物业各部门职能范围.pdf
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1、物业各部门职能范围物业各部门职能范围通用部分通用部分a)贯彻执行相关国家、地方法规,公司管理方针、通用管理标准和工作标准。b)组织制定并实施与本管理职能有关的服务标准、工作标准。c)完成本部门管理目标与责任指标,实现合同要求。d)负责本专业适用法律法规的收集、评价、汇总、更新,并组织培训与实施。e)负责本专业服务外包方的选择、监督和考核,参与供方资格评价。f)负责本专业、职能范围内的信息管理和数据分析。g)负责本部门、本职能范围内的管理和服务活动的监督检查,并对发现的问题组织实施预防和改进活动。h)负责组织本部门、本职能范围内的安全生产活动,建立安全操作制度,开展安全检查,进行安全教育,防止各
2、类事故的发生。i)负责本部门人员的日常管理、绩效考核、后备干部培养,和三级培训工作,不断提高人员的专业技能。物业服务中心物业服务中心a)贯彻执行公司综合管理方针,执行公司各项规章制度,分解落实并实现中心经营目标责任指标,实现公司下达的各项综合管理目标、指标。b)监督、指导中心各部门各项工作实施情况。c)根据物业服务合同及业主的服务需求,编制并调整、完善物业管理服务方案。d)参与物业管理服务合同的洽谈,负责物业管理服务合同的续签、评审等活动。e)接受公司工作监督指导,负责对在管项目提供法规、合同规定的物业管理常规服务、专业服务、特约服务和便民服务,负责各个服务过程的质量控制。f)负责组织实施中心
3、的内部审核,及对在各种审核、综合检查中发现的不符合项的整改与纠正措施的实施和验证。g)负责新接管物业项目接管验收工作的组织实施,建立并完善物业档案,协调、解决、通报物业遗留问题和保修事宜。h)内部管理:人力资源管理a)负责中心部门班长以下人员的招聘、解聘工作。b)按国家有关劳动政策、法律、法规及上级公司的规定,负责中心的人力资源调配。1培训管理a)负责组织培训需求调研活动,制定中心培训计划,并组织实施。b)负责本中心的培训管理、监督检查和协调配合。c)负责组织实施新员工的入职培训,监督检查各部门员工的上岗培训和在职培训,并组织考核。员工绩效考核管理建立中心的绩效考核体系,按权限进行各级员工的绩
4、效考核。员工的薪酬及福利管理负责中心员工薪酬的调整及发放,社会保险的核定及交纳。员工职业健康管理负责中心劳动保护、安全生产、职业安全健康方面的协调和管理工作以及劳保福利的购买发放;负责定期组织员工体格检查。员工激励管理a)组织实施对员工的评比、奖惩工作。b)负责员工手册执行情况的检查。品质管理a)负责项目现场服务品质的提升,提高业主的满意度。b)不断的完善项目服务工作。文件管理a)负责组织中心法律法规文件的收集、汇总、上报、更新以及体系文件的修改和更新等工作。b)负责服务中心外来文件及内部文件的收集、报签、发放手续。档案管理负责中心文书档案、员工行为档案和培训档案的管理。后勤管理a)负责库房日
5、常管理工作。b)负责后勤保障工作及采购程序中相关环节的工作。2c)负责员工食堂的管理。其它行政工作a)负责中心工作计划、总结的汇总以及会议纪要的编写工作。b)按时编制各类报表,报公司综合管理部、品质管理部、财务审计部。c)负责组织本中心危险源的识别、登记、汇总和风险评价工作。d)负责处理日常行政业务及领导交办的其它应急任务。3客户服务部门客户服务部门a)负责编制物业管理对客服务年度工作计划,并负责组织实施。b)直接对客提供专业化管理,包括:办理业主户的入伙、入住、退租等手续,环境的策划及环境卫生,接待访客,受理客户服务要求、投诉,邮件分拣分发,物业管理费用的收缴等。c)负责收集客户信息,识别客
6、户需求,组织策划各类对客服务的活动,组织协调重大客户活动的实施与配合。d)负责公共信息的发布,与顾客沟通、回访、意见征询及客户意见调查等项工作,负责业主大会沟通协调工作。e)负责中心出现各类不合格服务、客户投诉以及与对客服务有关的突发事件的处理、协调工作。f)负责各类服务标识和公共区域标识的管理工作。g)负责公开文件、业户档案资料的日常管理。h)对本部门相关的环境因素及危险源进行有效识别、评价,并制订出相应的管理制度加以控制。i)对相关方/外包方的工作过程监督检查、工作质量的评价考核及供方资格的评审。j)运用有效措施在安全、环境保护方面对相关方施加影响,确保相关方工作符合要求。秩序维护部门秩序
7、维护部门a)依据合同和相关法律法规的治安防范要求,履行基层保卫组织的职责,提供管辖区域内的公共安全防范、公共秩序维护、交通和停车场管理、消防管理等专业服务。b)负责对本物业范围内的公共场所、重点部位、主要通道进行24 小时的防卫、巡逻,以维护良好的办公环境和安全的公共秩序,严防事故和违法犯罪活动发生,减轻人为和自然灾害的损失。c)负责人员、物品进出辖区的管理,维护客户财产,控制违章物品,发现事故苗头,制止违法犯罪现象。d)负责危险物品、易燃和易爆化学品的管理。e)负责辖区内道路交通、车辆出入、车辆停放秩序的管理。f)协助治安事故的调查处理,刑事案件的调查取证工作,以及治安动态信息的收集和处置。
8、g)在服务中心负责人的领导下,积极参加自然灾害事故的抢险救灾,维护秩序,及时打击和处理乘机作乱的违法、犯罪分子。h)在消防管理机关的指导、监督下,认真贯彻“预防为主”的工作原则,具体做好火情、火警、火灾的预防及日常防火安全管理工作。4i)负责安管器材器材、消防设备设施、器材的管理。j)完善内部消防管理制度,建立健全中心消防组织,成立消防安全委员会,组织义务消防队,明确各岗位消防职责,开展消防知识的宣传和培训。k)对全局有影响的、临时性的专门工作或公安、安全机关布置的专项工作制定专题计划,并组织实施。l)根据服务中心的规模、等级以及管理体制,调整和完善安全管理部内的机构和岗位设置及其职责和任职要
9、求,建立和健全中心安全管理委员会、消防委员会等专项性的协调组织,加强与当地公安、安全机关、消防机关的联系,形成一个完整的安防工作网络。m)负责安管员队伍的建设,选拔和聘用合适的人员上岗工作,加强员工对安防工作的责任心,通过培训使他们掌握本岗位工作应有的职业态度、知识、技能。工程管理部门工程管理部门a)依据合同提供工程服务,全面负责各项工程技术管理工作,确保所管辖物业和附属设施的安全、可靠和高效运行。b)负责组织制定年度(季度、月度)工作计划和预算、年度公用设备设施的运行、保养与维修计划,采购计划等,并组织实施、检查、总结、考核和运行成本分析。c)负责制定物业接管验收方案,组织物业接管验收工作,
10、收集、整理、建立、保管好物业技术档案,通报、协调、解决物业前期施工遗留问题。d)负责物业项目的房屋、配套设施巡视检查,维修养护、公共设施的维护与管理。e)负责各类附属设备设施的基础管理、运行管理和日常维修工作,确保设备设施运行正常、功能完好。f)负责组织实施所管辖物业中的公共区域的建筑结构、公共与市政设施、内外装饰、屋顶平台、卫生洁具、工作机械等的巡视检查和维修保养。g)负责设备、设施维修保养服务厂商的初选,参与技术服务合同洽谈、评审、续签等活定,负责技术分包服务质量的监督、管理工作。h)负责工程代维、改造、新建等项目的立项,合同编写、承包方的招标、评审和监督管理。i)负责策划、指挥、协调设备
11、设施故障引发的突发事故和事件应急处理。j)负责安全生产,设备设施安全运行等工作。负责按照国家、地方法规的要求对物业所需控制检验、监测等项工作。k)按照公司对客服务的标准和程序完成日常报修、检修以及其它有关的对客服务工作。l)积极配合相关部门做好重大活动的设备设施安全运行和保障工作。m)负责大厦设备设施的保险索赔申报工作。5n)对重要设施设备、危险源及环境因素制定详细的管理程序并组织实施。o)检查工作现场、设备状况、机房环境卫生、员工精神面貌。p)负责计量器具的管理和校准检定工作。q)负责对装修实施全面管理。r)负责在质量、安全、环境保护方面进行控制,保证楼宇的安全运行。s)负责采取节能措施,实
12、施能源管理,消耗监测和统计分析。t)负责控制废旧电器分类存放,便于回收处理。u)负责对环境因素的监测和控制,如污水、废气、噪声、渣土、废油等。各类人员岗位职责与权限各类人员岗位职责与权限物业服务中心物业服务中心物业服务中心经理a)领导服务中心贯彻落实各项管理方针和目标/指标,保证管理体系的有效运行,对管理和服务的质量负责。b)组织贯彻实施公司管理标准、工作标准,组织编制、批准本中心的管理手册、服务标准、工作标准。c)结合物业特点,提出业务发展建设与资源调配的建议。d)接受公司总经理的行政领导与公司各职能部门的业务指导,协调本中心与公司、客户及相关协作单位之间的关系。e)组织制定服务中心工作计划
13、,审批各部门的年度工作计划。f)对在管物业的服务工作进行抽查。g)负责处理本服务中心的重大质量问题、突发事件/事故,并组织实施纠正、预防和改进活动。人事行政专员a)自觉遵守公司、中心各项规章制度、工作标准和员工手册的要求。b)负责中心员工招聘活动中应聘资料的收集整理、初审、组织面试等相关工作。c)负责办理中心员工的招聘、解聘、调动等手续。d)负责新入职员工体检结果的审验、到岗的入职手续及银行开户卡的办理。e)负责员工行为档案的建立、整理、更新、归档等工作。f)负责员工试用期转正、员工年度考核等具体工作的办理。g)负责员工劳动合同的签订、变更、解除、终止、续签等工作的办理。h)负责各类人事资料的
14、填制、统计、汇总、报表的编制等工作。i)负责中心绩效考核信息的收集、汇总、统计等工作。6j)负责中心员工考勤的收集、汇总、核对、登记和归档工作。k)负责劳动人事方面法律法规信息的收集、整理和更新工作。l)负责对员工的奖励、加班、津贴、工伤、请(休)假进行审核和报批。m)负责中心各类文件的发放及外来文件的收文、登记、转发、管理、存档。n)负责工牌、名片、工服的制作、登记、发放工作。o)负责本中心员工食堂的各类管理工作。p)完成部门领导交办的其它工作。品质专员a)自觉遵守公司、中心各项规章制度、工作标准和员工手册的要求。b)根据公司的培训工作计划及本中心实际工作的需要,编制中心年度培训计划,并组织
15、实施和检查。c)负责中心新员工的入职培训、考核并记录。d)对各部门的培训工作进行监督、检查、指导,掌握培训效果,提出改进意见。e)负责培训工作信息的收集、汇总、报表编制和上报。f)负责协助公司品质管理部完成本中心各项品质管理工作目标。g)负责本中心的现场服务品质,提出整改方案并跟踪落实情况。h)收集、评估、编制、上报各类服务报表。i)负责本中心各类质量体系文件的管理、执行、修订、完善,符合公司管理要求j)负责本中心环境质量监控,对绿化、保洁、消杀供方现场工作质量的评估与检查。k)完成部门领导交办的其它工作。出纳员a)自觉遵守公司、中心各项规章制度、工作标准和员工手册的要求。b)负责各类低值易耗
16、品的入库及发放、登记等工作。c)对 300 元以上物品建账、管理以及低值易耗品的管理。d)负责库房日常管理工作。e)负责项目各类收款、账务的处理工作。f)负责每月与财务审计部对账,做到账目清楚相符。g)负责采购清单、应急采购单、库存商品盘点表的收集管理。h)完成领导交办的其它工作。客户服务部门客户服务部门客服主管a)贯彻执行公司、中心各项规章制度、工作标准和员工手册的要求。7b)领导本部门完成各项经营管理目标,组织各部门分解下达各岗位工作指标,有效实施各项对客服务提供和管理活动,对本部门的工作和服务质量负责。c)负责编制本部门质量体系文件、并组织实施服务标准和个性工作标准。d)负责编制本部门年
17、度工作计划、年度预算并组织实施。掌握本部门物品支出平衡。控制物品消耗,在不降低质量前提下,尽可能降低成本。e)负责进行年度客户入住情况预测分析,组织实施管理费的收缴工作。f)负责对本部门员工的绩效考核,创造良好的工作氛围,不断探索先进管理方法,提高管理效率。g)负责业主大会的组织工作。h)负责本部门的安全和日常质量管理工作;检查和督促各管区严格按照工作规程和质量要求进行工作,实施规范作业,排除安全隐患,并指导属下员工解决疑难问题。i)主持本部门例会,听取汇报,督察工作进展,解决工作中的问题。j)处理客户重大投诉,采取果断有效的措施控制事态发展,并向中心负责人书面报告处理结果及客户的反应。k)组
18、织实施客户意见调查,定期拜访客户,征求客户意见,进行客户信息的数据分析,组织实施改进活动。并根据客户需求,开展对新增设的管理与服务项目的可行性的研究,建议、报批和组织实施工作。l)组织制定部门培训计划,组织实施,提高员工的业务素质。m)负责各部门之间的工作协调、沟通工作。n)负责对客户联络、沟通、宣传工作,处理解决有关客户的所有日常事务。o)负责组织开展客户联谊、社区文化、节日布置等服务活动。p)完成部门经理交办的其它工作和临时授权的其它职责。客服班长a)自觉遵守公司、中心各项规章制度、本岗位服务标准和员工手册的要求。b)在主管的领导下进行工作,负责部门的日常管理工作。c)负责当班客服人员的各
19、岗位工作检查、遵章守纪以及岗位礼仪情况。d)协助主管处理当班发生的问题和客户投诉处理。e)负责实施客户联谊、社区文化、节日布置等服务活动。f)负责协助主管按计划组织实施部门员工培训工作,提高员工的业务素质。g)负责对本职能范围内的服务分包方的业绩进行监督检查和评价。h)负责收集员工思想动态和员工反映的问题,如实上报领导。i)负责对各岗位所填写的各项体系表格进行检查,以及文件资料的整理、归档的检查、8督促工作。j)完成认真完成上级交办的其它工作。客服管家a)自觉遵守公司、中心各项规章制度、本岗位服务标准和员工手册的要求。b)协调物业服务中心与客户之间的关系;做好向客户对物业管理服务相关问题的解释
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