关于Word的几个实用技巧.pdf

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1、关于 Word的几个实用技巧电脑常识 2009-12-24 07:25 阅读 33 评论 0 字号：大中小【Word 一栏与多栏文本快速混排】【用Word 做个世界上最复杂的汉字】【用Word 制作漂亮的个性日历送给朋友】【巧用 word 邮件合并功能批量制作荣誉证书】【按单字给Word 文档内容快速加上边框】【用 Word 2007 制作作文草稿纸】-【实用】:Word 一栏与多栏文本快速混排-在默认情况下，Word 的 Normal 模板被设置为一栏格式，因此，当我们输入文本段落时，输入的格式也是一栏。然而有时候我们需要在一段文字之后使用两栏或三栏的格式，而在分栏的文字之后又可能再使用一栏

2、的段落，也就是说，经常会遇到一栏与多栏混合出现在同一文档中的情况。通过设置分栏格式，就可以轻松实现一栏与多栏混合出现在同一文档中。例如，有时我们写一篇文章，先有一段介绍文字是一栏的，介绍完了之后就出现两栏或多栏的文本，在最后再加一段一栏的小结，在一些文摘类杂志中经常遇到这种情况。下面我们就来看一下如何实现一栏的段落与多栏文本的混合使用。1.在 Word 中新建一文档后，先输入一段介绍性文字，如图1 所示。图 1 2.将插入点定位到这一段落下方，然后选择菜单命令“格式|分栏”。3.在“分栏”对话框中选择想要分成的栏数，例如“三栏”，然后在“应用于”右侧选择“插入点之后”，如图 2 所示。如果需要

3、在栏与栏之间加分隔线，则选中复选框“分隔线”。设置完毕单击“确定”按钮。图 2 4.输入将要出现在分栏中的文字，如图3 所示。5.将插入点定位到分栏文字结尾处下方，然后选择菜单命令“格式|分栏”。6.在“分栏”对话框中选择“一栏”，在“应用于”右侧选择“插入点之后”，如图 4 所示，然后单击“确定”按钮。图 4 7.继续输入最后一段小结文字，如图5 所示。图 5 这样就轻松实现了在同一文档中一栏与多栏文字并存的格式。=用 Word 做个世界上最复杂的汉字-在民间有很多年画、对联上印着一个大字“招财进宝”，这个“字”不仅好看而且很有意义(如图 1)。但自己手工写出的这个“字”，总是让人恶心三天，

4、于是想起了常用的文字处理工具 Word 2003。1、在机器中安装上“方正行楷繁体”字体(从网上下载下该字体，解压后直接复制粘贴到“系统”所在盘中的WINDOWS文件夹下的Fonts 文件夹中就可以了。)。2、启动 Word 2003 输入“宀、王、缶、隹、财、召、辶”这几个文字和偏旁部首。偏旁部首可以在“全拼输入法”状态下，输入偏旁这两个字的拼音 pianpang，前后翻页去找“宝盖儿”和“走之儿”这两个偏旁。(如图 2)3、选中这些文字和偏旁，设为“方正行楷繁体”字体，再手工设为88 号字(好大家一启发)，然后再选中除“走之儿”之外的所有文字和偏旁，设为加粗。(如图 3)3、选中“宝盖儿”

5、，单击“编辑”复制，再单击工具栏上的“新建空白文档”按钮新建一个文件(如图 4)。在新建的文件窗口中，单击“编辑”选择性粘贴，在打开的“选择性粘贴”对话框中单击“图片(Windows 图元文件)”(不能选“图片(增强型图元文件)”，选它粘出的图片放大、缩小时有麻烦。)，点“确定”退出(如图 5)。单击粘出的“宝盖儿”，这时它的四周会出现8 个黑色小方块的控制点，把鼠标指针指向右侧中间的那个控制点，按住左键向左拖动，接近“宝盖”笔画时松手(如图 6)。双击粘出的“宝盖儿”，在打开的“设置图片格式”对话框中，选择“大小”选项卡，在“尺寸和旋转”项中的“高度”框内把 4.95 厘米改为 8 厘米(如

6、图 7)。再到“版式”选项卡中选择“紧密型”(不设为“紧密型”，接下来各部分没办法往一块拼接。)，最后点“确定”退出。(如图 8)4、仿照上步的做法，依次把王、缶、隹、财、召这几个字也使用“选择性粘贴”中的“图片(Windows 图元文件)”粘贴到新文件中，拖动控制点调整其大小(如果看不见右侧中间的控制点，可以先指向左侧中间的控制点向右拖动。)，并且在“设置图片格式”对话框中的“版式”选项卡中也都设为“紧密型”，但这几个字的大小就不用改了，最后再把字拖到它在大“字”中的位置，微调位置时，可以使用上下左右光标键帮助完成。5、按住一个Shift 键，分单击召、财、隹、王、缶和宝盖儿，然后鼠标指针对

7、准它们中的任意一个字或偏旁，右键单击，左键单击“组合”组合，把它们组合成一个整体。(如图 9)6、把“走之儿”以普通方式直接粘贴到新文件中，选中它把它设为188 号字，再单击“格式”字体，在打开的“字体”对话框中，选择“字符间距”项，在“缩放”框中，手工改为 120%，点“确定”退出。(如图 10)7、拖动组合成一个整体的那部分字到“走之儿”相应的位置。这样“招财进宝”这个大“字”就打造出来了。=用 Word 制作漂亮的个性日历送给朋友-不用太复杂的软件，菜鸟就可以用我们最熟悉的Word 2003 制作出自己想要的日历来，具体操作如下。一、进入“日历向导”模板(1)单击“文件新建”命令，在右侧

8、“新建文档”任务窗口中，选择“本机上的模板”选项。(2)打开“模板”对话框，单击“其他文档”选项卡，选中“日历向导”选项，单击“确定”按钮，如图1 所示。图 1(3)弹出“日历向导模板，选择自己想要的样式及方向。这里选择“优美”样式，然后单击“下一步”按钮，如图 2 所示。图 2(4)选择日历的方向和是否为图片预留空间，这里选择“横向”和“是”单选按钮，然后单击“下一步”按钮，如图 3 所示。图 3(5)选择准备打印的日期范围以及是否要打印农历和节气，选择好后，如图 4 所示，单击“完成”按钮。图 4(6)生成结果如图5 所示图 5 二、插入图片及艺术字软件自动生成的结果是黑白的，难以令人满意

9、，我们还需要进一步晚上它。可以加上漂亮的图片和吉祥的祝福语。(1)删除原来的图片，然后单击“插入图片来自文件”命令，插入一幅自己喜爱的图片，如图 6 所示。图 6(2)插入艺术字体。单击“插入图片艺术字”，弹出“艺术字库”对话框，选择想要的样式后，单击“确定”按钮，如图 7 所示。图 7(3)弹出“编辑,艺术字?文字”对话框，输入祝福语，并设置好字体和字号，然后单击“确定”按钮，如图 8 所示。图 8-(4)此时在 Word 中的图片和艺术字如图9，还没有达到满意的效果，需要调整它们的位置和大小。图 9(5)调整图片大小和艺术字的位置和大小，然后单击“绘图”工具栏中的“三维设置”给祝福语加上三

10、维效果，如图 10 所示。图 10(6)将右侧日历中的月份/“星期日/六”和元旦设置为红色，最终效果如图。其余月份设置如上，不在赘述。我们可以在其他月份中，插入家人的照片或者自己喜欢的图片，并添加上其他祝福语，如图 11 所示。图 11 三、打印日历单击菜单栏上的“文件 打印预览”命令，如果预览效果还不满意，可以继续调整直到自己满意为止。最后打印。打印纸张建议选择质量好一些，防水的数码相片纸张或者普通A4 纸，打印好后压模。这样就可以作为礼物送给亲朋好友啦!=带圈数字的输入-在 Word2000 中我们输入一些带圈的数字，如、时，通常是通过“插入/特殊符号”，或者通过选择输入法键盘为“数字序号

11、”（方法：对着输入法右边的小键盘点右键选择），然后结合Shift 键便可以输入。但是这些只能局限于输入10 以内的数字，其实我们可以通过另外一种方法来实现1199 之间的带圈数字的输入。选择“视图/工具栏”，将“其他格式”工具栏调出，然后点“带圈字符”按钮，输入相应的数字字符，选择一下相应的样式即可。要提醒朋友的是，如果你对这个字符进行字体放大的时候，会出现数字在圈外的现象，这时只需选中该字符，然后再点“带圈字符”按钮，打开对话框，确定即可。=精彩 Office XP 之中文版式方案篇-现在的中文编辑排版软件是琳琅满目，各式各样的都有，但是所有的排版软件在为中文加拼音时，都显得有点力不从心。记

12、得曾经为朋友打印小学一年级语文试卷时，其中有一段文字为了防止小学生不认识，全都是加拼音的。后来，我又是找符号，又是上标与下标的，整整一夜，才将不太平整与美观的拼音给了他，差点让我得了拼音恐慌症。下面就让我们来看一看XP 中丰富的中文版式，看看加拼音是否还很难。拼音指南这个功能就是为汉字加拼音用的，先选中需要加拼音的文字，然后单击“格式/中文版式/拼音指南”，打开“拼音指南”窗口（如图1）。由于拼音的字号是五号字，比较小，所以我们可以在图1 所示窗口对拼音的“对齐方式”、“字体”、“偏移量”（拼音与汉字之间的间距）、“字号”进行设置，设置好后，按“确定”就 OK 了（如图 2）。带圈字符带圈字符

13、大家一定不会陌生，在以前的Office 的符号库里就有这样的带圈字符：，只有十个。现在在XP 中，不但可以将带圈数字扩展到99，还可以将汉字带圈。单击“格式/中文版式/带圈字符”，打开“带圈字符”窗口（如图 3），在“文字”里面填上要圈的文字或数字，汉字只能写一个，半角数字写两个，然后选择“圈号”，最后选择一下“样式”，单击“确定”就行了（如图 4）。双行合一在编辑排版的时候，我们经常需要将两行文字合并成一行。过去的方法是：将第一行的文字改为上标，而将第二行的文字改为下标，很显然，这样不但麻烦，而且有时也不容易成功。现在XP 中的双行合一，就很容易了。先选中要修改的两行文字，然后单击“格式/中

14、文版式/双行合一”，打开“双行合一”窗口（如图5），如果想加一对括号什么的，可以在“带括号”前面打上勾，然后选择后面的括号样式，单击“确定”，效果不错吧（如图6）！其实在 XP 的中文版式中还有“纵横混排”、“合并字符”，操作十分简便，大家试一试就知道了，不再多讲。=-巧用 word 邮件合并功能批量制作荣誉证书-本文将以利用word 邮件合并功能批量制作荣誉证书为主题作阐述。学校工作纷繁复杂，学期有计划，学终有总结，任务有布置，完成有检查，优胜有奖励，其中打印荣誉证书便是常见工作之一。例如：现有10 名学生获奥赛奖励，要求为每位学生打印荣誉证书。任务分析：10 名学生证书逐个编辑并打印，这是

15、常规作法，我们可以word 的高级功能邮件合并非常轻松很简单的就完成此项工作，并且数量越大，越能显出他的优越性。制作过程：首先，打开excel 建立获奖学生名单表格，并保存为“获奖名单.xls”。（如下图）然后，打开word 建立荣誉证书模板。(1)、点击“工具”菜单“信函与邮件”“显示邮件合并工具栏”，打开邮件合并工具栏。（如下图）（2）、点击“文档类型设置”按钮：选择“信函”；点击“打开数据源”：选择上一步所制作的“获奖名单.xls”；（3）、点击“插入域”按钮，分别插入三个域：姓名、科目、奖励等次。（4）、编辑当前文件，加入必要的文字，完成模板制作，最终如下图：（5）、点击“合并到新文档

16、”按钮，word 自动建立新文档，并批量输出荣誉证书。如下图是王思同学的荣誉证书。至此，我们所有的荣誉证书便很轻松的完成了。其实，在我们实际应用中，许多与批量输出有关工作都可借助word 为我们提供的“邮件合并功能”来完成，如批量打印名片、单个学生成绩单、工作工资条等，并可以得到事半功倍的效果，岂不乐哉！=-按单字给Word 文档内容快速加上边框-使用 Word 的稿纸向导可以把整篇文档全部设置成稿纸样式。如果我们需要对文档中的某一部分设置成稿纸样式，如图1 所示，那么应该如何处理呢?使用稿纸向导肯定是不行的。那么我们不妨变通一下，给这些文字外面加上方格，将整个表格设置成稿纸的样子，不就行了吗

17、?第一步：先选中要加格的文字，按下“Ctrl+F”快捷键或点击功能区“开始”选项卡“编辑”功能组中的“替换”按钮，打开“查找和替换”对话框。点击“替换”选项卡。在“查找内容”的输入框中输入“?”，在下方“替换为”输入框中输入“&$”，如图 2 所示。以上内容均需在英文输入法中输入。点击“全部替换”按钮，就可以将选中的每一文字后加上“$”符号，这可以方便我们后面给文字加框。替换完成后会弹出一个消息框，询问是否搜索文档的其它部分。点击此消息框中的“否”按钮。消息框及替换结果如图3 所示。然后关闭“查找和替换”对话框。第二步：选中替换完成的文字。点击功能区“插入”选项卡中“表格”功能组“表格”按钮下

18、的三角形，在弹出的菜单中选择“文本转换成表格”命令。如图4 所示。此时会打开“将文字转换成表格”对话框。先在对话框下方的“文字分隔位置”项目中选择“其它字符”单选项，并在其后的输入框中输入“$”符号。然后在上方的“列数”输入框中设置所需要的列数，如本例中设置为“25”。如图 5 所示。此处设置的先后顺序不能颠倒。确定后，所选中的文字就全部放到一个表格中了，而且那些“$”符号也都无影无踪了，如图6 所示。第三步：这一步其实是表格修饰的过程。如果对于表格的美观程度并不太在意的话，这一步操作可以省略。要想得到图1 所示的效果。请先选中刚刚得到的表格，点击右键，在弹出的快捷菜单中选择“表格属性”命令。

19、打开“表格属性”对话框。点击“表格”选项卡，然后点击下方的“选项”按钮，打开“表格选项”对话框。如图7 所示。设置“默认单元格边距”的“上”、“下”均为“0”，同时为使文字均位于单元格的正中间，可以试着调整“左”、“右”边距为“0”和“0.05”。选中中间“允许调整单元格间距”复选项，并在其后方的输入框中设置间距为“0.05厘米”。完成后，点击“确定”按钮，一切就算是OK 了。=-用 Word 2007 给孩子制作作文草稿纸-【利用表格功能来制作】自己动手制作也很简单，运行Word2007后点击功能区的“插入”切换到“插入”面板下，点击“表格”在下拉菜单中选择“插入表格”命令插入一个2 行 2

20、0 列的表格；通常作文稿纸两行之间的一行为“分隔区”，于是选中第二行后右击在弹出的快捷菜单中选择“合并单元格”将第二行合并（如图 1）；拖动鼠标选中这两行后按下Ctrl+C 复制，将鼠标光标定位在表格下面的回车符之前，按下Ctrl+V 进行粘贴，反复执行相同操作（也可以按下F4 或 ctrl+y 键）直到达到想要的行数为止。点击表格做左上角选中整个表格后右击选择“表格属性”打开属性对话框，点击“边框与底纹”按钮，然后在“颜色”下选择“海绿色”，确定后退出为表格填充上海绿色的边框（如图2）。最后在表格的右下角，在“插入”面板下的“文本”功能区找到“文本框”插入一个文本框，在文本框内输入说明信息（

21、比如“2020”），还可以根据打印幅面进行适当调整，这样一页作文稿纸就制作完成啦（如图 3）。小提示：用该方法制作的作文稿纸，不便之处在于，当输入一个字符后要按一下方向键才能跳转到下一个格子中。【利用稿纸向导加载项】利用表格来制作作文稿纸很简单，但是我们总是希望把问题简化到极致。于是通过Word 的稿纸加载项来制作就超级简单，在Word 2003 中得安装微软的稿纸加载项插件，而在Word 2007 中就已经自带这个功能啦。首先新建一个空白文档，然后点击切换到“页面布局”面板下，在功能区点击“稿纸设置”打开“稿纸设置”对话框，在“格式”后选择“方格式稿纸”，根据需要选择好行数和列数、选择好页面大小和纸张方向，最后就是设置页眉和页脚了，比如这里设置页脚样式为“行数 列数=格数”，位置对齐方式为“靠右”。为了更加符合中文行文的习惯（比如不允许标点符号出现在行首），勾选“按中文习惯控制首尾字符”和“允许标点溢出边界”，确定后退出就可以啦（如图4）。+