费用报销及员工借款管理制度.pdf

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1、费用报销及员工借款管理制度费用报销及员工借款管理制度一、总则一、总则（一）为加强公司财务管理，进一步降低非生产性支出，控制费用，规范费用报销和员工借款，结合本公司实际情况,制定本制度.（二）本制度适用于总部各部门及事业部、办事处的全体员工。（三）本制度所指的费用,指公司为管理和组织经营活动所发生的各项非生产性支出。根据费用发生的频次，公司将费用分为常规费用及非常规费用。常规费用包括办公费、差旅费、通讯费、汽车费及市内交通费、房租及物业费、招待费,运费，其他费用为非常规费用。本制度所指的员工借款，指员工因工作需要办理必要的借支，如预支差旅费、业务备用金等。(四）公司严格按照预算控制费用支出，所有

2、费用均需上一级主管审批，各级审核人员必须加强审核。费用开支应符合“厉行节约、有利工作”的原则;费用发生应真实，并且取得合法、有效的凭据；费用报销应及时；符合公司管理审批权限和程序，超出公司审批权限的费用支出，须经公司的上级主管领导审批.（五）对于 2 个月以上的经营性个人借款，财务部有权将欠款从其工资中扣除。备用金、周转金、保证金等周转类个人借款不在此列。（六)当月发票需当月报销，因特殊情况不能在当月报销的，可在发生当月的次月报销，但最长不得超过两个月。延迟报销，财务部可退回不予报销。(七)每周二、周四将费用报销单交公司财务部报销，其他时间不予办理报销业务。紧急支付的费用或借款，可申请特批。（

3、八）对于非常规费用，在费用发生前必须经过主管领导及公司有核决权限的领导的审批.2000 元以上的非常规费用，须进行合同评审并签订合同。二、费用预算管理规定二、费用预算管理规定(一）每年初,各事业部、办事处、职能部门（以下称各单位）制定费用预算，经分管副总审核后报财务经理、总经理核准。-1-(二）各单位须在预算范围内合理开支，财务部严格按照预算进行审核，财务部按月份及累计的费用金额审批。对超过预算及预算外开支,须提前书面报告给分管副总、财务经理、总经理审批。（三)每月 10 日前财务部将上月各单位费用情况抄送各单位.三、报销流程及各报销环节的职责三、报销流程及各报销环节的职责(一）报销流程1、员

4、工报销流程报销人填写费用报销单或差旅费报销单上级主管审批费用会计审核财务经理审批总经理(或其授权人）审批出纳报销。2、总经理报销流程报销人填写费用报销单或差旅费报销单费用会计审核财务经理审批板块分管领导审核出纳报销.（二)报销人的责任：1、费用的发生要遵守国家法律法规和公司规范流程，并遵循“必要、合理、节约”原则，进行有效的预算和成本控制。2、保证费用的真实性，如实申报费用，严禁私费公报.3、及时获取合法、合规、完整的票据。4、费用发生后正确填写费用报销单据，及时报销费用。5、对于主管及财务人员的询问及问题反馈，及时予以回答和处理。6、报销人委托文员或其他员工代办报销手续的，不能免除报销人的责

5、任.（三）部门负责人的责任1、事前须对业务事项进行合理有效的控制，确认业务事项的必要性、合理性,对成本费用进行严格控制.2、审核费用的真实性,并对所发生费用的经济效用负责。3、负责并审核报销单据填写的规范性和准确性，对费用受益的部门、产品项目、客户群、金额等负责.4、审核费用报销流程的规范性，附件的完整性.5、接受单据后及时予以审核。6、对财务人员反馈的员工报销问题予以关注。-2-（四)财务部门的职责1、审核部门各级审核人签名的有效性。2、审核单据填写的完整性，规范性。3、审核费用报销是否符合规范的流程。4、审核金额的准确性，所附票据的合法性、合规性、逻辑性、准确性.5、接受单据后及时予以处理

6、.6、对因前端环节造成的单据中的问题,及时进行反馈。（五)其他审核、审批人员的职责1、对费用开支的总体合理性、必要性、真实性进行审核。2、对前面的审核环节进行监督。3、接受单据后及时予以审核、审批。4、对财务人员反馈的员工报销问题予以关注并处理.（六）原始票据要求1、必须是真实、合法、有效、完整的票据。复印件、虚假发票、白条一律不能报销。发票须是盖有“XX 税务局发票监制章和开票单位发票专用章的正式发票，收据须是盖有“XX 财政局行政事业性收费收据专用章”和开票单位发票专用章的规范收据.2、发票付款单位必须填写公司全称：(如有变动,财务部会另行修正）.3、报销发票必须填写齐全，餐费发票须详细注

7、明此项费用的用途、陪同人员人数、姓名；出租车票必须注明起点与目的地及相关事宜。4、报销单上要写明报销日期、原始附件张数(大写)、费用项目、类别及金额（大小写）、报销人的签名及相关领导的审核签字等。5、报销单后的原始单据要粘贴整齐、有序，符合凭证装订的要求,并按照财务要求填写费用单据汇总单。四、费用分类、报销流程及分摊方式四、费用分类、报销流程及分摊方式（一）租赁费由综合服务部负责办理房屋租赁，各地分支机构负责人协助办理。各分支机构负责人提出租赁申请，经办事处经理分管副总综合服务部经理综合服务部副总经理总经理审批后经合同评审签订相应租赁合同。将出租方提供的房屋产权证明、营业执照或身份证复印件、租

8、赁合同由综合服务部存档，并将租赁合同复印件-3-交财务部备案.办事处房租、物业费、水电费、固定电话费、网络等费用计入各办事处费用.租赁合同需续约的，须提前一个月向公司办理相关申请手续。（二)办公用品费在各部门办公用品预算内填写办公用品申购单，经部门负责人、综合服务部经理、分管副总、总经理或其授权人在申购单上签审，综合服务部经理审核有无在各部门办公用品预算内.报销时将审批后的办公用品申购单粘贴在报销单后，由部门负责人、综合服务部经理、分管副总、财务经理、总经理或其授权人签批。在上海总部的办公用品由综合服务部统一购买，行政助理在报销时需列清各部门承担的办公用品金额，报销时需经综合服务部经理、分管副

9、总、财务经理、总经理或其授权人审批。供应商送货时，由行政助理对型号、规格、数量进行验收，送货单、验收单由验收人签字确认,并保留以结算时使用。（三）通讯费公司为已转正的员工给予通讯费补贴，各级别员工通讯费标准如下：序号1234员工级别总经理/常务副总经理副总经理/总经理助理部门经理/经理助理/主管员工标准上限（元/人/月）5003002001001、项目经理、项目工程师、产品经理、预算造价工程师等按“部门经理/主管”级别标准报销。2、每月凭实名制发票或定额发票附实名制账单报销,计入各部门费用.3、如因病假、事假、产假、各类计划生育假、入/离职、旷工等原因造成当月出勤未满 10 天的，不享受当月通

10、讯费补贴。（四）市内交通费公司为已转正的员工给予交通费补贴，各级别员工交通费标准如下：员工级别员工级别销售人员非销售人员标准标准（元（元/人人/月）月）-4-N/A员工部门副经理/经理助理/主管部门经理/办事处经理员工部门副经理/经理助理/主管部门经理总监/总办主任20035040050070010002400副总经理/总经理助理常务副总经理总经理1、项目经理、项目工程师、产品经理、预算造价工程师等按“非销售人员”的“部门副经理/经理助理/主管级别标准报销.2、按部门每月填写一张费用报销单，当月交通费次月 15 日报销，计入各部门费用.3、驻外办事处(不含供应链部）人员不需按办事处报销，应各自

11、在费用发生当月的次月报销，计入各办事处费用.4、如因病假、事假、产假、各类计划生育假、入/离职、旷工等原因造成当月出勤未满 10 天的，不享受当月交通费补贴。5、公司配车的人员不享受交通费补贴。6、经批准同意享受私车公用补贴的人员不重复享受交通费补贴。7、职能部门人员、客服人员公出实报实销，选择交通工具应从简，特殊情况需乘坐出租车需经部门经理批准。8、因提供产品售后服务需要报销交通费的人员,应填写产品售后服务反馈表.（五)差旅费1、出差人员在出差前需填写出差申请单,由部门经理、分管副总经理审批，交人力资源部门备案。报销时将审批后的出差申请单复印件和出差报告附在报销单上,由部门经理、分管副总经理

12、审批。乘坐飞机、软卧、自驾车等均需事先经总经理在出差申请单上审批同意。2、为体现国内消费水平的地区差异，现确定北京、上海、深圳、广州为一级消费城市，除省会城市之外国内其他城市为普通城市。出差期间各项费用报销及补贴标准如下：-5-差旅费报销标准住宿费员工级别普通城市省会城市一级城市市内交通费20 元/天伙食补贴单人双人单人双人单人双人普通员工（每人）经理(每人）20015025020030025040 元/天15010020015025020040 元/人天50 元/人天总助/副总（每人)总经理实报实销，厉行节约25020030025035030060 元/天60 元/人天3、开具住宿发票时,需

13、让开票单位填上住宿天数，住宿起止日期、住宿单价,定额住宿发票在发票后注明，如不写清不得报销.交通费写上明细(日期、起止地点、事由）。机场到市中心的机场大巴费可以据实报销。酒店消费需附明细清单。出差人员报销时由上级主管、财务经理、总经理审批。4、参加 CSST 总部培训期间不得报销伙食补贴。（六）招待费以及礼品费1、申请人员根据需要在预算范围内办理业务招待或礼品馈赠。发生业务招待及礼品赠送前需填写业务招待及礼品申请表，经部门经理、办事处经理、事业部经理、分管副总及总经理审批后在财务部备案，未提前备案的费用将不予报销。费用报销时将招待明细写在相应的发票后，经部门经理、办事处经理、事业部经理、分管副

14、总、财务经理、总经理审批。招待费及礼品费计入各部门费用。2、单次消费金额 800 元及以上的，必须附有商家的消费明细清单或 POS 刷卡单。当次消费提供的手撕发票，面额一样的发票必须连号，当次消费的发票必须是同一个商家的发票.2、公司为全体员工（包括试用期员工）给予餐费补贴，标准为:10 元/天，200 元封顶.根据人事部门的统计表凭餐饮类发票报销，每月按部门填写一张费用报销单,当月餐费次月 15 日报销，餐费补贴计入各部门费用。（七）市场推广费-6-综合服务部根据公司年度规划及预算安排签订市场推广合同，组织合同评审，由部门经理、分管副总、财务经理、总经理审签,再与广告商签订合同,并将合同复印

15、件交至财务部存档.综合服务部经理每季度编制市场推广费投放计划表，报分管副总审批,交至财务部。费用报销时,需分管副总、财务经理、总经理审批.广告宣传费、展会费报销之前必须填写签呈，并且经过总经理/总裁审批。(八）物流费用1、供应链部发生的常规物流费，需经合同评审后与物流公司签订运输合同,确定价格。报销时，需在报销单后附上物流公司提供的、由本公司物流人员签字确认的原始运输单以及由供应链部经理、分管副总签批的运输清单。2、其他部门发生的运费报销时按审批流程审批，运输单附在报销单后，运输单上必须清楚显示物品名称及对方公司名称.原则上不允许到付快递，如遇特殊情况的到付快递请在运输单后注明原因。3、特殊情

16、况下如需要采取租车等形式送货的，需要事先申请，由部门负责人、分管副总经理、总经理审批。4、办事处寄总部文件每月二次集中邮递,应尽量随货邮寄。五、员工借款管理五、员工借款管理（一）部门或办事处日常备用金、公司活动、员工出差可申请借款，其他事项不予借款。差旅费借款：由经办人根据 出差申请单 上批准的借款金额,填写 借款单，履行审批后予以借款。各级别员工借款最高额度如下：员工级别普通员工部门经理/副经理/主管副总经理/总经理助理总经理/常务副总经理最高额度(元）300050001000020000（二）办事处经理、部门经理（含)以上级别员工出差，不予借款。(三)员工借款，须凭出差申请单办理，经部门经理、会计、财务经理、总经理审批后办理，试用期员工不允许借款,如有特殊情况要按公司流程提前报批。-7-(四)员工借款必须根据工作实际需要借支，不得将公款挪私用，同时，坚持“前账不清，后债不借”的原则。（五）每月终了 10 个工作日内，会计将有欠款的员工个人借款清单发送欠款人核对、催收，并将个人欠款明细情况报财务经理、总经理。六、附则六、附则本制度由财务部负责解释、修订.-8-