Excel基础与应用精品教程完整版教学课件-整套教程电子讲义(最全最新).ppt

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1、Excel 基础与应用精品教程第1章 从零开始1.1 初识Excel 20071.2 工作簿和工作表基本操作 1.3 上机实践创建销售报表1.4 获取帮助 1.1.1 启动Excel 2007 安装好Office 2007软件后，可按如下方法启动Excel 2007。单击“开始”按钮，选择“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2007”项，即可进入Excel 2007的工作界面，如下图所示。1.1 初识Excel 20071.1.2 Excel 2007的工作界面 启动Excel 2007后，呈现在我们面前的就是它美观的工作界面，其主要

2、由标题栏、Office按钮、快速访问工具栏、功能区、编辑栏、工作表编辑区和状态栏组成，如下图所示，各主要组成元素的功能如下。状态栏标题栏Excel程序窗口控制按钮编辑栏工作簿窗口控制按钮工作表编辑区快速访问工具栏Office按钮功能区1 1标题栏标题栏 标题栏位于Excel 2007窗口的最顶端，标题栏上显示了当前编辑的文件名称及应用程序的名称，其右侧是3个窗口控制按钮，用于对Excel 2007窗口执行最小化、最大化/还原和关闭的操作，如下图所示。文件名称程序名称3个窗口控制按钮2 2OfficeOffice按钮按钮 Office按钮位于窗口的左上角。单击该按钮，在展开的列表中选择相应的选项

3、，可执行文件的新建、打开、保存、打印和关闭等操作，如下图所示。单击该按钮可对Excel 2007进行一些相关设置单击1.1.3 退出Excel 2007 要退出Excel 2007，常用方法如下：u单击程序窗口右上角（即标题栏右侧）的“关闭”按钮，如下左图所示。u单击Office按钮，在展开的列表中单击“退出Excel”按钮，如下右图所示。单击该按钮 在退出Excel 2007时，打开工作簿文件将一同被关闭。若文件尚未保存，会打开提示用户保存的对话框（详见1.2.2节“关闭工作簿”中的讲述）。1.2 工作簿和工作表基本操作 工作簿、工作表和单元格是Excel电子表格的基本组成元素，也是我们在学

4、习Excel时经常遇到的概念。下面，我们先对它们做简单了解，然后学习Excel文件的新建、保存、关闭与打开操作。1.2.1 认识工作簿、工作表与单元格 u工作簿：工作簿：在Excel中生成的文件就叫做工作簿，其 扩展名是.xlsx。也就是说，一个Excel文件就是一个工作簿。u工工作作表表：是显示在工作簿窗口中由行和列构成的表格。它主要由单元格、行号、列标和工作表标签等组成。行号显示在工作簿窗口的左侧，依次用数字1，21048576表示，列标显示在工作簿窗口的上方，依次用字母A、BXFD表示，如下图所示。默认情况下，一个工作簿包含3个工作表，用户可以根据需要添加或删除工作表。工作表是通过工作表

5、标签来标识的，单击不同的工作表标签可在工作表间进行切换。新建的工作簿，系统自动命名为Book1，Book2工作表标签行号滚动条活动单元格全选按钮工作簿名称工作表标签滚动按钮插入工作表按钮列标u单单元元格格与与活活动动单单元元格格：单元格是Excel工作簿的最小组成单位。工作表编辑区中每一个长方形的小格就是一个单元格，每一个单元格都用其所在的单元格地址来标识，如A1单元格表示位于第A列第1行的单元格。工作表中，被黑色方框包围的单元格称为当前单元格或活动单元格，用户只能对活动单元格进行操作。1.2.2 工作簿的新建、保存、关闭与打开 工作簿的新建、保存、关闭与打开操作是Excel最基本的操作。1

6、1新建工作簿新建工作簿 通常情况下，在启动Excel 2007时，系统会自动新建一个名为“Book1”的工作簿。若要再新建工作簿，通常有如下几种方法。u新建空白工作簿 要新建空白工作簿，操作步骤如下。1 单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“新建”项，如下左图所示。2 打开“新建工作簿”对话框，在左侧的“模板”区中选择“空白文档和最近使用的文档”项，在中间区域单击“空工作簿”项，如下右图所示，单击“创建”按钮。u根据模板新建工作簿 1 打开“新建工作簿”对话框，在左侧的“模板”列表中单击“已安装的模板”项，在中间的“已安装的模板”列表中选择“考勤卡”模板，如下左图所示。2 单击“创建”

7、按钮，即可得到根据模板创建的工作簿，如下右图所示，只要往其中输入相应内容即可快速完成制作。2 2保存工作簿保存工作簿 当对工作簿进行了编辑操作后，为防止数据丢失，需将其保存。u保存新工作簿 如果工作簿没有保存过，可按如下操作步骤进行保存。1 单击“Office按钮”,在展开的列表中选择“保存”项，如下图所示。2 打开“另存为”对话框，单击“保存位置”右侧的倒三角按钮，在打开的下拉列表中选择工作簿的保存位置，然后在“文件名”编辑框中输入工作簿的名称，如下图所示，最后单击“保存”按钮即可。u保存已保存过的工作簿 若文件已经保存，再次对其保存的操作与保存新工作簿相同，但此时不再打开“另存为”对话框。

8、u保存备份 要保存工作簿的备份，则单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“另存为”项，在打开的“另存为”对话框中进行相应的设置，保存文件即可。3 3关闭工作簿关闭工作簿 要关闭工作簿，可单击工作簿窗口右上角的“关闭”按钮或单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“关闭”项，如下左图所示，若工作簿尚未保存，此时会打开如下右图所示的提示对话框，其中：u单击“是”按钮，表示保存对工作簿所做的修改。u单击“否”按钮，表示不保存对工作簿所做的修改。u单击“取消”按钮，表示放弃当前操作，返回工作簿编辑窗口。4 4打开工作簿打开工作簿 通过“打开”对话框打开工作簿的操作步骤如下。要对工作簿进行编辑

9、操作，必须先打开它。打开方法通常有如下几种：u通过“打开”对话框 1 单击“Office按钮”，在展开的列表中选择“打开”项，如右图所示，或按【Ctrl+O】组合键。2 打开“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表中找到工作簿所在的文件夹，然后在列表区选择要打开的工作簿，如下右图所示，最后单击“打开”按钮即可。列表区中列出了该文件夹中包含的工作簿 要打开最近曾使用过工作簿，可单击“Office按钮”，在打开的“最近使用的文档”列表中进行选择，如下图所示。u打开最近使用过的文件1.3 上机实践创建销售报表 下面通过创建一个如下图所示的“销售报表”工作簿并保存，来熟悉一下工作簿的新建、保存和关闭的方

10、法。操作步骤见视频1-11.4 获取帮助 在学习Excel 的过程中，难免会遇到一些不懂或不会使用的功能，这时就可以使用Excel 2007的帮助功能。方法是：单击功能区右上角的帮助按钮 ，打开“Excel帮助”窗口，如下图所示，其中列出了一些帮助内容，单击某个主题链接即可打开相关内容进行查看。列 出 的帮 助 内容 若列表中没有你所需要的内容，可以在“搜索”按钮左侧的编辑框中输入要寻求帮助的具体内容，然后单击“搜索”按钮，即可显示与搜索内容相关的主题，如下图所示。单击某个主题链接，即可打开相关内容进行阅读。第2章 数据的输入与编辑 2.1 2.1 数据输入基本方法数据输入基本方法2.2 2.

11、2 数据输入技巧数据输入技巧2.3 2.3 上机实践上机实践制作商品报价单制作商品报价单2.4 2.4 数据的基本编辑数据的基本编辑2.5 2.5 为单元格设置数据有效性为单元格设置数据有效性2.6 2.6 为单元格创建下拉列表为单元格创建下拉列表2.7 2.7 数据的保护数据的保护2.8 2.8 上机实践上机实践编辑商品报价单编辑商品报价单 2.1 数据输入基本方法 在Excel中，用户可以向单元格中输入各种数据，如文本、数值、日期和时间等，每种数据都有它特定的格式和输入方法，下面一一介绍。2.1.1 输入文本 文本是指汉字、英文，或由汉字、英文、数字组成的字符串，例如，“南昌”、“商品1”

12、、“G32”等都属于文本。输入结束后按【Enter】键，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格 单击要输入文本的单元格，然后可直接输入文本，输入的内容会同时显示在编辑栏中。输入完毕，按键盘上的【Enter】键或单击编辑栏上的“输入”按钮 确认。默认情况下，在单元格中输入文本型数据时，输入的内容会沿单元格左侧对齐，如下图所示。如果输入的数据长度超出单元格长度，并且当前单元格后面的单元格为空，则文本会扩展显示到其右侧的单元格中，如下左图所示。若后面单元格中有内容，则超出部分被截断，不显示，如下右图所示。不过，如果单击该单元格，在编辑栏中可看到内容依然存在，只是暂时隐藏起来了。文本扩展显示到右侧单元

13、格中文本显示被截断无论文本如何显示，其内容都被保存在当前单元格中。2.1.2 文本数据的自动换行 1 1自动换行自动换行 要让文本自动换行，可首先单击目标单元格，然后在“开始”选项卡上的“对齐方式”组中单击“自动换行”按钮 ，如下图所示。2 2输入换行符输入换行符 要在单元格中的特定位置开始新的文本行，先双击该单元格，然后单击该单元格中要断行的位置，按【Alt+Enter】组合键，效果如下图所示。这是双击单元格A1后，分别在“京”字和“克”字后断行的效果2.1.3 输入数值 在Excel中，数值型数据是使用最多，也是最为复杂的数据类型。数值型数据由数字 09、正号、负号、小数点、分数号“/”、

14、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右侧对齐，如下图所示。1 1输入负数输入负数 如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“”，或给数字加上圆括号。如下图所示。2 2输入分数输入分数 分数的格式通常为“分子/分母”。如果要在单元格中输入分数（如4/5），应先输入“0”和一个空格，然后输入“4/5”，单击编辑栏上的“输入”按钮 后单元格中显示“4/5”，编辑栏中则显示“0.8”，如下图所示。如果不输入“0”，Excel会把该数据当做日期格式处理，存储为“4月5日”，如下图所示。3 3输入小数输入小数 如果

15、输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可，如下图所示。2.1.4 数值格式设置 当输入的数据位数较多时，如果输入的数据是整数，则数据会自动转换为科学计数表示方法；如果输入的是小数，则系统会根据情况进行自动调整，如下图所示。要手工调整单元格中显示的小数位数，可单击“开始”选项卡上“数字”组中的“增加小数位数”按钮 和“减少小数位数”按钮 ，如下图所示。此外，利用“开始”选项卡上“数字”组中的按钮 ，还可为数值设置会计数字格式、百分比样式和千位分隔样式，如下图所示。利用“数字格式”下拉列表则可以为单元格快速设置各种特定格式，如下图所示。2.1.5 输入日期和时间 用户可以用多种格式来输入一

16、个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。如果省略年份，则以当前的年份作为默认值，显示在编辑栏中，如下图所示。Excel是将日期和时间视为数字处理的，它能够识别出大部分用普通表示方法输入的日期和时间格式。例如，要输入下午3时25分38秒，用24小时制输入格式为 15:25:38，而用12小时制输入时间格式为 3:25:38 PM，如下图所示。如果缺少空格，则所键入的数据将被当作文本型数据处理。在Excel中输入时间时，可用冒号（:）分开时间的时、分、秒。系统默认输入的时间是按24小时制的方式输入的，因此，如果要以12小时制的方式输入时间，则应当在输入的时间后键入一个空格，

17、然后输入“AM”或“PM”。如果要同时输入日期和时间，则在日期与时间的中间用空格加以分隔。例如，要在A2单元格中输入 2008年9月26日下午2:52，操作步骤如下图所示。2.2 数据输入技巧 2.2.1 记忆式输入 记忆式输入是指用户在输入单元格数据时，系统会自动根据用户已经输入过的数据提出建议，以省去重复录入的操作。在输入数据时，如果在单元格中输入的起始字符与该列已有的录入项相符，Excel可以自动填写其余的字符。例如，在一列中已经输入过“张小红”三个字，在该列的紧临数据区域的其他单元格中再输入“张”字，单元格中就会自动显示出“张小红”字样，如下图所示，此时若直接按【Enter】键，就可将

18、该内容输入到单元格中。2.2.2 将数字以文本格式输入 也可以选择要以文本格式输入数字的单元格区域，然后在“数字格式”列表中选择“文本”项，此时输入的数字即可以文本格式显示。若用户需要将数值型的数字设置为文本型，如身份证号、邮政编码、电话号码和表格中以数字开头的序号等，可在输入数字前加单引号“”，然后再输入数字，此时所输入的数字会以文本格式显示，如下图所示。2.2.3 快速输入数据 1 1利用填充柄在一行或一列相邻单元格中快速填充数据利用填充柄在一行或一列相邻单元格中快速填充数据 填充柄是位于选定单元格或选定单元格区域右下角的小黑方块。将鼠标指针指向填充柄上时，鼠标指针由白色的空心十字形指针更

19、改为黑色的实心十字形指针，如下图所示。如果希望在一行或一列相邻的单元格中输入相同的数据，可首先在第1个单元格中输入示例数据，然后向上、下、左或右拖动填充柄即可，具体操作步骤如下。将鼠标指针移到输入数据单元格右下角的填充柄上，按下鼠标左键并向右拖动鼠标到C1单元格，释放鼠标即可完成数据的填充，如下图所示。如果第1个单元格内容为数字、包含数字的字符串、日期、时间或星期，则执行自动填充时的效果如下图所示。如果我们希望改变自动填充结果，例如，填充星期时在各单元格中都填充“星期一”（第1个单元格的内容），填充纯数字时在各单元格中填充一个数值序列，操作其实很简单。每次当我们执行完自动填充操作后，都会在填充

20、区域的右下角出现一个图标。这个图标被称为“自动填充选项”按钮，单击它将打开一个填充选项列表，从中选择不同选项，即可修改默认的自动填充效果，如下图所示。2 2利用利用“填充填充”列表快速填充数据列表快速填充数据 利用“填充”列表可以将当前单元格或单元格区域中的内容向上、下、左、右相邻单元格或单元格区域做快速填充。下面以利用“填充”列表向右和向下填充数据为例进行介绍，操作方法如下，向左和向上的填充与此类似，此处不再详述。选定从已输入数据单元格开始的行方向单元格区域，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“填充”按钮 ，在展开的列表中选择相应的选项，如“向右”，在相邻的单元格中自动填充与第一列单元格相同

21、的数据，如下图所示。若选择列方向单元格区域，然后在“填充”列表中选择“向下”，则填充结果如下右图所示，即在相邻的单元格中自动填充与第一行单元格相同的数据。3 3等差序列和等比序列的自动填充等差序列和等比序列的自动填充 对于等差序列的自动填充，可以采用输入等差序列的前两组或前两个数值，以确定序列的首项和步长值，然后再拖动填充柄向上、下、左、右进行填充，具体操作步骤如下。u等差序列 选定已输入的等差序列的前两组数值，向下拖动右下角的填充柄，即可完成等差序列的输入，如下图所示。要用等比序列填充单元格区域，可参考如下操作步骤进行。u等比序列 1 选定从已输入第一个数据单元格开始的列方向单元格区域，然后

22、单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“填充”按钮 ，在展开的列表中单击“系列”项，如下图所示。2 在打开的对话框中选中“等比序列”单选钮，在“步长值”编辑框中输入步长值，然后单击“确定”按钮。所选单元格区域按所设置条件填充等比序列。4 4多组序列的自动填充多组序列的自动填充 我们除了可以单独填充一个数据序列外，还可以同时填充多个数据序列。例如，要同时在单元格A1到A5中填充星期，在单元格B1至B5中填充对应的日期，可按如下操作步骤进行。输入并选定序列初始值后向指定方向拖动该单元格区域右下角的填充柄，释放鼠标，Excel自动填充序列的其他值，如下图所示。2.2.4 同时在多个单元格中输入相同的数据

23、 要同时在多个相邻或不相邻单元格中输入相同的数据，应首先选中要填充相同数据的多个单元格，然后输入数据，最后按【Ctrl+Enter】组合键填充所选单元格，如下图所示。2.2.5 2.2.5 同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据 要同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据，需采用工作表组操作，即：首先将要处理的多个工作表设置为工作表组。当在组中的一个工作表的单元格中输入数据，也会自动在组中其他工作表的相应位置输入数据，即用户操作的结果不仅作用于当前工作表，而且还作用于工作表组中的所有工作表，如下图所示。操作步骤见视频2-1 若对“Sheet3”中单元格A1的

24、内容进行修改，则工作表“Sheet1”和“Sheet2”A1单元格中的内容都得到一致修改，如下图所示。操作步骤见视频2-1 若已经在某个工作表中输入了数据，那么也可快速将该数据填充到其他工作表的相应单元格中，操作方法如下图所示。操作步骤见视频2-1选中含有输入数据的源工作表“Sheet1”，以及复制数据的目标工作表“Sheet2”和“Sheet3”，并选定包含需要复制数据的单元格 下面通过制作一个如下图所示的“新新报价单”工作簿，熟悉一下文本、普通数字、文本型数字及会计数字格式的添加等。2.3 上机实践制作商品报价单操作步骤见视频2-22.4.1 数据的清除 所谓数据的清除，只是删除了单元格中

25、的内容、格式或批注，而空白单元格仍然存在。如果要清除数据的内容和格式，可参考如下操作步骤。1 选中要清除内容的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“清除”按钮 ，在展开的列表中选择“清除内容”，所选内容被清除，如下图所示。2.4 数据的基本编辑 2 选择要清除格式的单元格或单元格区域，然后在“清除”列表中选择“清除格式”项，单元格区域的货币格式被取消，只显示数字，如下图所示。“清除”列表中其余选项的意义如下：u选择选择“全部清除全部清除”：将单元格的格式、内容、批注全部清除。u选择选择“清除格式清除格式”：仅将单元格的格式取消。u选择选择“清除内容清除内容”：仅将单元格的内容

26、取消。u选择选择“清除批注清除批注”：仅将单元格的批注取消。2.4.2 数据的移动与复制 1 1移动数据移动数据 移动数据，是指将输入到某些单元格或单元格区域中的数据移至其他单元格中，原单元格中的数据将被清除。下面利用剪切、粘贴功能，将单元格A1至A5中的内容移动到单元格C1至C5中，操作步骤如下。1 选中要移动数据的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“剪切”按钮 ，如下图所示。2 选中要存放数据的单元格或单元格区域左上角的单元格，如C1，然后单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“粘贴”按钮 ，所选数据被移动到新位置，原单元格中数据不存在，如下图所示。若要利用拖动方法来移

27、动数据，可参考如下操作步骤。将鼠标指针移到要移动数据的单元格的边框线上，此时鼠标指针变成十字箭头形状 ，按住鼠标左键不放，将其拖到目标位置，在移动过程中会显示目标单元格地址。释放鼠标，完成数据移动操作，如下图所示。2 2复制数据复制数据 复制数据是指将所选单元格或单元格区域中的数据复制到指定位置，原位置的内容仍然存在。要复制单元格或单元格区域中的数据，可参考如下操作步骤进行。1 选中要复制数据的单元格，按下【Ctrl+C】组合键或单击“开始”选项卡上“剪贴板”组中的“复制”按钮 ，将数据复制到Windows剪贴板中，如下图所示。2 单击目标单元格，按下【Ctrl+V】组合键或单击“开始”选项卡

28、上“剪贴板”组中的“粘贴”按钮 ，所选单元格内容被复制到新位置 如下图所示。复制单元格区域的操作与此类似，即首先选中要复制的单元格区域，按下【Ctrl+C】组合键，再单击目标单元格区域左上角的单元格，按下【Ctrl+V】组合键即可。2.4.3 数据的查找与替换 1 1数据的查找数据的查找 1 打开要进行查找操作的文件，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“查找和替换”按钮，在展开的列表中选择“查找”项，如下图所示。若已知要查找的数据，希望查找该数据所在单元格，例如，我们要查找工作表中含“江西”字样的单元格，方法如下：2 在“查找内容”编辑框中输入查找内容，然后单击“查找下一个”按钮，光标定位到第

29、一个符合条件的单元格中，如下图所示。3 继续单击“查找下一个”按钮，光标定位到下一个符合条件的单元格。查找完毕，单击“关闭”按钮关闭对话框。u“范围范围”下拉列表下拉列表：设置仅在当前工作表中或整个工作簿中查找数据。u“搜索搜索”下拉列表下拉列表：设置搜索顺序（逐行或逐列）。u“查找范围查找范围”下拉列表下拉列表：设置在全部单元格（选择“值”，默认）、包含公式的单元格（选择“公式”）、或单元格批注中查找数据。u区分大小写区分大小写：设置搜索数据时是否区分英文大小写。例如，如果不选中该复选框（默认），则搜索“a”时，将查找所有内容包含“a”和“A”的单元格。如果选中该复选框，则只查找内容仅包含“

30、a”的单元格。u单元格匹配单元格匹配：设置进行数据搜索时是否严格匹配单元格内容。例如，如果不选中该复选框（默认），则查找“a”时，将查找所有内容包含“a”的单元格（如ab，cac等）。如果选中该复选框，则仅查找内容为“a”的单元格，此时将无法查找内容为ab，cac的单元格。u区分全区分全/半角半角：设置搜索时是否区分全/半角。对于字母、数字或标点符号而言，占一个字符位置的是半角，占两个字符位置的是全角。若单击“查找全部”按钮，对话框的下方会显示所有符合条件的记录，如下图所示，查找完毕，单击“关闭”按钮关闭对话框。若只知道要查找的部分内容，还可以使用通配符来进行查找。通配符包括星号“*”和问号“

31、？”。u?：用于查找任意单个字符（“?”必须在英文状态下键入）。u*：用于查找任意多个字符。下面介绍这两种通配符的使用方法，操作步骤如下。打开要进行查找操作的文件，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”编辑框中输入查找内容“上宫?敏”，然后单击“查找全部”按钮，则只查找到“上宫小敏”，如下左图所示。若在“查找内容”编辑框中输入“上宫*敏”，然后单击“查找全部”按钮，则查找结果如下右图所示。2 2数据的替换数据的替换 要替换单元格中的数据，可按如下操作步骤进行。1 打开要进行替换操作的文件，单击“开始”选项卡上“编辑”组中的“查找和选择”按钮，在展开的列表中选择“替换”。2 打开“查找与替换”

32、对话框，在“查找内容”编辑框中输入要查找的内容，在“替换为”编辑框中输入要替换的内容，然后单击“查找下一个”按钮，如下左图所示，系统将定位到第一个符合条件的单元格，如下右图所示。3 单击“替换”按钮或按【Alt+R】组合键，将替换掉第一个符合条件的内容，如下图所示。单击“替换”按钮，将逐个替换找到的内容；若单击“全部替换”按钮，将替换所有符合条件的内容 在建立工作表的过程中，有时为了保证输入的数据都在其有效范围内，我们可以使用Excel提供的“有效性”命令为单元格设置条件，以便在出错时得到提醒，从而快速、准确地输入数据。下面以为员工花名册中的“联系方式”（假设联系方式都为手机号码）列设置数据有

33、效性，操作步骤如下：1 打开文件，选中要设置数据有效性的单元格或单元格区域，然后单击“数据”选项卡上“数据工具”组中的“数据有效性”按钮 ，如右图所示。2.5 为单元格设置数据有效性 见视频2-3 2 打开“数据有效性”对话框，分别在各选项卡中进行相应的设置，如下图所示，然后确定即可。3 单击设置了数据有效性的单元格，会显示输入信息提示，如下左图所示，然后就可以输入数据了。当在设置了数据有效性的单元格中输入了不符合条件的数据时，会出现出错警告，如下右图所示。4 单击“重试”按钮，重新输入；若单击“取消”按钮，则取消用户当前的操作。如果某些单元格中要输入的数据很有规律，如性别（男、女）、学历（中

34、专、大专、本科）、婚姻状况（是，否）等，希望减少手工录入的工作量，这时我们就可以为单元格创建下拉列表。下面以为“性别”创建下拉列表为例进行介绍，最终效果如下图所示。2.6 为单元格创建下拉列表操作步骤见视频2-4 1 选中要设置数据有效性的单元格或单元格区域，然后单击“数据”选项卡上“数据工具”组中的“数据有效性”按钮 。2 对“设置”选项卡中的内容进行设置，如下左图所示。单击“确定”按钮，此时在所选区域右侧出现下拉按钮，单击该按钮出现下拉列表，如下右图所示。数据间用英文逗号隔开 2.7.1 保护工作簿 为防止他人添加或删除工作簿中的工作表，或者查看其中的隐藏工作表及改变工作簿窗口的大小和位置

35、等，可以为工作簿设置保护措施，操作步骤如下。2.7 数据的保护 1 打开要进行保护的工作簿，单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作簿”按钮 ，在展开的列表中选择“保护结构和窗口”。2 选中“窗口”复选框，在“密码”编辑框中输入密码，如下左图所示，然后单击“确定”按钮。打开“确认密码”对话框，再次输入刚才的密码，如下右图所示，然后单击“确定”按钮。操作步骤见视频2-5u结构结构：选中此复选框可使工作簿的结构保持不变。删除、移动、复制、重命名、隐藏工作表或插入新的工作表等操作均无效。u窗口窗口：选中此复选框可使工作簿的窗口保持当前的形式。窗口不能被移动、调整大小、隐藏或关闭。u密码密码：在此

36、编辑框中输入密码可防止未授权的用户取消工作簿的保护。密码区分大小写，它可以由字母、数字、符号和空格组成。保护工作簿后，就不能对工作簿进行结构和窗口的编辑和修改操作了。下图所示是工作簿保护前、后右击工作簿中工作表标签的效果。从下右图可以看到许多对工作表的操作菜单变为灰色，不可用。保护工作簿后不可用的菜单项 要撤销工作簿的保护，可单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作簿”按钮 ，在展开的列表中取消“保护结构和窗口”前的对钩，如下图所示。若设置了密码保护，会打开如下图所示的对话框，输入保护时的密码，方可撤销工作簿的保护。输入正确的密码2.7.2 保护工作表 保护工作簿，只能防止工作簿的结构和窗

37、口不被编辑修改，要使工作表中的数据不被外人修改，还需将该工作表进行保护，具体操作步骤如下。1 打开要进行保护的工作表，然后单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保护工作表”按钮 ，如下图所示。操作步骤见视频2-5 2 保持默认的复选框选中状态，输入密码，然后单击“确定”按钮。在打开的对话框中再次输入刚才的密码，然后单击“确定”按钮，如下图所示。这时，工作表中的所有单元格都被保护起来，不能进行任何操作。如果试图进行编辑、修改操作，系统会弹出如下图所示的提示对话框，提示用户该工作表是受保护且只读的。要撤销工作表的保护，只需单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“撤销工作表保护”按钮。若设置了密码保护，会

38、打开“撤销工作表保护”对话框，输入保护时的密码，方可撤销工作表的保护。2.7.3 保护单元格 对工作表设置保护后，工作表的所有单元格都不能修改。这样，用户自己如果想随时对该工作表的单元格进行修改，操作起来就显得不方便。其实，在实际应用中，Excel允许用户只对工作表中的部分单元格实施保护，而另一些部分内容则可以随时改动。若只想保护工作表中的部分数据，此时可按如下步骤进行设置。1 选中不需要进行保护的单元格区域，如下左图所示。然后“设置单元格格式”对话框的“保护”选项卡中清除“锁定”复选框的选中，最后单击“确定”按钮，如下右图所示。操作步骤见视频2-5 2 单击“审阅”选项卡上“更改”组中的“保

39、护工作表”按钮 ，在打开的对话框中设置保护密码，然后只选中“选定未锁定的单元格”复选框，如下图所示，最后单击“确定”按钮。这一步的选择是关键此密码是可选的。如果不提供密码，则任何用户都可以取消对工作表的保护并更改受保护的数据 3 确认密码后单击“确定”按钮，未选中的单元格受到保护。对工作表中的部分单元格进行保护后，只能对选定区域进行编辑，而其他单元格则受到保护，如下右图所示。被保护的单元格只能查看，无法编辑 下面通过编辑“新新报价单”，来熟悉数据的查找与替换、单元格格式的清除及工作表的保护操作，效果如下图所示。2.8 上机实践编辑商品报价单操作步骤见视频2-6第3章 编辑工作表 3.1 3.1

40、 单元格基本操作单元格基本操作3.2 3.2 上机实践上机实践编辑手机销量排行榜（一）编辑手机销量排行榜（一）3.3 3.3 行与列基本操作行与列基本操作 3.4 3.4 上机实践上机实践编辑手机销量排行榜（二）编辑手机销量排行榜（二）3.5 3.5 工作表基本操作工作表基本操作 3.6 3.6 上机实践上机实践编辑词汇突破班工作表编辑词汇突破班工作表 3.7 3.7 工作表显示方式工作表显示方式 3.8 3.8 拆分与冻结窗格拆分与冻结窗格3.1 单元格基本操作 3.1.1 选择单元格 1 1选择单个单元格选择单个单元格 u利用鼠标 将鼠标指针移至要选择的单元格上方后单击，选中的单元格以黑色

41、边框显示，此时行号上的数字和列标上的字母将突出显示。u利用“名称框”在工作表左上角的名称框中输入单元格地址，按下【Enter】键，即可选中与地址相对应的单元格。2 2选择不相邻单元格选择不相邻单元格 首先单击要选择的任意一个单元格，然后按住【Ctrl】键的同时单击其他要选择的单元格。3 3选择相邻单元格区域选择相邻单元格区域 u按下鼠标左键拖过想要选择的单元格，然后释放鼠标即可。要选择相邻单元格区域，常用方法有如下两种：u单击要选择区域的第一个单元格，然后按住【Shift】键单击最后一个单元格，此时即可选择它们之间的多个单元格，如下图所示。按【CtrlA】组合键或单击工作表左上角行号与列标交叉

42、处的“全选”按钮 ，可以选取工作表中的所有单元格。3.1.2 插入单元格 要在工作表中插入单元格，可以使用“插入”列表或快捷菜单。当插入单元格后，现有单元格将发生移动，给新的单元格让出位置。利用“插入”列表插入单元格的操作步骤如下。1 单击要插入单元格的位置，单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“插入”按钮右侧的三角按钮，在展开的列表中选择“插入单元格”项。2 在“插入”对话框选择一种插入方式，然后单击“确定”按钮，即可在指定位置插入一个单元格。此外，右击要插入单元格的位置，在弹出的菜单中选择“插入”项，也将打开“插入”对话框，选择一种插入方式后单击“确定”按钮，也可在指定位置插入单元格。3.

43、1.3 删除单元格 当删除单元格时，周围的单元格会移动来填充空出的单元格。要删除单元格，可以利用删除列表，也可以使用右键菜单，操作方法类似。利用右键菜单删除单元格的操作步骤如下。右击要删除的单元格，在弹出的菜单中选择“删除”项，在打开的“删除”对话框选择一种删除方式，然后单击“确定”按钮，则选中单元格被删除。3.1.4 为单元格添加批注文字 1 1添加批注添加批注 要为单元格添加批注，可按如下操作步骤进行。单击要添加批注的单元格，然后单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“新建批注”按钮 ，在批注框中输入批注的内容，单击其他任意单元格，完成批注的添加。添加批注的单元格右上角出现一个小红三角 。2

44、2修改、编辑批注修改、编辑批注 对于已经存在的批注，可以根据需要对其进行修改、编辑，操作步骤如下。单击要编辑、修改批注的单元格，单击“审阅”选项卡上的“编辑批注”按钮 ，批注文本框四周出现8个圆形控制点，表示处于可编辑状态，此时可对批注内容进行编辑、修改，然后单击工作表任意单元格结束编辑。3 3显示、隐藏批注显示、隐藏批注 批注既可以一直显示在工作表中，也可以隐藏起来，只有当鼠标指针指向单元格时，批注才会显示出来。单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“显示所有批注”按钮 ，显示工作表中的所有批注，如下图所示。再次单击该按钮，则隐藏所有批注。若单击“审阅”选项卡上“批注”组中的“显示/隐藏批注”按

45、钮，则显示所选单元格的批注，再次单击该按钮，则隐藏所选单元格的批注。4 4查看、删除批注查看、删除批注 要查看工作表中的批注，可单击“批注”组中的“上一条”或“下一条”按钮。要删除工作表中的批注，可选中含有批注的单元格，然后单击“批注”组中的“删除”按钮 。删除批注后，单元格右上角的小红三角消失。小红三角消失 下面，我们通过编辑手机销量排行榜工作表，来练习插入、删除单元格，为单元格添加批注的操作，效果如下图所示。操作步骤见视频3-13.2 上机实践编辑手机销量排行榜（一）3.3.1 选择行与列 要选择工作表中的一整行或一整列，可将鼠标指针移到该行的左侧或该列的顶端，当鼠标指针变成向右 或向下

46、黑色箭头形状时单击，即可选中该行或该列，如下图所示。3.3 行与列基本操作1 1利用鼠标拖动利用鼠标拖动 在对高度和宽度要求不十分精确时，可以利用鼠标拖动来调整。方法是：将鼠标指针移到某行行号的下框线处或某列列标的右框线处，此时鼠标指针变成 或 形状，然后按下鼠标左键上下或左右拖动，到合适位置后释放鼠标即可。3.3.2 调整行高与列宽 要调整工作表的行高与列宽，常用方法如下。下面以调整行高介绍调整方法，调整列宽的操作与此类似，具体操作步骤如下。单击某行，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“行高”，在“行高”编辑框中输入数值，单击“确定”按钮，所选行的行高被

47、调整。2 2利用利用“格式格式”列表精确调整列表精确调整 3 3最合适的行高与列宽最合适的行高与列宽 如果要将工作表的行设置为最合适的行高，只须将鼠标指针移到该行行号下方的边线上，待鼠标指针变成上下双向箭头 后双击边线即可；或者选中该行，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“自动调整行高”项。如果要将工作表的列设置为最合适的列宽，只须将鼠标指针移到该列列标右侧的边线处，待鼠标指针变成左右双向箭头 后双击边线即可，如下图所示。或者选中该列，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，在展开的列表中选择“自动调整列宽”项。3.3.3 隐藏和显示行或列

48、1 1隐藏行或列隐藏行或列 选择要隐藏的行或列，单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，在展开列表中选择“隐藏和取消隐藏”“隐藏行”或“隐藏列”项即可。也可在列表中选择“行高”或“列宽”项，打开“行高”或“列宽”对话框，在“行高”或“列宽”编辑框中输入0，最后单击“确定”按钮即可。2 2显示隐藏的行或列显示隐藏的行或列 要显示隐藏的行或列，应首先按住【Shift】键选择要显示的行的上一行和下一行，或者按住【Shift】键选择要显示的列两侧的相邻列，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“格式”按钮，展开列表，指向“隐藏和取消隐藏”，然后单击“取消隐藏行”或“取消隐藏列”即可。3.3

49、.4 删除行或列 选定要删除的行或列后，单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“删除”按钮即可将所选行或列删除。此外，右击要删除的行或列，在弹出的菜单中选择“删除”项，也可将所选行或列删除。3.3.5 插入行或列 要在工作表某处单元格上方插入一行，或单元格左侧插入一列，应首先通过单击单元格进行定位，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组中的“插入”按钮右侧的三角按钮 在展开的列表中选择“插入工作表行”或“插入工作表列”。另外，如果希望一次在某行上方或某列左侧插入多行或多列，应首先通过按住【Shift】键或拖动方式选中该行及其下方的若干行，或该列及其右侧的若干列，然后单击“开始”选项卡上“单元格”组

50、中的“插入”按钮右侧的三角按钮 ，在展开的列表中选择“插入工作表行”或“插入工作表列”。下面对3.2节的工作表再次进行编辑，来熟悉一下删除行、列，调整行高和列宽的操作，效果如下右图所示。操作步骤见视频3-23.4 上机实践编辑手机销量排行榜（二）3.5 工作表基本操作3.5.1 切换工作表 同一工作簿窗口中只能显示一个工作表，但我们可以通过切换工作表的方式来显示、查看其他工作表。要从当前工作表切换到其他工作表，可直接单击要查看的工作表标签。单击工作表标签左侧的4个滚动按钮 ，可以查看没有显示的工作表标签，当看到所需工作表标签后再单击它，即可切换到该工作表。3.5.2 设置工作表组 除了前面介绍