应用文写作项目化实训教程1-5电子邮件电子课件.ppt

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1、应用文写作项目化实训教程1-5电子邮件电子课件应用文写作应用文写作项目化实训教程项目化实训教程项目一：参加求职招聘会任务五：电子邮件 邮（游）刃有余邮（游）刃有余 职场电子邮件礼仪职场电子邮件礼仪 在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息最快最直接的提供给需要的人。邮邮 关于主题关于主题一定不要空白标题。标题要简短，不宜冗长，不要让outlook无限拉长才能显示完标题。标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题如“王先生收”。一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。关于主题关于主

2、题可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。关于称呼与问候关于称呼与问候恰当地称呼收件者，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。关于称呼与问候关于称呼与问候Email开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“你好”

3、；结尾“祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。关于邮件正文关于邮件正文 Email正文要简明扼要，行文通顺。Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让收件人拉滚动条才能看完邮件。关于邮件正文关于邮件正文 注意Email的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请

4、、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须客观。关于邮件正文关于邮件正文 Email正文用序号列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好用1/2/3的目录列出段落进行清晰明确的说明。保持每个段落简短不冗长，切忌长篇大论。一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。关于邮件正文关于邮件正文 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果有英文，最好把拼写检查功能打开;如果是中文，注意同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一

5、遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。合理提示重要信息。不要过多使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。关于邮件正文关于邮件正文 合理利用图片、表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的细致。尽量不要使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。:)只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在:)关于附件关于附件如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。附件文件应按有意义的名字命名，不可用

6、难以看懂的文件名。正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。关于附件关于附件 关于语言选择和汉字编码关于语言选择和汉字编码只在必要的时候才使用英文邮件。英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。如果对方

7、与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要用中文回复。对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。如果发件人的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，会影响邮件所涉及问题的解决。关于语言选择和汉字编码关于语言选择和汉字编码选择便于阅度的字号和字体。中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。经研究证明这是最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。关于语言选择和汉字编码关于语言选择和汉字编码 关于结尾签名关于结尾签名签名信息不宜过多。电子邮件

8、消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。不要只用一个签名档。对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。关于结尾签名关于结尾签名大

9、家来找茬你到底在说些什么呀？！主题：需要一目了然。转发邮件，可以修改主题收件人：根据邮件的主题和目的小哥，你谁啊！你到底跟谁在说话呢？这样还差不多！小哥，你是谁啊！5分钟后，财务总监妥妥地回复了再来看一个“反面”案例吧高总在哪呀？！如果这封邮件的主要收件人是高淑国，那要对原邮件作一些调整高总在哪呀？！如果这封邮件的主要收件人是高淑国，那要对原邮件作一些调整小哥，你是谁啊！再来看一个案例结论先行，先下结论，把结论和重点放在首位，让人一目了然结论先行，先下结论，把结论和重点放在首位，让人一目了然主题：一目了然，保证自己和对方今后查找相关信息时方便和准确性。主题：一目了然，保证自己和对方今后查找相关

10、信息时方便和准确性。u收件人：收件人：“目标”收件人，需要在邮件正文中有明确的问候语；如果有多人，且向他们传达的信息不一样，则需要分别列出。u抄送：抄送：“通知”收件人，无需在邮件中提及。抄送他们只是为了让他们知道邮 件中沟通所谓何事，进展到了什么程度，但无需他们的特别注意或者 有所行动。u密送：密送：通常工作邮件不用密送，希望某员工知道某项目的情况，但是以他的级 别不适宜出现在抄送列表里。我是偷懒，省得转发 在线沟通讲究时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要。在线沟通讲究时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要。表述完整，再简单的内容也要表述完整，以免造成误解。表述完整，再简单的内容也要表述完整，

11、以免造成误解。u了使邮件内容条理清晰，注意分段，用段落来表达逻辑关系。u一个要点占一个自然段，清晰直观。u各个段落之间插入一个空行。空行和留白能让人在阅读的时候有喘息的机会和理解的间隙。u用颜色和粗体来进行强调，不过请勿滥用，都强调等于没强调。结尾要总结，再次明确要求如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途其它注意事项：1、为避免无谓的回复，可以主动控制邮件的来往在文中指定部分收件人给出回复或在文末添加语句，不需要回复的，“请知悉”，“仅供参考，无需回复”需要确认或反馈的，要在结尾明确“需要确认”或反馈的具体期限和要求。其它注意事项：2、邮件写完了千万不要忘记检查！检查的内容：收件人是否正

12、确 通读一遍，邮件各要素是否完善 有无不恰当的表述或含糊不清的地方，有无错别字。我曾经出的糗u收到他人的重要电子邮件后，2小时内回复u对于重要级别较低的邮件一般不要超过24小时回复u如果事情复杂，你无法及时确切回复作出响应，确认一下“收到了”u如果对发件人提出的要求作出结论响应，全部回复，让大家都知道。u如果只需要一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了u如果需要增加该项工作的知情人，可以再添加收件人或抄送人。再来看看邮件的回复吧回复时间回复人关于回复的其它注意事项：1、进行针对性的回复回邮件答复问题时，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，

13、浪费资源。2、不要就同一问题多次回复讨论，不要“盖高楼”如果对发件人提出的问题不清楚，或有不同意见，与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家，不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。如果收方双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅。此时应该采用电话沟通等其他方式进行交流后再作判断。小结电子邮件同其他沟通工具一样，目的就是交流信息、解决问题。但是不同水平的email对于工作效率、沟通各方的身心愉悦等都有不同程度的影响。邮件的形象就是你的形象先做好以下这些“小事“：1、设置好你的邮箱名字见龙在田、轻舞飞扬、虹口傅爸、残雨蓝阳太不职业了2、设置好你的通讯录我喜欢按姓名设置3、设置好签名档 签名

14、档主要用于让对方获取自己的其他联系方式，设置一个固定的格式，包括个人姓名/英文名、公司名称、手机、座机、传真等必要信息。关于邮件，还不止这些邮件是以其实时、可靠、快捷、方便存档等独特的沟通特点成为现代组织中的主要通讯手段。邮件也因此承载了企业中的人际关系、职场政治、商业谋略。邮件，在层级组织中反映了人与组织的关系，邮件，亦是展现公司政治和组织生态的大舞台，邮件，已成为一种文化现象。如果你有兴趣，我们课后探讨邮邮Thank youThank you！改变从这里开始，魅力邮（油）然而生 电子邮件收发注意事项及其礼仪电子邮件收发注意事项及其礼仪引言引言 您上一次考虑到发电子邮件时要注意礼仪是什么您上

15、一次考虑到发电子邮件时要注意礼仪是什么时候的事了？你每天发给别人的电子邮件可能都在时候的事了？你每天发给别人的电子邮件可能都在传递着让别人误会你的信息，不论是误会你的内容传递着让别人误会你的信息，不论是误会你的内容还是你的态度。比如说，许多人觉得不把邮件题目还是你的态度。比如说，许多人觉得不把邮件题目书写清楚或者是没有一个严格的称呼语是没有礼貌书写清楚或者是没有一个严格的称呼语是没有礼貌的表现，况且现在由于电脑病毒泛滥，许多人会把的表现，况且现在由于电脑病毒泛滥，许多人会把可疑的邮件直接送往垃圾箱。要想确保你写的邮件可疑的邮件直接送往垃圾箱。要想确保你写的邮件被收件人阅读，请按照下面的方法做，

16、这样还会帮被收件人阅读，请按照下面的方法做，这样还会帮助你避免有冒犯别人的失礼行为。助你避免有冒犯别人的失礼行为。收收发发电电子子邮邮件件的的注注意意事事项项l主题要明确主题要明确l必须切入重点必须切入重点l告诉自己期望值告诉自己期望值l针对不同对象称呼语气要适当针对不同对象称呼语气要适当l语法通顺语法通顺l注意格式、礼貌注意格式、礼貌l巧用签名档巧用签名档l留意一下附件留意一下附件1、主题要明确、主题要明确 正是由于电子邮件相当方便，因此很多人可能每天要处理大量的电子邮正是由于电子邮件相当方便，因此很多人可能每天要处理大量的电子邮件，如杂志社的编辑、公司的业务人员等等。如果要从那么多的邮件中

17、让您件，如杂志社的编辑、公司的业务人员等等。如果要从那么多的邮件中让您的邮件的邮件“脱颖而出脱颖而出”，那唯一的办法就是把主题写好，这样才会相当醒目，那唯一的办法就是把主题写好，这样才会相当醒目，吸引人。吸引人。提示规则：提示规则：注意我们在写主题时切忌浮躁、要本着实事求是的态度。注意我们在写主题时切忌浮躁、要本着实事求是的态度。现在社会信息多，没有谁会有更多的时间去研读您的信件，因现在社会信息多，没有谁会有更多的时间去研读您的信件，因现在社会信息多，没有谁会有更多的时间去研读您的信件，因现在社会信息多，没有谁会有更多的时间去研读您的信件，因此我们的信件写出来一定要切入重点，不要使用模糊、笼统

18、的字眼。此我们的信件写出来一定要切入重点，不要使用模糊、笼统的字眼。此我们的信件写出来一定要切入重点，不要使用模糊、笼统的字眼。此我们的信件写出来一定要切入重点，不要使用模糊、笼统的字眼。把事情说完就可以了。而且请按照要说事情的重要性依次说出，并把事情说完就可以了。而且请按照要说事情的重要性依次说出，并把事情说完就可以了。而且请按照要说事情的重要性依次说出，并把事情说完就可以了。而且请按照要说事情的重要性依次说出，并且要条理清楚。必要时可以加上且要条理清楚。必要时可以加上且要条理清楚。必要时可以加上且要条理清楚。必要时可以加上1 1、2 2、3 3等作为引导。记住，由于电等作为引导。记住，由于

19、电等作为引导。记住，由于电等作为引导。记住，由于电子邮件较平信的特殊性，没有人愿意在屏幕上去读您冗长的电子文子邮件较平信的特殊性，没有人愿意在屏幕上去读您冗长的电子文子邮件较平信的特殊性，没有人愿意在屏幕上去读您冗长的电子文子邮件较平信的特殊性，没有人愿意在屏幕上去读您冗长的电子文章的！章的！章的！章的！2、必须切入重点、必须切入重点3、告诉自己期望值、告诉自己期望值 说什么事情都要目的明确，要求对方做什么，都要交代清楚，说什么事情都要目的明确，要求对方做什么，都要交代清楚，否则等对方把信件读完后还不知道您要做什么事情，那您的这封电否则等对方把信件读完后还不知道您要做什么事情，那您的这封电子邮

20、件又有什么用呢？子邮件又有什么用呢？提示规则：提示规则：不要让对方去猜测您的意思，因为他（她）每天处理的不仅仅是你不要让对方去猜测您的意思，因为他（她）每天处理的不仅仅是你一个人的信件，如果您的信件让他（她）读起来太费力的话，那下一个人的信件，如果您的信件让他（她）读起来太费力的话，那下次他（她）可能认为您的信件无关紧要，会忽略掉您的信件，那势次他（她）可能认为您的信件无关紧要，会忽略掉您的信件，那势必会贻误一些重要事情！必会贻误一些重要事情！4、语气要适当、语气要适当 既然是信件，那就必须语气适当，您要明确您的这封的读者是谁，既然是信件，那就必须语气适当，您要明确您的这封的读者是谁，是上司，

21、是同事，是朋友还是其它人。是上司，是同事，是朋友还是其它人。提示规则：提示规则：针对不同的对象，我们的语气当然也必须作不同的调整，而且在针对不同的对象，我们的语气当然也必须作不同的调整，而且在称呼上也不能够统一用收信人的姓名。可以考虑用王总（上司）、小称呼上也不能够统一用收信人的姓名。可以考虑用王总（上司）、小李（年少的同事）、吴老师（年长的同事）等词，让对方感到温馨、李（年少的同事）、吴老师（年长的同事）等词，让对方感到温馨、亲切，而不是冷冰冰的机器发过来的信件而已！亲切，而不是冷冰冰的机器发过来的信件而已！5、语法通顺、语法通顺 这是对每个人的最起码的要求，我们从小学开始，老师就要求我这是

22、对每个人的最起码的要求，我们从小学开始，老师就要求我们语法通顺，否则对方读起来太吃力，而且一下子就会给对方形成们语法通顺，否则对方读起来太吃力，而且一下子就会给对方形成您的水平太臭的印象，这对于以后做事是不利的。也许很多人写中您的水平太臭的印象，这对于以后做事是不利的。也许很多人写中文信件时不会有此错误，但是写外文信件时就不能够保证了。文信件时不会有此错误，但是写外文信件时就不能够保证了。提示规则：提示规则：大家在写完信件后最好自己整体看一看，然后再发送。千万不大家在写完信件后最好自己整体看一看，然后再发送。千万不要一下就发送出去，因为现在还没有一种软件能够把您发出去的信要一下就发送出去，因为

23、现在还没有一种软件能够把您发出去的信件收回来！件收回来！6、注意格式、礼貌、注意格式、礼貌 既然是信件，当然必须注意常识的格式和礼貌用语。您是否称呼客户的名既然是信件，当然必须注意常识的格式和礼貌用语。您是否称呼客户的名字，并加上适当的问候语？注意字，并加上适当的问候语？注意FoxMail到现在在格式上仍有错误，他总是把收到现在在格式上仍有错误，他总是把收信人和您好放在一行上，而且收信人是模板默认的邮件地址人的名字。信人和您好放在一行上，而且收信人是模板默认的邮件地址人的名字。提示规则：提示规则：正确的做法应该是：正确的做法应该是：收信人收信人：（请加必要的尊称）：（请加必要的尊称）您好！您好

24、！大家必须把默认的模板作修改。而且常见的结束语有大家必须把默认的模板作修改。而且常见的结束语有“此致、敬礼此致、敬礼”、“顺顺祝祝安康安康”等，其下是你的名字。等，其下是你的名字。7、巧用签名档、巧用签名档 有的人电子邮件很多，但是有的有的人电子邮件很多，但是有的SMTP服务器总不能够及时服务器总不能够及时将邮件及时发送到对方邮箱中，从而无法实现实时传递信件。将邮件及时发送到对方邮箱中，从而无法实现实时传递信件。提示规则：提示规则：我们有必要地信件中尽可能把自己的所有的联系方式都在签我们有必要地信件中尽可能把自己的所有的联系方式都在签名档中体现出来，例如，电话（包括办公室电话、家庭电话、手名档

25、中体现出来，例如，电话（包括办公室电话、家庭电话、手机）、姓名、公司名称、地址、网址、电子邮件的地址、邮编、机）、姓名、公司名称、地址、网址、电子邮件的地址、邮编、传真等等，这样别人即使无法通过电子邮件也可以通过其它方式传真等等，这样别人即使无法通过电子邮件也可以通过其它方式联系到您。另外，为了方便别人的信件及时被接收，我们可以安联系到您。另外，为了方便别人的信件及时被接收，我们可以安装邮件监视程序，随时知道是否有新邮件。装邮件监视程序，随时知道是否有新邮件。8、留意一下附件、留意一下附件 电子邮件消息添加附件的能力是一件有力的事情。它可能有电子邮件消息添加附件的能力是一件有力的事情。它可能有很大的用处，也有可能产生极大的麻烦。很大的用处，也有可能产生极大的麻烦。提示规则：提示规则：确保你发送的是没有病毒的文件；在你发送邮件之前确认你确保你发送的是没有病毒的文件；在你发送邮件之前确认你的邮件接收者知道而且你正在发送的文件的大小和类型是没有问的邮件接收者知道而且你正在发送的文件的大小和类型是没有问题的。对接收方来讲，不要在你检查电子邮件附件是否有病毒，题的。对接收方来讲，不要在你检查电子邮件附件是否有病毒，且不知道来源以前就打开它，不管它是不是说且不知道来源以前就打开它，不管它是不是说“我爱你。我爱你。”The End！Thanks.