欢迎参加新晋员工职业化训练课程31837.pptx

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1、欢迎参加公文训练教程欢迎参加公文训练教程 1GEC Program 目目 录录第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍第三部分第三部分 常用文体介绍常用文体介绍第四部分第四部分 公文常见公文常见“病症病症”处理处理2GEC Program第一部分公文及公文处理第一部分公文及公文处理3GEC Programn n 公文，又称公务文书，是公司在经营管理中形成的具公文，又称公务文书，是公司在经营管理中形成的具公文，又称公务文书，是公司在经营管理中形成的具公文，又称公务文书，是公司在经营管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司开展经营管理

2、活动有法定效力和规范体式的文书，是公司开展经营管理活动有法定效力和规范体式的文书，是公司开展经营管理活动有法定效力和规范体式的文书，是公司开展经营管理活动的重要工具。的重要工具。的重要工具。的重要工具。.什么是公文？什么是公文？什么是应用文？什么是应用文？什么是应用文？什么是应用文？n n 应用文是国家行政机关、企事业单位、民主党派，应用文是国家行政机关、企事业单位、民主党派，应用文是国家行政机关、企事业单位、民主党派，应用文是国家行政机关、企事业单位、民主党派，社会团体以及广大人民群众在日常工作、生产、学习、生社会团体以及广大人民群众在日常工作、生产、学习、生社会团体以及广大人民群众在日常工

3、作、生产、学习、生社会团体以及广大人民群众在日常工作、生产、学习、生活中办理公务或个人事务时，所常使用的具有直接实用价活中办理公务或个人事务时，所常使用的具有直接实用价活中办理公务或个人事务时，所常使用的具有直接实用价活中办理公务或个人事务时，所常使用的具有直接实用价值和某种惯用体式的一类文章的总称。值和某种惯用体式的一类文章的总称。值和某种惯用体式的一类文章的总称。值和某种惯用体式的一类文章的总称。一、概述一、概述4GEC Program通知通知请示请示批复批复函函会议纪要会议纪要命令命令决定决定公告公告通告通告通报通报议案议案报告报告意见、意见、计划计划总结总结书信书信条据条据请柬请柬聘书

4、聘书海报海报条例条例合同合同广告广告启示启示文凭文凭证明证明电报电报大家记住噢，大家记住噢，首先这些文首先这些文体都属于应体都属于应用文用文这些是一般应用文公文公文！应用文与公应用文与公文的关系文的关系5GEC Program.公文种类 国家行政机关公文处理办法（国发200023号）规定，国家行政机关公文种类有通知通知、报告报告.请示、请示、批复批复、函、会议纪要函、会议纪要、命令、决定命令、决定、公告、通告、通报、公告、通告、通报、议案、意见、议案、意见、等13种。根据公司实际，公司公文种类一般不包括命令、命令、公告、通告、议案公告、通告、议案四种，即公司公文种类为上面斜体字标出的9种，红色

5、标示的文种公司没有。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理上行文平行文下行文请示.报告函.答复.命令.意见.会议记要.批复6GEC Program写公文的准备写公文的准备.不断不断提高自己的政治思想水平、提高自己的政治思想水平、认识问题和分析问题的能力认识问题和分析问题的能力。、具备掌握情况、调查研究、收具备掌握情况、调查研究、收集材料的能力集材料的能力、要、要精通本部门和本系统的业务精通本部门和本系统的业务、具有一定的写作知识和写作能、具有一定的写作知识和写作能力力怎么写好公文呢？7GEC Program、公文特点、公文特点 具有具有法定效力法定效力 具有具有规范体式规范体式、公文处

6、理、公文处理 指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。8GEC Program原则一：原则一：贯彻党政分开原则原则二：原则二：坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全原则三：原则三：坚持保密原则，保守国家秘密和公司商业 秘密的安全。.公文处理原则公文处理原则第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理9GEC Program.公文管理机构 办公室（人事行政部）是公文处理的管理办公室（人事行政部）是公文处理的管理机构，主管本机构公文处理工作，同时机构，主管本机构公文处理工作，同时指导各指导各部门及下级单位公文处理工作部门及下级单位公文处理工作.各部门

7、（各机构）应当配备文件管理员负各部门（各机构）应当配备文件管理员负责本部门（本机构）公文处理工作。责本部门（本机构）公文处理工作。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理10GEC Program.公文组成秘密等级、秘密期限、秘密等级、秘密期限、紧急程度、发文单位标识、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、发文字号、签发人、主送单位、正文、主送单位、正文、附件、成文日期、附件、成文日期、印章、附注、印章、附注、主题词、抄送单位、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期印发单位、印发日期第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理11GEC Program机机 密密半半 年年XXXX财产

8、保险股份有限公司永保新发永保新发200200999999号号关于关于的通知的通知分公司各部门，各二级机构：分公司各部门，各二级机构：正文正文 附件：附件：1 1。二二七年六月二日七年六月二日2 2 急急 件件主题词：财险主题词：财险 业务管理业务管理 通知通知 抄送：新疆保监局。抄送：新疆保监局。打印：打印：XXX XXX 共打印共打印 7 7 份份 承办：承办：XXXX XXXX 联系电话：（）联系电话：（）永安财产保险股份有限公司永安财产保险股份有限公司 200200年月年月2 2日印发日印发第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理12GEC Program二.公文组成（一）（一）秘

9、密等级秘密等级和和保密期限保密期限：涉及国家和公司秘密的涉及国家和公司秘密的 公文应当标明密级和保密期限，其中，公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密绝密”、“机密机密”级公文还应当标明份数序号。级公文还应当标明份数序号。（二）（二）紧急程度紧急程度：“特急特急”、“急件急件”、“普通普通”三三 种。紧急公文，应当根据公文的时间要求注明紧种。紧急公文，应当根据公文的时间要求注明紧 急程度，必要时可注明公文的送出时间。急程度，必要时可注明公文的送出时间。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理13GEC Program（三）发文机关标识发文机关标识：用发文单位的全称或者规范化 简称，后面

10、可以加、也可以不加“文件”字样。联合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，联合行文，只标明主办单位发文字号。如“永保新发2001号”。（五）签发人签发人：上行文应当注明签发人姓名。“请示”还应当在附注处注明联系人姓名和电话；分公司所有的对外文件一律由总经理签发。下行文无须注明签发人。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理14GEC Program（六）公文标题公文标题：由介词“关于”、公文主题和文 种三部分组成。要求：1.准确简要地概括公文的主要内容；2.标明公文种类；3.除法规、规章名称加书名号外，一般不加 标点符号。第一部分第一部分 公文及

11、公文处理公文及公文处理15GEC Program（七）主送单位：主送单位：公文主要受理单位，即需要按照公 文内容答复事项、办理工作的单位，其名称应使 用全称或规范化简称、统称。（八）正文：正文：（九）附件：附件：公文如有附件，应注明附件顺序和名称。但一份文件仅仅是下发一项制度或规定，那么该制度或规定可不视为附件，如关于下发员工休假制度的通知,员工休假制度即不属 附件。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理16GEC Program（十）印章：印章：公文除会议纪要外，应加盖印章。联合 上报的公文，由主办单位盖章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。目前，分公司发文一律加盖分公司公章（

12、各部门 无发文权）。（十一）成文日期：成文日期：以负责人最终签发日期为准。联 合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理17GEC Program（十二）附注：附注：公文如有附注（需说明的其他事项），应当加括号标注。（十三）主题词：主题词：除会议纪要外，公文应标注主题词。主题词一般为3至5个，包括公文内容和文种。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理18GEC Program（十四）抄送单位：抄送单位：除主送单位外需知晓公文的其他 单位，使用全称或规范化简称、统称。（十五）承办：承办：公司内下发的公文

13、，在版记中抄送单 位之下加“承办：”及承办人联系电 话，以方便联系工作。对外发文不加。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理19GEC Program（十六）文字：文字：从左至右横写、横排。民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。（十七）（十七）公文用纸：公文用纸：国际标准A4（210297mm)，左侧装订。（十八）（十八）标识规则：标识规则：公文各组成部分标识规则，参照 国家行政机关公文格式国家标准执行。稍后具体介绍。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理20GEC Program主送主送 抄送抄送报送报送 抄报抄报内部发送内部发送以下五个词有什

14、么区别？以下五个词有什么区别？主送主送主送主送机关是指主办与答复公文的机关；抄送抄送抄送抄送机关是指需知道的有关机关；报送报送报送报送公文拟稿机关；抄报抄报抄报抄报机关是指发文单位的上级机关。内部发送内部发送内部发送内部发送公司内除主送外需知会的相关部门21GEC Program三、行文及报送要求（一）行文应当确有必要，注重效用。凡能通过当面凡能通过当面 协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围定，原则上 实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。总公 司公文只发送二级机构，不直接发送三、四级机 构；三、四级机构一般不

15、得直接向总公司行文。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理22GEC Program（三）分公司公文一律以分公司名义行文，由人事行政办公室统一编号、用印。各部门无发文权，各部门不得向二级机构正式行文各部门不得向二级机构正式行文，只 能就相关工 作向三级机构对口部门发工作联系函（工作通知书）。（四）各下级机构必须以单位名义向上级公司报送文件，一般不得直接向上级公司各部门行文。各二级机构的部门不得向总公司行文。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理23GEC Program（五）二级机构向下级单位重要行文，应当同时抄送总公司。（六）部门间对有关问题未经协商一致，不得各自向 下行文。

16、如擅自行文，上级单位应当责令纠正或 撤消。（七）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单 位，需同时送其他单位的，应当用抄送形式，不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示 事项。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理24GEC Program（八）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以单 位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。（九）受双重领导的单位向上级单位行文，应写明主 送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的 下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理25GEC Program四、报送文件的具体要求（一）下级单位向上

17、级单位行文一律采用“请示”和“报告”两种公文形式。如分公司向保监局行文，二级机构向总公司（三级机构向二级机构）行文.（二）公司报送保监局的请示，凡涉及机构设立、高 级管理人员任职资格审查（包括各种申报材料）和任命、保险条款费率审批和备案、申请扩大业 务范围等方面的，一律报送3份。其他事项的“请 示”报送1份。“报告”一律报送3份。（三）二级机构应向保监局派出机构行文，不得向保监会行文。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理26GEC Program（四）三级机构各单位、各部门不得擅自向保监局及个人寄送和传递公文。除正常的工作沟通联络外，也不得擅自通过电话等方式向保监局有关公文的批办情况

18、。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理27GEC Program五、发文办理 发文办理指以本单位的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理28GEC Program（一）草拟公文注意事项（一）草拟公文注意事项1符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条 理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅 力求简短。3公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权 和与主送单位的行文关系确定。4拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实 际需要确定紧急程度。第一部分第一部

19、分 公文及公文处理公文及公文处理29GEC Program5人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引用公文应当先 引标题，后用圆括号引发文字号引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文应当 注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写 月、日。年份要完整表述，如“1999年”不能写成 “99年”，正文中一般也不写成正文中一般也不写成“一九九九年一九九九年”。出版物上数字用法的规定（国家技术监督局发布）第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理30GEC Program6结构层次序数，第一层为“一、”，第二层 为“（一）”，第三层为“1

20、”，第四层为“（1）”。常见错误有：“（一）、”，“1、”，“（1）、”。7应当使用法定计量单位。8文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简 称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当 在第一次出现时注明准确的中文译名。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理31GEC Program 一、中华人民共和国是我们的祖国，我们爱我们的祖国。（一）山西省是我的故乡。1我的故乡很美丽；（1）我的故乡有条河；二、第一条 中国是我的祖国 （一）中国历史悠久 结构层次例子：结构层次例子：32GEC Program9公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数 和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩

21、 语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使 用阿拉伯数字。10会议纪要中，姓名职务并用时，一般姓名在前，职务在后。姓名职务之后不再加“同志”字样。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理33GEC Program 11草拟公文，应使用公司统一的公文拟稿纸，并 按规定填写有关内容。12拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致 意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责人 应当主动出面协调，仍不能取得一致时，主办 部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并 与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理34GEC P

22、rogram（二）草拟公文1 根据工作需要或领导指示，起草人草拟文件，然 后交室主任审阅、修改，再送部门领导审签。2 分公司各部门的文件，主办部门拟稿、审核后 应将文稿交人事行政部审核，确定需要会签的其 它部门并送签，然后报相应的领导会签后再总经理签批。.发文部门领导、总经理室及终审签发人有权退回文件修改或否决。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理35GEC Program（三）公文审核1 文件呈领导签发前，必须进行审核。2 文件“一审”：由各部门文件管理员、部门负责人、分管总 一审。3 文件“二审”：文件送分公司总经理签发前，秘书进行“二审”。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及

23、公文处理36GEC Program4 文件审核的主要内容（9项）-是否确需行文，行文级别、方式是否妥当；-是否符合法律、法规和方针、政策及相关规定；-与当前工作和其他已发布文件有无矛盾、脱节；-解决问题的意见、办法、措施是否可行；-涉及其他部门的问题是否协商一致；-是否符合行文规则和处理程序（文种、格式）；-文字表达包括标点符号是否正确；-发送范围、密级是否合适，附件和资料是否齐全；-发文稿纸及版面是否整洁。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理37GEC Program5 审核人员对内容杂乱、文字冗长的公文，应要求主办部门 加工修改；对涂改勾划较多的公文，应 先退主办部门清稿。办公室

24、对公文文稿作大的改动，应征求主办部门意见。如 不能协商一致，由办公室向签发文件的总经理室领导写出 说明。6 办公室对文稿改动较多时，应退回主办部门誊清，主办部 门应在1个工作日内誊清并交办公室。对退回改写的公文，主办部门应在3个工作日内将改好的文稿送办公室。7 誊清或改写的原稿不得销毁，应附在誊清稿或改写稿之后。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理38GEC Program(四)公文会签1 文件经审核、清稿后，即可送领导签批。2 办公室文管人员负责所有文件的送签工作。送签 后，非急件在正常交办期内不得催签，以免影响 领导正常工作。3 公司办文的时间规定：普通件-天之内完成；急 件-1

25、-天之内完成；特急件-随时办理，1小时之内完成。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理39GEC Program（五）公文签发1 分公司文件统一由总经理签发。2 任何人不得签发自己起草的文件。签批文件应当使用钢笔或黑色签字笔。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理40GEC Program（六）公文复核1 公文正式印制前，文秘人员应当进行复核。2 复核的重点包括：-审批、签发手续是否完备；-附件材料是否齐全；-格式是否统一、规范。3 经复核需对文稿继续进行实质性修改的，应按程 序重新审批。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理41GEC Program（七）缮印1 签发

26、的文件统一由人事行政办公室编号。2 缮印文件，必须符合公文规定格式，排列整齐，清晰美 观，份数准确。3 缮印文件应根据先急后平、先公文后资料的原则予以安 排。如缓急程度相同，应按照先上报后下发的顺序安排。4 两次校对，校对要准确无误。“一校”由拟稿人负责，“二校”由拟文部门的分管领导秘书负责。5 校对中发现原稿有问题时，应及时与有关人员联系，未 经签发人同意不得随意改动（不涉及内容的技术性问题 除外）。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理42GEC Program（八）用印、登记和分发1 分公司文件统一由分公司人事行政部加盖分公司公章分公司公章。2 公文传递要准确、迅速、安全、保密，

27、并要有严格缜密 的登记登记手续。带密级的公文要通过机要通信传递，绝密 件要在封皮上加盖密封戳。利用计算机、传真机等传输 秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计 算机、传真机传输。3 除秘密公文外，公司下发文件一般采用网上发布方式，文件上网由人事行政部统一进行。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理43GEC Program六、收文办理 收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理44GEC Program（一）签收和登记1 封皮上标有负责人“亲启”、“亲收”字样的信 函应直接送交本人开启，

28、他人不得擅自启拆。2 收到文件信函后，负责处理文件信函的文秘人员 应当进行登记，填写收文日期（特急件要填明时 间）、来文单位、内容、密级、时限要求等，并 做到随收、随登。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理45GEC Program（二）审核1 收到下级单位来文，文秘部门应当进行审核。-否应由本单位处理；-是否符合行文规则；-涉及其他单位的事项是否已协商、会签；-内容是否符合国家法律、法规及其他规定；-文种使用、公文格式是否规范等。2 经审核，对不符合规定的公文，经集团办公室负 责人批准后，应及时退回呈报单位并说明理由。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理46GEC Pro

29、gram（三）拟办、批办1 经审核，需要办理的公文，人事行政办公室文秘人员应当填写“公文处理单”，提出拟办意见，送办公室负责人审核后，呈公司领导批示后办理。2 办公室批办文件，要写明承办部门。需要两个以 上部门办理的应当明确主办部门。紧急和重要公 文，要提出办理要求，限定办结时间。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理47GEC Program（四）承办1 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推 委。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及 时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位 办理的，应当及时退回办公室并说明理由。2 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事

30、项，主办部门应主 动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协 调，如仍不能取得一致，应及时报请公司领导协调或裁定。3 公文办理过程汇总，对有具体请示事项的，主批人应当明 确签署意见、姓名和审批日期，其他人圈阅视为同意；没 有请示事项的，圈阅表示已阅知。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理48GEC Program（五）催办1 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门 要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点 催办，一般公文定期催办，不积压，不误传，防止漏 办和延误。催办方法多种多样，可以电话督查、发函 催办、实地督办。2 承办人员对不能及时办理或答复的公文，应先以

31、电话、便函等形式答复对方；需延时处理的必须经所在部门领导批准，不得无故拖延。3 对重要文件应及时了解和反馈执行情况。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理49GEC Program六、公文归档（一）公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。（二）个人不得保存应归档的公文。（三）归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存 价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。（四）联合办理公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。（五）归档范围内公文应当确定保管期限，按照公司公文管理规定定期向人事行政部

32、门移交。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理50GEC Program七、公文管理（一）人事行政部门负责公文的统一收发、审核、用印、归档和销毁。（二）上级单位的公文，除绝密级和注明不得翻印的以外，下一级单位经负责人或办公室主任批准，可以翻印。翻 印时，应当著名翻印的单位、日期、份数和印发范围。（三）公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印单位证 明章。（四）公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视 自废止之日起不产生效力。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理51GEC Program（五）不具归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负 责人批准，可以销毁。（六）销毁秘

33、密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证 不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。（七）单位合并时，公文应随之合并管理。单位撤销时，需 要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。（八）员工调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按 照有关规定移交、清退。第一部分第一部分 公文及公文处理公文及公文处理52GEC Program第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍53GEC Program一、公文用纸一、公文用纸(一)采用国际标准A4型(二)尺寸：210mm297mm第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍5

34、4GEC Program二、排版规格二、排版规格(一)正文用3号仿宋体(二)每页排22行(三)每行排28字(四)行间距固定值31磅第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍55GEC Program三、装订要求三、装订要求(一)公文应左侧装订(二)两钉钉位上下各1/4处(三)钉锯与书脊间的距离为5-10mm(四)无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平 伏牢固第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍56GEC Program四、公文中各要素标识规则四、公文中各要素标识规则 将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。(一一)眉首眉首置于公

35、文首页红色反线以上的各要素(二二)主体主体置于公文首页红色反线以下至主题词之间的各要素(三三)版记版记置于主题词以下的各要素第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍57GEC ProgramXXXX财产保险股份有限公司XXXX财人20031号关于XXXXX的通知分公司各部门：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。特此通知二七年二月二日主题词：高级管理人员 任免 通知 抄送：新疆保监局 打印：郭广超 共打印 7 份 承办：宋燕 联系电话：（）XXXX财产保险股份有限公司 200年2月2日印发眉

36、首主体版记第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍58GEC Program(一)眉首1公文份数序号 定义：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序 编号 并不是所有的文件都需标识，只有绝密、机密等 文件才标识 如需标识，用阿拉伯数码顶格标在左上角第一行 顶格：每行第一个字第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍59GEC Program1机 密半 年（黑体3号字）XXXX财产保险股份有限公司文号（仿宋3号字）标题（方正小标宋2号简体字）分公司各部门：（仿宋3号）正文（仿宋3号）二七年八月二日第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍份数份数序号序号60GEC Prog

37、ram2 秘密等级和保密期限如需标识，用3号黑体字，顶格标在右上角第一行、两字之间空一字 如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用 隔开第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍61GEC Program1机 密半 年（黑体3号字）XXXX保险股份有限公司文号（仿宋3号字）标题（方正小标宋2号简体字）分公司各部门：（仿宋3号）正文（仿宋3号）二七年六月二日第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍62GEC Program3 紧急程度如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在左 上角第1行，两字之间空1字。第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍63GEC Prog

38、ram急 件（黑体3号字）机 密半 年（黑体3号字）XXXX保险股份有限公司文号（仿宋3号字）标题（方正小标宋2号简体字）分公司各部门：（仿宋3号）正文（仿宋3号）二七年六月二日第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍64GEC Program4 发文单位标识 使用发文单位的全称或者规范化简称。总公司公文目前 加“文件”字样。联合行文，主办单位排 列在前。5 发文字号 发文字号发文机关标识下空两行。用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯 数码标识；年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍65

39、GEC Program急 件（黑体3号字）XXXX保险股份有限公司XXXXx发20011号(仿宋3号字)标题（方正小标宋2号简体字）分公司各部门：（仿宋3号）正文（仿宋3号）二三年二月二日第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍66GEC Program6 签发人 上行文应当注明签发人姓名。“请示”还应当 注明联系人姓名和电话；总公司所有的对外文 件一律由总经理签发。下行文无须注明签发人。发文字号（不居中而是）（不居中而是）居左空1字（从第（从第2 2个个 字开始）字开始），签发姓名居右空1字；签发人(这这3 3 个字）个字）用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识

40、签发姓名。第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍67GEC ProgramXXXX保险股份有限公司XXXX发2001194号关于XXX的请示新疆保监局：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。委否，请批示 联系人：XXXXX 联系电话：XXXXXXXXX 附件：1.XXXXXXXXXXX 2.XXXXXXXXXXX签发人：二三年八月二日第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍68GEC Program(二)主体1 公文标题 由相关介词“关于”、公文主题和文种三部分 组成。要求：准确

41、简要地概括公文的主要内容；标明公文种类；除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号 其位置在红色线下空2行，用2号小标宋体字，可 分一行或多行居中排布69GEC Program2 主送单位标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回 行时仍顶格3 公文正文 主送机关名称下一行每自然段左空2字，回行顶格第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍70GEC Program4 附件公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号 仿宋体字标识“附件”（这（这2 2个字个字)，后标全角冒 号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1 XXXX”）；附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起

42、装订，并在附件左上角 第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍71GEC Program5 成文时间 成文时间以负责人签发的日期为准。其中，联合 行文以最后签发单位 负责人的签发日期为准 年月日标全，零写为“”第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍72GEC Program6 公文生效标识 单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名 称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加 盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压 成文时间，印章用红色。（有个特殊情况要说明）（有个特殊情况要说明）当公文排版后所

43、剩空 白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一 面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决(不 要把印章单独放在另一页)。第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍73GEC Program7 附注 定义：需要说明的其他事项，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍74GEC Program(三)版记1 主题词除会议纪要外，公文应表明主题词，一般为3至 5个，包括公文内容和文种主题词这3个字用3号黑体字，居左顶格标识，词 目用3号小标宋体字，词目之间空1字第二部分第二部分 公文标识规则

44、介绍公文标识规则介绍75GEC Program主题词：高级管理人员 任免 通知 抄送：xxxxxxxx。打印：共打印 xx 份 承办：xxxxxxx 联系电话：xxxxxxxxxxxxx xxx 保险股份有限公司 200年月21日印发第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍76GEC Program2 抄送抄送位于在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍77GEC Program3 印发机关和印发时间位于抄送机关之下占1行位置，用

45、3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字，印发时 间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。78GEC Program4 版记的位置应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个 要素置于最后一行。第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍79GEC Program五、页码五、页码页码采用居中标识第二部分第二部分 公文标识规则介绍公文标识规则介绍80GEC Program第三部分第三部分 常用文体介绍常用文体介绍81GEC Program1.怎样写通知怎样写通知怎样写通知怎样写通知-传达事项的通知传达事项的通知传达事项的通知传达事项的通知?传达事项是公司传达事项是公司传达事项是公司

46、传达事项是公司以文件以文件以文件以文件(函函函函.通知书通知书通知书通知书)的形式向下级机关的形式向下级机关的形式向下级机关的形式向下级机关或个人传达公司已或个人传达公司已或个人传达公司已或个人传达公司已经确定了的事项并经确定了的事项并经确定了的事项并经确定了的事项并提出让其贯彻执行提出让其贯彻执行提出让其贯彻执行提出让其贯彻执行的一种应用文样式。的一种应用文样式。的一种应用文样式。的一种应用文样式。注意事项注意事项注意事项注意事项 第一部分第一部分第一部分第一部分 标题标题标题标题 （单位名称、主要内容、文种）（单位名称、主要内容、文种）（单位名称、主要内容、文种）（单位名称、主要内容、文种

47、）第二部分第二部分第二部分第二部分 （1 1）前言）前言）前言）前言 什么机关什么时间决定什么事什么机关什么时间决定什么事什么机关什么时间决定什么事什么机关什么时间决定什么事 情？情？情？情？讨论并明确了什讨论并明确了什讨论并明确了什讨论并明确了什 么事项？么事项？么事项？么事项？（2 2）会议确定的事项）会议确定的事项）会议确定的事项）会议确定的事项 为了某种目的，确定办某种事项，提为了某种目的，确定办某种事项，提为了某种目的，确定办某种事项，提为了某种目的，确定办某种事项，提 出相应的要求出相应的要求出相应的要求出相应的要求.1.2.3.-.1.2.3.-第三部分第三部分第三部分第三部分

48、发出通知的上级机关名称及发通知的日期发出通知的上级机关名称及发通知的日期发出通知的上级机关名称及发通知的日期发出通知的上级机关名称及发通知的日期多用叙述多用叙述多用叙述多用叙述方式方式方式方式 ，文字简洁。文字简洁。文字简洁。文字简洁。主要部分，要逐主要部分，要逐条来写条来写82GEC Program1.怎样写通知怎样写通知怎样写通知怎样写通知-批示性通知？批示性通知？批示性通知？批示性通知？批示是针批示是针批示是针批示是针对下级机关的对下级机关的对下级机关的对下级机关的来文，就其问来文，就其问来文，就其问来文，就其问题所作指示性题所作指示性题所作指示性题所作指示性意见意见意见意见.批示性通知

49、批示性通知批示性通知批示性通知主要用于发布主要用于发布主要用于发布主要用于发布某些行政法规，某些行政法规，某些行政法规，某些行政法规，批转下级机构批转下级机构批转下级机构批转下级机构的公文或转发的公文或转发的公文或转发的公文或转发上级机关、同上级机关、同上级机关、同上级机关、同级机关和不相级机关和不相级机关和不相级机关和不相隶属机关的公隶属机关的公隶属机关的公隶属机关的公文时所采取的文时所采取的文时所采取的文时所采取的通知样式通知样式通知样式通知样式 颁颁颁颁 发发发发注意事项注意事项注意事项注意事项 批批批批 转转转转 转转转转 发发发发印发印发.发布发布上级批示上级批示转给下级转给下级转发

50、上级转发上级的公文的公文特点：特点：1.均有均有附件附件 2.其标题都由其标题都由发文机关、事由和文种发文机关、事由和文种三方面三方面 组成，缺组成，缺 一不可；而且被颁发、批转、转发的文件一不可；而且被颁发、批转、转发的文件标题都夹在标题都夹在 标题中间。标题中间。3.正文由三层意思组成正文由三层意思组成：（：（1）对颁发、批转、转发的对颁发、批转、转发的 文件表明发通知单位的意见、评价和必要时作出的决文件表明发通知单位的意见、评价和必要时作出的决 定；（定；（2）指明通知事项的意见）指明通知事项的意见 .（3）向被通知单位）向被通知单位 提希望与要求。提希望与要求。83GEC Progra