档案室管理制度（通用7篇）.docx

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1、档案室管理制度（通用7篇）档案室管理制度1 一、目的： 为进一步严格实施食品生产许可制度，强化日常监管，提高食品企业生产条件和质量管理力气，建立健全突发大事应急管理和担忧全食品召回体系，确保人民群众身体健康和生命平安。建立食品生产企业信用档案和监管档案，完善信用体系建设基础工作。 二、适用范围： 适用于全部食品生产企业。 三、内容： (一)信用档案的建立：食品生产企业信用档案信息分为：企业基础信息、表彰及不良行为记录信息、信用等级的评定等方面内容。 (二)信用档案的管理：企业信用档案可与业务档案统一管理，应做到准时更新和完善，保证企业信用信息实时、真实、精确、完整。 (三)信用等级评定：企业信

2、用等级分为A级(诚信等级)、B级(基本诚信等级)、C级(警示等级)、D级(失信等级)四级分类管理;企业信用等级实行动态管理，食品生产企业信用等级依据年度信用得分凹凸每年评定进行一次评定，满分为100分，最低分为0分。得分在90-100分为A级，80-90分为B级，70-80分为C级，70(不含70)分以下为D级。 (四)激励与惩戒：监管部门可依据企业的信用状况实行分类管理对信誉好的企业，应赐予表彰和鼓舞;对被认定为警示等级的企业，应加强日常监管，督促企业完善生产管理，增加恳切守信意识，规范其生产经营行为;对被认定为失信等级的企业，要增加检查频次。对严峻失信行为或严峻违法违规行为必要时可向社会公

3、布或曝光。 四、监督与责任： 食品生产企业的工作人员，供应不真实的企业信用等级信息，或利用工作之便，违规定供应、更新、披露、使用企业信用档案信息，侵害其合法权益，造成不良后果的，追究当事人责任。 档案室管理制度2 为了加强本校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化，全面提高档案管理水平，有效地为教育事业和各项工作服务，为国家积累档案史料，依据中华人民共和国档案法、国家行政机关公文处理方法、国家档案局机关档案工作业务建设规范的有关规定，结合本校的具体状况，特制定本制度。 档案工作管理体制 1、档案工作实行统一领导，分级管理的原则。本校在公务活动中形成的具有保存价值的全部档案均由本校综合档案室

4、集中统一管理。 2、加强对档案工作的领导，明确分管校长，并列入议事日程。办公室由主任具体分工主管档案工作。 3、建立健全档案管理网络，由各部门配备专职档案人员，业务上受档案室指导并协作检查。 4、本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。 档案工作基本任务 1、集中统一管理本校在工作活动中形成的、除人事档案外的各种门类载体的全部档案，乐观供应利用，为本校各项工作服务。 2、指导、检查、督促文件的形成、积累、整理、归档工作。 3、制订档案工作方案和管理规定。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 档案收集制度 应当归档的文件材料，必需由各部门兼职档案员收

5、集齐全，分类整理，编制移交清单，按规定时间移交学校综合档案室集中管理，任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。 1、日常工作中形成的应归档的文件材料，各部门一律在次年的第一季度内整理完毕，向档案室移交。文书档案应在其次年的六月底以前完成归档工作；教学档案应在其次学年的九月底以前完成归档工作。 2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时，经办部门应将归档材料组成保管单位，经负责人审定后向档案室移交。 3、一次专题会议、一次活动结束后，应准时将归档文件材料向档案室移交。 4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，获得的文件材料在一个月内向档案室移交。 5、会计文件材料，一般次年的第一季度由财

6、会人员完成整理立卷，在财务部门保存一年后向档案室移交。 6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地点、内容和作者，应准时向档案室移交。 档案整理制度 档案室在接收到各部门档案材料后，要依据本校学校档案分类方案和学校档案档号编制方法的有关要求，分类整理，并编制归档文件名目、案卷名目等。 1、文书档案实行以件为单位进行整理归档，应当依据归档文件整理规章的有关要求整理编目。 2、教学档案实行以卷为单位进行整理归档，应当依据机关档案工作业务建设规范的有关要求整理编目。 3、会计档案依据会计档案管理方法、会计档案案卷格式的有关要求整理编目。 4、基建、设备、科研档案依据科学技术档案案卷构成

7、的一般要求的有关要求整理编目。 5、照片档案依据照片档案管理规范的有关要求整理编目。 6、录音、录像档案依据磁性载体档案管理与爱惜规范的有关要求整理编目。 7、计算计光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按电子文件归档管理规范的有关要求整理编目。 8、实物档案包括各种荣誉奖品的、宣扬纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制名目。 档案保管制度 1、档案员每季度要对库房档案管理状况进行一次全面检查，发觉问题要准时向分管主任汇报，并实行有效措施，保证档案的平安。 2、库房做到防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温，室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品，杜绝有害气体和物理污染窜

8、入室内。 3、做好库房温、湿度记录，定期进行，发觉超过规定的温、湿度时，要准时实行降温、降湿措施。 4、对胶片、照片、录音带、录像带等实行特制的装具进行保管。 5、定期打扫库房卫生，做到窗明地净，箱柜无灰尘，室内无蛛网，橱柜架排列有序。 6、下班前认真检查门窗，切断库房电源，保证档案的平安。 档案保密制度 1、加强保密教育，认真学习贯彻保密法，充分熟识档案工作的重要性、机要性，自觉保守党和国家的机密。 2、健全保密制度，严格遵守接待、保管、平安、保卫等有关保密规定，杜绝工作差错。 3、开展保密检查，定期对室藏档案资料进行检查，发觉泄密大事准时追查，并报告领导及有关部门。 4、严格调阅制度，健全

9、借阅手续。凡外地、外来单位来查阅档案者，须持单位介绍信，严禁将档案带出阅档室。 5、不得让无关人员任凭进入档案库房。 6、无保存价值的档案资料及文件材料，严格办理销毁审批手续，统一送市保密回收站销毁。 7、凡违反保密规定造成损失的，依据情节轻重赐予相应惩处，构成犯罪的依法追究刑事责任。 档案利用制度 1、档案人员生疏室藏档案状况和主动了解学校各项工作对利用档案的需要，乐观主动地做好供应利用工作。 2、档案室必需编制归档文件名目、案卷名目、全引名目，并依据利用工作的需要编制专题文件名目（卡片）等检索工具。 3、建立计算机文件级名目数据库，实现计算机管理和检索档案，做到调卷快速、精确。 4、档案室

10、利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇合、专题文件汇合等汇编资料。 5、外单位来档案室借阅档案，应按规定办理借阅手续，在档案室阅览室或指定地点阅档，不得外借。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。 6、本校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案时，一般应在档案室内阅看，不得外借，如特殊状况需外借时，须经分管领导批准，办理登记批准手续，商定归还日期。借阅者不得将案卷转借他人。 7、隐秘级档案须经领导批准后方可查阅，阅者对所借档案负有保密和平安责任，并须在档案室阅办，阅后准时归还，不得擅自转借、损坏、拍照或复印。 8、凡经

11、批准查阅的档案，如需摘抄、复制（印），须经档案专管干部审核，确认无误后加盖证明章才能生效。 9、档案利用反馈工作，由利用者或档案人员填写档案利用效果登记簿。 档案统计制度 1、档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、面积状况；室藏档案资料的种类和数量状况；档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研状况，以表、册等形式提示它们的过程、现状和变化。 2、统计数据必需精确牢靠，不得马虎草率和弄虚作假。 3、定期、不定期地进行帐物核对，做到帐物相符。 4、建立统计台帐，准时做好平常原始数据的登记工作，留意积累统计资料。 5、统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。填写时一律用阿拉

12、伯数字书写，字迹工整清晰。 档案鉴定制度 1、依据国家档案局1987年12月4日颁发的关于机关档案保管期限的规定、文字档案保管期限表，结合本校的具体状况，制定本校档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，精确地判定档案的存毁。 2、为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行，必需建立档案鉴定工作小组，由校分管档案的领导、档案人员和有关业务部门的代表组成。 3、鉴定应实行直接鉴定法，依据档案的实际状况以案卷为单位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案，应实行保存从宽，销毁从严；孤本从严，复本从宽的处理方法。 4、对鉴定后需要销毁的档案，必需确认已无价值，经分管领导审批，并报区文教局、档案

13、局后再行销毁。 5、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出看法，登记造册，经校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。 6、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。 档案室管理制度3 档案员工作职责 一、认真学习档案法和档案专业学问，生疏和把握档案管理业务学问，努力提高档案管理现代化水平。 二、负责做好本单位各类档案资料的收集、鉴定、整理、编目、归档、保管以及档案统计、移交登记工作。 三、生疏室藏全部档案资料的内容，乐观按要求做好档案借阅、利用工作。 四、遵守保密纪律，认真执行档案工作的各项管理制度。接受上级业务主管机关的业务指

14、导和监督。 五、负责档案库房日常管理，做好档案平安管理工作。 六、负责本单位日志的收集，做好大事记、基础数字汇编等档案编研工作。 七、宣扬贯彻档案工作法律法规，提高集体档案意识，对本单位各股室业务人员的整理、归档工作进行指导、监督、检查。 立卷归档制度 一、归档范围 归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行，必需齐全、完整，一般包括：文书档案、科技档案（基建、设备类）、业务档案、财会档案，并留意收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不同载体的档案。 二、归档要求 1、本单位拟发的文件材料，经办人应负责收集完整（如底稿与正文、请示与批复）后向档案室归档；参加有关会议带回的文件材料应交办公室登记后归

15、档；收文要准时登记，凡有登记编号的收文，经办人办理结束后准时退还办公室。 2、文件材料办理完毕应准时登记归档，文书档案收集归档一般在次年5月底前完成，科技档案按项目整理归档，应在项目完成三个月内完成归档和移交，业务档案、会计档案与文书档案整理同时进行，由业务部门或会计机构保管使用一年后，向单位档案室移交。 3、整理的档案，装具统一，档案盒、名目格式符合国家标准，做到整齐美观。 档案移交制度 一、本单位档案实行集中统一管理，各股室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，准时向档案室移交。 二、移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档号编制规范、编目清晰。 三、移交时登记造册，交接双方应依据

16、移交名目认真核对，交接双方履行签字手续，以明确责任。 四、档案人员依据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。 五、档案工作人员调离工作后，必需办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。 档案保管制度 一、本单位全部档案实行集中统一管理，任何科室和个人不得以任何理由拒绝移交。 二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好温湿度记录，保证室藏档案与案卷（归档）名目相符。 三、建立档案接收移交登记簿，凡进、出档案做到准时登记。定期对档案进行监销，监销档案登记造册，经单位负责人签字后，报请同级档案行政部门同意后进行销毁。 四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要爱惜设施

17、，定期投放防鼠、防虫药，并定期清洁，保持室内干净卫生。 五、除档案人员外，其他人员不得进入档案室，严禁在档案室内吸烟。 六、因保管不善造成档案损毁和丢失，按档案法有关规定，追究档案人员责任。 七、档案人员下班离开工作岗位时，应关门加锁，切断电源。 档案保密制度 一、档案人员要认真学习档案法，树立保密观念，增加保密意识，自觉遵守保密纪律，做到不泄密不失密。 二、国家隐秘文件和资料，由档案人员负责收发、登记、传递传阅，妥当保管和按时清退，不得任凭扩大阅文范围。 三、凡属国家隐秘文件、资料、档案，不得自行抄录和翻印，确因工作需要的，经文件制发机关批准同意后方可翻印。 四、“三密”文件资料和其他重要档

18、案，只限于档案室或其他指定地点查阅，不得带出机关和带回家中查阅。 五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室，更不得任凭翻阅文件、档案。 六、发觉涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密，必需立刻报告准时追查，对当事者依照保密法的有关规定追究责任。 档案借阅利用制度 一、建立档案借阅及利用效果登记簿。凡借阅档案，必需履行借阅登记手续，并做好利用效果反馈工作。 二、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经本单位负责人同意后方可查阅。因工作需要确需外借的，必需经主管领导批准。借出的档案不得私自翻印，不得转借他人，做到按期归还，不得遗失。 三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改，造成污损，不得拆散、剪裁、撕毁或

19、抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者，依据档案法有关规定追究当事人法律责任。 四、借阅档案归还时，档案人员要仔细进行清点、检查，并做好归还及利用效果记载。 档案统计制度 一、严格按统计法的规定开展档案统计工作，不虚报、漏报、瞒报。 二、依据上级业务部门和档案业务主管部门的要求，做好本单位的统计工作，建立健全各种统计表，统计数据以原始记载为依据，做到准时、完整、精确。 三、在档案利用方面，做好利用人次、利用效果的统计工作。 四、对移交归档的档案数量进行统计，做到帐物相符，完整齐全，进出手续登记完备。 五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据，准时精确填报，本单位内部档案的移交要手续清楚、按

20、章办事。 档案室管理制度4 一、 总则 集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不行缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必需按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、连续性、真实性。 2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 二、

21、归档范围 1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料(公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围。 2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料 3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料; 4、资金借贷、业务往来方面的文件材料(含合同、重要报表、银企联系函件等) 5、政府、项目批文、合同; 6、公司制度体系、会议纪要、内部发文(包含总经理批示后的各项工作流程、公司准备等); 7、工程进度方案把握文件(含各业务单位往来函件等)、工程初设、修改、竣工图纸; 8、各分子公司及集团总部各部门年度工作方案及资金方案; 9、公司签定

22、的各类合同(含商品房买卖合同); 10、公司有效证照、证件、印章; 11、具有法律效力及保存价值的文件; 12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等; 13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等; 14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料; 15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位供应和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。 三、立卷归档要求 1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管;各分子公司应在每季度最终一天以前将上季度办理完毕

23、、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。 2、集团各部门应准时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续;各分子必需严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案供应两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。 4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： (1)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

24、 (2)在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开;文电应全在一立卷。 (3)卷内文件材料应区分不怜悯况进行排列，密不行分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后; (4)卷内文件材料应按排列挨次依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号;不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 (5)按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必需以规定的格式逐件填写卷内文件名

25、目，对文件材料的题名不要任凭更改和简化;没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内;卷内文件名目放在卷目。 (6)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 四、 档案保管期限 1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。 2、确定集团档案保管期限的原则 (1)凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 (2)凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 (

26、3)凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 五、档案保密级别 1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 行政人事部经理核定密级。 2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室;有密级档案复制时，需经办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。 3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任(集团行政人事部经理)及副总以上级领导批准。 4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任(集团行政人事部经理)鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，准时供应利用。 六、档案的借阅 1、各部门因工作需要，借阅本部门的业

27、务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。 2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任(集团行政人事部经理)批准。 3、借阅档案必需严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。 4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊状况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任(集团行政人事部经理)批准。 5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任(行政人事部经理)及副总以上领导批准。 6、借阅的档案用完后，应准时归还，借用时间一般不得超过十天。 7、借阅人对档案要妥当保管，不得遗失。 8、凡借阅的

28、档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。 七、电脑档案的管理 1、 全部员工使用的电脑必需指定特地的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。 2、各分子公司办公室主任(集团行政人事部经理)即为电脑档案管理责任人。公司全部员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行照实登记;各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑依据登记存放区域进行检查。 八、档案的鉴定与销毁 1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。 2、档案鉴定

29、工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁看法。 3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。 4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。 九、罚则 1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发觉，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元500元，并予以集团内通报批判。 2、集团全部员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案隐秘的，涂改、拆散或未经办公室主任(集团行政部经理)批准转借、复印或携带档案外出的，视具

30、体状况，对其部门领导和当事人各罚款500元1000元，并予以通报批判;如造成恶劣后果者，视状况严峻程度追究其法律责任。 3、集团全部员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。 4、集团全部员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立刻报告，如因遗失档案，泄露公司商业隐秘，造成恶劣后果者，视状况严峻程度追究其相关责任。 5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自供应泄漏档案机密，应依据情节轻重，赐予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。 6、集团全部员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者赐予相应的纪律处分及罚款。 十、附

31、则 1、本制度自20xx年9月1日生效。 2、本制度由集团行政人事部负责解释。 3、各子公司应依据本制度，结合本单位的实际状况，制定具体实施细则。 4、以往的相关规定与本方法不全都的，以本制度为准。 十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围 档案室管理制度5 为加强机关档案的科学管理，保证档案的完整、精确、系统、平安，提高机关档案工作效率和工作质量，特制订以下管理制度。 (一)档案平安保密制度 1、档案管理人员必需遵守保密守则，要严守隐秘，严防泄密、失密。 2、档案管理人员要严格执行档案的查借阅手续，借出的档案要准时归档、核实。 3、档案管理人员要增加保密观念，经常检查设施平安保密状况；

32、离开档案室时，必需锁好文件资料柜，关好门窗。 4、销毁档案要登记造册，经分管副局长签字批准后方能进行，销毁时要有监销人，并履行签字手续。 5、档案室内严禁吸烟，以防火灾。 (二)档案保管制度 1、档案室属机要重地，外人不得任凭进入。 2、保持室内卫生洁净，档案分类排放、排列整齐。 3、切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作，室内禁止存放易燃易爆等危险物品。 4、档案管理人员要生疏库藏状况，对库藏档案和资料的保管状况定期进行检查核对，做到帐物相符。 5、未经批准，任何人不准将档案带出库房，更不准私自摘抄、外传。 (三)档案利用制度 1、档案管理人员应生疏所藏档案的状况，完善档案检索

33、工具，准时准 确地供应档案利用服务。 2、市水利局本单位工作人员因工作需要，可查阅本部门形成的档案。查（借）阅局会议记录，必需经局办公室主任批准后方可查阅。查（借）阅局党务资料，须经局党总支书记或局机关支部书记批准后方可查阅。 3、查阅档案须填写档案借阅登记表，未履行登记手续，档案管理员可拒绝查阅。 4、外单位查阅本机关档案，必需持有单位介绍信，并经分管办公室的局领导批准后方可借阅。 5、查阅档案时，严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容，不得吸烟。 6、归还档案时，档案管理员要认真检查清点档案的完好状况，准时记载档案的利用状况。 (四)立卷归档制度 1、凡是水利局机关从事各项业

34、务工作，所形成的具有参考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料，均属立卷归档范围。任何科室和个人都无权扣压和销毁必需归档的文件材料。 2、归档时间。文书档案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷归档工作。会计档案一般在会计年度终了一年后移交给财务管理站保管。工程技术档案一般在工程项目竣工验收后，由水利科负责收集、整理后移交档案室，集中管理。各科室声像档案要留意随时归档备份，每年12月供应局档案室存档。 3、立卷归档的要求。归档的文件材料要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明扼要，名目页号编制精确，便于保管和利用。凡局机关形成的各类文件材料，归档

35、应为原件，且要求做到完整、精确、系统，存档时由档案管理人员审查核定。 4、各业务科室向局档案室移交的文档要有清单，归档时，必需履行交接手续，交接双方及监交负责人应分别在清单上签字，以备查考。 档案室管理制度6 职责部门 1、院办（人事行政部）负责院级文件档案的管理工作。 2、部门（科室）指派专人兼任档案管理员，负责部门（科室）档案的日常管理工作。档案管理人员变动须准时办理交接并通知院办（人事行政部）负责人。 3、院办（人事行政部）负责指导与监督各部门档案管理的实施状况。 4、部门（科室）负责人负责审批本部门（科室）一般文档的借阅申请，其它文档的借阅申请由总经理（院长）或指定负责人审批。 5、机

36、密文件借阅、全部文件的复制及销毁申请由总经理（院长）或指定负责人审批。 档案收集、归档 1、凡医院缮印发出的公文（含定稿和打印的原件与附件、批复请示、转发文件等），原件一律由院办（人事行政部）统一归档管理，发文复印件按规定由收文部门各自归档。 2、各部门处理完毕或批存的文件材料，由部门文秘集中统一整理、归档。 3、一项工作分别由几个部门（科室）参与办理形成的文件、决议，由主办部门（科室）负责收集整理，交院办（人事行政部）归档。 4、部门（科室）组织召开的工作会议纪要与有关材料由本部门（科室）收集、归档。 5、医院召开的工作会议文件由院办（人事行政部）收集、归档，并由会议组织部门（科室）指定专人

37、将会议材料、声像档案等向院办（人事行政部）办理归档手续。 6、医院员工外出学习、考察、调研、参加上级单位召开的会议等公务活动需将文件归档的，应准时交院办（人事行政部）归档。 档案立卷 1、档案管理员应使用档案盒（或文件夹）依据文件类型将档案分别立卷，统一存放至档案柜中。 2、档案立卷应使用归卷用的“案卷类目”，“案卷类目”条文必需简明精确。 3、案卷类目编制原则：含医院全称和经办部门全称，按上（医院全称）、下（经办部门全称）排版；依据文字量，也可以按左（医院全称）、右（经办部门全称）排版。 4、案卷类目名称需依据5.3款标准，接受标黑一号字体打印，粘贴于档案盒（或文件夹）左侧距顶部3厘米处。

38、5、归档的文件资料须按年度分别立卷，立卷必需核对归档文件的完整性、精确度，对存在缺陷的文件资料要责成有关人员收集齐全后再行立卷归档。 6、归档文件应符合国家有关档案管理的要求，名目清楚、字迹工整、图样清晰，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔和复写纸复写。 7、部门（科室）经办的文件原则上应于收、发文后一个月内完成归档；医院每年6月份以前必需完成上年度全部文件资料的立卷归档工作。 档案名目编制 1、档案文件编号原则：A1A2A3A4B1B2C1C2D1D2,其中A1A2为医院代字（遵照行文管理制度附件医院简称对比表），A3A4为两位数年份号，B1B2为部门（科室）代字（大类）号，C1C2为文件类型

39、（小类）号，D1D2为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为2006年的通知，是此卷中的第7份文件，则档号为：JX06XZTZ07。 2、档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立档案名目（附件10.1）。 3、全部归档文件必需在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按挨次将档案信息登记在档案名目中，以便查阅。 4、档案名目内容应包括名目序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。 档案保管权限、期限与类型 1档案保管权限 1.1财务部档案由财务部保存； 1.2人事部档案由人事部保存

40、； 1.3医院证、章、信由总经理（院长）指定负责人保存； 1.4其它各类档案由院办（人事行政部）保存。 2档案保管期限 2.1财务档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。 2.2医院证、章、信及相关文件资料属永久保存档案。 2.3政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存档案。 2.4本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。 2.5一般文档保管期限为3年至5年。 2.6保密文档须于失效当日即刻销毁。3文档的保存形式： 3.1文字性一般文档分为文字与电子两种方式保存。 3.2计算机存储的涉

41、密文件应实行加密爱惜措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办（人事行政部）备存，并保证其真实性。 3.3机密文档以书面或实物形式保存。 4档案类型 4.1行政档案。 4.2人事档案，包括：全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；聘请表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。 4.3财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。 4.4药械设备档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及修理联

42、系方式；设备运行修理、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。 4.5医疗档案，包括：档案内容由医疗管理部门供应。 档案查阅与复制 1总经理有权查阅医院全部档案。 2部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）全部档案。 3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。 4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。 5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批，并进行相关登记。 6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。 档案的销毁 1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每

43、年3月前编制销毁方案及清单，由院办（人事行政部）负责人审核无误后报总经理审批。 2总经理审批同意销毁方案后，必需指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。 3销毁档案清册要妥当保管，并将所销毁档案在有关名目中注销。 档案室管理制度7 一、目的 为了确保公司档案的完整及平安，增加公司档案的有用性和有效性，便于科学管理与开发利用，特制定本管理制度。 二、适用范围 适用于公司档案资料的管理。 三、管理职能 （一）公司办公室负责公司档案管理工作，设置特地的档案室，负责档案的收集、整理、保管、补充、开发、利用、销毁等各项工作。 （二）档案管理员负责档案室和存档资料的具体管理工作，具体职责如下： 1、接收各部门上交的存档资料，做好收件登记； 2、定期清理，主动按时收回各部门使用完毕的应存档资料，补齐缺失的档案资料； 3、对收到的档案资料按规章整理、分类、立卷，分类规范存放； 4、妥当保管档案资料，做好防损、防盗、防潮、防虫等爱惜工作； 5、建立档案检索索引； 6、按规定办理档案资料借阅和收回手续，并做好登记，保证档案资料平安无损； 7、做好档案室的日常清理、清洁工作，保持档案室洁净有序； 8、建立和维护电脑档案管理系统，实行数字化管理