QP001文件和记录管理程序文件.pdf

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1、.1/17 余市康明机械程序文件文件和记录管理程序文件编号 KB/QP001 版 本 号 A/0 生效日期制订 文君日期审批 胡曙明日期文件修改记录NO.修 改容修订人修订时间修改后版本.2/17 余市康明机械文件标题文件和记录管理程序文件编号KB/QP001 制订部门办公室生效日期页数1/3 版本A/0.3/17 1 目的：对文件的使用方式加以规,进行协调统一的控制,使质量体系能正确有效地运作。对质量记录进行控制,确保质量活动的记录完整、准确、可靠,以证实产品质量特性符合规定的要求和质量管理体系的有效运行。2 围：本企业质量管理体系运作中,所有有关的文件和质量记录,均须依本程序规定管理。3

2、参考文件：31 质量手册4 定义：41 文件架构本公司质量体系文件分为四阶,其结构和文件类别如下：411 一阶文件质量手册包括质量方针和质量目标的声明412 二阶文件程序文件413 三阶文件作业指导书、操作规程、检验规、技术图纸等414 四阶文件表单、质量记录42 文件规工作要求标准或规工作进行时的权责与步骤的文件。43 记录将工作执行的结果作好记录,这些记录供日后分析,存档备查或提供证明使用。44 受控文件文件变更时须通知文件持有部门更换,并于作废时自使用场所回收的文件。45 非受控文件仅提供信息作为参考,变更时不须更换,也无须回收的文件。5 职责：51 办公室：负责组织质量管理体系一、二阶

3、文件的编写以及文件正本保管,文件分发和回收管理,制订受控文件一览表 。52 技术部负责技术性文件如工艺文件、技术图纸、技术标准等的制订、发放和管理。53 其他各部门：本部门文件的制订和变更以及负责本部门使用的作业指导书的审核。54 总经理负责一、二阶文件审批。55 管理者代表负责三阶文件的审批。6 程序：61 制定新文件611 文件书写格式制定文件时,须以适宜的格式编写。要求做到文件容的统一,避免遗漏。612 决定分发部门与分发数量一、二阶文件发行前,由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于 文件分发表 上,以便管理。三阶文件根据工作需要,发放到相应的部门,并做好发放记录。62 审批新

4、制定的文件,必须依以下规定进行审批。621 一、二阶文件由总经理审批。余市康明机械.4/17 文件标题文件和记录管理程序文件编号KB/QP001 制订部门办公室生效日期页数2/3 版本A/0 622 三阶文件由管理者代表审批。63 文件编号及版本控制a、质量管理手册公司名称代号 KM/手册代号 QM 顺序号 0X 如：KB/QM01,表示控泰公司质量管理手册编号。b、程序文件公司名称代号 KM/程序文件代号 QP 程序文件顺序号 00X 如：KB/QP001,表示公司第一个程序文件的编号。c、支持文件公司名称代号 KM/支持文件代号 QI 支持文件对应顺序号 00X 如：KB/QI001,表示

5、公司对应第一个支持文件的编号。d、记录表格公司名称代号 KM/四阶文件代号 二阶文件顺序号四阶文件对应顺序号0X相同格式延伸号 0X 如：KB/QR001-001-01,KM表示公司代码,QR 表示四阶表单代码,表示二阶文件顺序号,表示二阶文件产生的四阶表单的顺序号,表示同一种类型表单有多种格式所产生的延伸号。64 文件发行与回收641 文件发行权责一、二、三阶文件由办公室发放与回收。642 文件分发与回收控制6421 为辨别文件最新版本状况,以防止过时或失效文件被使用,须按文件类别建立 受控文件一览表,并在制定、变更文件时,更新为最新容。6422 受控文件的分发与回收每一份受控文件均须在文件

6、封面加盖 受控文件 章和填写受控号后分发,使用部门必须在 文件分发表 上签收。当文件修订、变更或作废时,由文件管理员在文件分发表上签收过时无效的文件。6423 非受控文件的分发非受控制文件在申请批准后,由办公室直接分发。非受控文件在文件变更时不予更换及回收。643 过时文件的管理过时文件若因特殊原因需加以保存时,须由文控盖上 过时保留 章后留存。过时文件若不需加以保存时,由文件管理员统一回收销毁。644 文件补发申请当文件因破损、遗失或其他原因需申请补发时,须填写 文件补发申请单,经管理者代表批准,交文件管理员办理文件补发。文件管理员须在回收破损文件后补发文件。65 修订、变更文件651 提议

7、变更文件当现行的发行文件有容变更需求时,由提议人填写 文件变更申请通知单,提出变更理由、文件项次编号、建议变更容及变更方式,由原审批部门审批签字后,转文件管理员进行变更。652 修订、变更文件6521 当文件变更次数在五次及以下时,由文件管理员按文件变更申请单容修订后,将新的变更页发行并收回无效部分,同时在文件封面修改记录记录,并在原 文件分发表 上.5/17 余市康明机械文件标题文件和记录管理程序文件编号KB/QP001 制订部门办公室生效日期页数3/3 版本A/0.6/17 记录。6522 文件变更超过五次后,或管理者代表认为有必要改版时,由文件管理员负责对文件进行换版。66 外来文件控制

8、凡各部门因工作需要,将外来的文件列为工作执行的依据或标准时,这些外来的文件须按受控文件进行控制。并在每一份外来文件的封面上加盖 外来文件 章以识别。67 作废文件的控制为防止作废文件的误用、错用,文件管理员需在作废文件的封面上盖上作废文件 章以示区别。68 记录的控制681记录表单的设计和控制相关程序文件的制订者,应按质量记录的要求,在程序文件中设计记录表单,以记录有关的质量信息。由文件管理员负责将所有表单登记于 质量记录清单 。对临时增加的表单,若使用期限超过一个月仍需使用时,则必须在相应文件中加入此表单。表单的修订与原文件表单的修订方法相同,但表单的版本可以独立于文件。682 质量记录填写

9、要规,字迹要清晰,接收质量记录的相关部门对有缺陷的质量记录应及时通知记录部门纠正。683 质量记录填写不得随意涂改,如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖更改人的印章或签上更改人的及日期。684 质量记录由规定的保存部门保存,保存部门应依据记录的性质分类保存,并注意提供适宜的保存环境,防止记录损坏、发霉和丢失。685 质量记录如超过保存期或其他特殊情况需销毁时,由管理人员填写文件销毁申请单,管理者代表审批后执行销毁。686 本公司人员调阅质量记录必须由记录保存部门负责人批准。非本公司人员调阅质量记录必须由管理者代表批准。687质量记录的保存期限参照

10、质量记录清单中的规定。69 记录保存691 受控文件一览表 须由文件管理员维持最新状态。692 文件分发表 由文件管理员保持最新状态。693 文件补发申请单 由文件管理员保存三年。694 文件变更申请通知单 由文件管理员保存三年。695 质量记录清单 由文件管理员维持最新状态。7 附件71 受控文件一览表KB/QR001-01 72 文件分发表KB/QR001-02 73 文件补发申请单KB/QR001-03 74 文件变更申请通知单KB/QR001-04 75 质量记录清单KB/QR001-05 余市康明机械.7/17 受控文件一览表文件类别：外来文件序号文件编号文件名称版本登录日期更新日期

11、1 中华人民国经济合同法1993 2 中华人民国标准化法实施条例1990 3 中华人民国计量法1986 4 中华人民国劳动法1995 5 中华人民国质量法1993 6 ISO 9001:2008 质量管理体系要求2008 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 有续页请制表：KB/QR001-01.8/17 余市康明机械受控文件一览表文件类别：一阶文件 序号文件编号文件名称版本登录日期更新日期1 KB/QM01 质量手册A/0.9/17 有续页请制表：KB/QR001-01余市康明机械受控文件一览表文件类别：二阶文件 序号文件编号文件名称版本登录日期更新日期1 KB/QP0

12、01 文件和记录管理程序A/0 2 KB/QP002 管理评审程序A/0 3 KB/QP003 人力资源管理程序A/0 4 KB/QP004 设备管理程序A/0 5 KB/QP005 与顾客有关过程管理程序A/0 6 KB/QP006 采购管理程序A/0 7 KB/QP007 生产过程管理程序A/0 8 KB/QP008 标识和可追溯性管理程序A/0 9 KB/QP009 顾客财产管理程序A/0 10 KB/QP010 产品防护管理程序A/0 11 KB/QP011 监视和测量设备管理程序A/0 12 KB/QP012 部审核程序A/0 13 KB/QP013 产品的监视和测量管理程序A/0

13、14 KB/QP014 不合格品管理程序A/0 15 KB/QP015 数据分析管理程序A/0 16 KB/QP015 纠正和预防措施管理程序A/0.10/17 有续页请制表：KB/QR001-01余市康明机械受控文件一览表文件类别：三阶文件 .11/17 有续页请制表：KB/QR001-01余市康明机械序号文件编号文件名称版本登录日期更新日期1 KM/QI-001 文件资料管理办法A/0 2 KM/QI-002 岗位职责与技能要求A/0 3 KM/QI-003 公司中层干部任命书A/0 4 KM/QI-004 5 KM/QI-005 质量目标考核办法A/0 6 KM/QI-006 岗 位 任

14、 职 要 求A/0 7 KM/QI-007 仓库管理制度A/0 8 KM/QI-008 搬运、包装、防护及交货管理办法A/0 9 KM/QI-009 生产设备维护保养制度A/0 10 KM/QI-010 进料检验规A/0 11 KM/QI-011 出厂检验规A/0 12 KM/QI-012 数控车床安全操作规程A/0 13 KM/QI-013 台式钻床安全操作规程A/0 14 KM/QI-014 仪表车床安全操作规程A/0 15 KM/QI-015 钻铣床安全操作规程A/0 16 KM/QI-016 攻丝机安全操作规程A/0 17 KM/QI-017 铣床安全操作规程A/0 18 KM/QI-

15、018 超声波清洗机安全操作规程A/0 19 KM/QI-019 风焊机安全操作规程A/0 20 KM/QI-020 半成品检验规A/0 21 KM/QI-021 下料机操作规A/0 22 KM/QI-022 打毛孔车床操作规A/0 23 KM/QI-023 数控车床操作规A/0 24 KM/QI-024 半自动打孔机操作规A/0 25 KM/QI-025 对割车床操作规A/0 26 KM/QI-026 铣床操作规A/0 27 KM/QI-027 磨床操作规A/0 28 KM/QI-028 氮化过程操作规A/0 29 KM/QI-029 下料车间 5S标准指导书A/0 30 KM/QI-030

16、 数控小仓库 5S标准指导书A/0 31 KM/QI-031 产品质量奖惩规定试行A/0 32 KM/QI-032 检验区 5S标准指导书A/0 33 KM/QI-033 氮化车间 5S标准指导书A/0.12/17 受控文件一览表文件类别：三阶文件 序号文件编号文件名称版本登录日期更新日期有续页请制表：KB/QR001-01.13/17 余市康明机械文件补发申请表申请部门：申请人：申请日期：申请理由：文件破损须交回破损文件 文件遗失 未列入分发对象 分发份数不足 供外部参考用须经管理者批准 其它：文件编号文件名称数量文件编号文件名称数量管理者代表供外界参考时核准申请部门负责人.14/17 KB/QR001-03 余市康明机械文件变更申请通知单文 件 名 称类别编号版本变更原因：建议变更容旧：新：建议变更方式：换页换版.15/17 申请人：日期：日期：KB/QR001-04余市康明机械质 量 记 录 清 单编号：序号记录编号记录名称版本保存部门保存期限备 注.16/17 制表：KB/QR001-05余市康明机械文件分发表序号文件编号文件名称发放部门数量签收人/日期回收人/日期备注.17/17 KB/QR001-02