机床装备企业风险控制指南采购(T-WLJC 44—2017).pdf

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1、 温 岭 市 机 床 装 备 行 业 协 会 标 准 T/WLJC 442017 机床装备企业风险控制指南 采购 Risk control guide for machine tool equipment enterprise Purchase 20171215 发布 20180115 实施 温岭市机床装备行业协会 发布 ICS 35.240.50 J 07 T/WLJC T/WLJC 44-2017 I 前 言 机床装备企业风险控制指南系列标准包括以下 26 个标准：T/WLJC 31-2017 机床装备企业风险控制指南 总则；T/WLJC 32-2017 机床装备企业风险控制指南 组织机构

2、；T/WLJC 33-2017 机床装备企业风险控制指南 发展战略；T/WLJC 34-2017 机床装备企业风险控制指南 人力资源；T/WLJC 35-2017 机床装备企业风险控制指南 社会责任；T/WLJC 36-2017 机床装备企业风险控制指南 企业文化；T/WLJC 37-2017 机床装备企业风险控制指南 资金；T/WLJC 38-2017 机床装备企业风险控制指南 全面预算；T/WLJC 39-2017 机床装备企业风险控制指南 筹资；T/WLJC 40-2017 机床装备企业风险控制指南 成本费用；T/WLJC 41-2017 机床装备企业风险控制指南 投资；T/WLJC 4

3、2-2017 机床装备企业风险控制指南 财务报告；T/WLJC 43-2017 机床装备企业风险控制指南 担保；T/WLJC 44-2017 机床装备企业风险控制指南 采购；T/WLJC 45-2017 机床装备企业风险控制指南 存货；T/WLJC 46-2017 机床装备企业风险控制指南 销售；T/WLJC 47-2017 机床装备企业风险控制指南 研究与开发；T/WLJC 48-2017 机床装备企业风险控制指南 工程项目；T/WLJC 49-2017 机床装备企业风险控制指南 固定资产；T/WLJC 50-2017 机床装备企业风险控制指南 无形资产；T/WLJC 51-2017 机床装

4、备企业风险控制指南 合同协议；T/WLJC 52-2017 机床装备企业风险控制指南 业务外包；T/WLJC 53-2017 机床装备企业风险控制指南 企业并购；T/WLJC 54-2017 机床装备企业风险控制指南 关联交易；T/WLJC 55-2017 机床装备企业风险控制指南 信息系统；T/WLJC 56-2017 机床装备企业风险控制指南 内部信息传递。本标准按照 GB/T 1.1-2009 给出的规则起草。本标准由温岭市机床装备行业协会提出并归口。本标准起草单位：温岭市华驰机械有限公司、巨鑫机床有限公司、台州美日机床有限公司、上海脉施科技信息有限公司。本标准主要起草人：颜建军、冯文波

5、、虞荣江、王洁、金腾飞、麻江峰、丁昆。本标准为首次发布。T/WLJC 44-2017 II 引 言 在温岭市经济和信息化局的指导下，配合温岭机床工具产业集群区域品牌建设示范区建设工作，由温岭市机床装备行业协会组织制定了机床装备企业风险控制指南系列标准，结合温岭市机床制造企业实际，梳理和优化业务流程，完善管理与控制方法，提出企业内部风险控制的基本规范，作为企业自身提升的管理工具，为企业转型升级提供参考依据。温岭市机床装备行业有近千家小型和微型企业，其中很多是“小而精”在细分专业领域发展前景很好的优质企业，这些企业将是温岭市工业经济的新增长点。小型和微型企业具有决策灵活机动，市场反应快的优势，但重

6、视市场，谈化管理，普遍存在基础管理薄弱问题。企业内部风险管理制度相对不完善，从而影响了企业的经济效益。对于面向市场竞争，企业经营风险无处不在。财政部会同证监会、审计署、国资委、银监会、保监会等部门于2008年5月发布企业内部控制基本规范，于2010年4月发布企业内部控制应用指引18项，基本涵盖了企业资金流、实物流、人力流和信息流等各项业务和事项，构建了中国企业内部控制规范体系。企业内部控制基本规范和企业内部控制配套指引系列文件是针对上市公司和非上市大中型企业全面提升经营管理水平制定的，但部分内容对于小型和微型企业内部风险管理也是适用的。本标准结合温岭市小型和微型机床制造企业的特点，权衡取舍后参

7、考选用了其中的大部分风险要素和控制措施，经过剪裁处理，形成了26个标准。温岭市机床装备行业协会会员单位贯彻实施本标准时，应结合企业管理实际做好剪裁（删减、改写）工作，选择其中适用内容经过再加工后形成本企业的风险控制制度。T/WLJC 44-2017 1 机床装备企业风险控制指南 采购 1 范围 本标准规定了企业采购的不相容岗位、业务流程、关键环节风险控制、主要风险源及控制措施等风险控制的通用准则。本标准适用于机床装备企业，也适用于工量刃具企业。2 概述 采购是指购买物资及支付款项等相关活动，其中物资主要包括原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购业务需要由预算、采购、收货、财会等部门共同协助完

8、成。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是巨大的。采购业务至少应当关注下列风险：1）采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致生产停滞或资源浪费。2）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。3）采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。3 不相容岗位 采购业务的不相容岗位至少包括：1）请购与审批。企业物品采购应由使用部门根据其需要提出申请，并经分管采购工作的负责人进行审批。2）供应商的选择与审批。企业应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商，但是决

9、定供应商的人员不能同时负责审批。3）采购合同协议的拟订、审核与审批。企业应由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批。4）采购、验收与相关记录。企业采购、验收与会计记录工作职务应当分离，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性。5）付款的申请、审批与执行。企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分离，付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致企业资金损失或信用受损。4 业务流程 采购业务流程包括编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、供应过程管理、验收、退货、付款、会计控制等环节，如图1所示。T/WLJC 44-

10、2017 2 图1 采购业务流程 5 关键环节风险控制 5.1 请购控制 采购申请一般由使用部门提出或由仓储部门提出，物资供应部门根据采购单位的采购申请、年度采购计划、工程用料计划和库存消耗定额编制月度采购计划，由部门主管或其授权人员审核是否合理，若合理则签字认可交采购部门，金额巨大或特殊采购应由主管总经理审批。控制措施如下：1）请购单一式三联，注明请购部门，请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。2）重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序。3）零星需要的物品，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经采购部门审批，但使需求计划 采购计划 选择供应商 确定采购价格 订立框

11、架协议或采购合同 管理供应过程 验收 请购 是否合格 入库 取得发票 付款 会计控制 退货 办理索赔 是 否 T/WLJC 44-2017 3 用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，经使用部门主管审批，并经财务部门同意后，交采购部门办理采购。3）紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。4）特殊原因需取消请购申请时，原请购部门应通知采购部门停止采购，采购部门应在原请购单上加盖“撤销”印章，并退回给请购部门。5.2 询价控制 采购价格应当对经理层透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应商的相关情况，综合考虑以下各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。控制措施如下：1）定期了解供应商

12、的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等，为企业采购决策提供可靠信息。2）对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查。3）对于大宗和重要物品的采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等。4）对某些采购可以采用招标方式，在满足采购方物品质量、送货时间等要求的情况下，以公开方式进行，招标不能以价格作为惟一决定因素。5）对于零星物品的采购，一般授权直接采购，同时采取由独立人员的抽样暗访措施。5.3 采购控制 询价程序完成后，采购部门应当选择最有利于企业生产和成本最低的供应商，并根

13、据资产存储情况，确定采购物品的时间和数量。控制措施如下：1）确定订货单发出单位。通常包括：采购部门在确定了采购数量之后，签订购销合同之前，必须遵循企业订货报价控制制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商；根据与相应供应商确定的最优价格，对采购所需资金作出估算，并在请购单上签署采购意见后，由采购部门授权人审批；将签批后的请购单送资金预算部门，由资金预算部门主管人员审核请购是否符合经营目标，且在资金预算范围内，审批后签注意见，送交存货管理部门。2）确定订货单发出时间。通常包括：保障生产经营的正常进行，避免存货资产的闲置，存货管理部门人员在接到请购单后，对存货应运用经济批量法和存货最低点法进行分

14、析，确定什么时间请购最为合适；在请购单上签注意见，由部门授权人审批。3）订购数量的控制。通常包括：由采购人员审查每一份请购单是否在执行后又重复提出，请购数量、品种是否合理，是否在控制限额的范围内；对大量采购的原材料、零配件、商品、物资等进行采购数量对成本影响的分析，分析的内容主要是将各种请购项目进行有效归类，然后利用经济批量法测算成本及采购的批次和数量；对请购数量不大或零星采购物品，采购批量的成本分析控制可对照资金预算来执行。5.4 验收控制 企业应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件，对所购物品或服务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收。控制措施如下：T/WLJ

15、C 44-2017 4 1）货物到达后，由仓储部门指派验收人员对货物进行实物计量，并与货运单、订购单进行核对，正确无误后填制收料单。2）收料单的内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量和质量以及运货人名称、原订购单编号等。3）需要时，由质检部门对货物进行检验。4）对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告，有关部门应当查明原因，及时处理。5）为了达到既控制购买环节的经营活动，也控制存货的管理工作的双重作用，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。6）对于已经检验的物品由保管人员将发票、购销合同、请购单进行认真核对，同时点收实物的数量和质量，核

16、对无误后填写按顺序编号的入库单。7）入库单一式三联，注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量以及运货人名称等内容。8）保管员在入库单签字后，一联留存，登记仓库台账；一联随有关凭证送交会计部门，办理结算；一联退回采购部门与购销合同、请购单核对，核对后归档备案。5.5 现金支付控制 对于现金支付的交易，应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式。控制措施如下：1）会计部门在接到发票等原始凭证后，由部门授权人审核批准。2）由会计人员据其编制付款凭证，注明会计科目、款项用途及金额等，交给出纳员。3）由出纳员根据付款凭证列出的金额支付现金，并登记现金日记账。4）付款凭证退交会计人员，登记总账

17、和明细账。5.6 赊购方式控制 对于企业采用赊账方式购买物品时，必然形成债务，由此而引发债务结算业务，故也必须对此加强控制。控制措施如下：1）应付账款的入账必须在取得审核、企业授权人审批后的发货票以及验收入库单、请购单、借款通知等凭证后方可入账。2）对于享有现金折扣的交易，直接按照供应商发票金额来入账；对于部分退货，注意从原发票中扣除后入账；对于有预付货款的交易，在收到供应商发票后应将预付金额冲抵部分金额来入账。3）由稽核人员定期与供货商（债权人）核对账目，如果对账中发现问题，应及时查明原因，分清责任，按有关规定予以处理，确保双方的账目相符。4）按双方事先约定的条件，及时清理债务，支付欠款后，

18、应取得债权人的收款证明，并以此为依据编制记账凭证，登记账薄。5.7 退货和折让控制 企业应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货款。控制措施如下：1）采购部门接到收料单后与采购合同核对，相符则登记采购登记簿；不相符，如数量缺少则与供应商联系要求补足，如质量问题则应考虑是退货还是要求供应商给予折让。2）决定退货的应填制退货通知单，授权运输部门退回，在获得物资供应站的退货单后编制借项凭单，借项凭单连同退货单送交财务部门。T/WLJC 44-2017 5 3）借项凭单内容包括供应商名称、退货数量、价格、日期以及金额计算等。6 主要风险源及控制措施

19、 6.1 编制需求计划和采购计划 6.1.1 主要风险 企业需求部门一般根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。主要风险如下：1）需求或采购计划不合理，甚至与企业生产经营计划不协调。2）不按实际需求安排采购或随意超计划采购。6.1.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）生产、经营、项目建设等部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。2）对独家代理、专有、专利等特殊产品，应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审批。3）采购计划是年度生产经营计划的

20、一部分，在制定年度生产经营计划过程中，应当结合库存和在途情况，合理安排采购计划，防止采购过高或过低。4）采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令执行。6.2 请购 6.2.1 主要风险 采购申请一般由使用部门提出或由仓储部门提出，物资供应部门根据采购单位的采购申请、年度采购计划、工程用料计划和库存消耗定额编制月度采购计划，由部门主管或其授权人员审核是否合理，若合理则签字认可交采购部门，金额巨大或特殊采购应由主管经理审批。主要风险如下：1）缺乏采购申请制度，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。2）请购未经适当审批或超越授权审批。6.2.2 主要控制措施 主要

21、控制措施如下：1）建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。2）具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。3）采购人员审查每一份请购单是否在执行后又重复提出；请购数量、品种是否合理，是否在控制限额的范围内。4）存货管理部门人员在接到请购单后，对存货应运用经济批量法和存货最低点法进行分析，确定什么时间请购最为合适，以避免存货资产的闲置。5）对大量采购的原材料、零配件、商品、物资等进行采购数量对成本影响的分析，利用经济批量法测算成本及采购的批次和数

22、量。T/WLJC 44-2017 6 6）对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。7）具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。6.3 选择供应商 6.3.1 主要风险 主要风险如下：1）供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高。2）与供应商串谋，出现舞弊行为。6.3.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）建立供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。

23、2）新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录，都要由采购部门根据需要提出申请，并按规定的权限和程序审核批准后，纳入供应商网络。3）定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等，为采购决策提供可靠信息。4）对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查。5）建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度，对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价，根据考核评价结果，提出供应商淘汰和更换名单。6.4 确定采购价格 6.4.1 主要风险 企业应当制定合理的询

24、价程序，并重点了解供应商的相关情况，以确保价格机制透明。主要风险如下：1）采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，引起采购价格不合理。2）缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，可能造成企业资金损失。6.4.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，合理地确定采购价格。2）对于大宗和重要物品的采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等。3）对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资，通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。4）采购部门应当定期研究大宗通用重

25、要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。5）建立采购价格数据库，定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。T/WLJC 44-2017 7 6.5 订立框架协议或采购合同 6.5.1 主要风险 框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议。主要风险如下：1）框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅。2）未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求。3）合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益

26、受到侵害。6.5.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力。2）根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。3）对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。4）对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。6.6 管理供应过程 6.6.1 主要风险 企业应建立采购合同跟踪制度，合理评价供应商的供货情况

27、，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程。主要风险如下：1）缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，可能导致无法保证供应。2）运输方式选择不合理，可能导致采购物资损失。3）忽视运输过程保险风险，可能造成企业资金损失。6.6.2 主要控制措施 主要控制措施如下：1）依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案。2）对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。3）对需要监造的物资，择优确定监造单位，签订监造合同，落实监造责任人，审核确认监造大纲，审定监造报告，并及时向技术等部

28、门通报。4）根据生产进度，选择合理的运输工具和运输方式。5）根据采购物资特性，办理运输、投保等事宜。6）实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。6.7 验收 6.7.1 主要风险 主要风险如下：1）验收标准不明确、验收程序不规范，可能造成采购物资损失。T/WLJC 44-2017 8 2）对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符。6.7.2 主要管控措施 主要管控措施如下：1）制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。2）验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始

29、单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。3）验收时涉及技术性强的、大宗的和新、特物资，应进行专业测试，必要时可委托具有检验资质的机构或聘请外部专家协助验收。4）对于验收过程中发现的异常情况，比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等，验收机构或人员应当立即向相关机构报告。5）验收入库的职能应当由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担，以达到对收货控制的双重作用，既控制购买环节的经营活动，也控制存货的管理工作。6）对于已经检验的物品由保管人员将发票、购销合同、请购单进行认真核对，同时点收实物的数量和质量，核对无误后填写按顺序编号的入库单。7）对于不合格物资，

30、采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。8）对延迟交货造成生产损失的，采购部门要按照合同约定索赔。6.8 付款 6.8.1 主要风险 对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。主要风险如下：1）付款审核不严格、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失。2）付款方式不恰当，可能导致企业信用受损。6.8.2 主要管控措施 主要管控措施如下：1）严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。2）重视采购付款的过程控

31、制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。3）根据生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险。4）除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应当尽量通过银行办理转账。5）对于现金支付的交易，应当提倡根据付款凭证而不是原始凭证支付现金的方式，更有利于形成控制关系。6）加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况。6.9 会计控制 6.9.1 主要风险 T/WLJC 44-2017 9 主要风险如下：1）缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，可能导致采购物资和资金受损。2）相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映。6.9.2 主要管控措施 主要管控措施如下：1）做好采购业务各环节的记录，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。2）指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因。