竣工文件的收集鉴定整理.ppt

《竣工文件的收集鉴定整理.ppt》由会员分享，可在线阅读，更多相关《竣工文件的收集鉴定整理.ppt（59页珍藏版）》请在淘文阁 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、提要n n交工验收前后工作重点的转换n n竣工文件的鉴定n n竣工文件的预整理n n竣工文件的整理n n竣工文件的移交n n做好日常管理工作一、交工验收前后工作重点转换n n建设期间工作n n交验后工作（一）建设期档案工作n n文件形成规范性、原始性和真实性n n文件的收集和分类完整性和系统性n n文件的保管（二）竣工文件编制阶段n n鉴定规范性、原始性、真实性、完整性n n预整理系统性n n保管二、关于鉴定工作n n从规范性、原始性、真实性、完整性来鉴别档案质量和归档与否。规范性一、制成材料.A复印纸，激光打印.擦除铅笔字迹；圆珠笔、复写件的，要求复印，将复印件附后归档.因字迹褪变造成档案模

2、糊或字迹难以辨认的，应予重做档案。重做件应符合要求.表面整洁污损、锈蚀、发霉、破损等情况的，应替换、补做 规范性二、签署完整签名、日期、意见、盖章三、内容填写符合要求四、文字、图纸、表格一致五、记载项完整无缺（空白部分要斜线划掉或加盖“以下空白”章）原始性和真实性n n原始性是文件与档案的本质特征-工程文件是建设与管理活动中直接、自然形成的第一手资料，它是孤本，具有不可再生性。n n内容的原始性要借助于形式的原始性来确认，原件为集两种原始性于一身的代表n n确认原件看是否为自然形成的、并经签字盖章确认、符合实际情况的n n未经签字盖章的复印件、打印件不能认作原件。准确性n n设计与竣工一致n

3、n图纸与文字一致n n图纸、文字内容与实际施工一致n n施工台帐记录与附件材料、与实际一致n n总体与分部一致n n使用的表式文件与分部分项工程内容准确无误完整性n n符合归档范围的要求符合归档范围的要求n n管理性文件应闭合管理性文件应闭合.报告和批复闭合报告和批复闭合.通知和反馈闭合通知和反馈闭合n n前后对应前后对应评定和质检、试验资料相对应评定和质检、试验资料相对应n n一份完整有效的文件，必须是内容完整、附件齐一份完整有效的文件，必须是内容完整、附件齐全，签字盖章齐全有效的文件全，签字盖章齐全有效的文件如何确定完整性n n对照合同分析文件数量、内容是否符合要求n n对照归档范围分析完

4、整性准确性n n对照工程施工、监理程序分析完整性准确性三、关于竣工文件的预整理n n包括管理性文件和质保材料的预整理n n整理内容包括:初步分类、初步分卷、卷内文件排列、卷内目录填写、备考表填写、案卷封面填写、案卷目录编制等。n n要求掌握各个环节基本原则、思路、方法和标准。1.关于系统分类n n分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。n n分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况n n分类要清楚，不能相互交叉、包容。n n分类包括分大类和分小类。有的小类可以直接组卷。监理单位形成的文件n n监理管理文件：监理规划、细则、会议纪录、监理管理文件：监理规划、细则、会议纪录、月报、书面指令和文件、

5、质量事故及处理文件、月报、书面指令和文件、质量事故及处理文件、工程延期及费用索赔文件、交竣工证书及缺陷工程延期及费用索赔文件、交竣工证书及缺陷责任书、监理通知单、联系单及往来函件。责任书、监理通知单、联系单及往来函件。n n监理基础资料：监理工程质量评定资料、抽检监理基础资料：监理工程质量评定资料、抽检试验汇总资料、工序抽检资料、试验资料、监试验汇总资料、工序抽检资料、试验资料、监理日记等理日记等n n监理声像资料。监理声像资料。施工单位形成的文件n n管理性文件管理性文件n n施工基础资料：原材料试验、施工试验、施工施工基础资料：原材料试验、施工试验、施工记录、隐检记录、质量评定记录、隐检记

6、录、质量评定n n实体检测实体检测n n质安监检查、监测报警及销项、消警记录质安监检查、监测报警及销项、消警记录n n测量结果（轴线、断面测量等）测量结果（轴线、断面测量等）n n竣工验收文件竣工验收文件n n竣工图竣工图n n声像资料声像资料施工管理性文件的构成n n(1)总体开工令、开工报告及附件n n(2)施工组织设计、施工技术交底、图纸会审纪要和重要会审纪要n n(3)各分部、分项工程开工报告及其批复n n(4)总体和年度施工计划及工程月报表（第一期至末期）n n(5)工程变更、单价审核表及价格调整（一般变更按变更令号）n n(6)工程延期和索赔的报告及批复n n(7)每次工程质量、安

7、全检查的通知、检查意见及其整改报告、反馈意见（按质安监总站检查顺序排列）n n(8)工程安全生产、廉政建设、文明施工、合同管理等各种检查的通知、检查意见及整改报告（按质安监总站、建设单位顺序）施工管理性文件的构成n n(9)工程材料使用、工艺措施实施的报告及批复、地质补勘资料n n(10)工程决算审定书、最终付款证书n n(11)工程支付证书及工程计量表（按第一期至末期顺序）n n(12)项目部组建、项目经理任命、项目部印章启用、项目部人员变更及项目部被评为先进的文件材料施工管理性文件的构成n n(13)工程交工证书、工程缺陷责任期满证书及其缺陷期内形成的各种文件材料n n(14)工程施工总结

8、、竣工总结、工程交接表（工程变更一览表中内容描述要准确）n n(15)工程施工日记n n(16)工程声像资料管理性文件注意事项n n合同管理、项目部成立及印章启用、人员管理、施工总结、质量检查意见及整改情况、地质勘探材料、交工证书等归档难度大。n n表式文件如工程联系单、变更文件等没有文件标题或标题不准确，导致档案无法查找。n n设计变更文件的传真件、复印件多。n n施工日记内容记载不全不需归档的文件材料不需归档的文件材料n一般的普发性文件n重份文件n事务性文件n不符合档案保管要求的文件（模糊不清的、不耐久字迹材料形成的）施工基础资料n n施工基础资料：以合同段、单位工程为基础，施工基础资料：

9、以合同段、单位工程为基础，按照分部、分项或施工工序、线路前进方向，按照分部、分项或施工工序、线路前进方向，围绕评定、试验、质检形成的材料进行收集归围绕评定、试验、质检形成的材料进行收集归档。档。施工基础资料的构成和整理要点n n基础资料内容见竣工文件编制办法n n以线路前进方向，按单位、分部、分项工程和施工顺序进行整体排列n n作好单位工程划分表（施工、监理单位应一致）n n保证每个单位、分部、分项工程的完整无缺n n评定、质检和试验资料相互印证和对应、可相互追索施工基础资料存在的问题n n资料不完整（基础资料、竣表）n n签字不规范代签、漏签、不完整n n数据更改不规范涂改、刮改n n字迹材

10、料不规范铅笔、圆珠笔、复印、打印不满足要求n n表格格式没有采用业主印发通用表式n n复印、打印质量参差不齐n n装订边距不足试验资料存在的问题n n原材料质保单附在进场报验单后n n原材料质保单应是原件，钢材可以是复印件但要盖经销商红章n n质保单小于4应粘贴到纸上n n机电标段应特别注意质保单的完整n n水泥出厂质保单的有效性4.文件形成的质量要求（一）文件形成要满足原始性和真实性的要求。办理文件过程文件的签发人、审核人、经办人所签的名字必须是真人真名，不得代签或伪造，文件所签名字必须是手签，不能用电脑打印的名字。（二）文件使用的纸质栽体和字迹栽体质量要符合文件的长期、永久保管要求，文件打

11、印要用激光打印机打印，纸质载体不能使用热敏纸或感光纸等，字迹栽体不能使用易褪色的圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等。文件形成的质量要求 （三）形成的文件要满足完整性、有效性。一（三）形成的文件要满足完整性、有效性。一份完整有效的文件，必须是内容完整，附件齐全，份完整有效的文件，必须是内容完整，附件齐全，签字盖章齐全有效的文件。签字用电脑打印后盖签字盖章齐全有效的文件。签字用电脑打印后盖章，或签好名复印后盖红章，或同一内容填写后章，或签好名复印后盖红章，或同一内容填写后复印后签名、盖章，填写的内容不完整，不规范复印后签名、盖章，填写的内容不完整，不规范或漏填，附件不齐等的文件均为无效或不完

12、整的或漏填，附件不齐等的文件均为无效或不完整的文件。文件。（四）形成的文件要满足规范性、准确性，设（四）形成的文件要满足规范性、准确性，设计与竣工一致，图纸与文字或数据一致，图纸、计与竣工一致，图纸与文字或数据一致，图纸、文字和数据内容与实际施工一致，总体与分部一文字和数据内容与实际施工一致，总体与分部一致，同一个项目使用的文件表式和文件编号应统致，同一个项目使用的文件表式和文件编号应统一一致。内容填写规范完整、齐全。一一致。内容填写规范完整、齐全。四、工程档案的整理项目档案的整理工作，就是按照一定的原则和项目档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对项目档案进行系统整理和编目，并通过编方法

13、，对项目档案进行系统整理和编目，并通过编目将期内容与成份揭示出来的一种工作。目将期内容与成份揭示出来的一种工作。（一）工程档案整理原则.尊重文件原基础尊重文件原基础n n项目文件的形成有其自身规律，反映工程建设各项目文件的形成有其自身规律，反映工程建设各阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。阶段、环节的特殊要求，不得轻易破坏。n n文件的日常形成积累已有一定基础，有的已处于文件的日常形成积累已有一定基础，有的已处于预立卷状态。因此利用原基础可起到事半功倍的预立卷状态。因此利用原基础可起到事半功倍的效果。效果。工程档案整理原则.遵循文件的形成规律遵循文件的形成规律n n任何实践活动都有自身的特点和

14、规律任何实践活动都有自身的特点和规律n n不同的实践活动，形成文件的过程、特点、规不同的实践活动，形成文件的过程、特点、规律也不一样。律也不一样。.保持文件的有机联系保持文件的有机联系n n工程档案的特点之一就是工程档案的特点之一就是成套性成套性。成套性就是。成套性就是文件之间的内在关联性。文件之间的内在关联性。n n有机联系是文件内容有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的内在的、本质的、自然的联系联系，而不是人为的联系。，而不是人为的联系。n n保持文件有机联系是传统档案整理工作的重要保持文件有机联系是传统档案整理工作的重要指导思想指导思想。文件有机联系的几种状态n n某一项目或单位工程、

15、分部分项工程的文件。某一项目或单位工程、分部分项工程的文件。n n某一问题、事故处理形成的一组文件。某一问题、事故处理形成的一组文件。n n请示与批复请示与批复n n一组会议材料一组会议材料n n就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料、就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料、会议纪要等会议纪要等n n系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单、系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单、材料报验、实验报告等有时间或文号联系。材料报验、实验报告等有时间或文号联系。n n设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，既自成体系、又互为联系。既自成体系、又互为联系。

16、工程档案整理原则.便于档案的保管和利用n n置放有序n n区分价值（不同保管期限档案尽可能分开组卷）n n保管安全n n调卷轻捷（案卷卷夹厚度公分为宜，卷盒以公分为宜）n n查阅准确工程档案整理原则.符合相关标准规范n n案卷的构成符合国家档案局及相关行业的标准要求。如科技档案案卷构成的一般要求国家重大建设项目文件归档与档案整理规范、杭州市地铁建设工程文件编制归档管理办法等。（二）工程档案组卷方法.档案整理流程a.系统收集b.科学分类c.合理分卷d.卷内文件整理e.卷内目录与备考表的填写f.案卷封面填写g.案卷装订a.系统收集n n对照归档范围，接收收集各部门、各单位、各有关人员形成的材料。n

17、 n将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。n n区分不作为工程档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等。b.科学分类n n分类是整理、编目、进行系统化管理的需要。n n分类要根据项目建设的阶段、建设的具体情况设置类目。n n分类要清楚，不能相互交叉、包容。c.合理分卷n n卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过某种联系组合成一个个案卷。n n卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。n n卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以2-3公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜。组卷的几种基本方法介绍 n n项目文件形成的数量多、

18、内容复杂，不同类文项目文件形成的数量多、内容复杂，不同类文件可以采用不同的组卷方法。管理性文件可按件可以采用不同的组卷方法。管理性文件可按问题、时间组卷；施工文件基础文件可按单位、问题、时间组卷；施工文件基础文件可按单位、分部、分项工程或施工工序、前进方向，按阶分部、分项工程或施工工序、前进方向，按阶段、专业、结构组卷等。段、专业、结构组卷等。n n项目组卷法或单位、分项工程组卷法项目组卷法或单位、分项工程组卷法n n阶段、专业、结构组卷法阶段、专业、结构组卷法n n问题组卷法问题组卷法n n时间组卷法时间组卷法n n文件名称组卷法文件名称组卷法n n来源组卷法来源组卷法.项目或单位、分项工程

19、组卷法将一个项目或单位工程、分部、分项工将一个项目或单位工程、分部、分项工程看做一个基本单元，组成一个案卷。如：程看做一个基本单元，组成一个案卷。如：杭州钱江五桥（第三合同段）钢筋质保单杭州钱江五桥（第三合同段）钢筋质保单 温州电厂一期工程一号机锅炉焊接及热处理温州电厂一期工程一号机锅炉焊接及热处理检验记录；检验记录；.阶段、专业、结构组卷法n将一个项目内的文件按工程进行的阶段、结构、专业进行组卷。3.问题组卷法 将涉及同一问题（同一特定问题、同一类性质问题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。例如：（1）杭徽高速公路工程项目建议书的请示、批复 （2）杭徽高速公路工程预可行性、可行性研究报告的请

20、示、批复、通知。（3）杭徽高速公路工程水文地质勘察报告4.时间组卷法 内容针对同一时间的文件可以组成一个案卷。时间特征明显的文件可采用此方法。例如：XXXX项目2009年8月份计量支付报表；XXXX项目2009年7-9月施工日记；5.名称组卷法 就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。例如：例如：诸永高速公路（诸暨段）建设项目路面、诸永高速公路（诸暨段）建设项目路面、路基工程监理专题例会路基工程监理专题例会 金丽温高速公路（丽青段）二合同段金丽温高速公路（丽青段）二合同段设计变设计变更技术联系单。更技术联系单。兰溪电厂房屋拆迁兰溪电厂房屋拆迁协议书。协议书。

21、兰溪电厂监理部兰溪电厂监理部20042004年年1-501-50号号工作联系单。工作联系单。6.来源组卷法将来自同一地区、作者或内容针对同一地区的文件组成一卷。例如：温州市高速公路总指挥部关于瑞安段监理部成立、人事任免问题的通知、批复。诸永高速公路（台州段）工程仙居县甲镇房屋拆迁协议书。7.几种方法结合使用 XXX高速公路 土地征用拆迁安置 项目项目 问题问题协议书。文种文种 杭徽高速公路工程 浙江省水电一公司 项目名称项目名称 作者作者1999年（月）施工日记。时间时间 文件名文件名d.卷内文件整理n n查漏补缺、按照查漏补缺、按照A4A4大小粘贴折叠、去金属物。大小粘贴折叠、去金属物。n

22、n卷内文件排列：遵循文件的自然规律，按重要卷内文件排列：遵循文件的自然规律，按重要程度、文件间的联系、时间顺序、前进的线路程度、文件间的联系、时间顺序、前进的线路排列。一般的正本在前、底稿在后，批复在前排列。一般的正本在前、底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。请示在后，结果在前过程在后。n n卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；整卷装订的，从整卷装订的，从001001起编页号。起编页号。n n卷夹一般不超过卷夹一般不超过2 2公分（公分（200200页），卷盒可以在页），卷盒可以在2-32-3公分。公分。几种卷内文件具体排列方法几种卷内文件

23、具体排列方法几种卷内文件具体排列方法几种卷内文件具体排列方法（1 1）图样文件）图样文件）图样文件）图样文件按隶属关系按隶属关系按总体和局部关系按总体和局部关系按图幅比按图幅比例例按地区特征按地区特征按时间顺序按时间顺序（2 2）文字型文件）文字型文件）文字型文件）文字型文件按重要程序按重要程序按地区按地区按时间按时间按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。(3)(3)图文混合型的图文混合型的图文混合型的图文混合型的一般的文字在前，图样在后；如果文字只起一般的文字在前，图样在

24、后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。补充说明的，则图样在前，文字在后。卷内文件目录 序号：应用阿拉伯数字从序号：应用阿拉伯数字从l l起依次标注卷内文件起依次标注卷内文件的顺序一个文一个号的顺序一个文一个号 文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号，合同编号设备、项目代号，合同编号 责任者：责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简文件的形成者，单位全称或规范化简称称 文件题名：应填写文件标题全称，文件题名：应填写文件标题全称，注意无名称、注意无名称、名称不准确的要另取名填写。名称不准确的要另取名填写。日期：应填写文件形成日期，

25、用位阿拉伯数日期：应填写文件形成日期，用位阿拉伯数字表示，如字表示，如 2001022620010226 页号：页号：文件所在案卷的页号，文件所在案卷的页号，应填写每份文件应填写每份文件首页上标注的页号、最后一份文件用首尾页标注首页上标注的页号、最后一份文件用首尾页标注的页号的页号 备注：备注：需说明的情况需说明的情况(需要时填写需要时填写)卷内目录范例卷内备考表卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，组卷情况说明，立卷人、检查人、立卷时间等。例：文字材料20件，100页，照片O张，附图1张 互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，并注明其载体形式互

26、见号 卷内备考表 说明：1、卷内文件数量 2、分类、组卷及其他整理中需说明的情况 立卷人：年 月 日 检查人：年 月 日 1.档号的编制档号的编制档号=项目代号+分类号+案卷流水号 f.科技档案案卷封面填写科技档案案卷封面填写n n案卷封面范例 2.案卷标题的拟写案卷标题的拟写(项目名称、内容特征、文件名称）项目名称、内容特征、文件名称）：案卷标题=项目名称+单位工程名+分部（分项）+路段（专业、阶段、结构）+文件内容+文件名例如：（1）杭州地铁1号线 九堡东站下沙西站盾构区间 项目名称 单位工程 管片模具工程检验批质量验收记录 表 文件内容 文件名（2）九堡东站 动力及照明系统 竣工 图 单

27、位工程 专业 阶段 文件名 （3）杭州大学历史楼供排水施工图 项目名称专业名阶段文件名 （4）温州大桥桥面沉降观测记录 项目名称内容文件名 （5）杭宁高速公路 K10010K15015路基中间 项目名称 分项工程 验报验单 文件名 案卷封面内容填写n n案卷题名：简明扼要揭示案卷内容，应包括公案卷题名：简明扼要揭示案卷内容，应包括公路工程建设项目的起讫里程、单位工程、分部、路工程建设项目的起讫里程、单位工程、分部、分项名称及分项名称及文件名称文件名称n n编制单位：案卷的形成单位编制单位：案卷的形成单位n n编制日期：案卷形成日期编制日期：案卷形成日期n n保管期限：对照（公路）保管期限表，确

28、定保保管期限：对照（公路）保管期限表，确定保管期限管期限档号（案卷脊背式样）脊背填写档号 1、卷装订的，用电钻三孔一线线装订。左边和下边对齐。2、件装订的，右上角空白处逐件盖上档号章。填上档号及序号（在案卷内的位置）档 号序号 g.案卷的装订和案卷目录编制n n案卷目录范例五、办理移交手续n n编写立卷说明n n移交案卷目录n n应办理项目档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交接手续n n参建单位档案移交建设单位、建设单位档案移交管理单位都应有完备的档案移交手续六、做好日常项目档案保管和利用 .档案要有专人保管、档案人员应相对稳定，档案要有专人保管、档案人员应相对稳定，并建立相应的管理制度。并建立相应的管理制度。.建立档案管理的保管、统计、温湿度记录等建立档案管理的保管、统计、温湿度记录等台帐，建立档案借阅登记。台帐，建立档案借阅登记。.实施安全保管实施安全保管:有房子、柜子、盒子；采取防有房子、柜子、盒子；采取防火、防盗、高温、高湿、霉虫、有害气体、紫外火、防盗、高温、高湿、霉虫、有害气体、紫外线、灰尘等有效控制措施线、灰尘等有效控制措施。