电子公文处理.ppt

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1、电子公文处理电子公文处理一、电子公文的内涵一、电子公文的内涵 二、公文工作体系环境巨变二、公文工作体系环境巨变 三、电子公文推进的障碍三、电子公文推进的障碍 四、电子公文计算机程序构成四、电子公文计算机程序构成 五、电子公文建设的策略五、电子公文建设的策略 六、电子公文重点问题的处理六、电子公文重点问题的处理 七、电子公文建设的组织与实施七、电子公文建设的组织与实施电子公文处理电子公文处理（一）电子公文与核心要素（一）电子公文与核心要素1、什么是电子公文？什么是电子公文？是文档表现的磁、光载体？是文档表现的磁、光载体？是生成文件的工具决定的技能？是生成文件的工具决定的技能？2 2、一种更全面的

2、说法、一种更全面的说法 应应用用现现代代信信息息和和通通信信技技术术，将将公公文文工工作作通通过过计计算算机机网网络络进进行行集集成成，超超越越时时间间和和空空间间及及部部门门之之间间的的分分隔隔限限制制，实实现现公公文文工工作作体体系系的的优优化化重重组组。简简单单地地说说就就是是借助电子信息技术而进行的公文活动借助电子信息技术而进行的公文活动。3 3、重点是、重点是 电子公文是一种工作体系。电子公文是一种工作体系。电子公文处理电子公文处理电子公文需要把握三点核心要素：电子公文需要把握三点核心要素：1 1、对象数字化、对象数字化 公文涉及的公文涉及的“全部全部”、“所有所有”事务的对象数字事

3、务的对象数字化，公文构成形式、表现形式的全部数字化转换。化，公文构成形式、表现形式的全部数字化转换。不仅仅是公文自身，包括公文的外延内容，如公不仅仅是公文自身，包括公文的外延内容，如公文登记本等辅助管理信息。文登记本等辅助管理信息。电子公文是公文的数字化生存。电子公文是公文的数字化生存。2 2、过程网络化、过程网络化 公文载体的交换方式、公文处理工作关联的方式、公文载体的交换方式、公文处理工作关联的方式、工作责任传递的方式，全部要通过计算机网络实现，工作责任传递的方式，全部要通过计算机网络实现，工作联系方式的全部网络化转换。工作联系方式的全部网络化转换。3 3、工作整体性、工作整体性 在公文生

4、存生命期的各个部分，内容加工各个阶在公文生存生命期的各个部分，内容加工各个阶段与环节都是不可分割存在的工作体系，每一个工作段与环节都是不可分割存在的工作体系，每一个工作步骤的对象与成果，相互间都是可以继承和共享的。步骤的对象与成果，相互间都是可以继承和共享的。电子公文处理电子公文处理（二）电子公文从名变到实变素（二）电子公文从名变到实变素 近近3-53-5来出现的提法，经历从名词变化到实质改变来出现的提法，经历从名词变化到实质改变的过程的过程1 1、办公自动化、办公自动化 文字处理的工具，文字处理的工具，解决手工工作效率问题，解决手工工作效率问题，一项技能。一项技能。2 2、公文管理、公文管理

5、 对标题、目录或部分公文项的处理，对标题、目录或部分公文项的处理，以计算机以计算机“做做”管理为主。管理为主。3 3、信息共享、信息共享 如全文查询，简单的公文传输等，如全文查询，简单的公文传输等，分别作用在公文处理的各个层面上。分别作用在公文处理的各个层面上。以上可称之为前电子公文阶段以上可称之为前电子公文阶段 电子公文处理电子公文处理（二）电子公文从名变到实变（二）电子公文从名变到实变4 4、前电子公文的特点、前电子公文的特点 辅助手工工作的工具，辅助手工工作的工具，辅助管理工作的工具，辅助管理工作的工具，局部孤立的应用，局部孤立的应用，作用在公文处理工作外围，作用在公文处理工作外围，不对

6、原有公文工作体系产生影响。不对原有公文工作体系产生影响。5 5、前电子公文的效果、前电子公文的效果 易变，易变，不能生存，不能生存，多次重复建设，多次重复建设，成效有限。成效有限。6 6、电子公文的实变、电子公文的实变 成为整个公文处理工作体系的重建，这是电子公文成为整个公文处理工作体系的重建，这是电子公文不同于传统办公自动化和公文管理的根本所在，这也不同于传统办公自动化和公文管理的根本所在，这也是电子公文实施的难度所在。是电子公文实施的难度所在。电子公文处理电子公文处理（三）电子公文是办公室信息化生态体系（三）电子公文是办公室信息化生态体系 表现在以下四个方面：表现在以下四个方面：1 1、全

7、要素内容、全要素内容 全过程，全对象，全过程，全对象，全信息化，工作体系。全信息化，工作体系。2 2、相互依存、相互依存 各部分难以分割独立生存，各部分难以分割独立生存，业务上交互、数据上共享、控制上为一整体，业务上交互、数据上共享、控制上为一整体，互为关联，承上启下，互为支撑。互为关联，承上启下，互为支撑。3 3、基于过程、基于过程 涵盖所有公文工作自然过程，涵盖所有公文工作自然过程，根植于公文业务工作的各个方面，根植于公文业务工作的各个方面，业务工作与公文工作溶为一体。业务工作与公文工作溶为一体。4 4、综合体系、综合体系 电子公文是包括了理念、业务、管理、技术、人电子公文是包括了理念、业

8、务、管理、技术、人员的综合体系。员的综合体系。电子公文处理电子公文处理（一）传统公文处理工作方式主要特点（一）传统公文处理工作方式主要特点1 1、个体工作方式、个体工作方式 以个人，以经办人为中心，以个人，以经办人为中心，事无具细、亲力亲为，事无具细、亲力亲为，工作重复进行。工作重复进行。2 2、封闭自我管理、封闭自我管理 情况只有经办人自己清楚，情况只有经办人自己清楚，工作成的暗箱，工作成的暗箱，难以考核，难以考核，经办人经办人说了算，说了算，3 3、运行阶段独立、运行阶段独立 各个阶段内部工作可完全独立存在和运行，各个阶段内部工作可完全独立存在和运行，相互间可以没有多少关联，相互间可以没有

9、多少关联，表现在阶段都自有登记本，自己一套工作规程，表现在阶段都自有登记本，自己一套工作规程，是传统公文处理程序各个阶段自成体系的原因。是传统公文处理程序各个阶段自成体系的原因。电子公文处理电子公文处理（一）传统公文处理工作方式主要特点（一）传统公文处理工作方式主要特点4 4、公文资源独享、公文资源独享 以公文夹为传递载体，以公文夹为传递载体，资源公文夹独，资源公文夹独，信息难以共享。信息难以共享。5 5、手传手的交接、手传手的交接 当面确认交接，当面确认交接，签字认账，签字认账，有的环节不好当面确认，容易出问题。有的环节不好当面确认，容易出问题。6 6、公文管理粗放、公文管理粗放 形式管理，

10、不确定、易变、自由度大，形式管理，不确定、易变、自由度大，靠人的自觉性来保障，靠人的自觉性来保障，制度上书、上墙，无约束力，制度上书、上墙，无约束力，公文处理与公文管理在技术层分离。公文处理与公文管理在技术层分离。电子公文处理电子公文处理（二）电子公文工作方式主要特点（二）电子公文工作方式主要特点1 1、协同工作方式、协同工作方式 分工明确，工作边界清楚，分工明确，工作边界清楚，以个人集中处理向以流程协同处理转变。以个人集中处理向以流程协同处理转变。2 2、开放的工作环境、开放的工作环境 网络打开管理暗箱（客观存在），网络打开管理暗箱（客观存在），记录工作痕迹。记录工作痕迹。3 3、流程化关联

11、处理、流程化关联处理 工作步连续、继承，减少重复，工作步连续、继承，减少重复，工作步相互制约。工作步相互制约。4 4、资源的全面共享、资源的全面共享 资源控制主体从个人变为了服务器第三方所有，资源控制主体从个人变为了服务器第三方所有，资源交换不是物理给予，而是规则授权。资源交换不是物理给予，而是规则授权。电子公文处理电子公文处理（二）电子公文工作方式主要特点（二）电子公文工作方式主要特点5 5、以物为主的控制、以物为主的控制 控制不可视，控制不可视，当事人离线间接，当事人离线间接，认物不知人，责任认定方式变化。认物不知人，责任认定方式变化。6 6、管理植于过程、管理植于过程 管理根植在计算机程

12、序中，管理根植在计算机程序中，监管不受人的因素的影响，监管不受人的因素的影响，可定性、定量。可定性、定量。7 7、具有全局性、具有全局性 成效与作用的区域成正比，成效与作用的区域成正比，局部应用代价大，难生存，局部应用代价大，难生存，跨单位特征。跨单位特征。电子公文处理电子公文处理（三）狭义电子公文与广义电子公文（三）狭义电子公文与广义电子公文1 1、狭义电子公文、狭义电子公文 文秘工作范畴的公文，称为文秘公文。文秘工作范畴的公文，称为文秘公文。2 2、广义电子公文、广义电子公文 行政审批或业务处理类公文，称为业务公文，行政审批或业务处理类公文，称为业务公文，广义电子公文包括文秘公文和业务公文

13、。广义电子公文包括文秘公文和业务公文。3 3、传统公文文秘与业务分离、传统公文文秘与业务分离 文秘公文与业务公文的运行完全分开，文秘公文与业务公文的运行完全分开，单位内部的业务分割。单位内部的业务分割。4 4、电子公文是广义公文体系、电子公文是广义公文体系 公文资源是一个整体，公文资源是一个整体，文秘与业务存在政策照应或事件上的联系，文秘与业务存在政策照应或事件上的联系，形成广义公文体系，是发展需要，形成广义公文体系，是发展需要，电子公文建设是一个机关的信息化基础平台。电子公文建设是一个机关的信息化基础平台。电子公文处理电子公文处理（一）行政主导与技术主导（一）行政主导与技术主导1 1、行政主

14、导推进、行政主导推进 专家确定线路，专家确定线路，与原业务人员分离，与原业务人员分离，建立新体系，建立新体系，培训不适应换岗，培训不适应换岗，先实现组织机构与业务流程的再造，再建立业务先实现组织机构与业务流程的再造，再建立业务工作体系的科学做法。工作体系的科学做法。2 2、技术主导推进、技术主导推进 这是没有办法的变通方式，这是没有办法的变通方式，主导权掌握在原来业务管理者的手中，主导权掌握在原来业务管理者的手中，小心地琢磨业务人员的行为，小心地琢磨业务人员的行为，只能影响、引导、启发，只能影响、引导、启发，同样有办法，同样有办法，技术演变业务、演变管理，技术演变业务、演变管理，有成效的推进已

15、有不同程度流程再造。有成效的推进已有不同程度流程再造。电子公文处理电子公文处理（二）文秘人员的障碍（二）文秘人员的障碍 是最大的障碍是最大的障碍1 1、个体手工业者向产业工人转换、个体手工业者向产业工人转换 传统的公文处理传统的公文处理个体手工业者，个体手工业者，电子公文方式电子公文方式产业工人，产业工人，一定程度的阶级身份的转换。一定程度的阶级身份的转换。2 2、知识技能的适应、知识技能的适应 文科知识体系为主，文科知识体系为主，看重舞文弄墨，看重舞文弄墨，看轻工匠式的操作技能。看轻工匠式的操作技能。3 3、文化习惯的差异、文化习惯的差异 习惯于人文式思维，习惯于人文式思维，不适应工程规则式

16、思维，不适应工程规则式思维，以个人为主体不惯于配合的，以个人为主体不惯于配合的，乐于决定于密室缺少开放的观念，乐于决定于密室缺少开放的观念，不适应过程管理。不适应过程管理。电子公文处理电子公文处理（二）文秘人员的障碍（二）文秘人员的障碍4 4、角色转变的困难、角色转变的困难 增强了更多的责任，增强了更多的责任，亮出了工作细节，亮出了工作细节，变自主干活到受别人控制地干活，变自主干活到受别人控制地干活，从办文的主人变为被管理对象，从办文的主人变为被管理对象，是一次利益调整。是一次利益调整。电子公文引起一些文秘人员的反对是可预见的。电子公文引起一些文秘人员的反对是可预见的。电子公文处理电子公文处理

17、（二）领导支持的态度（二）领导支持的态度1 1、要面对重大变革、要面对重大变革 公文与办公室工作体系的重大变革，公文与办公室工作体系的重大变革，领导的态度影响全局。领导的态度影响全局。2 2、清醒的领导、清醒的领导 按工作的缓急排不上，按工作的缓急排不上，不愿引麻烦，不愿引麻烦，一旦支持就会有力度。一旦支持就会有力度。3 3、不清醒的领导、不清醒的领导 迎合潮流赶时髦，迎合潮流赶时髦，被动推着干这个事，被动推着干这个事，摇摆不定，易变的因素多，风险大。摇摆不定，易变的因素多，风险大。电子公文处理电子公文处理（四）周边环境的阻力（四）周边环境的阻力1 1、工作环境的差异、工作环境的差异 电子公文

18、要跨机关，电子公文要跨机关，机关间办公环境差异，机关间办公环境差异，单方面对跨机关的单位提工作要求，单方面对跨机关的单位提工作要求，不同层级跨机关，不同层级跨机关，不同系统跨机关。不同系统跨机关。2 2、外面的阻力影响更大、外面的阻力影响更大 外单位意见牵涉大的关系，外单位意见牵涉大的关系，领导的压力更大，领导的压力更大，阻力影响更大，阻力影响更大，有实际的教训。有实际的教训。电子公文处理电子公文处理（五）电子公文推进要面临几大阶段（五）电子公文推进要面临几大阶段1 1、反抗期、反抗期 普遍性，不同程度存在，普遍性，不同程度存在，消极对抗，借题发挥，消极对抗，借题发挥，拖延时间，不了了之，拖延

19、时间，不了了之，为难领导，施加压力。为难领导，施加压力。2 2、适应期、适应期 解决心结问题，解决心结问题，断掉了后路，断掉了后路，适应不困难。适应不困难。3 3、推进期、推进期 主动参与，主动参与，难于应付。难于应付。电子公文处理电子公文处理（一）程序形成的几种方式（一）程序形成的几种方式1 1、基于管理的程序、基于管理的程序 从搞公文内部管理开始，从搞公文内部管理开始，没有强制性的辅助应用，没有强制性的辅助应用，脱离基础业务工作。脱离基础业务工作。2 2、基于共享的程序、基于共享的程序 从方便查阅文件开始从方便查阅文件开始 具有一定的实际作用，具有一定的实际作用，脱离业务过程难以解决好信息

20、源的问题。脱离业务过程难以解决好信息源的问题。3 3、基于交换的程序、基于交换的程序 从跨机关的公文交换开始，从跨机关的公文交换开始，利用了信息化的长处，利用了信息化的长处，开始进入业务过程的门坎。开始进入业务过程的门坎。电子公文处理电子公文处理（一）程序形成的几种方式（一）程序形成的几种方式4 4、基于过程的程序、基于过程的程序 从环节控制，过程管理入手，从环节控制，过程管理入手，实现对原有工作体系的替代，实现对原有工作体系的替代，不仅去掉纸质公文，也去掉各种管理的登记本。不仅去掉纸质公文，也去掉各种管理的登记本。5 5、基于过程的程序是逐步形成的、基于过程的程序是逐步形成的 以公文交换过程

21、为例：以公文交换过程为例：1 1）实现交换，电子邮件加）实现交换，电子邮件加WordWord，2 2）载体的格式控制，解决格式不一致问题，）载体的格式控制，解决格式不一致问题，3 3）交换过程的控制，解决确定性问题，）交换过程的控制，解决确定性问题，4 4）增加责任认定，确定授权责任，）增加责任认定，确定授权责任，5 5）综合集成，完全替代公文交换业务过程。）综合集成，完全替代公文交换业务过程。电子公文处理电子公文处理（二）程序构成方式（二）程序构成方式1 1、点对点方式、点对点方式 初期：点对点的零星的联系，初期：点对点的零星的联系，工作面各自独立，工作面各自独立，各个部分的程序分离。各个部

22、分的程序分离。2 2、星型方式、星型方式 目前：以一点为中心，关联所有工作面，目前：以一点为中心，关联所有工作面，建立整体的程序体系，建立整体的程序体系，形成整体的电子公文体系，形成整体的电子公文体系，中心点单位星型向外扩展业务，中心点单位星型向外扩展业务，办公厅（室）电子公文系统的典型。办公厅（室）电子公文系统的典型。3 3、星型方式存在的问题、星型方式存在的问题 以中心点封闭，单向需求为主，以中心点封闭，单向需求为主，难以解决半成品双向的复杂业务协同，难以解决半成品双向的复杂业务协同，不能解决中心点以外单位间的业务互动。不能解决中心点以外单位间的业务互动。电子公文处理电子公文处理（二）程序

23、构成方式（二）程序构成方式4 4、紧密联系方式区域解决方案、紧密联系方式区域解决方案 所有单位点用一套程序，所有单位点用一套程序，理想化的好模式，理想化的好模式，空降系统，不能兼容条与块差异的特殊性，空降系统，不能兼容条与块差异的特殊性，难以分别满足各个应用的个性需求，难以分别满足各个应用的个性需求，不能分别实现各单位文秘工作平台与业务平台整不能分别实现各单位文秘工作平台与业务平台整合，既解决广义电子公文的问题。合，既解决广义电子公文的问题。从计算机程序关联角度，从计算机程序关联角度，N N个单位用同一套程序形个单位用同一套程序形成整体，每对单位间的关联，将形成几何级数的网状成整体，每对单位间

24、的关联，将形成几何级数的网状关联对的复杂关系，增加了协同控制难度的不可确定关联对的复杂关系，增加了协同控制难度的不可确定性。性。电子公文处理电子公文处理（二）程序构成方式（二）程序构成方式5 5、松散耦合方式区域解决方案、松散耦合方式区域解决方案 机关对内控制与对外交往方式有质的差异，机关对内控制与对外交往方式有质的差异，跨机关关联用不上紧密耦合，跨机关关联用不上紧密耦合，以交换为主的关联是松散耦合的关系。以交换为主的关联是松散耦合的关系。6 6、星型方式加交换中心的松散耦合体系、星型方式加交换中心的松散耦合体系 星型方式的中心点增加一个公文交换中心，星型方式的中心点增加一个公文交换中心，所有

25、机关，包括中心点，对交换中心都同级，所有机关，包括中心点，对交换中心都同级，形成公用电子公文交换中心，专解决交换问题，形成公用电子公文交换中心，专解决交换问题，各机关内部电子公文处理保持相对的独立性，各机关内部电子公文处理保持相对的独立性，这是一种能兼顾各方情况的方案。这是一种能兼顾各方情况的方案。电子公文处理电子公文处理（二）程序构成方式（二）程序构成方式7 7、集群方式的公文处理体系、集群方式的公文处理体系 也是大集中，也是大集中，所有机关的电子公文共用一套程序，运行在一套所有机关的电子公文共用一套程序，运行在一套服务器上，服务器上，各机关公文处理系统的流程和运行自行独立，互各机关公文处理

26、系统的流程和运行自行独立，互不干扰，不干扰，从根本上解决了电子公文各自运行平台支撑的负从根本上解决了电子公文各自运行平台支撑的负担问题。担问题。8 8、程序构成方式的选择、程序构成方式的选择 省级或地市级适合于用公文交换中心的区域化电省级或地市级适合于用公文交换中心的区域化电子公文方式。子公文方式。区县级适合用集群方式的区域化电子公文系统。区县级适合用集群方式的区域化电子公文系统。电子公文处理电子公文处理（三）电子公文技术支撑要求（三）电子公文技术支撑要求1 1、可靠性要求、可靠性要求 业务工作对技术支撑的高度信赖性，业务工作对技术支撑的高度信赖性，提供提供7*247*24连续运行支撑，连续运

27、行支撑，敏感性可约降低，敏感性可约降低，制度化日常数据保护，制度化日常数据保护，保证关键设备不低于保证关键设备不低于2 2小时等待的系统切换。小时等待的系统切换。2 2、适当性要求、适当性要求 不过多追求设备档次与性能，不过多追求设备档次与性能，以够用为原则，以够用为原则，不过多考虑升级特性，不过多考虑升级特性，设备性能一次用尽。设备性能一次用尽。电子公文处理电子公文处理（三）电子公文技术支撑要求（三）电子公文技术支撑要求3 3、可变性要求、可变性要求 电子公文软件的长期修改变化不可避免，电子公文软件的长期修改变化不可避免，电子公文软件要具有开放性和可调整性，电子公文软件要具有开放性和可调整性

28、，谨慎引进电子公文软件，谨慎引进电子公文软件，重点看解决业务问题能力、后续服务能力，形成重点看解决业务问题能力、后续服务能力，形成长期合作关系。长期合作关系。4 4、技术保障管理、技术保障管理 不能忽视电子公文运行保障管理，不能忽视电子公文运行保障管理，出了问题才到处找原因，出了问题才到处找原因，被动应付贫于奔命，被动应付贫于奔命，技术保障信息化与业务信息化的同步，技术保障信息化与业务信息化的同步，可以形成全面掌控业务运行细节的监控系统。可以形成全面掌控业务运行细节的监控系统。电子公文处理电子公文处理（一）破除技术迷信（一）破除技术迷信1 1、技术不是万能的、技术不是万能的 警惕先进、一流、全

29、部搞定，警惕先进、一流、全部搞定，避免一步到位，避免一步到位，技术不是工作的制约点。技术不是工作的制约点。2 2、业务才是主体、业务才是主体 最难的问题不是技术，是业务问题，最难的问题不是技术，是业务问题，业务是业务是“因因”，是因业务才用技术，是因业务才用技术，主要的精力在业务的实质上，主要的精力在业务的实质上，用适合于自己情况的技术。用适合于自己情况的技术。电子公文处理电子公文处理（一）破除技术迷信（一）破除技术迷信3 3、适度的技术手段、适度的技术手段 警惕过度启用安全技术手段，警惕过度启用安全技术手段，非敏感业务的安全手段投资远超过主要业务，非敏感业务的安全手段投资远超过主要业务，专网

30、与公网环境有质的区别，专网与公网环境有质的区别，注重选用实用低成本的控制技术。注重选用实用低成本的控制技术。4 4、管理手段与技术手段相结合、管理手段与技术手段相结合 管理始终是第一位的，管理始终是第一位的，可以没有技术，不能没有管理，可以没有技术，不能没有管理，通报出的问题还没有看到因技术强度不够，通报出的问题还没有看到因技术强度不够，管理与技术结合发挥更大的作用。管理与技术结合发挥更大的作用。电子公文处理电子公文处理（二）坚持整体思路（二）坚持整体思路1 1、传统习惯制约整体性、传统习惯制约整体性 传统公文处理有分割电子公文整体性外在诱因，传统公文处理有分割电子公文整体性外在诱因，信息化反

31、而复杂、增加工作量的原因，信息化反而复杂、增加工作量的原因，避免电子公文不同部分各用不同程序，避免电子公文不同部分各用不同程序，整体思路的档案管理提高效率的例子。整体思路的档案管理提高效率的例子。2 2、整体性的基本控制点、整体性的基本控制点 不需要做到不需要做到100%100%控制，主要控制关键环节，控制，主要控制关键环节，1 1）把握两个流，一是信息流，强调资源的继承性，）把握两个流，一是信息流，强调资源的继承性，二是业务流，强调过程的延续性。二是业务流，强调过程的延续性。2 2）统一基础数据库，主要是多个系统共有特征的）统一基础数据库，主要是多个系统共有特征的数据，数据，3 3）统一或开

32、放程序的接口，所有部分程序的接口）统一或开放程序的接口，所有部分程序的接口都是自己掌握或是能向第三方开放的。都是自己掌握或是能向第三方开放的。电子公文处理电子公文处理（二）坚持整体思路（二）坚持整体思路3 3、始终坚持整体思路、始终坚持整体思路 从一开始就坚持整体思路，从一开始就坚持整体思路，任何新建系统，要用尽已有系统的资源，任何新建系统，要用尽已有系统的资源，任何新建系统，要保持与已有系统关联，任何新建系统，要保持与已有系统关联，没有整体性的系统越早重搞越主动，没有整体性的系统越早重搞越主动，在这方面有太多的教训。在这方面有太多的教训。4 4、整体性不单是技术问题、整体性不单是技术问题 整

33、体性从本质上说是业务问题，整体性从本质上说是业务问题，业务问题应以业务为主的方式来解决，业务问题应以业务为主的方式来解决，避免依靠技术解决所有问题的技术陷阱，避免依靠技术解决所有问题的技术陷阱，整合技术不能形成有密切联系关系的整体系统。整合技术不能形成有密切联系关系的整体系统。电子公文处理电子公文处理（二）坚持整体思路（二）坚持整体思路5 5、规范开发源头、规范开发源头 避免内部部门以任何理由自搞开发，避免内部部门以任何理由自搞开发，部门只能提需求，部门只能提需求，所有系统建设一个口子组织，所有系统建设一个口子组织，万不得以，避免引入多个公司，各搞一部分。万不得以，避免引入多个公司，各搞一部分

34、。6 6、控制增加的系统、控制增加的系统 最大限度保证增加系统是可开放或可集成的，最大限度保证增加系统是可开放或可集成的，如要新选公文传输程序或系统时。如要新选公文传输程序或系统时。电子公文处理电子公文处理（三）选好工作突破点（三）选好工作突破点1 1、重点突破、重点突破 不搞全面开花，不搞全面开花，从重点突破开始，从重点突破开始，选见效快的点，选见效快的点，公文工作有重大影响的环节，公文工作有重大影响的环节，不开始啃硬骨头。不开始啃硬骨头。2 2、从点到面、从点到面 要尽可能减少涉及面，要尽可能减少涉及面，减少复杂性和关联关系，减少复杂性和关联关系，减少阻力易于控制。减少阻力易于控制。3 3

35、、扬长避短、扬长避短 扬信息化手段的长，避传统公文处理业务的短，扬信息化手段的长，避传统公文处理业务的短，先解决能事，再解决好的事，先解决能事，再解决好的事，先搞雪中送炭，后搞锦上添花。先搞雪中送炭，后搞锦上添花。电子公文处理电子公文处理（三）选好工作突破点（三）选好工作突破点4 4、优先选择、优先选择 1 1）公文传输，有很强的业务替代优势，涉及面）公文传输，有很强的业务替代优势，涉及面较大，控制难度大。较大，控制难度大。2 2）公文共享，涉及面窄，易于实施，业务替代）公文共享，涉及面窄，易于实施，业务替代优势不大。优势不大。3 3）公文流转，涉及面大，实施难度大，业务替）公文流转，涉及面大

36、，实施难度大，业务替代优势不明显。代优势不明显。5 5、快速推进、快速推进 信息化系统建设三个月法则，信息化系统建设三个月法则，缩短折腾期，缩短折腾期，不体现优势难以服从。不体现优势难以服从。6 6、站稳脚跟、站稳脚跟 为急成不能一开始就体外运行，为急成不能一开始就体外运行，避免技术与业务分离，避免技术与业务分离，实现制度性生存。实现制度性生存。电子公文处理电子公文处理（四）必须要变通（四）必须要变通1 1、基础环境改变、基础环境改变 公文工作体系根本变化，公文工作体系根本变化，经验来源于环境、受制于环境，经验来源于环境、受制于环境，重建公文处理工作的工作体系。重建公文处理工作的工作体系。2

37、2、不宜机械模拟传统、不宜机械模拟传统 存在全盘模拟趋向，老的档案管理搞法，存在全盘模拟趋向，老的档案管理搞法，继承提取业务要素，不囿于表现形式，继承提取业务要素，不囿于表现形式，抓住控制的要点。抓住控制的要点。3 3、难以全盘电子化、难以全盘电子化 文化特征难以全部电子化表现，文化特征难以全部电子化表现，特定的电子公文环境难以很大范围扩展，特定的电子公文环境难以很大范围扩展，难以解决电子公文重新转变纸质公文的问题。难以解决电子公文重新转变纸质公文的问题。4 4、把握电子化的度、把握电子化的度 以整体工作平台切换到信息化工作环境为原则，以整体工作平台切换到信息化工作环境为原则，充分利用信息化的

38、优势，解决主要问题，充分利用信息化的优势，解决主要问题，其他顺其自然。其他顺其自然。电子公文处理电子公文处理（五）双轨制与单轨制的转换（五）双轨制与单轨制的转换1 1、电子公文实施成败的关键控制环节、电子公文实施成败的关键控制环节 不可避免，不可避免，关系成败。关系成败。2 2、双轨制的危险、双轨制的危险 两种工作体系并存是特定手段，两种工作体系并存是特定手段，一主一辅不可兼顾，一主一辅不可兼顾，长期双轨制变成淘汰制，长期双轨制变成淘汰制，淘汰的一般是自己不习惯的。淘汰的一般是自己不习惯的。3 3、尽可能缩短双轨制时间、尽可能缩短双轨制时间 双轨制不产生电子公文运行依赖性，双轨制不产生电子公文

39、运行依赖性，双轨制不能完善电子公文运行的条件，双轨制不能完善电子公文运行的条件，电子公文的问题只有完全电子公文环境下出现，电子公文的问题只有完全电子公文环境下出现，双轨制时间长只能有害无益。双轨制时间长只能有害无益。电子公文处理电子公文处理（五）双轨制与单轨制的转换（五）双轨制与单轨制的转换4 4、切换面临的震动、切换面临的震动 动荡不可避免。动荡不可避免。1 1）程序的问题，只有到一定的状态和强度才能显）程序的问题，只有到一定的状态和强度才能显现。现。2 2）技能掌握的问题，人员差异性只在大范围应用）技能掌握的问题，人员差异性只在大范围应用时表现出来。时表现出来。3 3）习惯的问题，总存在习

40、惯改变的过程。）习惯的问题，总存在习惯改变的过程。5 5、周全准备，项住压力、周全准备，项住压力 程序不能太脱离业务工作实施，程序不能太脱离业务工作实施，不要轻易出手，打有把握之仗，不要轻易出手，打有把握之仗，有充分的解决问题技术保障准备，有充分的解决问题技术保障准备，预先与领导沟通。预先与领导沟通。电子公文处理电子公文处理（一）电子文档与版式文件（一）电子文档与版式文件1 1、公文交换是责任交换、公文交换是责任交换 公文交换内容交换，公文交换内容交换，公文交换责任交换，公文交换责任交换，文档规范是责任的体现，文档规范是责任的体现，交换文档规范一致性是电子公文交换严肃性的起交换文档规范一致性是

41、电子公文交换严肃性的起码要求。码要求。2 2、注重电子文件格式易变性、注重电子文件格式易变性 1 1）纸质文件格式特点）纸质文件格式特点 显式格式，显式格式，一次集中印制，一次集中印制，格式固定不可变。格式固定不可变。2 2）电子文件格式特点）电子文件格式特点 隐式格式，隐式格式，多次分散印制，多次分散印制，格式受机器环境的影响。格式受机器环境的影响。电子公文处理电子公文处理（一）电子文档与版式文件（一）电子文档与版式文件3 3、统一字库、统一字库 字库是引起格式变化的原因之一，字库是引起格式变化的原因之一，文档交换不交换字模，文档交换不交换字模，字模情况由接收微机决定，字模情况由接收微机决定

42、，公文公文4 4种标准字库的问题没有解决，种标准字库的问题没有解决，电子公文交换在不同的地方有字符差异隐患，电子公文交换在不同的地方有字符差异隐患，字库影响文件准确的一致性，字库影响文件准确的一致性，字库影响到文件格式，标宋，字库影响到文件格式，标宋，统一字库是唯一的解决办法，统一字库是唯一的解决办法，买断字库的使用权。买断字库的使用权。电子公文处理电子公文处理（一）电子文档与版式文件（一）电子文档与版式文件4 4、文件格式的问题、文件格式的问题 1 1）格式的不可确定性）格式的不可确定性 字处理软件环境决定文件格式，字处理软件环境决定文件格式，同一文档在不同软件中格式有差异，同一文档在不同软

43、件中格式有差异，同一文档在同一软件不同版本有格式的偏差，同一文档在同一软件不同版本有格式的偏差，2 2）统一所有的字处理软件）统一所有的字处理软件 字处理软件基础工具个性化应用，字处理软件基础工具个性化应用，字处理软件具有的更新升级很频繁的特点，字处理软件具有的更新升级很频繁的特点，大范围统一不可行。大范围统一不可行。3 3）分割与字处理软件的联系。）分割与字处理软件的联系。将处理好的文档转换为专用版式文件，将处理好的文档转换为专用版式文件，文件格式的表现不再受字处理软件影响，文件格式的表现不再受字处理软件影响，控制往专门文件程序格式文件格式，控制往专门文件程序格式文件格式，大多采用这种方式。

44、大多采用这种方式。电子公文处理电子公文处理（一）电子文档与版式文件（一）电子文档与版式文件5 5、版式文件、版式文件 1 1）特点）特点 专用性，专用性，格式固定，格式固定，字符内容不可修改，字符内容不可修改，2 2）S2S2文件文件 印刷业普遍使用，印刷业普遍使用，附加排版信息量大不便于网上传输，附加排版信息量大不便于网上传输，技术专用使用不方便，技术专用使用不方便，试用效果不好，试用效果不好，3 3）PDFPDF文件文件 网络上使用多国外产品，网络上使用多国外产品，当时与公文格式表示习惯有差异，当时与公文格式表示习惯有差异，格式核心技术不可知，有可能阻碍以后文档其他格式核心技术不可知，有可

45、能阻碍以后文档其他方面的应用。方面的应用。电子公文处理电子公文处理（一）电子文档与版式文件（一）电子文档与版式文件5 5、版式文件、版式文件 4 4）CEBCEB文件文件 国办开始用，国办开始用，已买断了方正大字库，已买断了方正大字库，当时可用版式文件效果相对好，当时可用版式文件效果相对好，5 5）版式文件与编辑文件并用）版式文件与编辑文件并用 版式文件只能看不能动，版式文件只能看不能动，编辑文件方便重复使用，编辑文件方便重复使用，同时提供两种文件，用于不同用途。同时提供两种文件，用于不同用途。电子公文处理电子公文处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章1 1、签章与公章的不同概念

46、、签章与公章的不同概念 文秘人员多用电子公章叫法，文秘人员多用电子公章叫法，狭义章概念，狭义章概念，技术人员多用电子签章提法，技术人员多用电子签章提法，一种综合的应用技术一种综合的应用技术 章的应用只是其中的一个应用方式。章的应用只是其中的一个应用方式。2 2、电子签章的基本情况、电子签章的基本情况 电子签章基于电子签章基于PKIPKI公钥基础设施技术，公钥基础设施技术，多用于电子证书的身份确认，多用于电子证书的身份确认，数字签名的文档保护，数字签名的文档保护，电子签章也叫数字签名，电子签章也叫数字签名，3 3、数字签名简单原理、数字签名简单原理 用专用算法对文档（或图形）符号要素抽取，用专用

47、算法对文档（或图形）符号要素抽取，形成信息摘要，形成信息摘要，用用PKIPKI密码对摘要加密，形成数字签章，密码对摘要加密，形成数字签章，签章文档任何改动，信息摘要与原文就不配对。签章文档任何改动，信息摘要与原文就不配对。电子公文处理电子公文处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章4 4、电子签章的一些特征、电子签章的一些特征 1 1）第三方独立责任机制。）第三方独立责任机制。原于电子商务的概念，原于电子商务的概念，有效性保障由与交易无关的第三方提供，有效性保障由与交易无关的第三方提供，没有行政关系或隶属关系的概念。没有行政关系或隶属关系的概念。2 2）纯电子数字性。）纯电子数字性

48、。网上纯电子文档交换的过程控制，网上纯电子文档交换的过程控制，必须是电子载体对电子载体，必须是电子载体对电子载体，对纸介质载体具有排斥性，对纸介质载体具有排斥性，脱离电子数字环境所有控制措施不起作用。脱离电子数字环境所有控制措施不起作用。3 3）电子公章是中国特色。）电子公章是中国特色。国外基本没有公章概念，国外基本没有公章概念，公章制作是电子签章中国专用分支，公章制作是电子签章中国专用分支，迎合使用公章形式需要产生，迎合使用公章形式需要产生，不是实体章，是虚拟章。不是实体章，是虚拟章。电子公文处理电子公文处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章5 5、公章是政府公文要求的约定形式

49、、公章是政府公文要求的约定形式 公章是政府公文构成不可或缺要素，公章是政府公文构成不可或缺要素，确定公文真实性、有效性、权威性手段，确定公文真实性、有效性、权威性手段，国外行政公文没有公章，国外行政公文没有公章，党的正式文件没有公章，党的正式文件没有公章，公章是公章是自行约定自行约定的公文格式要求的符号形式。的公文格式要求的符号形式。6 6、公章的重要特征、公章的重要特征 1 1）公章是权威授权的形式表示）公章是权威授权的形式表示 不能自行宣示获得，不能自行宣示获得，只能行政授予。只能行政授予。2 2）公章具有唯一性）公章具有唯一性 物件的唯一，物件的唯一，授印渠道的唯一。授印渠道的唯一。电子

50、公文处理电子公文处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章6 6、公章的重要特征、公章的重要特征 3 3）公章具有通用性）公章具有通用性 应用对象通用，应用对象通用，有效范围广泛。有效范围广泛。4 4）公文与纸不可分离）公文与纸不可分离 公章是纸上信息保护的凭证，公章是纸上信息保护的凭证，公章与纸是毛与皮的关系。公章与纸是毛与皮的关系。电子公文处理电子公文处理（二）电子签章与电子公章（二）电子签章与电子公章7 7、电子化环境下的公章表示、电子化环境下的公章表示 1 1）电子化公文理论上不存在公章保护的问题）电子化公文理论上不存在公章保护的问题 电子化、网络化业务的凭证控制有自己的机制