内控制度与流程(退货(报损)流程).pdf

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1、退货（报损）流程一、退货订单管理办法按照用友系统票据流转流程要求，重新制定商品退货流程如下：（一）正常三种类型退货1.网上下载、传真或业务员从客户拿回的退货单1.1 订单中心接收到退货订单和业务人员确认。业务人员确认后，复印 1 份留存，一份转物资管理部，每天登记退货订单登记表并和物资管理部交接。同时经单据电子档传储运中心。*注：业务人员确认不拉的单据单独登记管理。1.2 物资管理部按照退货单据到客户处办理退货，时间不超过3 个工作日1.3 退回公司的商品返回残品库进行分拣，出具残品入库单据，并连同客户开具的退货票据转物资管理部内勤制单1.4 物资管理部内勤接收到入库单据，在用友系统中录入委托

2、代销退货单，入库价格参照客户退单价格或合同价格，如无合同价格，通知合同价格管理人员（魏海波）增加，增加后录入。1.5 委托代销退货单保存、审核、打印后，票据捏对后转财务结算中心。委托代销退货单审核后打印，2、3 联与委托代销发货单一起转财务结算中心；4 联作为入库凭据交仓库保管员；1 联物资管理部内勤留存1.6 储运内勤每日核对退货订单登记表，并在退货登记表上填写退货单号码。注：物美门店退货临时打印退单和退货未及时录入，出现重复退单，请储运人员在退货订单登记表备注中做说明。1.7 储运内勤每周将本周退货订单登记表中已经全部完成的表格转财务订单中心。订单中心负责核对。1.8 订单中心和储运内勤每

3、月1 日核对上月未转回的退货订单登记表。并提报财务负责人。2.业务手工或通知订单中心填写的退货单2.1 业务手工填写或电话通知本部门员工代为填写的手工退货单（注：手工退货单必须标明店面名称、商品名称、数量以及业务员的姓名，手工退货单的退货时间限制为3 个工作日，如有特殊时间要求，请自行与物资管理部经理协商，订单处理中心无权协调有特殊时间要求的退货派车）2.2 手工退货单复印 1 份留存，一份登记转物资管理部。登记及后续流程参照“1”大项“1.1-1.8”小项流程执行3、返仓3.1 物资管理部送货人员如在送货过程中出现客户不收货产生划票或改票的情况，票据签收后转物资管理部内勤3.2 物资管理部内

4、勤在接收到此类单据时，根据委托代销发货单生成委托代销退货单，选择【返仓销售】业务类型（二）特殊退货1.业务员直接提到公司的退货1.1 业务员直接将客户退回商品提到公司，交订单处理中心1.2 订单处理中心与业务员一起清点商品，业务员要填写手工退货单，注明商品名称、数量、生产时间、破损情况、客户名称、业务员姓名、交接日期，同时要出具客户的退货单，如没有客户的退货单，要在退货退货交接统计中注明，同时登记退货订单登记表并在表中注明货已退回。1.3 订单中心与物资管理部指定人员清点交接.1.4 残品库人员分拣商品并填写手工入库单，经库管签字后，入库单随手工退货单据一起转物资管理部内勤1.6 储运内勤参照

5、第“一”大项“1.4-1.8”小项流程执行2.业务直接拿回公司的退票2.1 业务员拿回公司的客户退票，订单处理中心人员要确认该退单是否为空退单，空退单按照特殊单据处理流程执行（参照订单制作管理办法-第三部分）2.2 如果退单是物资管理部货已经退回，但未取得对方单据，将退单登记到退货订单登记表，返回物资管理部2.3 储运内勤参照第“一”大项“1”项“1.4-1.8”小项流程执行3.其它出库的退货3.1 公司客情、提样等特殊出库单据也会产生退货情况，订单中心在接收清点退货时，打印原其它出库单，并备注退货数量，登记退货订单登记表后，返回物资管理部。3.2 储运内勤根据返回单据做退库处理。4.商品提到

6、公司后，业务员要求终止单据造成的商品返仓4.1 订单中心根据单据清点商品4.2 商品与原委托代销出库单一起返回物资管理部成品库，要在 退货订单登记表表中登记4.3 物资管理部内勤根据原单据做返仓销售，商品交相应仓库保管员签收返库并修改帐卡5.无退单退货5.1 送货时发生的临时退货：司机电话报告与业务沟通，业务确认后司机签字后拉回，物资管理部残品库库管分拣处理核对完之后在每天的退货单列表上登记。登记完毕后与原始退单一起转交内勤，清点退货单的张数，并在列表上签字确认。物资管理部内勤在系统录入单据并打印，打印完之后连同原始退单再转交库管核对录入的单品和数量。并进行系统审核。并将单据财务结算中心。退货

7、订单登记表日期：序号商超名称单据张数退货单据号退货司机实际退货日期委托代销发货单号备注（未拉回原因）1 2 合计单数值班人签字：交接人签字：二、退货接收流程（一）、退货单与退回商品的接收程序1.1、正常退货：司机将退单与退货拉到残品库，库管与司机当面清点交接，如出现退货差异、报损商品、空退商品要求当事人确认无误后，在原始退货单、换货单上标清并签字确认，如出现退货单（手工退货单）上商超名称、商品名称（净含量）、退货数量、易混单品、不清楚以及划票、改票都要当面标清并签字确认，无误后、库管把原始退单、换货单在退货单接收记录表 上进行登记，分别登记退单（换货单）的商超名称、单据号、页数、车牌号、逐一登

8、记，最后双方签字认可。交接完毕后，库管将原始退货单投入票据箱，报损商品存放在指定的位置（报损商品按照公司出具的报损执行标准）明细如下：1.1.1 包装破损无内容物的，即空袋商品。1.1.2 包装破损内容物不足三分之二的。1.1.3 鼠咬的商品（商超退回的鼠咬商品物资管理部每月20 号提报公司，由公司出具出库方法）。1.1.4 保质期三个月（含）以内商品，在距保质15 天的。1.1.5 保质期六个月（含）以内商品，在距保质30 天的。1.1.6 保质期十个月（含）以内商品，在距保质45 天的。1.1.7 保质期十二个月（含）以内商品，在距保质60 天的。1.1.8 保质期二十四个月（含）以内商品

9、，在距保质60 天的。接 收 退 货 单 记 录 表编号：序号日期客户名称单据号车牌号票据数量经手人过期、空袋库管司机、库工1.2、外埠退货：按外埠退货接收和确认流程执行（如实登记退单）：1.2.1 综合业务部将外埠退货信息书面通知物资管理部，该通知包括退货商超名称、退货产品清单、退货外包装形式和数量、到达货运站相关信息（名称、地点、电话和联系人）。1.2.2 物资管理部接到通知后，安排司机提货，司机对退货外包装进行检验，核实外包装数量，确认所有外包装均为原退回包装且未被打开，方可将货物提回物资管理部，如发现数量不符、外包装破损或二次封箱，应拒绝提货并立即通知综合业务部和物资管理部相关人员。1

10、.2.3 司机提货后直接将货物送至残品库，残品库人员应对退货的外包装状况和数量进行确认，无误后方可接收，如有疑问，应与当事司机落实。1.2.4 残品库人员对退货进行全面验收，与退货产品清单一一核对。并对退货的质量是否符合公司退货规定进行确认，认真准确填写验收清单，将验收清单报物资管理部。验收清单包括品名、数量、检验结果等等，如发现退货质量不符合公司退货规定应在验收清单中详细注明，不符合公司退货标准的商品暂时封存等待综合业务部处理结果，（退货执行标准按“1”项“1.1.11.1.7”执行）。1.2.5 物资管理部将验收清单报综合业务部，综合业务部确认检验清单，对不符合公司退货条件的商品书面提出处

11、理意见，物资管理部遵照执行。1.3、无原始退单的退货：由库管与司机拟定临时退货单，标明无退货单的原因，双方签字确认，次日并且提报储运经理，绝对不允许将退货质押在残品库不处理。退货执行标准按（“1”项“1.1.11.1.7”执行），最后将临时退单在退货接收记录表上登记确认。1.4、现金店面的退货：现金的店面有退货时，库管如实清点确认，执行标准（按“1”项“1.1.11.1.7”执行），当司机把原始退货单取走转交物资管理部内勤时，库管要在退货接收记录表 上标注清楚，并由当事人签字。1.5、退（换）单的管理：每天接收到的单据及时转交物资管理部内勤，库管不能出现质押退（换）货票现象，如果有问题的退（换

12、）货单及时提报，否则接受处罚，确保每日接收的商品与退（换）货单的要做到日清日结，并将退单接收列表转调度中心一份，转物资管理部内勤一份。1.6、填写商超退货统计表：每天接收到的退货原箱超出2 件的商品按要求进行登记，每周统计一次传至相关部门。储运残品库商超退货统计明细表接收日期商店名称商品名称数量经办人散袋数原箱退回件数规格件数日期库管：日期：（二）、委托代销退货单的复核程序2.1、整理原始退单：每天接收到残品库退货单接收记录表与店方原始退货单逐一核对：退单号、页数、及换货票号、页数、如果出现漏登的退单要及时补登，如果现结的店面的退货单要与内勤核对是否已录入系统，如果外阜退单出现退货差异、报损等

13、情况、要复印一张转综合业务部，具体操作按（1.2.41.2.5）执行，无问题后清点总张数（标清其中换货几张）标注在退货单接收记录表最后一页，并标清日期、编号。最后将退单接收记录复印一份转调度中心，将原件“退单记录表”与“原始退（换）单”转交物资管理部内勤。2.2、单据录入与打印：内勤确认原始退（换）货单张数后，在退货单接收记录表上签字，按要求录入系统，打印委托代销退货单与其它出、入库单。2.3、单据的复核与各报表的登记：复核原始退货单与委托代销退货单：品名、数量、报损、差异等情况是否相符，及换货票与其它入库单是否相符，如果冲红票有问题，及时返回内勤重新调整，如果原始退单不清楚，要及时与负责清点

14、的库管沟通、确认。无误后在委托代销退货单与其它出入库单上签字确认，第一联转内勤，第四联库管留存，第二、三联同原始票据一起转内勤，对有退货差异（根据原始退货单出现缺少的部分、内勤打印其它出库单；多出的部分、内勤打印其他入库单）、报损商品（根据原始退单的标注，内勤录入系统后，在票据的备注栏出现准确的信息）的单据要分别在退货差异周报表 与报损商品周报表 上登记清楚（按表格要求如实填写）。残品库退货差异周报表接收日期商超名称商品名称出库数量入库数量库管确认人退货办理人单据票号残品库报损商品周报表接收日期商超名称商品名称数量报损原因（生产日期）经办人手工冲红票号统计人：统计日期2.4、文件的存档：最后将

15、本日退单总张数清点是否与接收时的相符，核对每一张四联选择的仓库是否是残品库，无误后将四联单进行存档，在将退货单接收记录表进行存档。2.5、报表的转发：每周将退货差异周报表 报损周报表转发到相关部门。（三）、商品分检、返厂、报损程序3.1、商品分检工作3.1.1 对前一天接收所有退货进行分选，每一袋都要查看商品日期，将分为可利用商品、不可利用商品。3.1.2 可利用商品是日期未超出保质期的三分之一、包装完整、外包装透明度清晰、质量无问题的商品入成品库（果园系列超出三个月要停止入成品库）；如果日期刚过三分之一、包装完整、外包装透明度清晰、质量无问题的商品入临时库；最后可利用的商品按产品规格进行装箱

16、、过秤、无误后库管填写手工临时调拨单 签字后，转交成品库库管一份，残品库库管留存一份，成品库库管复核完毕后，转交物资管理部内勤录入系统，出具正式的调拨单，库管复核：调拨单所选的转出库房、转入库房、商品名称、数量、规划是否相符，无问题后在正式调拨单上签字确认，第一二联转储运内勤，三联成品库库管留存，四联残品库库管留存。临时调拨单（残品）库调入（成品库、临时库 )序号：序号商品名称规格残品库 出库数量调入成品库 数量调入临时库 数量返回残品库 数量1 2 3 4 出库人签字：日期：入库人签字：日期：3.1.3 不可利用的商品，每日进行整理破袋、冲袋、根据产品规格进行装箱、过秤、按品牌系列存放位置归

17、位，入到残品库区，库管要定期查看不可利用的商品日期，以及商品特殊事项、每周以书面形式提报采购部，沟通、协调返厂工作。3.2、商品返厂工作3.2.1 库管按品牌、规格以及各个厂商的返厂条件进行整理商品，无问题后填写手工返厂明细表，提报采购部协调返厂工作，采购部调节完毕后，具体执行如下：3.2.2 有北京办事处的，办事处（如果不办理需要采购部及时协调）当面清点完毕后，由采购部通知厂商总部及时拉走（一般是在采购部订货时通知厂商有退货），取货时，由当事司机提供联系方式、姓名、车牌号、运输公司名称、分别在返厂明细表上签字确认，录入系统，最后将本次退货明细传真厂商总部一份，采购部一份，由采购部进行跟踪，如

18、果返厂未收到要在一周之内反馈信息。3.2.3 没有北京办事处的，由库管整理好准确的数量，标清运输件数，填写手工返厂明细表，传真采购部一份，采购部与厂商协调，同意后，由物资管理部指定的运输公司或由厂商提供运输公司拉走（与运输公司必须有常年的合约）并由当事司机提供联系方式、姓名、车牌号、（运输公司名称）签字确认，最后将本次退货明细表传真厂商一份，采购部一份，由采购部跟踪，如果出现差异在一周之内反馈信息，无误后厂商签字确认并回传我司（转物资管理部一份）录入系统，3.2.4 最后由储运内勤打印采购红字入库单，库管复核：所选择的库房、商品名称、规格、数量是否与手工返厂明细表相符，无问题后库管签字确认，第

19、一二联转内勤，第三联供应商拿走，四联库管留存。金果园老农（北京）食品有限公司（）退厂明细表供应商名称：单号：日期：序号商品名称规格数量（件）数量（袋）备注1 2 3 供应商领物人：运输公司领物人：库管确认：代理厂商退货条件品牌是否接收退货退货条件（所有厂商均不接受过期退货）办理日期备注亨谕是1、残次品在临近保质期2 个月前可退厂2、年度退货比例不超过3%3、破袋产品内容物不小于50%精益珍是1、临近保质期2 个月前可退厂2、破损产品可退换，但内容物不小于50%3、年退货比例不超过0.5%光明否1、严重质量问题可要求退厂状元红是1、质量问题2、滞销品以及保质期超过一半的未动销产品3、破损产品内容

20、物大于或等于60%的无条件退货，大于 30小于 60的按半价退货，空袋不退货。4、至少在货物到期前2 个月退厂美吉是1、破损产品可退厂（果汁棒除外）2、退货须经厂商人员审批后才可办理退货手续花蕊是1、残次品在临近保质期2 个月前可退厂2、玻璃瓶退瓶盖即可，但塑料瓶必须完整清退仙府是1、质量问题、非人为原因造成破损的无条件退货2、破损商品的内容物必须大于50，小于50的按半价退货3、所有商品必须在临近保质期2 个月前退回汉波是1、临近保质期2 个月前可退厂2、破损产品可退货，玻璃瓶包装以瓶盖为准，但每月破损总数不得超过50 个。备注：残品库每周至少两次将可利用货物转至成品库或临时库，每月5 号、

21、20 号固定向采购部通报残品库库存情况及明细。对卖场退回的过保质期一半但未到最后退货期限的整箱货物，或是日期未过半的整箱货物做详细登记并通报销售部、采购部，以便限期处理。3.3、商品报损工作3.3.1 每月 20 号，库管按照每周的报损周报表，把各个单品进行汇总，出具残品库报损申请单，转采购部。3.3.2 由采购部书面通知物资管理部进行拆袋入库、换包装入库、储运发放早点，一般是不能返厂的品牌，库管按要求记录每一单品出库数量，把拆好或换好的商品数量转交成品库库管，录入系统，残品库库管记录入库单号，并且出具一份各种证明单经办人（残品库库管、加工部主管、成品库库管）签字，根据证明单残品库库管填写 商

22、品报损申请单 转采购部。残品库换包装商品报损证明单日期品名出库袋数（残）入库袋数（成、临）系统调拨号报损袋数经手人：日期：残品库商品拆袋报损证明单日期品名出库袋数（报损数）拆袋后的入库号库管：日期：残品库商品发放早点报损证明单日期品名出库袋数（报损袋数）经手人库管：日期：3.3.3 由公司审批完毕后，审批单由财务部转交库管一份存档，转交内勤一份，由内勤在系统中作调拨单、其它出库单、库管复核单据后签字确认、留存第四联，最后残品库库管将调拨单上所有的商品调延庆工厂进行销毁，销毁结果由延庆工厂提报公司。商 品 报 损 申 请 单仓库：年月日连续号：序号名称单位数量单价金额原因1 2 3 合计申请人：物资管理部经理签字：采购部经理签字：财务部经理签字：总经 理 签字:退货流程图:司机将退货拉回残品库司机到店里拉退货并清点数量库管在退货记录表上登记残品库管验收退货是：整理原始退货单。退单转交储运内勤否：上报公司等待处理是否符合公司退货标准录入系统并打印库管复核后、原始退单与委托冲红票一同转交财务部