快递收发管理规定.pdf
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1、快递收发管理规定1一、一、目的目的为进一步规范公司快递物品的收发管理,节约公司快递成本,确保公司快递、信件的收发工作及时、准确,特制定本规定。二、二、范围范围本规定中所指的快递收发均指公司员工因工作所需,向外部寄送或外部寄至内部到付取件,从而实际产生公司快递费用支出的活动。三、三、权责权责3.1、行政前台、值班人员:负责公司快递物品的收件管理。3.2、物流部:负责公司邮件、快递物品的收发管理。3.3、各部门:对本部门的快递费进行管控、寄件人必须按照本办法规定的寄件要求寄发快递。四、四、作业要求:作业要求:4.1、快递的接收4.1.1、行政部前台、当天值班人员或物流部在收到快递时,应核对以下内容
2、:收件人是否为本公司人员,若收件人非公司人员,应当场退回;优先通知收件人本人签收;检查信件、快递包装是否完好无损;了解清楚付费情况(如是到付,需联系收件人收件或电话知会收件人,收件委托其他人签收处理);快递物品与快递单内容(特别是托寄内容)是否无误。4.1.2、在快递单收件人签名处签上本人的名字,并注明日期和时间,然后在快递签收记录表上登记快递情况(收件人本人签收快递可不登记);4.1。3、通知快递收件人到前台领取,快递收件人在快递签收记录表上签字接收,特殊情况下,收件人不在公司,可拔打手机号码告知对方,快递收件人若交待告知部门同事帮忙代领,代领取人必须在快递签收记录表上签字确认,以备查验核对
3、。4。1。4、如是到付件,收件人应提前填写快递收发申请表(返修机有维修退货单的除外),交上级主管批准后交物流部签收、报销。4。2、快递的发送4.2.1、因工作需要,需向外部寄送文件、资料、样板、货物及其他物品者必须填写快递发送申请表(有出货申请单、维修送货单及快递费用不是公司付款的除外)经部门负责人审批后,方可将快递发送申请表、快递单、快递物件一起交往物流部,由物流部联系快递公司统一发送。(各需求部门于每日 16:30 前提出需求),快递发送申请表未经部门负责人审批的,物流部可拒接受理,且快递费用可酌情不予报销,或本人承担相关费用。24.2。2、发货人自行清点及打包好物品(发货人应打包扎实确保
4、在运输过程中安全可靠),交到物流部,对于打包有问题的物品,物流部有权拒发该物品。4.2。4、填写快递单:用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料(地址、收件人、联系电话、邮编等).4.2。5、底单按月份与登记表一同保存,月底结算快递费用;物流部负责核对费用清单,核对无误须经分管领导签字审核,总经理批准后,由财务部进行支付。4.3、寄件、付费相关规定4.3.1、快递公司选择参照表:序号1寄件类型选择快递公司A 类:紧急件、贵重件(如票据、证件、贵重配件 发顺丰快递、EMS或物品等);234B 类:普通件(如资料、文件、普通配件等);C 类:产品、收费配件出货等;D 类:普通信函、贺卡等;发一般的快
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