国风项目电子文档管理系统使用手册.pdf

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1、国风项目电子文档管理系统使用手册目录国风项目电子文档管理系统使用手册.1功能概述 .2函件类 sheet 页功能介绍 .2查询及调用功能说明.2新建一行记录资料.2文件夹自动打开功能.5回复对方函号的填写.6回复对方函件的跳转.6回复对方函件的链接调用.6检索对方回复的本函.7函件答复的检索及超期提醒.8函件自动统计功能.9存档备份的登记 .10存档及其核对功能说明：.10文件夹的自动建立.10扫描件的自动拷贝存档.11附件扫描件的自动拷贝存档.12扫描件批量存档 .14扫描件存档检索确认.16纪要类 sheet 页功能介绍：.17查询及调用功能说明.17文件夹的调用 .17存档及其核对功能说

2、明.18工作日的设置 .21功能概述国风项目电子文档管理系统是一套基于Excel 的 VBA 和公式的软件，可以在Excel 打开，表格公式可以自动实现来往函件的关联、追溯，定位、查阅以及提醒功能，功能按钮可以对扫描文档的单个自动存档或者批量命名和存档，以及存档情况的检查等功能。该套系统在国内外各大型工程项目上总结开发而来，对于文档之间的高效存档、查询和查阅具有独创性。也可就应当的文档实现超期提醒，方便函件的高效沟通和传达，对于没能按期传达的文档进行自动超期统计，也给工期索赔工作提供了数据支持。本套系统直接在Excel 上运行，无需配置数据库和系统，方便实用，实为各类工程项目文档管理的便捷工具

3、。函件类 sheet 页功能介绍查询及调用功能说明新建一行记录资料在模板中的任意一个sheet 表页，灰色背景部分单元格都是自动显示（例如下表I列到 Q 列），不需要手工填报，只有白色背景部分单元格手工输入（例如下表B列到 H 列）选择最后一行有数据的内容，并下拉，比如当前选择第一行A 列一直到S 列，下拉一行后结果如下：这里将公式都带入到新行便于直接使用，内容可以做相应修改，比如函号是默认递增，可以不改，“函件主要内容”，“提交日期”以及“回复业主原函号”可以根据实际进行修改。v e“航.=，一m序曲叫“也R-言，t,;1理嗣4c。P 在国帽、喇.回.”.,.,:.”,ll,a.涵，5”由，

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5、帽”.唱唱团、事，町.,.，忌，啕咱.。”，皿白白7冒1且 l,Ee-6=町乙型！.翩翩飞画旷.信.国圃，文件夹自动打开功能点击 A 列可以关联打开该文档的文件夹，例如在该表点击 A3 打开如下：m 曹畸I二，国白舶.”一一.c .冒地.-“栩瞩刷嗡驴，.鼻画驰.：，。位研西至，确a rw.”aI I协.”.-.1 声丽司弓丽丽石王军面”川忡忡盼馆呻mMMmwmH年.,饵”四”t,:WW U.眩圃a耐c!:!l!垂l回国”.，.略鼠俨.-HRIVSP-81-C-OOCT 002 主页共享!If 口z；时吐、:1也割擅自，曾.U喧世协向111.:tJr，毒草.!国帖除由企亏式1J:f1”！l凹.

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7、、在革如，.Adobe Acrobat-273阻Adobe Acrobat“273 KB io1 回复对方函号的填写对于我方发函和业主来函sheet 页中，对于H 列所填写回复的原函号，是指所答复的对方的函号回复对方函件的跳转I 列可以通过填写的回复的函号自动检索到该函件的内容，点击该列内容可以跳转到对应的sheet 页的对应记录，例如在“业主发函”点击I2，跳转到我方发函的对应单元格：回复对方函件的链接调用J 列通过公式自动检索到该回复函件的日期，通过点击该日期可以打开该函件的文件夹，例如点击业主发函的J2 自动打开我方发函的“HRWSP-B1-D-EKFCT-001”的MUHH m舶I阳明

8、白“.g号、s，看，例，J.,-.M阳曹四也 麟圄蝇吨J111.-T._ I 1:;：.；泪-i咱白”主些些:1J徊=民脚eJ,.B.,.，。”忧。”山e”呻捕。a吩庐”dhtum，ua.-.牵制台.，.oa宽皿旦旦旦liMS罩a民.陋俨蝇，文件夹如下：检索对方回复的本函L、M 和 N 列检索出对方回复的该函的函号、内容和日期，通过公式HRWSP-81-O-EKFCT-001 口x 主页其事S:lf ，曾口二二lllf飞回：I也领量擅自、，；拜Ct圭量E噩噩.、JU哇阳划向羁罔，主S藏局回ltJfn1 草白白F品时金可血，Jf1捆吧勤E事tS新凰哇lij!lc呈工民9.！嚣笛且由呵ll:供蒂伊

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11、.-言.舍.!-1.乒二幅 g”4.-i 且副主主-i fet-a 啕izi 且im四”趾蛐.百自南-l.I 11:11 ,.”J 民.昵.剑E而事忑5志石面开.-2.,.”随店”忡忡dw陆幅幅幅，咱mu川pmm”阿.a词$.阳M1J且主旦I幅画-b.ci,.俨圄天数都标红来突出显示。函件自动统计功能S、T、U、V 列统计出函件的参数：A-.气Z艺.，.，.：.,.,.,_.：.-c国m也一.,.,._ g”.-”,.d 也 .甸一川崎 叫咱阳”.Uo,611 些1,.I.t.-盐护.,.，。”虑。”巾”鸡”。，叫组h1%号”甸回国！.！组 HM;.aa-.e，湾.-国俨z：庸如瓦坠19否。是

12、是T u v w 文件总数；妥If!)主ttf.致米时卫总数上传服务;i:t效应2 2 1 21 这里统计的数量需要针对提交了“提交日期”的文档如果“提交日期”为空，则没有登记提交时间，那么这个文档不参与统计。这样做的目的是当该文档还在撰稿的过程中，或者对方并位实际签收，那么该文档是随时可以取消的，故不纳入统计。只有当对方正式签收，才登记提交日期，并纳入系统统计中来。存档备份的登记“是否上传服务器”列系手工登记，以便备查。存档及其核对功能说明：文件夹的自动建立鼠标双击B 列对应单元格，在相应文件夹下自动建立本单元格同名的文件夹。-A B D E 序号函号f提交日期责函件主要内否111ainco

13、ntent t r N。Fcode r;-r;-sub1111t datQ._ 1 HR冒SP-Bl-0-ERFT-001关于回复设计问题的函2016-11-11 2 HRl!SP-Bl-D-ERFCT-002 关于付毅的函3 自RIISP-Bl-D-ERFT-003关于回复进度问题的函2016-()-14+-飞R 是否上传服务器卡是量是扫描件的自动拷贝存档鼠标双击D 列对应单元格，例如D3，选择对应pdf 文件，则拷贝在对应该文档命名的文件夹下并以该文档名的pdf 文件，打开该文件夹可见:：，.胃”安毡，白“，.II I.A.画:,.守自，金.，、.,d.、电.8，告.,.b ,.咱:,.,

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19、元格，弹出，填写需要连续读取的文件的数量，然后填写读取的扫描文件的顺序间隔数（如果是每个函件和附件交错在一起分别扫描，那么存在两种类型反复交错的情况，所以这里设置间隔为2，便于区分。如果是每个函件单独集中扫描，则不存在交叠，那么这里编号是顺序的，间隔填写 1），选择起始编号的文件设窒文科技输入连续读取的女件的个数设置文件撒设置连续读取的文件的编号阁眉:!:!里主！盟主顺着丁，点确定之后可以批量读取函件卡至指定文件夹（如果文件夹没有则自动创建）。比如当前双击的F5 单元格，选择的集中读取的“HRWSP-B1-D-EKFCT-003”函件本回翻I;t w.领用户，而叮民，豆iii Newd。归me

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23、的pdf 文件:可以连续读取大量会议纪要的pdf 文件到指定文件夹下，鼠标双击E列起始录入文件对应单元格，输入需要连续读取的个数：-NewdocurT回nts-0-1.p:盯F-.孟Q幅咎！；量记王主,t:;:查毫豆草房jt.:街由自乞：经松达南且苦细 毒“v如vn盹!flt 文件芷阴阳脆二J“飞！I”蝇2峙号”静莹三毒费1 NiWdO阳睛，、“食咀撞击4下量tmlDI 乱是道讯司的佳呈，、.修改主F2墨等I)escanco00町巾d剧18个骑自注岸3个(;j昌 叫9k8？丰于哗哗哗等哗哗，气畴，叫awawd吟唱哗埠，吁立主t叉？又立文立虫立主文主立立起阳阳阳附阳阳阳町附即附附附阳阳阳2剧，1

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