地产开发有限公司公文管理办法.pdf

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1、地产开发有限公司公文管理办法地产开发有限公司公文管理办法第一章第一章总总则则第一条第一条为加强公司公文管理，达到规范化、制度化、科学化管理,便于工作，利于保密，提高工作效率,特制定本办法。第二条第二条本办法对公司行政党务政工类公文管理作了具体规定。第三条第三条本办法适用于AAA地产开发有限公司及所属控股公司.第二章第二章管理责任管理责任第四条第四条总经理办公室负责公司行政类公文和党务政工类公文管理。第五条第五条总经理办公室档案员负责按规定归档后的公文管理。第三章第三章管理内容管理内容第六条第六条公文的分类本公司公文按来源，分为两大类:一、外来公文，包括上级股东单位有关部门或单位发来的公文以及应

2、按公文处理的重要信函。二、公司形成的公文，包括公司向上级或外单位制发的公文和公司内部发文。第七条第七条外来公文处理公司外来公文，由总经理办公室根据管理职责分工，按下列程序处理：一、收到外来公文，由文书检查文件是否完整，附件是否齐全后，将文件统一编号登记，附上文件处理单，交总经理办公室主任拟办。二、主任根据文件内容及性质,附上拟办意见。三、秘书根据拟办意见将文件呈送有关领导阅批.四、秘书根据阅批意见在一工作日内将公文送有关部门阅办，各部门设定专门的文书管理人员，并建立完善收发文本,对本部留存的文件进行详细、清晰的登记。五、对阅批传阅的公文，由总经理办公室文书人员安排各部门进行传阅，部门传阅时间最

3、多不超过三天，部门经理传阅,传阅时间为一天，阅文后必须在文件上签字，本部门传阅完毕后，交由总经理办公室文书人员递转下一部门。对急需办理的传阅公文，可先办理后传阅。六、承办部门接到公文后，应按领导阅批意见及时办理。如办文确有困难，应向阅批公文的领导报告.七、对需要催办的公文，总经理办公室文书人员应按规定的日期检查办文情况。发现问题应及时向主任报告.八、办完的公文，需要回复的应由承办部门草拟回文,经领导审批后发出，发出的文件需在本部门的发文登记本上进行登记，不需回复的，在公文处理单上注明办理情况，交总办部门登记后，由承办部门留存.第八条公司制发的公文的种类、格式及有关规定一、公文种类：公司制发的行

4、政、党务、政工公文重要种类有:（一)决定、决议凡对重大事项作出的安排用“决定”。经过会议讨论并要求贯彻执行的事项,用“决议”。（二)通知、通报发布规章、制度、转发外来公文,要求下级办理或知道的事项，用“通知”。表彰先进、批评错误、传达重要情况，用“通报”.(三）报告、请示向上级汇报工作、反映情况、提出建议,用“报告。向上级请求指示、批准、申请，用“请示。（四)批复、公函回答下级请示事项，用“批复”。不向隶属单位之间，相互洽商工作、询问和答复重要问题，用“公函”。（五）便函适用于不相隶属单位之间相互洽商工作,询问和答复一般性问题,转发上级单位的一般性公文等，便函不使用文头，为方便查询，可编“便”

5、字文号。（六)传真适用于一般公务联系及紧急文件传送。凡以AAA地产开发有限公司名义发出的传真，应到总经理办公室登记。（七）签报适用于AAA地产开发有限公司内部各部室向主管领导请示文头或汇报工作。（八）会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定的事项。二、公文格式:正式发文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关等部分组成.（一)发文机关应当写全称或规范的简称；联合行文，主办机关排列在前。（二）公文秘密等级、缓急、标志要清楚。密级分：“绝密”、“机密”、“秘密;缓急分：“特急”、“急件”。“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号

6、。（三）发文字号，由公司代字、部门代字、年号、顺序号组成。其中的年份和顺序号均用阿拉伯数字，年份用方括号括上。（四）公文标题，应当准确简要地概括公文的重要内容,一般应标明本公司的全称或规范化简称和公文种类.除批转法规性文件外，一般不加书名号。使用印有公司名称标头的文件纸和作首页的公文,标题中不再标明公司名称.（五）公文一律加盖公章。(六）主送单位：即行文的对象;抄送单位:即与文件有关的机关；内抄部门，即本公司各部.(七）公文如有附件应在正文之后注明附件名称顺序。（八）成文时间,以领导人签发的日期为准;联合行文，以最后签发机关领导签发日期为准；拟稿人落款时间标明“年、月、日”即可。（九）正式发文

7、应标注主题词（参照总公司主题词表，附后)（十）公文纸一般用十六开(长260毫米、宽185毫米），左侧装订。三、行文规定：（一）公司向上级行文，应按隶属关系进行,一般不得越级请示.特殊情况必须越级行文时，应抄报越级的上级。(二）请示的公文,应一事一文。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人。请示的公文不应抄送给同级或下级部门.（三）签报的公文,应一事一报.签报不得使用“公司领导”称谓，应写明公司具体领导且仅限一人.签报不要直接送领导个人，由秘书递交。会签在递交秘书之前由起草部门完成.（四）公司内部各部门之间不行文。四、草拟公文的要求:（一)符合党和国家的方针、政策、法律、法规,符合上级

8、和公司的有关规定。（二）情况要确实,观点要明确,条理要清楚，层次要分明，文字要精练，书写要工整，标点符号要准确,篇幅要力求简短.（三)人名、地名、数字、引文要准确。时间应当写具体年、月、日。(四）公文中的数字、除发文号外、统计表、计划表、序号、百分比、专业术语和其他必须用阿拉伯数码外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字使用应前后一致。（五）引用公文时应注明发文时间、机关、标题和文号。（六）用词要准确、规范。在使用简称时，应先用全称，并加以说明,其后再使用简称。不采用不规范的词与字。（七）草拟公文应使用钢笔、毛笔或用打字机打印。五、公文签发：(一）公司制发的公文，根据内容,由公司分管领导签发，重

9、要的或涉及面广的由公司总经理签发.(二）公文送公司领导签发前，应认真较对文稿，打印后经草拟公文部门领导核签后,送总经理办公室核稿、登记,呈公司领导签发。（三)公文内容涉及几个部门的，应由草拟公文部门自行组织会签.然后，由秘书送交公司有关领导，并在送交部门的发文本上签收.当领导签批后由秘书送还有关部室，届时由签报部门在总经理办公室的有关记录上签字.（四）审核、会签后的公文，由公文签发人签署意见、姓名、时间。六、公文印制与发送:（一）经领导签发的公文，由总经理办公室主任安排文书统一编登发文代号,由文书或拟稿人按规定格式打印，由公文拟稿人或指定专人进行校对。(二）总经理办公室文书或拟稿人将校对后的公

10、文打印稿按所需数量印刷、装订,由文书按规定发送，底稿存档。(三）各部门之间文件,一律由总经理办公室专人负责递转给各部门部门专职文书人员统一管理,其余人不得留存文件。(四)各部门分别建立收发文件登记本,收到的文件和发出的文件均应有详细的记录.（五）提倡普及使用电脑、打字机，以促进公文质量和提高办公效率.第九条第九条公文立卷、归档、销毁一、在公司内部,公文由承办部门负责管理、保存文件，不再由总经理办公室统一保管文件。二、各部门文件管理员应及时将办理完毕退回的外来公文和公司制发的公文底稿、正文及有关资料由各部门保管，要以便于查找、利用为目的分类放置。如有丢失现象,均由其部门负责。四、各部门文件管理员应于每年二月底前，按档案管理有关规定和标准，将上年的公文，移交总经理办公室综合档案员进行立卷、归档。五、档案保管时限已满或没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴定并经公司主管领导批准,可销毁。销毁密级公文，要进行登记，应有专人监督保证不丢失,不漏销。第四章第四章附附则则第十条第十条本办法自下发之日起执行，由总经理办公室负责解释。