电子档案管理的工作经验总结范文.docx

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1、电子档案管理的工作经验总结范文 电子档案管理的工作阅历总结范文 随着信息技术迅猛进展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了仔细探讨。 一、电子文件归档前的预备工作分析 充分做好电子文件归档前的各项预备工作是实现高效电子档案管理的重要前提。电子文件的非直读性特征打算了相关工作人员应当首先制定健全的电子文件归档验收制

2、度，并做好制度的宣扬工作，进而为电子文件的归档、验收工作供应牢靠的制度保障。以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必需有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的精确性。但是，由于部分工程的工期较为紧急，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与工作时效产生冲突。所以，可以采纳先进的计算机技术手段，将归档前的预备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。 由于一个工程可能形成成千上万个电子文件，如果规章制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，铺张人力财力的现象，甚至会导致

3、文件归档混乱，输出的产品为次品，造成工程质量事故和严峻的经济损失。因此，做好电子文件归档前的预备工作，尤其是规章制度的建设、宣扬以及推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。 二、电子文件归档过程中应留意的问题分析 在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要留意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性讨论报告、初步设计、托付书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件，有ecel表格、world文件、扫描形成的tif文件等等。并且，这些文件大都在工程设计正式开头之前形成，不仅涉及面广，而且内容繁杂，给电子归档带来肯定的困难。为

4、了使这些电子文件有条理地归档，文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据，从而提高这些电子文件的归档率。 对于cad电子文件的归档可以采纳dwg格式，由于这种格式可以在cad中直接打开，接受直观检查，尤其是对档案标识的检查，而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都特别重要。同时，对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到准时的订正，大大提高cad出图合格率。但它也存在着肯定的问题，如劳动强度大、费时费工等。 对于plt格式的文件，恰巧与dwg格式的文件优缺点相反。plt格式的文件在归档时图像不能直观显示，但是文件内容保持不变，不随阅读、输出平台的转变而转变。 对于pd

5、f格式的文件，其一般为只读模式，不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版，有肯定的爱护学问产权的作用。 三、电子文件归档后的检查验收工作分析 电子文件是形成纸质文件的源头，而对归档电子文件的检验是产品设计的最终一个重要的环节。检查力求全面，兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、规律结构的变化问题。主要工作包括：一是检查图纸名目及其格式、名目列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是，需要

6、留意的一点是，电子文件对设备及其标准有较强的依靠性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时消失问题，例如使用的字形存在差异；同种字形但是版本有所区分；电子图正常，但是归档后部分文字发生串位、变形，甚至消失乱码。 以钢结构的电子图为例，假如使用日本的制图软件，而不加专有字形，那么二级钢筋符号就会全部丢失。此外，很多软件经过研发消失了由低级到高级的许多版本，这样也会为电子档案管理工作带来一些问题。例如，由cad14到cad，各种版本的软件都在使用。但是，假如利用低版本的电子图在高版本中作图，则会导致电子图保存后会消失实线、点画线、标注线以及

7、线宽的差异。尤其是在机械制图中，假如部件实体的外围轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此，采纳不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区分，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最终关口的重要任务。 四、电子文件修改后的归档工作分析 在工程设计单位内部，各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图纸会审工作，以适应各种变化，例如施工现场消失的新状况、客户方提出的新要求等。这其中必定会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前，大多数单位采纳的是保留最

8、终版本的方式，即以其次次修改的版本掩盖起初版本，以第三次修改的版本掩盖其次次的版本，这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程，如土耳其工程中，每次电子图的修改版本都加以归档保存，编号为abc等，借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是，由于两次修改之间的时间间隔难以确定，之前修改的图纸已达到施工现场，纸质文件与变更通知单一旦收集不完整，就会导致电子文件和纸质文件的不全都。由此可见，假如直接采纳掩盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程，可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。 综上所述，电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不行或缺的重要组成部分。在此之前，过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间，现在则只需要半年甚至更短的时间，而人力资源却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺流程及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品，劳动效率和产品质量也将得到成倍的提高。全部这些成效的取得都离不开电子档案管理带来的便利。在充分熟悉到电子档案管理成效的基础上，我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节，包括归档前的预备工作、不同格式、不同类型文件归档时应留意的问题，电子文件归档后的验收检查工作以及电子文件修改后的归档工作等等，将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。 5