程。3、立卷包括哪些内容？答：1立卷分类 2。立卷组合 3立卷编目4、立卷的基本要求有哪些？答：1、必须是机关办理完毕的和具有一定查考保存价值的文件，才能整理立卷。2、立卷必须遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。3、立卷要区分文件价值，正确划定案卷的保管期限。4、组成的案卷要便于保管和利用。5、什么是案卷标题？答：也就是案卷题名。它用以概括和揭示卷内文件的内容与成分，为查找利用提供线索。它是将来编制各种检索工作的基础，是案卷封面项目。6、卷内文件的排列方法是什么？答：(1)密不可分的文件，应当依序排列。（在归卷的文件中，每

13、份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与被转发件、多种文字的同一文件、处理同一问题的文件与电报等，都属密不可分的文件。这些文件在每个卷内的排列次序是：正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后；重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后民；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字形成的同一文件，中文的在前，其他文字的在后；处理同一问题的文件与电报，应根据电报的内容性质，同文件一起依序排列；非诉讼案件材料，案件的结论、决定、判决性文件在前，依据材料等在后。）(2)一般文件可按重要程度或时间顺序等排列。（对于文件作者单一、问题单一、名称单一的案卷，可按文件形成时间的先后顺序进行排

14、列。由一个作者几个问题的文件组成的案卷，可先把卷内文件按问题分成几组，重要问题在前，然后每组文件再按时间先后排列。由一个问题几个作者组成的案卷(机关商洽问题的来往文书组成的案卷除外)可先把卷内文件按作者分开，然后将每一作者的文件再按形戏时间的先后进行排列。）（3）卷内文件的排列顺序，也要求从案卷的实际情况出发。（如果一个卷内文件内容涉及几个地区的，可按地区将文件分成几组，先按地区排，后按文件的时间先后排列。如果是按人名特征组成的案卷，还可以将卷内文件按姓氏笔划顺序进行排列。另外，还应注意卷内文件的排列要与案卷标题相对应。就是说卷内文件排列的顺序，应当和案卷题名中列举文件名称的顺序相同。如某个案

15、卷的题名是中共省委关于问题的决定和指示,卷内文件在排列时，就应当 决定 在前,指示在后。）备注：黄色部分为内容的理解部分。7、人事档案包括哪些内容？答：（1）、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；（2）、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；（3）、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；（4）、政治历史审查及甄别复查材料；（5）、员工参入党、团材料；（6）、奖励（包括科技和业务）及各种先进事迹材料；（7）、入伍、退伍、辞退职、出国等材料；（8）、处分、取消处分的材料；（9）、任免、工资、职称等材料；（10）、学历和评定的技能等材料；（11）、其它有较大价值的可

16、供参考的材料。8、什么是归档文件答：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。9、归档文件整理时需遵循什么原则答：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。10、密不可分的多份文件为一件时，归档文件装订顺序是什么答：归档文件应按件装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。11、文书档案的收集范围是什么？答：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值的，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。12、项目文件是什么？

17、指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。13、项目文件归档的范围是什么？建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件：项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。14、如何理解档案的整理？档案的整理工作就是把尚处于相对零散状态和需要进一步条理化的档案进行分类、排列、组合和编目，使之系统化、条理化。15、简述设备档案的归档范围？按照设备种类或型号设置，同一设备仪器内，包括设备购置、开箱验收、安装调

18、试、运行、维护修理和设备管理以及改装报废等全过程。五、案例分析题1、请说出拟写案卷标题有哪些要求？答：拟写案卷标题的具体要求是：1、拟写案卷标题要准确概括内容2、案卷标题要结构完整，一般应具备文件作者、问题、名称三个要素。案卷标题中责任者、问题、名称的具体拟写方法是：(1)责任者。责任者是说明卷内文件由哪些机关或个人制发，指的是发文的名义，不是指拟稿者或签发者。作者一般写在题名的开首。作者必须用全称或通用的简称。两个以上同一类的作者，可以适当概括。如 张家口地区各县商业局,这是表明卷内文件的责任者属同一地区。(2)问题。问题是卷内文件的主要内容。这是题名的核心部分，必须特别注意使卷内文件的主要

19、内容得到全面、准确、简明的概括。在以问题特征组成的案卷中，如果卷内文件记述的问题单一，直接标出问题即可。如果卷内文件记述的问题太多太杂，一一标出比较困难，可区分主要问题与次要问题，突出探明主要问题，其他问题用 等字代之。如果卷内文件都是涉及某一地区的问题，则应在问题前面标明地区。会议记录、综合性的计划、总结，可不必标出问题。(3)名称。文件名称在一定程度上反映文件的性质和价值，一般拟在案卷题名的末尾，是案卷题名的一个基本部分。卷内文件名称单一，可在题名中直接标明。卷内文件名称很多，在拟写时应从以下方面考虑：标明卷内主要文件的名称，适当与作者配套；按名称的重要程度顺序标注二至三个。在拟写文件名称

20、时，根据卷内文件内容和性质的不同，还可以用以下术语代替，如 通知、通报、总结等。在标明综合性的文件名称时，可以与时间特征配套使用，如蒙牛公司 2007 年工作总结。2、请结合拟写标题的要求给以下几卷拟写案卷标题。3、请将文书类卷内目录项目列出，并简要说明每个项目的填写方法？答：卷内文件目录项目有：序号、文号、责任者、题名、日期、页号。卷内文件目录的格式如下图：卷 内 文 件 目 录(样式)序号文号责任者题名日期页号备注表内各个项目的填写方法是：顺序号，按顺序填写卷内文件的件号。文号，填写文件制发机关的发文字号。责任者，填写对文件内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。题名，即填写

21、文件的标题，没在标题或标题不能说明文件内容的文件，可另拟标题，外加号。日期,填写文件的形成时间，填写时可省略 年、月、日字，如 2008 年 1 月 8 日，写为 20080108。4、某单位使用年度-机构(问题)-保管期限进行分类,但又单独设置了请示类或红头文件类,这种做法可以吗?答:这种分类方法是错误的。分类方法应遵循同一分类标准,否则就会违背分类的原则,使分类体系混乱,影响档案的检索利用,导致档案查找不到。5、成套文件是否需要逐一填写归档文件目录？答：是的。会议文件、运动会材料等成套文件也必须和其他归档文件一样逐一填写归档文件目录，否则给档案的查阅增强难度或查找不到。6、找错题：某一单位

22、档案员将本年度形成的所有文件分为一类，按照文件形成的时间顺序进行编目，且成套文件未逐一进行编目，所有文件未编制件号，在进行装订时来文与复文分开存放，有附件的文件，未将附件打印附在正文之后进行归档。答：有 5 处错误。（1）将所有文件分为一类，容易造成文件的查找不到。（2）成套文件未进行逐一编目，容易造成某些文件成为无法查找的死档。（3）所有文件未编制件号，给查找增加难度。（4）来文与复文分开存放，破坏了文件的有机联系。（5）有附件的需打印后，附在正文之后作为一份文件来进行归档，这样才是一份完整的文件。7、基建项目建设过程中形成的一些请示、批复等红头文件整理时，应归入文书类还是基建类？答：应归入

23、基建类。这个问题涉及到文书文件与科技文件的区分。（1）科学技术档案案卷构成的一般要求中明确规定，科技文件材料组卷时要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用；直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。保证一个基建项目文件材料的齐全成套，是科技档案分类整理工作的基本要求。（2）区分科技文件和文书文件，主要是分析文件的内容，科技文件是科技生产活动的记录和产物，政务文件则是记录和反映政治生活和行政事物等方面活动的。基建项目建设过程中形成的一些请示、批复等文件，主要是记录基建项目的前期活动材料，应与该项目的其它材料一并整理。（3）科技文件材料的形成规律，表现出很强的成套性特点，一个科技项目形成的一套文件是不可分割的有机整体。围绕一个基建项目的申请立项、设计、施工、竣工验收，以及改建、扩建工作中形成的一系列材料，记载和反映了这个工程的全部内容和历史面貌，其中既有原始依据性文件，又有过程和成果性文件，他们相互之间有着密切的联系，整理时不应人为地将其分开。所以，基建项目建设过程中形成的一些请示、批复等红头文件，应归入基建类整理。