office文档及PDF文件使用技巧.pdf

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1、office文档及 PDF文件使用技巧Q1:word 文件如何转换为PDF文件？A:只要你装了Adobe Acrobat（完全版），使用word 的打印机功能，选择PDF 打印机即可直接将Word文件轻松地转为PDF文件。Q2:为什么 word 中的空格变成了点？A:你大概是使用了“显示编辑标志”功能，如果你不想看见它们，可以到“工具|选项|视图|格式标记”中去掉它，其他一些标记的增减也在那里进行。Q3:我如何关闭/开启拼写检查？A:很多时候我们讨厌某些专有名词下面出现的那些红色的波浪线，这实际上是一个拼写检查的过程。如果你想去掉它，到“工具|选项|拼写和语法|拼写”中修改一下。你想再使用这个

2、功能的话，反操作即可。Q4:怎么完全去掉页眉，包括那条讨厌的横线？A:全选整个页眉，然后“格式|边框和底纹|边框|自定义”，在预览中点掉下面那条横线。Q5:怎么在 word 中设置不同的页眉、页脚？A:我们应该掌握分节符的功能。在一页的开始插入一个分节符（下一页），然后打开“页眉页脚”对话框，在某一页时选择是否“与上一节相同”。如果否，就可以单独编辑该页页眉页脚了。Q6:我使用公式编辑器，但有公式的一行行距却明显变大，怎么办？A:其实有公式的一行行距变大是很正常的，在一般的文章或教科书中皆是如此，你大可不必在意。如果你就是觉得不好看，那你只能把文章的整体行距加大了，直到你满意为止。Q7:公式有

3、灰色底色怎么办？A:公式有灰色底色一般并不会影响打印效果，如何一定要让阴影消失，可以尝试执行“工具|选项”命令，在“视图”选项卡的的“域底纹”选项设置为不显示。Q8:word 中有下划线，不知道有没有上划线？A:word 本身没有提供上划线功能，不过你可以用公式编辑器编辑成上划线。Q9:我的 word 启动速度太慢了，怎么回事？A:可能原因：1.你的杀毒软件对你的office文档实行了实时监控，你可以在你的杀毒软件的选项中把这项功能去掉；2.你装了很多软件的office插件，例如 mathtype、金山词霸，你可以到C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11

4、STARTUP 中所有的dot文件统统删除。Q10:我想将 word 中的图片存成单独的文件，可以吗？A:当然可以，而且方法不止一种。1.你可以复制图片，粘贴到画图程序中，保存；2.你可以把word 文件另存为html 文件，然后到对应目录中去找你想要的图片吧。Q11:我移动/放缩图片的时候总是不能得到我想要的位置大小，怎么办？A:在这个时候，你可以同时按下alt键去移动放缩，这时候你所移动的步长就是连续变化的了。同时alt键同样可用于调整标尺和表格尺寸等尺寸调整上Q12:无法用公式编辑器编辑公式，提示“Word无法打开文档，用户没有访问权”怎么办？A:关掉杀毒软件如Norton 的 Offi

5、ce插件（other|miscellaneous杂项）Q13:菜单和工具栏消失怎么办？A:(1)关掉 word，删除 normal.dot，然后重新打开word(2)如果还不能解决的话，就在注册表里删掉HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMICROSOFTOFFICE10.0WORDDATA下的所有键值。(3)如果还无法解决，可试试新建一个Windows 用户，用新的用户登陆，说不定有意想不到的效果哦。Q14:用 pdf 打印把 doc 转为 pdf 文件，希腊字母乱码怎么办？A:将希腊字母都换成 symbol 字体即可。Q15:如何恢复损坏的Word 文档？A:当 Word 文

6、档无法打开时，可考虑采取以下措施：(1)首选用 Word的自动恢复功能。用于刚出问题的情况，而且问题是Word打开文件可以，但是打开后出错或死机的情况:)在打开文件中且死机前，断一下电，1/3 的情况可以恢复。(2)使用 undelete类软件：用于刚出问题的情况时。一般 Word修改文件时都创建临时文件。到修改 word 文件的目录下去找（不受系统temp 和 tmp 变量的影响）。偶有成功者。(3)使用 word 的恢复功能：即在 word 中，文件|打开命令，选择打开文件的类型为“从任意文件中恢复文本”，然后打开，如果不行，可以试用wps97 或 wps2000读入 word 文件，也许

7、也有可能恢复。(4)用 16 进制编辑器如UltraEdit32、Winhex 等打开 Word文档，把文件的第一个字节改为00，转 3，如果还不行就任意修改文件头，甚至可以适当删掉100 个以内的字符(5)用 word recovery tools可以恢复任意损坏的word 文件。Q16:如何在分栏状况下正确插入脚注？A:工具-选项-兼容性-采用 word 6.x/95/97的方式排放脚注Microsoft Office Excel篇:Q1:excel里怎样将横行的内容复制到竖行里?A:选中要复制内容所在单元格，复制，然后单击目的区域的最上端单元格（注意不能和原横行重复），编辑(or右键菜单

8、)选择性粘贴转置Q2:如何用指定的数据分别作为横纵坐标绘图？A:“数据区域”选项卡下选y 轴数据，要画几条就选几组；在“系列”选项卡下的“分类（x）标志”选x 轴数据。Q3:如何在同一张图中绘制柱状和线状等多种图表类型？A:先选择一种图表类型按正常的图表绘制方法绘制出多个图，然后选中要更改图表类型的曲线，修改其图表类型即可。Microsoft Office PowerPoint篇:Q1:如何在 PowerPoint中插入 Flash？A:菜单命令“工具栏控件工具箱”,单击“其他控件”，选择shockwave flash object，画出矩形框，然后在属性的自定义对话框中填入flash文件（*

9、.swf）的路径，保存即可。Q2:如何保护PowerPoint演示文稿不被他人修改？A:执行“工具|选项”命令，在“安全性”选项卡下，根据自己保护文档不被查看或不被修改的要求，在“打开权限密码”或“修改权限密码”框中键入密码后，单击“确定”按钮即可。Microsoft Office Outlook篇:Q1:Outlook中如何保存附件？A:Outlook Express：选择“工具|选项”命令，在“安全”选项卡下取消对“不允许保存或打开有病毒的文件”选项的选择。Outlook 2003 中要想保存附件后缀名为exe 的文件，可进行如下操作：在开始-运行里面输入 regedit后打开注册表编辑器

10、找到下列注册表项：HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice10.0OutlookSecurity 新建名为Level1Remove 的字符串值，用鼠标右键单击新字符串值的名称，然后单击修改。键入想要 Outlook 2003 访问的文件类型的扩展名，例如.exe;.com。完成后，单击确定。退出注册表编辑器。Q2:Outlook无法发送邮件怎么办？A:出现此问题的原因很多，但最常见的解决办法是执行“工具|帐户”命令，在帐户属性当中的“服务器”选项卡下选中“我的服务器要求身份验证”，在“设置”中选择“使用鱼接收邮件服务器相同的设置”。此外还有可能是nort

11、on等杀毒软件的设置问题Q3:如何改变Outlook Express的邮件默认存储位置？A:执行“工具|选项”命令，在“维护”选项卡下单击“存储文件夹”按钮，选择要新的文件存储位置即可。Adobe Acrobat篇:Q1:如何在 PDF中用金山词霸取词？A:直接 copy 词霸里面的xdict32.api到 reader 目录下面的plugins目录。如果此时还不能取词，是pdf 本身文件是扫描仪扫描的图像的问题。Q2:PDF文件如何转化为Word 文档?A:使用 Adobe Acrobat或 Adobe Acrobat Reader的完全版打开PDF文件，将其另存为*.doc或*.rtf文档格式即可。Q3:PDF文件被做了安全设置，没法执行打印、复制和另存等操作怎么办？A:如果是因为用PDFLock插件，直接把PDFLock文件夹拷贝到acrobat的 plugin目录下。然后打开PDF文档，在“文档|安全性”中选择PDFLock有关的设置即可。其他:Q1:装了金山词霸后为何有时浏览网页的时候网页会自动关闭？A:这是由于软件bug 所致，安装金山词霸补丁sp3 即可解决。