档案管理办法及实施细则.pdf

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1、档案管理办法及实施细则档案管理办法及实施细则为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策，结合实际，制定本办法。一、总则第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，制定本规定第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案总和。其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规章及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工

2、作等方面档案。第三条 公司档案工作是企业管理基层工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。1二、文件材料的形成与归档第五条 公司要根据国家相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。第六条 公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累，整理后归档，然后交给公司档案管理人员。1

3、、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，此类型工作由行政部门同意管理，分类，存档档案。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部门备案。会议文件由行政部门收集。第七条 公司文件归档的基本要求1、归档的文件材料必须完整。22、归档的文件材料必须准确的反应公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成的规律。第八条 公司必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：1、经营销售方面，有公司

4、经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，广告宣传和用户服务各种中形成的文件材料等。2、财务管理方面，有财务管理中的各种账册、报表、凭证和文件等。3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。4、计划统计方面，有工作计划、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。5、劳动工资方面，有定额、定员和劳动调整以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。6、物资供应方面，有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。7、宣传方面，有组织、宣传、通知、人事、保卫工作中的各种文件材料，公司行政工作、共青团工作和董事会工作中的各种文件材料

5、等。8、其他方面。3第九条 档案级别的划分：档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。等级的划分：一级为绝密文件二级为秘密文件三级为机密文件四级为普通文件1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属于秘密文件，划分等级为二级。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部文件，为机密文件，划分等级为三级。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级

6、划分为一级。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于认识方面的档案，为绝密文件，其划分级别为一级。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、4照片、录音、录像等。属于秘密文件，其等级为三级。附表如下归档管理归档管理及期限及期限文件等级文件等级文件类型文件类型调阅管理调阅管理原则上不可调公司与有关单位签订的合在材料、合同阅，但因特殊同、协议书等形成确立一个情况要经过总文件材料月 内 进 行 归 经办领导的批一级一级 绝密绝密公司职工劳档，归档为一准，并由行政文件文件动、工资、福式一份原件及部主管及部门利方面的文件扫描件材料。经理、公司领导三级签字确认公司对外的正在材料、合同原则上不

7、可调式发文与有关形成确立一个阅，但因特殊单位来往的文月 内 进 行 归 情况要经过总二级二级 秘密秘密书档，归档为一经办领导的批式一份原件及准，并由行政扫描件部主管及部门经理、公司领文件文件5导三级签字确认各种工作计划、总结、报要办理调阅手续，并由行政告、请示、批形成文件半个主管及部门经复、会议记录、月 内 进 行 归 理、公司领导统计报表及简档，归档为一三级确签字确三级三级 机密机密报式一份，原件认文件文件公司的大事及扫描件或电记及反映本公子文档司重要活动的剪报、照片、录音、录像等会议材料，包形成文件一个要办理调阅手括 会 议 的 通 星期内进行归续，并由行政四级四级 普通普通文件文件知、报

8、告、决档，归档为一部主管、档案议、总结、典式一份，原件负责人两级签型发言、会议及扫描件或电字确认记录子文档第十条 归档时间1、基建工程或其他技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将应归档的文件材料组织成保管单位，由6项目负责人审定后，向档案管理部归档。2、各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档的文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案部门归档。第十一条 公司各类文件材料一般归档一式一份原件及扫描件，比较重要的和利用频繁的文件材料适当增加归档份数。第十二条 公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入基建、经营等各项管理程序；列入基建和经营等各项活动的工作计划；列入

9、公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。第十三条 公司档案管理要对公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。a)档案管理归档要求：1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应该每份文件的正件（原7件）与附件（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材

10、料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第十四条 公司要建立健全各项档案管理制度，列入公司的经济责任制体系，并制定严格的奖惩办法。第十五条 各部门保管文件的档案范围及相关规定1、各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档案室存档管理。2、各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专职岗位。需各部门的档案管理自行安排。a)部门存档文件的范围：8 1、部门例会

11、纪要、业务函件、往来文件。2、客户业务信息、资料、销售报表。3、公司及各部门的规章管理细则。4、原始财务资料、会议凭证、账册、财务报表、月度年度财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。b)文件档案分类整理保管第十六条 档案分类行政部负责文件档案的分类、归档、整理、编写检索（清单）、保管、调阅使用。1、根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制公司文件档案分类编号方法 2、分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和提供利用。3、常用的分类方法有：（1）按工程项目分类；（2）按专业性质分类；（3）按组织机构分类；（4）按时间分类。可按文书的性

12、质分类，可分为橱窗大类别，再从大类别下分为小类别，再从小类别细分类、年份等。4、文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两大类别。“加密”还分为绝密、秘密9和机密三类。不能随便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件，其重要性归档文件时自行确认。第十七条 档案编目：要编制档案的总目录、档案分类目录。第十八条 档案管理人员职责1、按照有关规定做好文件材料的搜集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。第十九条 档案保管 1、接受档案必须认真验收，并办理接交手续。2、存放档案必须有专用

13、柜、架，排架方法要科学和便于查找。3、要定期进行档案室的清洁核对工作，做到目录、文档相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，档案室的档案因移交，作废、遗失等注销时，要查明原因，保存依据。a)文件档案保存期限：永久保存：(1)公司章程(2)股东名册(3)组织规程及办事细则(4)股东会及股东会记录(5)财10务报表(6)政府机关核准文件(7)不动产所有权及其他债权凭证(8)工程设计图、建筑档案、设计档案、技术图纸(9)其它经核定须永久保存的文书。10 年保存：(1)预算、决算书类(2)人事档案、会计凭证(3)事业计划资料(4)其它经核定须保存 10 年的文书。在目前公司文件档案建制初期

14、，不涉及文件档案的清理销毁，相关规定另行规定。第二十条 人事档案的规定一、内部人事基础档案的建立在员工入职一周内建立统一的基础档案，基础档案包括：1、应聘申请表，要求各项已填写完整（含一寸免冠彩色照片）2、面试评价表3、体检结果或身体健康等证明4、身份证查询记录5、身份证复印件6、学历查询录7、学位、学历证书复印件8、职称查询记录119、职称证书复印件10、专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件11、个人简历12、薪酬福利确认书13、离职证明达到上述要求的人员资料方可归档，建立内部人事基档案，形成内部人事档案袋。二、内部人事后续档案的归档在员工的内部基础档案建立之后，根据个人的异动（调动、转正

15、、调薪离职等）、绩效管理、培训、职业生涯规划和满意度调查及奖惩等分别由专业模块负责人建立内部人事后续档案，并在规定的时间集中移交给人事档案指定管理人人事专员。（一）异动当调动、转正、调薪离职等异动发生时，人事专员各项手续办理完毕的当日把相关手续归档，装入员工内部人事档案袋，并做好目录的填写。异动的档案包括：1、调动：员工异动审批表、异动手续汇签表、任命通知、管理人员任命试用期转正审批表、管理人员任命试用期考核评定表；2、转正：转正申请表、管理人员试用期考核评定表、12管理人员转正审批表、员工试用期考核评定表、员工转正审批表、面谈记录；3、调薪：员工薪酬调整审批表；4、离职：离职申请表、面谈记录

16、、工作交接记录、离职手续汇签表。（二）绩效管理根据公司的绩效管理制度，目前的绩效考核周期为周度、月度、季度和年度。因此，人力资源部绩效管理人应按照月度、季度、和年度及时收集各部门员工的绩效考核评价表，并结合人力资源的相关分析和总结一起归档，形成绩效管理档案。并于年末集中移交人事专员，分别装入员工内部人事档案袋，形成员工的绩效管理档案。绩效管理档案包括：1、周度、月度、季度、年度绩效考核评定表2、其他（三）培训外训及内部的公司级培训、行业培训和跨部门培训由人力资源部培训负责人负责收集、整理培训记录及相关总结，形成公司培训档案并于年末集中移交给人事专员，其中员工培训记录（包括培训项目、培训学时、培

17、训费用、培训协议等记录）装入员工内部人事档案袋，形成员工培训档案。部门内的培训由部门培训接口人负责收集整理和归档，13形成部门培训档案，并于年末集中移交给人力资源部培训负责人由其移交给人事专员。人力资源部培训负责人定期稽核检查部门培训档案。第二十一条 公司培训档案包括：1、培训签到表2、员工培训课前调查表3、培训效果调查问卷4、培训总结5、部门培训档案管理工作稽核检查记录6、内部讲师推荐表7、内部讲师资格评审表8、内部讲师半年考核表部门培训档案包括：1、培训签到表2、培训效果调查问卷3、培训总结员工培训档案包括：1、员工培训记录2、培训协议（四）职业生涯规划和满意度调查公司年度由总经理带领人力

18、资源部做管理职业生涯规划及满意度访谈，访谈记录由人力资源部相关人员整理后，14即时交给人事专员，分别装入员工内部人事档案袋，形成员工的职业生涯规划和满意度调查的档案（五）其他除上述记录之外的和员工个人相关的奖惩、其他需要归档的记录等也将由人力资源部人事专员即时归档，装入员工内部人事档案袋，形成员工档案的一部分。第二十二条 内部档案分类及编号内部档案分类及编号办法：一、建立档案案卷目录：序号案卷题名公司文件项目文件案卷号件数页数备注 1公司文件其他人事管理文件制度人事档案 2请示、报告考勤相关记录劳动仲裁文件及记录15社保档案其他文件16绩效管理文件制度3请示、报告绩效管理记录其他文件薪酬管理文

19、件制度4请示、报告相关记录其他文件招聘管理文件制度5人才库相关记录其他文件培训管理文件制度 6培训项目相关活动记录其他文件 7合同文件招聘类薪酬类培训类其他文件其他文件相关部门备案8文件其他文件档案调阅管理第二十三条公司档案只有公司内部人员可以借阅。调阅文件档案要履行调阅手续。填写档案调阅单，而后交给部门主管或部门经理及总经办领导批准签字才能进行调阅。调阅之前要填写档案调阅记录方可进入档案室查阅或调阅资料。1、普通文件档案：要办理调阅手续，并由行政部主管、档案负责人两级签字确认。2、调阅“加密”的文件档案，要办理调阅手续，并由行政主管及部门经理、公司领导三级签字确认。3、人事档案的调阅管理：查

20、阅权限：公司领导、人力资源负责人、人事业务员负责人可查阅所以员工的人事档案；各部门负责人在经过分17管领导和人力资源部审批后可查阅其本部门内的员工档案；员工没有查阅其本人及其他人人事档案的权利；原则上不可摘抄或者复印员工人事档案。如由于各种原因确需摘抄或者复印的，经公司领导、部门经理和人力资源部负责人批准后，交由档案管理人员复印。档案管理人员应对复印或者摘抄的情况如实做好登记；员工人事档案不得借出查阅。如必须借出查阅时，应提交申请由主管领导及人力资源部审批后方可执行，并严格履行登记手续；借阅人事档案必须严格遵守保密制度，并严禁涂改、抽取盒撤换档案。调阅自己的相关资料需要三级以上签字确认方可调阅

21、。4、调阅档案的人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的安全与保密，不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。5、一、二级类别的档案的调阅只可在公司档案管理部门阅调复印件及扫描件，且其它部门不可复印及留存扫描件。6、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发生遗失必须及时汇报，追究责任。187、用毕按时归还，如需长期借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第二十四条调阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失损坏，应立即报告领导。第二十五条调阅范围外部机构调阅文件档案调阅只限在行政部查阅，不能带出，必须带出行政部查阅的，要经过公司负责人批

22、准。第二十六条调阅时间1、一般普通文件档案最长不超过二周。2、“加密”文件档案最长不超过一周。附则：第二十七条 奖惩一、公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定，如出现违规操作，给予负责人点名批评，并视情节轻重处以 100-300 元的罚款。二、经批准借出的档案资料，无正当理由在借阅期限内不归还的，给予责任人罚款 100-200 元的处罚；档案管理人员未及时催还的，每次给予罚款 10-50 元的处罚。三、故意毁损档案资料的，应当视损毁资料的价值给予相应的处罚；情节严重的，予以辞退处理。第二十八条解释权本管理办法由行政部门人力资源人员负责解释，自颁布19之日起生效；各部门在本办法的指导下制定各自的档案管理办法，报公司人力资源部审核后颁布执行，在未颁布的档案管理办法之前，执行本办法。附件：1、档案调阅单 2、档案调阅记录20附件 1档案调阅单档案调阅单日 期：姓名姓名查阅申请部门部门职务职务公司领导、部门经理及主管审批意见行政部门人力资源部意见备注21附件 2档案调阅登记档案调阅登记查阅查阅姓名姓名日期日期部门部门职务职务原因原因查阅查阅查阅内容查阅内容复印复印/摘抄摘抄确确认认人员确认人员确认是否是否查阅人查阅人档案管理档案管理2223