Excel-数据处理与分析实例教程ppt课件完整版.pptx

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1、第1篇 应用基础篇Excel操作界面应用实例创建工资管理工作簿工作簿基本操作应用实例创建档案管理工作簿第1章 Excel基础Excel操作界面1.1 Excel操作界面1.1.1 快速访问工具栏功能区位于标题栏下方，由一组选项卡组成，包括“文件”“开始”“插入”“页面布局”“公式”“数据”“审阅”和“视图”等。每个选项卡包含多个命令组，每个命令组由一些功能相关的命令组成。1.1.2 编辑栏编辑栏位于功能区下方，工作表编辑区上方，是一个长条矩形框编辑栏主要用于输入或编辑数据、公式编辑栏显示3个按钮，从左向右依次为“取消”“输入”和“插入函数”1.1.3 名称框名称框位于功能区下方的左侧名称框用于

2、显示或定义当前单元格地址、对象名称以及单元格或单元格区域的名称1.1.4 工作表编辑区工作表编辑区是Excel操作界面的主要部分，由行号、列标、单元格、工作表标签、水平滚动条和垂直滚动条等组成工作表标签代表着工作簿中的每一张工作表，一个工作簿中可以包含多张工作表，并且每张工作表的名称都会显示在标签上Excel2016在默认情况下，每个新建的工作簿中只包含1张工作表，默认的工作表名为“Sheet1”工作簿基本操作1.2.1 认识工作簿工作簿是一个Excel文件，Excel2016文件扩展名为.xlsx，主要用于计算和存储数据在一个工作簿中可以管理多种类型的数据，并将数据存储在一个表格中，该表格称

3、为工作表默认情况下，每个新建的工作簿包含1张工作表1.2.2 创建工作簿系统自动创建使用“新建”命令使用“快速访问工具栏”1.2.3 保存工作簿初次保存工作簿另存为工作簿1.2.4 打开工作簿直接打开使用“打开”命令使用“最近使用的文档”列表1.2.5 共享工作簿如果希望由多人同时编辑同一个工作簿文件，可以使用Excel提供的共享工作簿功能创建共享工作簿编辑共享工作簿停止共享工作簿1.2.6 保护工作簿为了防止他人随意使用或更改工作簿，可以对其进行保护，以确保工作簿的安全。保护工作簿一般包括2个方面：一方面是保护工作簿中的结构，另一方面是保护工作簿文件不被查看和更改保护工作簿结构设置打开和更改

4、工作簿密码1.2.7 关闭工作簿使用“关闭”命令使用Excel程序窗口的“关闭”按钮使用组合键应用实例创建工资管理工作簿1.3.1 创建工资管理工作簿假设某公司由经理室、人事部、财务部、行政部、公关部、项目一部和项目二部等7个部门构成，共有63名员工。“工资管理”工作簿包含2张工作表，员工的人事信息存放在“人员清单”工作表中，部分工资信息存放在“工资计算”表中1.3.1 创建工资管理工作簿“人员清单”表1.3.1 创建工资管理工作簿“工资计算”表1.3.2 输入“工资计算”表的基础数据步骤1：输入数据步骤2：保存工作簿应用实例创建档案管理工作簿1.4.1 创建档案管理共享工作簿假设某公司员工的

5、人事档案包括员工本人的基本信息和与公司相关的档案资料信息2部分，由甲、乙两人分别负责处理。甲负责员工本人的基本信息，如姓名、性别、出生日期、婚姻状况等；乙负责员工与公司相关的档案资料信息，如部门、职务、基本工资等该公司有63名员工，有关员工的档案信息存放在名为“档案管理.xlsx”工作簿文件的“人事档案”工作表中1.4.1 创建档案管理共享工作簿“人事档案”表1.4.2 输入档案管理数据甲输入数据的具体操作步骤步骤1：创建副本工作簿步骤2：输入数据步骤3：保存工作簿乙输入数据的具体操作步骤步骤1：创建副本工作簿步骤2：输入数据步骤3：保存工作簿1.4.3 合并工作簿步骤1：打开共享工作簿文件“

6、档案管理.xlsx”步骤2：添加“比较和合并工作簿”命令步骤3：选择要合并的工作簿文件步骤4：合并工作簿步骤5：保存合并结果谢谢友情服友情服务热线：电话：(010)67170985 邮件地址：件地址：第2章 建立工作表2.1认识工作表2.2选定单元格2.3输入数据2.4快速输入数据2.6应用实例输入工资管理数据2.5导入数据2.7应用实例输入档案管理数据第2章 建立工作表认识工作表2.1.1 工作表工作表是Excel的主要操作对象，由1048576行和16384列构成。其中，列标以“A、B、C、AA、AB、”字母表示，其范围为AXFD，对应着工作表中的一列；行号以“1、2、3、”数字表示，其范

7、围为11048576，对应着工作表中的一行每张工作表都有一个标签，显示工作表名当前选定的工作表标签，其颜色与其他工作表标签不同，该工作表称为当前工作表，此时工作簿窗口中显示选定的工作表2.1.2 单元格工作表中行与列交叉位置形成的矩形区域称为单元格单元格是存储数据的基本单元，其中可以存放文本、数字、逻辑值、计算公式等不同类型的数据工作表中每个单元格的位置称为单元格地址，一般用“列标+行号”来表示。例如，B5表示工作表中第2列第5行的单元格2.1.2 单元格在Excel中，将被选定的单元格称为活动单元格，将当前可以操作的单元格称为当前单元格2.1.3 单元格区域单元格区域是指由若干个单元格构成的

8、矩形区域单元格区域地址表示方法为：单元格地址:单元格地址。其中，第1个单元格地址为单元格区域左上角单元格的地址，第2个单元格地址为单元格区域右下角单元格的地址例如，B9:D12是以B9单元格为左上角、D12单元格为右下角形成的矩形区域，共12个单元格。单元格区域中的所有单元格均为活动单元格，左上角单元格B9为当前单元格选定单元格2.2.1 选定单元格使用鼠标使用命令使用快捷键使用名称框2.2.2 选定单元格区域1选定连续的单元格区域使用鼠标使用键盘使用鼠标和键盘使用名称框2.2.2 选定单元格区域2选定非连续的单元格区域使用【Ctrl】键使用【Shift】+【F8】组合键输入数据2.3.1 数

9、据类型数值日期和时间文本逻辑2.3.1 数据类型数值日期和时间文本逻辑p数值是指所有代表数量的数据形式p由数字09及正号（+）、负号（-）、小数点（.）、百分号（%）、千位分隔符（,）、货币符号（$、￥）、指数符号（E或e）、分数符号（/）等组成p数值型数据可以进行加、减、乘、除以及乘幂等各种数学运算2.3.1 数据类型数值日期和时间文本逻辑p期是以一种特殊的数值形式存储的，这种数值形式称为“序列值”。序列值的数值范围为12958465的整数，分别对应1900年1月1日9999年12月31日pExcel自动将所有时间存储为小数，0对应0时，1/24（0.0416）对应1时，1/12（0.083

10、）对应2时，1/1440（0.000649）对应1分2.3.1 数据类型数值日期和时间文本逻辑p文本是指一些非数值的文字、符号等，通常由字母、汉字、空格、数字及其他字符组成p文本型数据不能用于数值计算，但可以进行比较和连接运算。连接运算符为“&”，可以将若干个文本首尾相连，形成一个新的文本2.3.1 数据类型数值日期和时间文本逻辑p逻辑型数据只有2个，一个为“TRUE”，即为真；另一个为“FALSE”，即为假2.3.2 输入文本文本可以作为行标题、列标题或工作表说明在工作表中输入文本型数据时，系统默认为左对齐如果输入的数据是以数字开头的文本，系统仍视其为文本Excel规定，每个单元格中最多可以

11、容纳32000个字符，如果在单元格中输入的字符超过了单元格的宽度，Excel自动将字符依次显示在右侧相邻的单元格上。如果相邻单元格中含有数据，文本字符将被自动隐藏2.3.2 输入文本输入方法：在编辑栏中输入在单元格中输入2.3.3 输入数值Excel中的数值包括普通的数字数值、小数数值和货币数值在工作表中输入数值型数据时，系统默认的对齐方式为右对齐1.输入普通数值2.输入小数数值3.输入货币数值4.输入分数5.输入百分比数值6.输入身份证号码4.输入分数值分数的输入顺序是：整数空格分子正斜杠（/）分母如，要输入二又四分之一，则应在选定的单元格中输入2如果输入纯分数，整数部分的0不能省略。如，输

12、入四分之一的方法是输入01/45.输入百分比数值方法1：在单元格中输入百分比数值，然后输入百分号（%）方法2：在单元格中输入百分比数值，然后选定该单元格，再单击“开始”选项卡“数字”命令组中的“百分比样式”按钮6.输入身份证号码身份证号码一般为18位，如果在单元格中输入一个18位长度的身份证号码，Excel会将显示方式转换为科学记数法，而且还会将最后3位数字变为0。另外，对于超过11位的数字，Excel默认以科学记数法来表示如果需要在单元格中正确保存并显示身份证号码，必须将其作为文本数据来输入，方法是：1.使用前导符2.设置“文本”格式2.3.4 输入日期和时间日期和时间属于特殊数值型数据，与

13、输入一般数值型数据不同，日期和时间应遵循一定的格式。在工作表中输入日期和时间时，系统默认的对齐方式为右对齐1.输入日期2.输入时间快速输入数据2.4.1 自动填充数据在Excel中，若要输入一些相同或者有规律的数据，可以利用自动填充功能输入数据1.填充相同数据2.填充等差序列数据3.填充日期数据4.填充特殊数据5.填充自定义序列2.4.2 从下拉列表中选择数据当需要输入在同一列单元格中已经输入过的数据时，可以从下拉列表中选择从下拉列表中选择数据，既可以避免手工输入产生的错误，又可以提高输入速度和效率2.4.3 使用“数据验证”输入数据如果输入的数据在一个自定义的范围内，或取自某一组固定值，则可

14、以使用Excel提供的数据验证功能数据验证是为一个特定的单元格或单元格区域定义可以接收数据的范围的工具，这些数据可以是数字序列、日期、时间、文本长度等，也可以是自定义的数据序列设置数据验证，可以限制数据的输入范围、输入内容以及输入个数，以确保数据的正确性2.4.3 使用“数据验证”输入数据1在单元格中创建下拉列表2在单元格中设置输入范围3设置出错警告提示信息4设置输入提示信息2.4.4 自动更正数据自动更正可以识别输入错误，而且能够在输入时自动更正错误用户可以利用此功能作为辅助输入手段，来准确、快速地输入数据，提高输入效率例如，将经常输入的词汇定义为键盘上的一个特殊字符，当输入这个特殊字符时，

15、Excel自动将其替换为所需要的词汇2.4.5 查找和替换数据查找是将光标定位在与查找数据相符的单元格上，替换是将与查找数据相符的单元格内原有数据替换为新的数据1.常规查找和替换2.查找和替换选项3.通配符的运用导入 数据2.5.1 使用常规方法导入数据可以通过常用的导入方法将文本文件、Access数据库文件、XML文件等中的数据导入到当前工作表中1.从文本文件导入数据2.从Access数据库导入数据2.5.2 使用Microsoft Query导入外部数据利用MicrosoftQuery，用户可以将外部的Excel文件、文本文件、Access数据库文件和Web数据导入到Excel中，而且还可

16、以从这些文件中选取所需的数据导入到Excel中例：以“销售管理”工作簿为例，将“销售情况表”中销售额超过600000元（含）和低于20000元的业务员姓名、产品品牌、订货单位和销售额选取出来并导入到当前工作表中应用实例输入工资管理数据2.6.1 自动填充数据在图1-8所示的“人员清单”表中，员工序号的第个字符是字母，其中“”表示“经理部”，“B”表示“人事部”，后面3个字符是按顺序排列的，依次为“001”“002”等；“工资计算”表中的序号与“人员清单”表中的序号是一致的，因此也应符合相同的规定。对于这样有规律的数据可以使用自动填充的方法快速输入1.输入序号2.输入交通补贴及物价补贴2.6.2

17、 设置数据输入范围通过设置数据输入的范围，来确保输入数据的正确性例：设置输入到“工资计算”表中的“奖金”数据必须大于0应用实例输入档案管理数据2.7.1 查找和替换数据在“人事档案”表中，“性别”只有“男”“女”2值，如果逐个输入比较烦琐，可以先用两个容易输入但工作表中没有用到的特殊符号代替如用“”表示“男”，用“”表示“女”，待全部数据输入完成后，再使用Excel替换命令，分别将其替换为“男”“女”2.6.2 从下拉列表中选择数据在“人事档案”表中，“婚姻状况”“学历”等列数据均取自一组固定值，可以通过下拉列表输入此类数据使用下拉列表有2种方法，一种是直接使用Excel提供的“从下拉列表中选

18、择”命令，另一种是使用Excel提供的“数据验证”功能自己创建下拉列表1.输入婚姻状况2.输入学历2.6.3 输入特殊数据1.输入出生日期2.输入身份证号码谢谢友情服友情服务热线：电话：(010)67170985 邮件地址：件地址：第3章 编辑工作表第3章 编辑工作表3.2编辑数据对工作表中的数据进行修改、清除、移动与复制等操作3.1选定当前对象对工作表中的数据进行选定操作3.3编辑单元格对工作表的单元格、行或列进行插入、删除等操作3.5应用实例建立人员清单表3.4编辑工作表对工作表进行重命名、插入与删除、移动与复制、隐藏或显示、保护等操作3.6应用实例维护人事档案表选定当前对象3.1.1 选

19、定行或列1.选定一行或一列2.选定连续的行或列3.选定不连续的行或列4.选定整张工作表3.1.2 选定当前工作表使用鼠标使用快捷菜单命令使用快捷键3.1.3 设置工作表组选定多张相邻工作表选定多张不相邻工作表选定工作簿中所有工作表编辑数据3.2.1 修改数据1.通过编辑栏修改2.在单元格内直接修改3.2.2 清除数据1.使用清除命令操作2.使用鼠标快捷操作3.2.3 移动与复制数据1.移动或复制数据使用鼠标使用“剪切”“复制”“粘贴”命令使用“Office剪贴板”实现复制操作2.选择性粘贴编辑单元格3.3.1 插入单元格、整行或整列1.插入有内容的单元格2.插入空单元格3.插入行或列3.3.2

20、 删除整行、整列或单元格1.删除单元格或单元格区域使用删除命令使用鼠标快捷操作2.删除行或列删除选定单元格或单元格区域所在的行或列删除选定的行或列3.3.3 合并单元格使用命令使用“设置单元格格式”对话框3.3.3 合并单元格例：将图3-8所示的“合并前”表格中相同序号和相同部门进行合并，合并后的结果如“合并后”的表格所示 编辑工作表3.4.1 重命名工作表1.使用鼠标操作2.使用命令操作3.4.2 插入与删除工作表1.插入工作表2.删除工作表3.4.3 移动与复制工作表1.移动工作表2.复制工作表3.4.4 隐藏或显示工作表1.隐藏工作表2.取消隐藏的工作表3.4.5 保护工作表1.保护工作

21、表2.保护单元格应用实例建立人员清单表3.5.1 复制工作表通过分析第1章实例所列出的数据，可以发现图1-8所示的“人员清单”工作表与图1-10所示的“人事档案”工作表的数据内容基本相同在第2章实例中已经建立了“人事档案”工作表在建立“人员清单”工作表时，可以先复制已建立的“人事档案”工作表，然后将其更名为“人员清单”3.5.2 重命名工作表在“工资管理”工作簿中的“人事档案”工作表更名为“人员清单”步骤1：进入重命名状态步骤2：输入工作表名3.5.3 删除工作表列对照图1-8所示数据可知，“出生日期”“学历”“婚姻状况”“籍贯”“联系电话”和“身份证号码”等数据列不属于“人员清单”工作表的内

22、容，应将其删除步骤1：选定要删除的数据列步骤2：删除工作表列应用实例维护人事档案表3.6.1 调整工作表列先将第2章中完成的“人事档案”工作表复制一份，然后再将复制后生成的新工作表更名为“人事档案调整”1.通过插入剪切操作移动“部门”列2.通过鼠标拖曳操作移动“职务”和“职称”列3.6.2 保护工作表对人事档案表进行保护，要求“基本工资”列可以进行编辑操作及设置单元格格式操作，其他单元格中的数据除了可以进行设置单元格格式操作外，不允许进行其他操作步骤1：取销“基本工资”列单元格锁定步骤2：设置工作表保护步骤3：设置“取消工作表保护时使用的密码”并进行确认谢谢友情服友情服务热线：电话：(010)

23、67170985 邮件地址：件地址：第4章 美化工作表TITLE HERELorem ipsum dolor sit amet,consectetuer adipiscing elit.MaecenasLorem ipsum dolor sit amet,consectetuer adipiscing elit.Maecenas4.1调整行与列4.2设置单元格格式4.3设置工作表格式4.4使用对象美化工作表4.5应用实例修饰人事档案表第4章美化工作表调整行与列4.1.1 调整行高与列宽使用鼠标自动调整使用命令注意：p在“开始”选项卡的“单元格”命令组中，单击“格式”“默认列宽”命令，可以调整整

24、个工作表中Excel默认的标准列宽4.1.2 隐藏行与列1.隐藏行或列2.取消对行或列的隐藏取消列的隐藏取消行的隐藏设置单元格格式4.2.1 设置数字格式设置单元格格式主要包括设置数字格式、字体格式、对齐方式、单元格的边框及图案等1.使用预定义数字格式使用命令按钮使用“设置单元格格式”对话框4.2.1 设置数字格式2.创建自定义数字格式语法规则：;说明：最多能设定4个区段的格式代码，每个区段由分号隔开，依次定义正数、负数、零与文字的格式如果指定了两部分，那么第一部分用于正数和零值，第二部分用于负数如果只指定了一个部分，则所有数字都将使用该格式如果要跳过某一部分，那么该部分应该以分号结束4.2.

25、1 设置数字格式2.创建自定义数字格式语法规则：;注意：p一旦创建了自定义格式，此格式将一直被保存在工作簿中，并且能像其他内部格式一样被使用。如果用户不再需要自定义的数字显示格式，先选定要删除的自定义数字显示格式，再单击对话框中的“删除”按钮即可删除。但用户不能删除Excel提供的内部数字格式4.2.2 设置字体格式使用命令按钮使用“设置单元格格式”对话框4.2.3 设置对齐方式使用命令按钮使用“设置单元格格式”对话框4.2.4 设置边框和底纹1.设置网格线使用命令按钮使用“Excel选项”对话框2.设置单元格边框使用命令按钮使用“设置单元格格式”对话框4.2.4 设置边框和底纹3.设置底纹和

26、图案使用命令按钮使用“设置单元格格式”对话框4.2.5 使用格式刷使用“格式刷”，可以将一个单元格或单元格区域中的格式信息快速复制到其他单元格或单元格区域中，以使它们具有相同的格式注意：p要将选定单元格或单元格区域中的格式复制到多个位置，可以双击“格式刷”命令按钮，使其保持持续使用状态。当完成格式复制后，可再次单击“格式刷”命令按钮或按【Esc】键，使鼠标指针还原到正常状态4.2.6 设置条件格式1.设置条件格式快速设置高级设置2.清除条件格式选择要清除条件格式的单元格或单元格区域，然后在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“条件格式”“清除规则”“清除所选单元格的规则”命令根据需要选择“清除整

27、个工作表的规则”或“清除此表的规则”命令4.2.6 设置条件格式3.更改条件格式步骤1：选定含有要更改条件格式的单元格或单元格区域步骤2：打开“条件格式规则管理器”对话框步骤3：编辑规则注意：p若多张工作表具有相同的条件格式，可以先设置为工作表组，再进行格式设置4.2.6 设置条件格式4.管理条件格式规则优先级对于一个单元格或单元格区域，可以设置多个条件格式如果两个规则间没有冲突，则两个规则都得到应用如果两个规则有冲突，则应用优先级较高的规则设置工作表格式4.3.1 设置工作表背景1.添加工作表背景2.删除工作表背景注意：p添加工作表背景后，“页面布局”选项卡“页面设置”命令组中的“背景”命令

28、按钮被取代为“删除背景”命令按钮4.3.2 改变工作表标签颜色Excel工作簿可以包含若干张工作表，每张工作表都有一个名称，又称为工作表标签。在Excel中可以为工作表标签添加各种颜色，使每张工作表更加醒目步骤1：选中需要添加颜色的工作表标签步骤2：设置标签颜色。4.3.3 套用表格格式1.套用表格格式2.更改/删除套用的表格格式使用对象美化工作表4.4.1 插入图片1.插入图片文件2.插入联机图片注意：p图片对象处于选定状态时，在Excel的功能区会自动出现“图片工具”上下文选项卡，包含“格式”子选项卡。可以对插入的图片进行修改、编辑等操作。通过单击该选项卡功能区上的各个命令按钮或通过右键单

29、击图片。选择“设置图片格式”命令，打开“设置图片格式”任务窗格，可以实现对图片的编辑处理4.4.2 使用形状利用Excel的形状工具可以方便、快捷地绘制出各种线条、基本形状、流程图、标注等形状，并可以对形状进行旋转、翻转，添加颜色、阴影、立体效果等操作注意：p在绘制图形的过程中，若拖曳鼠标的同时按下【Shift】键，则绘出的是正多边形4.4.3 使用艺术字艺术字是具有特殊效果的文字Excel内部提供了大量的艺术字样式，用户可以选择艺术字样式库中的某个艺术字样式，将其插入到工作表中可以对插入的艺术字进行修改、编辑应用实例修饰人事档案表4.5.1 添加标题添加标题、调整行高列宽，进行对齐方式、字体

30、、边框等4.5.2 设置表头格式4.5.3 设置表体格式1.设置数字格式2.设置边框4.5.4 强调显示某些数据将人事档案调整表中基本工资低于4500和高于10000的工资数据，分别用不同的颜色显示出来谢谢友情服友情服务热线：电话：(010)67170985 邮件地址：件地址：第5章 打印工作表第5章 打印工作表5.1显示工作表显示工作表的不同部分，或显示工作表中更多的数据5.2设置工作表页面包括设置页面、页边距、页眉/页脚、打印标题等5.3打印工作表指定打印区域，指定打印的工作表或整个工作簿，打印预览5.4应用实例打印人事档案对“人事档案调整”工作表进行打印设置显示工作表5.1.1 缩放窗口

31、将工作表的显示比例调整为所需大小注意：p缩放窗口比例设置只对当前工作表有效，用户可以对不同的工作表设置不同的缩放比例。另外，更改了显示比例并不影响打印比例，工作表仍将按照100%的比例进行打印输出5.1.2 拆分窗口拆分窗口可同时显示工作表中不同部分的数据拆分窗口是以工作表中当前单元格为分隔点，拆分成多个窗格，并且在每个被拆分的窗格中都可以通过滚动条来显示工作表的某一部分数据注意：p如果要将窗口拆分为左右两个窗格，应选定第一行的某个单元格；如果要将窗口拆分为上下两个窗格，应选定第一列的某个单元格5.1.3 冻结窗口冻结窗格是将当前单元格以上行和以左列进行冻结通常用来冻结标题行或标题列，以便通过

32、滚动条来显示工作表中其他部分的内容注意：p冻结窗格与拆分窗口无法在同一工作表上同时使用设置工作表页面5.2.1 设置页面选项功能方向用于指定打印纸的打印方向，可以选择“纵向”或“横向”。系统默认为“纵向”缩放用于指定打印比例，可以输入10%400%，也可以通过“调整为”选项调整页宽和页高，其中页宽与页高的调整互不影响。注意，在此指定的是打印的缩放比例，并不影响工作表在屏幕上的显示比例纸张大小用于选择所需的打印纸规格打印质量用于设置打印质量。点数越大，打印质量越好，但打印时间也越长起始页码用于设置要打印工作表的起始页码。页码可以从需要的任何数值开始。若页码从1开始（如果打印的是第一页），或从下一

33、个顺序数开始（如果不是打印的第一页），则选择“自动”5.2.2 设置页边距页边距是指打印内容的位置与纸边的距离，一般以厘米为单位步骤1：打开“页面设置”对话框步骤2：设置页边距5.2.3 设置页眉/页脚页眉用来显示每一页顶部的信息，通常包括标题的名称等内容页脚用来显示每一页底部的信息，通常包括页数、打印日期或打印时间等设置页眉/页脚格式，可以单击“页眉”或“页脚”右侧的下拉箭头，并从弹出的下拉列表中选择一个合适的页眉或页脚格式5.2.3 设置页眉/页脚设置个性化的页眉或页脚格式5.2.4 设置打印标题步骤1：打开“页面设置”对话框步骤2：设置重复打印的标题行或标题列步骤3：结束设置打印工作表5

34、.3.1 设置打印区域1.设置打印区域使用命令使用“页面设置”对话框2.取消打印区域注意：p如果工作表包含多个打印区域，则清除一个打印区域将删除工作表上的所有打印区域5.3.2 打印预览页面设置完成后，在打印之前，应利用打印预览功能查看打印的模拟效果通过预览，可以更精细地设置打印效果，直到满意后再打印在打开的“页面设置”对话框中，每个选项卡里都有“打印预览”命令按钮，单击该按钮可以看到打印预览的效果；也可以使用“文件”选项卡的“打印”命令进行打印预览5.3.3 打印工作表1.打印整个工作簿2.打印部分工作表3.打印多份相同的工作表应用实例打印人事档案5.4.1 设置页面将页面设置成A4纸、横向

35、打印，将页边距设置成左右边距为0将居中方式设置为水平居中设置顶端标题行将打印在每一页上的表格都能够显示出第1行的标题和第2行的信息5.4.2 设置页眉和页脚设置在每页的左上角显示“第*页共*页”字样，在每页的右上角显示LOGO，并在所设内容的下方显示一条横线设置每页的右下角为打印日期5.4.3 打印预览将不同部门的人事档案分别打印在不同页面上，可以利用分页预览视图进行调整5.4.4 打印设置及打印所有设置完成且预览结果也符合要求后，就可以开始打印了步骤1：执行“打印”命令步骤2：设置打印机名称步骤3：选择打印对象步骤4：设定打印份数步骤5：打印工作表谢谢友情服友情服务热线：电话：(010)67

36、170985 邮件地址：件地址：第2篇 数据处理篇6.1认识公式6.2输入公式6.3编辑公式6.4引用单元格6.5合并计算6.6审核公式6.7应用实例计算和调整工资项6.8应用实例计算销售业绩奖金第6章使用公式计算数据使用公式计算数据6.1.1 公式的概念公式是指以“=”开始，通过使用运算符将数据、函数等元素按一定顺序连接在一起，从而实现对工作表中的数据进行计算和处理的等式公式的计算结果是数据值6.1.2 公式的组成由前导符等号（=）、常量、单元格引用、区域名称、函数、括号及相应的运算符组成公式中的“=”不可省略，否则Excel会将其识别为文本6.1.2 公式的组成由前导符等号（=）、常量、单

37、元格引用、区域名称、函数、括号及相应的运算符组成公式中的“=”不可省略，否则Excel会将其识别为文本注意：p公式中的“=”不可省略，否则Excel会将其识别为文本6.1.3 公式中的运算符算术运算符文本运算符关系运算符运算符的优先级6.1.3 公式中的运算符算术运算符文本运算符关系运算符运算符的优先级p包括加（+）、减（）、乘（*）、除（/）、百分号（%）和乘方（）p由算术运算符、数值常量、值为数值的单元格引用以及数值函数等组成的表达式称为算术表达式。算术表达式运算的结果为数值型6.1.3 公式中的运算符算术运算符文本运算符关系运算符运算符的优先级p使用文本运算符可以实现文本数据的连接运算p

38、文本运算符只有一个，即连接符（&），其功能是将两个文本数据首尾连接在一起，形成一个新的文本数据p由文本运算符、文本型常量、值为文本的单元格引用，以及文本型函数等组成的表达式称为文本表达式。文本表达式运算结果为文本6.1.3 公式中的运算符算术运算符文本运算符关系运算符运算符的优先级注意：p如果计算连接的是数值型数据，数据两侧的双引号可以省略；如果计算连接的是文本型数据，数据两侧的双引号不能省略，否则将返回错误值6.1.3 公式中的运算符算术运算符文本运算符关系运算符运算符的优先级p使用关系运算符可以实现比较运算p关系运算符包括大于（）、大于等于（=）、小于（）、小于等于（=）、等于（=）和不等

39、于（）6种p关系运算用于比较两个数据的大小6.1.3 公式中的运算符算术运算符文本运算符关系运算符运算符的优先级p由关系运算符、数值表达式、文本表达式等组成的表达式称为关系表达式。关系表达式运算的结果为一个逻辑值：TURE（真）或FALSE（假）。p除错误值外，数值型数据、文本型数据和逻辑值之间均存在大小关系，即数值小于文本、文本小于逻辑值6.1.3 公式中的运算符算术运算符文本运算符关系运算符运算符的优先级注意：p文本数值与数值是两个不同的概念，Excel允许数值以文本类型存储。如果一定要比较文本数值与数值的大小，可将二者相减的结果与0比较大小来实现6.1.3 公式中的运算符算术运算符文本运

40、算符关系运算符运算符的优先级p如果一个表达式用到了多种运算符，那么这个表达式中的运算将按一定的顺序进行，这种顺序称为运算的优先级p运算符的优先级从高到低依次为：（乘方）（负号）%（百分比）*、/（乘或除）+、（加或减）&（文本连接）、=、=、=、（比较）6.1.3 公式中的运算符算术运算符文本运算符关系运算符运算符的优先级注意：注意：p括号的优先级最高。也就是说，如果在公式中包含括号，那么应先计算括号内的表达式，然后再计算括号外的表达式输入公式6.2.1 手工输入手工输入就是完全通过键盘来输入整个公式方法：先输入一个等号然后依次输入公式中的各元素6.2.2 单击单元格输入单击单元格输入运算元素

41、，手工输入运算符编辑公式6.3.1 复制公式使用自动填充的方法将公式复制到连续区域的单元格中使用“复制”命令实现不连续区域的公式复制6.3.2 显示公式默认情况下，含有公式的单元格中显示的是公式的计算结果可以在单元格中显示公式6.3.3 删除公式在含有公式的单元格中只显示和保留其中的数据注意：p按【Delete】键，将删除包括数值和公式在内的所有内容引用单元格6.4.1 相对引用相对引用是指公式所在的单元格与公式中引用的单元格之间的相对位置若公式所在单元格的位置发生了变化，那么公式中引用的单元格的位置也将随之发生变化，这种变化是以公式所在单元格为基点的引用方法：列号+行号（如B5）6.4.2

42、绝对引用绝对引用不随公式所在单元格位置的变化而变化绝对引用与公式所在单元格位置无关，即使公式所在单元格位置发生了变化，引用的公式不会改变，引用的内容也不会发生任何变化引用方法：$列号+$行号（如$B$5）6.4.3 混合引用单元格引用的一部分固定不变，而另一部分自动改变。例如行号变化列标不变，或者列标变化行号不变，这时可以使用混合引用引用方法：$列号+行号（如$B5）列号+$行号（如B$5）6.4.4 外部引用在公式中引用同一工作簿其他工作表中的单元格，以及不同工作簿中的单元格引用同一工作簿不同工作表中的单元格引用格式：工作表引用!单元格引用注意：p如果工作表的名称包含空格，则必须用单引号将工

43、作表名括起来6.4.4 外部引用引用不同工作簿中的单元格引用格式：工作簿名称工作表引用!单元格引用三维引用引用格式：工作表名1:工作表名N!单元格引用合并计算6.5 合并计算几个概念目标工作表：存放合并计算结果的工作表目标区域：接收合并数据的区域源工作表：被合并计算的各张工作表源区域：被合并计算的数6.5.1 按位置合并计算常用的合并计算是根据位置合并工作表要求合并的各工作表格式必须相同注意：p如果要自动保持合并结果与源数据的一致，应在“合并计算”对话框中勾选“创建指向源数据的链接”复选框6.5.2 按分类合并计算按分类合并时，来源区域除了包含待合并的数据区域以外，还包括合并分类的依据所对应的

44、单元格区域，而且各工作表中待合并的数据区域可能不完全相同，因此要逐个选定由于在合并计算时只能使用求和、计数、平均值、最大值等11种数值运算，因此Excel只合并计算源工作表中的数值，含有文字的单元格将作为空白单元格进行处理审核公式6.6.1 错误信息处理错误信息是公式审核的基本功能之一在使用公式或函数进行计算的过程中，如果使用不正确，Excel将在相应的单元格中显示一个错误值错误值产生原因#列宽不够，或者使用了负的日期或负的时间#DIV/0!数值被0除#N/A函数或公式中没有可用数值#NAME?公式中使用了Excel不能识别的名字#NULL!指定两个并不相交的区域交叉点#NUM!公式或函数中使

45、用了无效数值#REF!公式引用了无效的单元格#VALUE!使用错误的参数或运算对象类型6.6.2 追踪单元格追踪引用单元格追踪从属单元格6.6.2 追踪单元格追踪引用单元格追踪从属单元格p在公式或函数中引用到的其他单元格称为引用单元格6.6.2 追踪单元格追踪引用单元格追踪从属单元格p如果选定了一个单元格，而这个单元格又被一个公式所引用，则被选定的单元格就是包含公式单元格的从属单元格6.6.2 追踪单元格追踪引用单元格追踪从属单元格注意：p在追踪单元格后，如果对工作表进行了修改操作，如修改某单元格中的公式、插入一行、删除一行等，那么工作表中的追踪箭头线将自动消失6.6.3 追踪错误如果某单元格

46、因为公式错误而出现错误信息，如#VALUE!、#NULL!、#DIV/0！等，可以使用“公式审核”命令组中的“追踪错误”命令来追踪注意：p如果希望清除所有追踪箭头，只需单击“公式审核”命令组上的“移去箭头”命令6.6.4 添加监视在“监视窗口”对话框中添加监视，可以监视指定单元格或单元格区域的公式及内容的变化，即使该单元格已经移出屏幕，仍然可以由监视窗口查看其内容可以单击“公式审核”命令组中的“公式求值”命令，查看公式的计算结果，以确定公式的正确性应用实例计算和调整工资项6.7.1 计算公积金假设住房公积金统一按基本工资和职务工资之和的12%计算“公积金”的计算公式公积金=（基本工资+职务工资

47、）0.126.7.2 计算医疗险、养老险和失业险假设该公司“医疗险”“养老险”和“失业险”分别按基本工资和职务工资之和的2%、8%和0.5%扣除计算公式医疗险=（基本工资+职务工资）0.02养老险=（基本工资+职务工资）0.08失业险=（基本工资+职务工资）0.0056.7.3 计算应纳税所得额应纳税所得额计算公式=应发工资-公积金-医疗险-养老险-失业险-专业附加扣除-5006.7.4 计算应发工资和实发工资应发工资和实发工资的计算公式应发工资=基本工资+职务工资+岗位津贴+工龄补贴+交通补贴+物价补贴+洗理费+书报费+奖金实发工资=应发工资-公积金-医疗险-养老险-失业险-所得税6.7.5

48、 按相同幅度调整基本工资假设将所有员工的基本工资上调180元使用选择性粘贴实现基本工资上调6.7.6 按不同幅度调整职务工资假设高级职称上调200元、中级职称上调100元、初级职称上调50元可以根据特定要求或标准，先建立员工的“普调工资”表和“原始工资”表。“普调工资”表中存放需要调整的工资数据，“原始工资”表中存放“工资计算”表中的数据。然后将“普调工资”表与“原始工资”表作为源工作表，将“工资计算”表作为目标工作表，进行合并计算6.7.7 调整个别岗位津贴调整10名员工的岗位津贴“工资计算”表和要调整工作表的行数不一样，应按分类进行合并计算分类合并计算方法与相同位置数据的合并计算方法不同的

49、是，在选定目标区域时需要同时将分类依据所在的单元格区域选定应用实例计算和调整工资项最终结果应用实例计算销售业绩奖金6.8.1 销售信息简介假设该公司有业务员35名，有关2020年销售信息、2021年1月业务员的业绩奖金信息和奖金标准信息分别存放在名为“销售管理.xlsx”工作簿文件的“销售情况表”“1月业绩奖金表”和“奖金标准”3张工作表中6.8.1 销售信息简介2月业务员业绩奖金表的工作表名为“2月业绩奖金表”，其结构与“1月业绩奖金表”相同，目前只有序号和姓名两列数据。本实例将根据“1月业绩奖金表”和“销售情况表”2张工作表，使用简单公式计算“2月业绩奖金表”中的总奖金和累计销售额。6.8

50、.2 计算总奖金总奖金计算方法总奖金=本月销售业绩奖金百分比+奖励奖金计算第1名业务员“总奖金”的公式=E3*D3+F36.8.3 计算累计销售额累计销售额计算方法累计销售额=上月累计销售额+本月销售业绩计算第1名业务员“累计销售额”的公式=1月业绩奖金表!H3+E3应用实例计算销售业绩奖金最终结果谢谢友情服友情服务热线：电话：(010)67170985 邮件地址：件地址：第7章 应用函数计算数据第7章 应用函数计算数据7.1认识函数7.2输入函数7.3常用函数7.4应用实例计算工资项7.5应用实例计算销售业绩奖金认识函数7.1.1 函数的结构函数由Excel内部预先定义并按照特定顺序、结构来