街道档案管理制度.pdf

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1、1 2020 年 4 月 19 日街道档案管理制度第一章总 则第一条为了加强街道办事处档案管理工作,充分发挥档案在日常工作中的作用,根据 的有关规定,结合我办档案管理工作实际,特制定本制度。文档仅供参考2 2020 年 4 月 19 日第二条本制度所称的档案,是指我办在工作中形成、搜集起来的,经过整理具有保存价值的各种公文、电报、电传、传真、电话记录、图表、簿册、会议记录、出版物原稿、录音、录像、照片(含底片)、磁盘、光盘等不同门类、不同载体的历史记录。它是公务活动历史和现状的真实反映,是做好基层工作的必要条件,是机关档案的重要组成部分,对提高工作效率和质量有着重要作用。第三条街道办事处的档案

2、管理工作实行统一领导,分级管理原则,在工作活动中形成的文书、会计、科技、声像档案均由本单位档案室集中统一管理。专门档案由各业务科室保管,目录移交一份给档案室保存。第四条街道办事处必须加强档案工作的领导和科学管理,建立健全各项档案工作制度。第二章档案工作机构和任务第五条街道办事处应根据工作需要配备专职档案员名,管理本单位的档案工作。档案(文书档案、会计档案、专门档案、科技档案、声像档案)由党政办公室集中统一管理,明确一名副主任分管,办公室主任主管,档案员具体负责。文档仅供参考3 2020 年 4 月 19 日第六条街道办事处档案工作人员须具备高中以上文化程度和专业知识,政治上可靠,能够胜任档案工

3、作。档案工作人员要保持相对稳定。第七条档案工作人员要坚持党的四项基本原则,认真执行党和国家的各项方针、政策,热爱档案事业,刻苦钻研业务,努力提高政治思想觉悟和业务水平,以保证档案工作任务的顺利完成。第八条档案管理人员的基本任务是:负责管理本单位的全部档案和与本单位活动有关的参考资料,建立科学的管理制度,积极提供利用,为街道办事处各项工作服务;指导各科室和各社区的文件材料整理归档工作;定期向东区档案局移交永久保存的档案;贯彻执行党和国家的保密制度,确保档案材料绝对安全。第三章归档文件整理制度第九条在我办公务活动中形成的,记录和反映本办工作情况、具有查考、利用价值的各种门类和载体的文件材料(包括图

4、表、簿册、声像材料、软盘等)均属收集归档范围,任何部门和个人不得据为己有或拒绝移交归档。文档仅供参考4 2020 年 4 月 19 日第十条接收、收集的档案材料必须完整、齐全、准确地反映工作活动的过程和结果。档案材料的格式符合国家有关规定,载体材料要有利于长期保存。收集的档案材料应为原件,并按照文件材料的有机联系,区分保存价值,分类整理。第十一条文书档案著录符合,属本单位的发文必须挂接电子全文。编制科技档案符合国家标准。文书档案实行随时办随时归档。第十二条会计档案由本单位财务室按要求整理完毕后,于次年 2 月底前移交档案室。第十三条证书档案由有关部门自行负责搜集材料、组织立卷、编写目录、整理归

5、档。归档目录一式二份,一份留本部门存档,另一份交档案室保存。第十四条基建档案由负责基建项目的人员在项目竣工、验收后 3 个月内整理、编目、造册,集中统一移交档案室。第十五条设备档案由设备采购部门或人员在设备到货后,由档案人员一起参加开箱验收,并登记、及时归档后再提供利用。第十六条录音、录像、照片、底片等档案由承办人员及时编写说明(单位、时间、内容、地点、摄影、录音、录象等)后,向档案室移交归档。文档仅供参考5 2020 年 4 月 19 日第十七条外出学习、开会、考察等活动中带回的档案资料,应在差旅费报销前移交档案室。第十八条档案材料移交时,应出具移交清单一式两份双方清点核对后签字,各存一份备

6、查。第四章资料收集制度第十九条本制度所称的资料是指:反映本机关工作的期刊、杂志、报纸、情况反映等,并对本单位的业务工作有查考利用价值的参考资料。第二十条以街道办事处的名义征订的上述资料,均属资料收集的范围。各部门要协助党政办公室的档案人员搞好收集工作,确保资料的齐全完整。第二十一条资料收集的时间定于每年的12 月集中向综合档案室移交,对拒不移交的部门或个人次年将不再征订、发放资料。第二十二条资料的整理工作有综合档案室人员负责,应编制基本的检索目录。第二十三条对区档案局所征集的资料,要积极协助区档案局办理移交、登记等手续,发挥资料的最大效用。第五章电子文件的归档管理制度文档仅供参考6 2020

7、年 4 月 19 日第二十四条本制度所称的电子文件是指:在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网上传送的文件。第二十五条归档的电子文件是具有保存价值的电子档案,必须纳入档案管理的范畴。第二十六条电子文件实行文档一体化管理的方式,由党政办公室负责对电子文件进行管理,坚持前端控制与全程管理的原则,即收发、鉴定、归档各环节统一。第二十七条电子文件必须按规范要求著录到配套的档案管理软件,并同时对本单位归档的发文进行全文挂接(统一挂接 PDF格式文件)。第二十八条为维护电子数据的安全,每年对归档的电子文件要备份处理,若有条件可刻录成光盘,异地保存。第二十九条配合区档案局做好电子数据的移交工作,并办理相关手续。第六章单位重大活动档案管理制度第三十条单位重大活动档案是指:在公务活动中,由单位承办或协助办理的在全国、全省、全市、全区有影响力的各项活动中,所形成的具有保存价值的各种载体形式的档案。