自考审计学第八章jbxt.pptx
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1、第八章采购与付款循环审计第八章采购与付款循环审计【学习重点】【学习重点】采购与付款循环内部控制测试(熟悉)应付账款函证(掌握)查找未入账的应付账款(掌握)固定资产的实质性程序(掌握)掌握采购与付款循环内部控制的关键点以及其与特定认定的关系;熟悉应付账款、固定资产等主要账项的审计目标和重点实质性程序。第一节采购与付款循环的特性第一节采购与付款循环的特性 一、采购与付款循环的主要业务活动一、采购与付款循环的主要业务活动(一)请购商品和劳务企业的商品物资一般存放在仓库,仓库对商品物资的收入、发出、结存有详细的记录,仓库管理人员可以及时发现商品物资的短缺,并根据授权及时发出请购要求。如果商品物资或劳务
2、的使用部门需要仓库没有记录的商品物资和劳务的话,则由使用部门发出请购要求。(二)对外订购企业的采购部门接到请购申请后,应及时选择供货单位,向对方订购商品物资或劳务。(三)验收商品订购的商品物资到达企业后,应由验收部门的人员核对商品物资的品种、规格、数量、质量,检查收到的商品物资与订购的商品物资是否相符。(四)储存商品经过验收的商品物资应及时运仓库,加以妥善保管。(五)付款在商品物资验收入为后,按照购货合同的规定的付款期限和付款条件,确定付款的时间和金额,并通过银行转账付款。(六)记账将发生的经济业务在凭证、账簿体系中加以记录。二、采购与付款循环的主要凭证及会计记二、采购与付款循环的主要凭证及会
3、计记录录(一)请购单大部分的请购单由仓库管理人员填写,仓库人员发现仓库存储的物资达到再订货点时填写请购单,其他部门也可以对所需要购买的未列入存货的项目。(二)订购单采购部门在收到请购单后,按照经过批准的请购单编制订购单。订购单是由采购部门填写,向另一企业购买订购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。(三)验收单采购部门发出订购单后,供货单位发运货物到企业,验收部门首先应比较收到的货物与订购单和请购单上的要求是否相符,然后再盘点商品并检查商品有无损坏。验收后,验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单,作为验收和检验商品的依据。(四)入库单验收的货物送交仓库或货物管理使用部
4、门,仓库在收到货物时要编制入库单,入库单是仓库收到货物时编写的凭证,表明仓库对货物的保管责任,将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离,可减少未授权的采购和盗用商品的风险。(五)付款凭单付款凭单是采购方企业根据订货单、验收单、卖方发票等编制付款凭单,载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是企业内部记录和支付负债的授权证明文凭。付款凭单应预先编号,并须后附订购单、验收单和供应商发票等支持性凭证。(六)明细账和总账(七)付款证明付款部门收到付款凭单后,仔细审核付款凭单和附件,按照付款凭证上标明的付款日期支付货款。(八)对账单请购(请购单-发生)-报批-订货(订购
5、单-完整性)-验收(验收单-存在或发生、完整性)-入库单(-存在)-编制付款凭单-记帐-付款。1.采购与付款循环的主要业务活动包括()。A.请购商品和劳务 B.对外订购C.验收商品 D.储存商品 E.付款、记账3.下列各类凭证中,属于采购与付款循环涉及到的主要凭证的有()。A.请购单 B.订购单 C.验收单 D.付款凭单 E.销售发票第二节采购与付款循环的内部控制测试第二节采购与付款循环的内部控制测试 一、采购与付款循环业务的内部控制一、采购与付款循环业务的内部控制(1)对购货业务合理的职责划分,使得在业务执行过程中能够进行有效的复核和监督。(2)企业应当建立采购申请制度,依据购置商品或劳务的
6、类型、确定归口管理部门,授予相应的请购权,并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。(3)企业应加强采购业务的预算管理。(4)企业应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度,并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。(5)企业应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务,并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证,建立完整的采购登记制度,加强请购手续、采购订单、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。重要的凭证应预先编号,作废的单据要注销并保存。(6)企业应当建立采购与验收环节的管理制度,对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作
7、出明确规定,确保采购过程的透明化。(7)企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件,由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收,出具检验报告、计量报告和验收证明。(8)企业财会部门在办理付款业务时,应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核(9)企业应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。(10)企业可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换,防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害企业利益的风险关注:不
8、相容岗位至少包括:请购与审批;询价与确定供应商;采购合同的订立与审批;采购与验收;采购、验收与相关会计记录;付款审批与付款执行1.B股份有限公司(以下简称B公司)产品采购以B公司仓库为交货地点。B公司目前主要采用手工会计系统。C和D注册会计师负责于2009年10月25日至11月10日对B公司的内部控制进行了解、测试与评价。(1)对需要购买的已经列入存货清单的项目由仓库负责填写请购单,对未列入存货清单的由相关需求部门填写请购单。请购单未设置编号,但每张请购单须由对该类采购支出负责预算的主管人员签字批准。(2)采购部收到经批准的请购单后,由其职员E进行询价并确定供应商,再由其职员F负责编制和发出预
9、先连续编号的订购单。订购单一式四联,经被授权的采购人员签字后,分别送交供应商、负责验收的部门、提交请购单的部门和负责采购业务结算的应付凭单部门。(3)验收部门根据订购单上的要求对所采购的材料进行验收,完成验收后,将原材料交由仓库人员存入库房,并编制预先连续编号的验收单交仓库人员签字确认。验收单一式三联,其中两联分送应付凭单部门和仓库部门,一联留存验收部门。(4)应付凭单部门核对供应商发票、验收单和订购单,并编制预先连续编号的付款凭单。会计部门收到附有供应商发票的付款凭单后即应及时编制有关的记账凭证,并登记原材料和应付账款账簿要求:针对资料中第(1)至第(4)项,判断B公司的内部控制程序在设计上
10、是否存在缺陷。请分别予以指出,并简要说明理由,如果存在缺陷,提出改进建议。第(1)项没有缺陷。理由:仓库负责对列入清单的货物填写请购单,同时如果没有列入存货清单,则可以由其他部门根据需要填写。但是每张请购单要由经过该类支出负责预算的主管人员签字批准。第(2)项有缺陷:由采购部的职员E进行询价并确定供应商。理由:询价与确定供应商是不相容的岗位建议:询价与确定供应商应该由不同岗位的人员来实施。第(3)项没有缺陷。理由:对于验收单应当是一式多联,而该单位根据实际情况制定三联是正确的。第(4)项有缺陷:会计部门根据只附有供应商发票的付款凭单进行账务处理。理由:如果会计部门仅根据付款凭单和供应商发票记录
11、存货和应付账款,而不需同时核对验收单和订购单,会计部门将无法核查材料采购的真实性。从而可能记录错误的存货数量和金额。建议:应付凭单部门应将经批准的付款凭单连同验收单、订购单和供应商发票送会计部门,会计部门应在核对收到的付款结算单以及后附的验收单、订购单和供应商发票后记录存货和应付账款。【例题2案例分析题】资料:大通会计师事务所A和B注册会计师接受委派,对甲上市公司(以下简称甲公司)2008年度的会计报表进行审计。假设甲公司尚未采用计算机记账。A和B注册会计师于2008年11月1日至7日对甲公司的内部控制制度进行了解,并在相关审计工作底稿中记录了了解的事项,摘录如下:(3)甲公司的材料采购需要经
12、授权批准后方可进行,采购部根据经批准的请购单发出订购单。货物运达后,验收部根据订购单的要求验收货物,并编制一式多联的未连续编号的验收单。仓库根据验收单验收货物,在验收单上签字后,将货物移入仓库加以保管。验收单上有数量、品名、单价等要素。验收单一联交采购部登记采购明细账和编制付款凭单,付款凭单经批准后,月末交会计部;一联交会计部登记材料明细账;一联由仓库保留并登记材料明细账。会计部根据只附验收单的付款凭单登记有关账簿。(4)会计部审核付款凭单后,支付采购款项。甲公司授权会计部的经理签署支票,经理将其授权给会计人员王卫负责,但保留了支票印章。王卫根据已适当批准的凭单,在确定支票受款人名称与凭单内容
13、一致后签署支票,并在凭单上加盖“已支付的印章。对付款控制程序的穿行测试表明,A和B注册会计师未发现与公司规定有不一致之处。【要求】(1)根据上述摘录,假定未描述的其它内部控制不存在缺陷,请指出甲公司内部控制在设计与运行方面的缺陷,并提出改进建议。(2)根据对甲公司内部控制的情况了解,请分别指出上述内部控制缺陷与会计报表的哪些认定相关?(3)验收单未连续编号,不能保证所有的采购都已记录或不被重复记录。应建议甲公司对验收单进行连续编号。会计部月末审核付款凭单后才付款,未能及时将材料采购和债务登账和按约定时间付款。应建议甲公司采购部及时将付款凭单交会计部,按约定时间付款。付款凭单未附订购单及供应商的
14、发票等,会计部无法核对采购事项是否真实,登记有关账簿时金额或数量可能就会出现差错。应建议甲公司将订购单和发票等与付款凭单一起交会计部。验收单未连续编号与材料采购(或原材料,或存货,下同)的“完整性”认定相关。付款凭单月末交给会计部与材料采购的“存在”、“计价和分摊”的认定相关。会计部根据未附其他单据的付款凭单登记有关账簿与材料采购的“计价和分摊”、“存在”认定相关。(4)该内部控制没有缺陷。二、固定资产的内部控制二、固定资产的内部控制(一)固定资产的预算制度预算制度是固定资产内部控制中最重要的部分。通常,企业应编制旨在预测与控制固定资产增减和合理运用资金的年度预算,注册会计师应注意检查固定资产
15、的取得和处置是否均依据预算,对实际支出与预算之间的差异以及未列入预算的特殊事项,应检查其是否履行特别的审批手续(二)授权批准制度完善的授权批准制度包括:企业的资本性预算只有经过董事会等高层管理机构批准方可生效;所有固定资产的取得和处置均需经企业管理当局的书面认可。(三)账簿记录制度除固定资产总账外,被审计单位还须设置固定资产明细分类账和固定资产登记卡,按固定资产类别、使用部门和每项固定资产进行明细分类核算。(四)职责分工制度对固定资产的取得、记录、保管、使用、维修、处置等,均应明确划分责任,由专门部门和专人负责。明确的职责分工制度,有利于防止舞弊,降低注册会计师的审计风险。(五)资本性支出和收
16、益性支出的区分制度(六)固定资产的处置制度固定资产的处置,包括投资转出、报废、出售等,均要有一定的申请报批程序。(七)固定资产的定期盘点制度对固定资产定期盘点,是验证账面各项固定资产是否真实存在、了解固定资产放置地点和使用状况以及发现是否存在未入账固定资产的必要手段。(八)固定资产的维护保养制度固定资产应有严密的维护保养制度,以防止其因各种自然和人为的因素而遭受损失,并应建立日常维护和定期检修制度,以延长其使用寿命。(九)注册会计师在检查、评价企业的内部控制时,应当了解企业对固定资产的保险情况。第三节采购与付款循环主要账户的审计第三节采购与付款循环主要账户的审计 一、应付账款的审计一、应付账款
17、的审计(一)应付账款的审计目标应付账款的审计目标一般包括:确定应付账款的真实性;确定应付账款的发生和偿还记录是否完整;确定应付账款是否应由被审计单位承担;确定应付款账期末余额是否正确;确定应付账款在会计报表上的披露是否恰当。作为负债项目,应付款账完整性的审计是重点。(二)应付账款的实质性程序为了完成上述审计目标,注册会计师应执行以下应付账款的实质性程序:(2,3,4,7)(1)获取或编制应付账款明细表,复核加计正确,并与报表数、总账数和明细账合计数核对是否相符。(2)根据被审计单位实际情况,对应付账款进行分析程序:对本期末应付账款余额与上期期末余额进行比较,分析其波动原因;对本期期末应付账款构
18、成、账龄与上期期末进行比较,分析期波动原因。分析应付账款的明细余额,将固定供货单位的明细余额与上期期末数字对比,如果同一单位在两年内余额差别很大,要检查其原因。分析长期挂账的应付账款,要求被审计单位作出解释,判断被审计单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润。计算应付账款对存货的比率、应付账款对流动负债的比率,并与以前期间对比分析,评价应付账款整体的合理性。根据存货、主营业务收入和主营业务成本的增减变动幅度,判断应付账款增减变动的合理性。比较当年及以前年度应付账款支付期的变动情况。比较截止日期前后2个月的支付期、余额构成及主要供货商的变化。比较2年间信用额度和折扣及与采购金额的比例2.注册会
19、计师根据被审计单位实际情况,对应付账款进行分析程序,主要包括()。A.对本期末应付账款余额与上期期末余额进行比较,分析其波动原因B.对本期末应付账款构成、账龄与上期期末进行比较,分析其波动原因C.分析长期挂账的应付账款,要求被审计单位作出解释,判断被审计单位是否缺乏偿债能力或利用应付账款隐瞒利润D.计算应付账款对存货的比率、应付账款对流动负债的比率,并与以前期间对比分析,评价应付账款整体的合理性E.比较当年及以前年度应付账款支付期的变动情况2.ABCDE(3)函证应付账款。一般情况下,应付账款不需要函证,但如果控制风险较高,某应付账款明细账户金额较大或被审计单位处于财务困难阶段,则应进行应付账
20、款的函证。进行函证时,注册会计师应选择较大金额的债权人,以及那些在资产负债表日金额不大、甚至为零,但为企业重要供货人的债权人,作为函证对象。函证最好采用肯定形式,并具体说明应付金额。如果存在未回函的重大项目,注册会计师应采用替代审计程序。比如,可以检查决算日后应付账款明细账及现金和银行存款日记款,核实其是否已支付,同时检查该笔债务的相关凭证资料,核实交易事项的真实性。关注:应付账款与应收账款函证的异同。8.应付账款函证对象的选择标准是()。A.较大金额的债权人B.金额为零且不是企业重要供货人的债权人C.在资产负债表日金额不大不小但不是企业重要供货人的债权人D.金额较小且不是企业重要供货人的债权
21、人8.A【答案解析】对应付账款进行函证时,注册会计师应选择较大金额的债权人,以及那些在资产负债表日金额不大、甚至为零,但为企业重要供货人的债权人,作为函证对象。参考教材P190(3)中的相关介绍。(4)查找未入账的应付账款。为了防止企业低估负债,注册会计师应检查被审计单位有无故意漏记应付账款行为。A.结合存货监盘,检查被审计单位在资产负债表日是否存在有材料入库凭证但未收到购货发票的经济业务;B.检查资产负债表日后收到的购货发票,关注购货发票的日期,确认其入账时间是否正确;C.检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证,确认其入账时间是否正确。D.检查时,注册会计师还可以通过询问被审计
22、单位的会计和采购人员,查阅资本预算、工作通知单和基建合同来进行。9.为了防止企业低估负债,注册会计师应检查被审计单位有无故意漏记应付账款行为,下列举例中,不属于这种情形的是()。A.结合存货监盘,检查被审计单位在资产负债表日后是否存在有原材料入库凭证但未收到购货发票的经济业务B.检查资产负债表日后收到的购货发票,关注购货发票的日期,确认其入账时间是否正确C.检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相应凭证,确认其入账时间是否正确D.注册会计师还可以通过询问被审计单位的会计和采购人员,查阅资本预算、工作通知单和基建合同来进行9.A【答案解析】选项A,正确的表述应该是:结合存货监盘,检查被审计
23、单位在资产负债表日是否存在有原材料入库凭证但未收到购货发票的经济业务。详见教材P190中的相关介绍。(5)从应付账款明细账上抽取交易,与相关原始凭证核对,检查每笔业务的入账金额,检查带有现金折扣的应付账款是否按发票上记载的全部应付金额入账,待实际获得现金折扣时再冲减财务费用项目。(总价法)(6)从订货单或验收单出发,追查至应付账款明细账,检查是否所有发生的业务都已经正确地记账。同时,检查每笔业务的入账金额。(完整性)(7)检查应付账款是否存在借方余额。如有,应查明原因,必要时建议被审计单位作重分类调整。结合预付账款的明细余额,查明有否在应付账款和预付账款两面同时挂账的项目。(8)检查应付账款长
24、期挂账的原因,作出记录,注意其是否可能无需支付。对确实无法支付的应付账款是否按规定转入了营业外收入项目,相关依据及审批手续是否完备。(9)关注是否存在应付关联方账款。若有,应通过了解关联交易事项目的、价格和条件,检查采购合同等方法确认该应付账款的合法性和合理性;通过向关联方或其他注册会计师查询及函证等方法,以确认交易的真实性。(10)对于用非记账本位币结算的应付账款,检查其采用的折算汇率是否正确。(11)验明应付账款在资产负债表上的披露是否恰当。一般来说,“应付账款”项目应根据“应付账款”和“预付账款”科目所属明细科目的期末贷方余额的合计数填列。审计中,如果发现被审计单位因重复付款、付款后退货
25、、预付货款等导致某些明细账户借方出现较大余额,注册会计师应在审计工作底稿中编制建议调整的重分类分录,以便将这些借方余额在资产负债表中列示为资产。3.注册会计师实施的下列程序中,可能对查找未入账的应付账款无效的是()。A.从供应商发票、验收报告或入库单追查至应付账款明细账B.检查资产负债表日后应付账款明细账贷方发生额的相关购货发票等凭证C.从财务部门获取被审计单位与其供应商之间的对账单并与应付账款进行核对D.针对资产负债表日后付款项目,检查银行对账单及有关付款凭证(如银行划款通知、供应商收据等)3.C【答案解析】与其供应商之间的对账单应从非财务部门获取。7.被审计单位因付款后退货及预付货款等原因
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