如何在POWERPOINT上使用图表来表达思想34041.pptx

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1、如何使用PowerPoint来表达思想目目 录录1.1.幻灯片演示模板选用与配色幻灯片演示模板选用与配色2.2.制作幻灯片演示模板的技巧制作幻灯片演示模板的技巧3.3.常用图表的种类与使用步聚常用图表的种类与使用步聚3幻灯片演示模板的选用幻灯片演示模板的选用字体的选择字体的选择q给客户的演示或企业内训一般选用给客户的演示或企业内训一般选用2828号字做号字做幻灯片标题，幻灯片标题，24 24号字做正文。号字做正文。q确保屏幕清晰，确保屏幕清晰，观众与屏幕距离与字体大小的关系观众与屏幕距离与字体大小的关系 会场人数会场人数 字体大小参考字体大小参考页标题字体大小页标题字体大小内容字体大小内容字体

2、大小2020人以内人以内2424号号2020号号20-4020-40人人2828号号2424号号4040人以上人以上3232号号2828号号4幻灯片演示模板的选用（续）幻灯片演示模板的选用（续）q给客户的演示或企业内训模板建议给客户的演示或企业内训模板建议黑体黄色黑体黄色2828号字号字黑体黄色黑体黄色2424号字号字黑体黄色黑体黄色2424号字号字黑体白色黑体白色2020号字号字1616号号5幻灯片演示模板的配色幻灯片演示模板的配色q专家倾向于用黑色或白色作为背景色，也可用兰色做为背专家倾向于用黑色或白色作为背景色，也可用兰色做为背景色景色q在兰色背景下，用黄色字体；白色背景下，用黑色字体效

3、在兰色背景下，用黄色字体；白色背景下，用黑色字体效果更好。果更好。q在黑色背景下，用冷色如蓝色和绿色表示框图或图形，黄在黑色背景下，用冷色如蓝色和绿色表示框图或图形，黄色或白色做字体。白色或红色来强调实出视觉反差，使整色或白色做字体。白色或红色来强调实出视觉反差，使整个画面色彩差别更大、效果更好。个画面色彩差别更大、效果更好。q设计中要确保使用的颜色不只是装饰性的，而且是有针对设计中要确保使用的颜色不只是装饰性的，而且是有针对性的。性的。q如：红色表示亏损，绿色表示盈利；或红色表示停止，黄色表示小心如：红色表示亏损，绿色表示盈利；或红色表示停止，黄色表示小心前进，绿色表示前进。前进，绿色表示前

4、进。q正确的使用颜色可以将幻灯片显示明亮清晰的内容，并不正确的使用颜色可以将幻灯片显示明亮清晰的内容，并不需要熄灭房间里的灯。需要熄灭房间里的灯。目目 录录1.1.幻灯片演示模板选用与配色幻灯片演示模板选用与配色2.2.制作幻灯片演示模板的技巧制作幻灯片演示模板的技巧3.3.常用图表的种类与使用步聚常用图表的种类与使用步聚7创建生动化画面创建生动化画面q通过电脑的设计可以创建许多生动的效果通过电脑的设计可以创建许多生动的效果增加通过增加通过“放大和缩小放大和缩小”、“扫入和扫出扫入和扫出”以及以及“变化形状变化形状”等办法等办法来添加动画效果。来添加动画效果。加入扫描图片：可以将产品的彩色照片

5、或者有关人物放进图表中。加入扫描图片：可以将产品的彩色照片或者有关人物放进图表中。加入声音：加入各种音效，甚至一段音乐和访谈对话，可以增加图片加入声音：加入各种音效，甚至一段音乐和访谈对话，可以增加图片的真实性。的真实性。加入视频录像：加入视频录像剪辑，说明生产线瓶颈等等。加入视频录像：加入视频录像剪辑，说明生产线瓶颈等等。加入链接：将产品和制造商的网址链接起来，通过点击互联网查看制加入链接：将产品和制造商的网址链接起来，通过点击互联网查看制造商网站上有关该产品的详细介绍。造商网站上有关该产品的详细介绍。q注意事项注意事项连续播放视觉画面将会影响听众与报告者的相互交流，使听众的注意连续播放视觉

6、画面将会影响听众与报告者的相互交流，使听众的注意力都集中在画面上而不是报告者身上。力都集中在画面上而不是报告者身上。使报告看上去很花哨，给人感觉形式胜于内容。使报告看上去很花哨，给人感觉形式胜于内容。8设计设计PPTPPT图表的原则图表的原则越大越好：通过改变布局、交换坐标等办法尽量将屏幕图越大越好：通过改变布局、交换坐标等办法尽量将屏幕图表放大。表放大。越简单越好：在不影响主题的情况下，精简图表内容。越简单越好：在不影响主题的情况下，精简图表内容。越多越好：在一张幻灯片上讲述越多越好：在一张幻灯片上讲述5 5个内容与每张幻灯片上讲个内容与每张幻灯片上讲述一个内容所花的时间是一样的。观众在一个

7、时间只注意述一个内容所花的时间是一样的。观众在一个时间只注意一个要点。一个要点。换一种方式更好：根据图表主题，选择适当图表。换一种方式更好：根据图表主题，选择适当图表。加一点儿想象更好：拟人化的名字，适当的添加卡通图画。加一点儿想象更好：拟人化的名字，适当的添加卡通图画。9提高清晰度的简单步骤提高清晰度的简单步骤使用整数，或者去掉小数点以后的数字，除非它们对表达使用整数，或者去掉小数点以后的数字，除非它们对表达你的主题很重要你的主题很重要可以在讲话时使用精确的数字。可以在讲话时使用精确的数字。在图表上使用刻度而不是在柱体或条块上注明数字。在图表上使用刻度而不是在柱体或条块上注明数字。用符号来替

8、代语言，如用用符号来替代语言，如用$替代美元、替代百分比等。替代美元、替代百分比等。在不会造成理解困难的情况下，尽可能使用缩写。在不会造成理解困难的情况下，尽可能使用缩写。精简语句。精简语句。去掉脚注。去掉脚注。如果脚注必要的话，可将其融入到讲话中。如果脚注必要的话，可将其融入到讲话中。省略资料来源，而在文字材料说明。省略资料来源，而在文字材料说明。10用图表说话的重要性用图表说话的重要性q图表是表达语言的一种重要形式，如果运用得当的话，比图表是表达语言的一种重要形式，如果运用得当的话，比起表格来能更明快更清晰地进行沟通。起表格来能更明快更清晰地进行沟通。q选择图表的要点选择图表的要点决定图表

9、形式的不是数据，也不是尺寸，而是你想说明的决定图表形式的不是数据，也不是尺寸，而是你想说明的主题，你想指出的内容要点。主题，你想指出的内容要点。图表贵精不贵多，只有当图表能够帮助你表达主题时才使图表贵精不贵多，只有当图表能够帮助你表达主题时才使用。用。图表是直观教具，它不能取代书写和讲述，只有在帮助你图表是直观教具，它不能取代书写和讲述，只有在帮助你传达主题时，它才能起作用。传达主题时，它才能起作用。目目 录录1.1.幻灯片演示模板选用与配色幻灯片演示模板选用与配色2.2.制作幻灯片演示模板的技巧制作幻灯片演示模板的技巧3.3.常用图表的种类与使用步聚常用图表的种类与使用步聚12q一般来说一般

10、来说,在演示报告中在演示报告中,常用图表主要有以下五种形式常用图表主要有以下五种形式常用图表的种类常用图表的种类1234567圆点图表圆点图表条形图表柱状图表线形图表线形图表圆形图表13数据变成图表的步骤一数据变成图表的步骤一q确定你所要表达的主题确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）（将数据转化为主题）A A 主题主题数据数据 B B 对比关系对比关系 C C 图表形式图表形式没有主题而要选择图表就象蒙上眼睛整理行装。没有主题而要选择图表就象蒙上眼睛整理行装。选择正确的图表形式完全取决于你的主题是否清晰明确。选择正确的图表形式完全取决于你的主题是否清晰明确。确定所要表达在图表里的任务要点，

11、尽最大努力使任务要确定所要表达在图表里的任务要点，尽最大努力使任务要点成为图表的标题。点成为图表的标题。14示例示例:合同数量的趋势图中可以强调不同的任务点合同数量的趋势图中可以强调不同的任务点1 1月月8 8月的合同数量月的合同数量01020304050607080901月2月3月4月5月6月7月8月任务要点1：合同数量增长了任务要点2：合同数量一直在波动任务要点3：8月份合同数量达到最高点任务要点4：合同数量在8个月里面两次下跌15数据变成图表的步骤二数据变成图表的步骤二q确定对比关系确定对比关系（从主题到对比关系）（从主题到对比关系）q5 5种基本的对比关系种基本的对比关系：成分对比关系

12、成分对比关系:总数百分比总数百分比项类对比关系：项类对比关系：项类排列顺序项类排列顺序时间序列对比关系：随时间而变时间序列对比关系：随时间而变频率分布对比关系：在一定范围内的项类频率分布对比关系：在一定范围内的项类相关性对比关系：相关性对比关系：几个变数之间的关系几个变数之间的关系 A A 主题主题数据数据 B B 对比关系对比关系 C C 图表形式图表形式16q选择图表形式选择图表形式 （从对比关系到图表）成分成分项类对比项类对比时间顺序时间顺序频率分布频率分布相关性相关性圆形圆形图表图表条形条形图表图表柱状柱状图表图表线形线形图表图表圆点圆点图表图表12数据变成图表的步骤三数据变成图表的步

13、骤三 A A 主题主题数据数据 B B 对比关系对比关系 C C 图表形式图表形式12341234c17 成分对比关系成分对比关系q圆形图表：表达每一个部分相对于整体的百分比。圆形图表：表达每一个部分相对于整体的百分比。表示整体表示整体1 1中各成分所占百分比；中各成分所占百分比；不宜超过不宜超过6 6个部分，否则归为其他；个部分，否则归为其他；把最重要的内容放在把最重要的内容放在1212点的位置；点的位置；并用对比强烈的颜色（从整圆中分并用对比强烈的颜色（从整圆中分离出来）来突出显示；离出来）来突出显示；如果个部分都差不多时，应依大小如果个部分都差不多时，应依大小顺序按顺时针或逆时针排列；顺

14、序按顺时针或逆时针排列；当需要比较两个整体成分时，不要当需要比较两个整体成分时，不要犹豫的选择条形图表和柱状图表。犹豫的选择条形图表和柱状图表。整体整体2 2名称1名称2名称3整体整体1 1名称1名称2名称3错误的图标形式错误的图标形式正确的图标形式12整体整体1 1整体整体2 2名称名称1 1名称名称2 2名称名称3 318 项类对比关系项类对比关系q条形图表：表明项类的排序。条形图表：表明项类的排序。要使主体之间的距离小于柱体本身。要使主体之间的距离小于柱体本身。垂直尺度实际上不是一个刻度尺，而垂直尺度实际上不是一个刻度尺，而是一个用来标明所要度量的项类。是一个用来标明所要度量的项类。根据

15、情况安排条形图表使其能够突出根据情况安排条形图表使其能够突出你所想要引起注意的部分。你所想要引起注意的部分。对需要强调的地方使用对比性很强的对需要强调的地方使用对比性很强的颜色或阴影，以便强调主题。颜色或阴影，以便强调主题。如果数据的准确性对表达主题不是特如果数据的准确性对表达主题不是特别重要，可忽略小数点儿后面的数字。别重要，可忽略小数点儿后面的数字。不要用柱状图代替条形图，否则会与不要用柱状图代替条形图，否则会与时间对比关系之间产生混乱，并且条形时间对比关系之间产生混乱，并且条形图左边还有很大空间用来写名称。图左边还有很大空间用来写名称。0%0%1%1%2%2%3%3%4%4%5%5%6%

16、6%7%7%8%8%名称名称6 6名称名称5 5名称名称4 4名称名称3 3名称名称2 2名称名称1 1条形图表条形图表客户回报率位居第四位客户回报率位居第四位19常用项类对比关系图形示例常用项类对比关系图形示例背离式条形图表：背离式条形图表：将利润赢家与输家作鲜明的划分将利润赢家与输家作鲜明的划分范围条形图表：范围条形图表：表明某项数值的高低范围，如折扣表明某项数值的高低范围，如折扣分组条形图表：分组条形图表：比较一个项类的不同方面，比如，有和没比较一个项类的不同方面，比如，有和没有折扣。有折扣。滑动条形图表：滑动条形图表：表明两个不同成分的特点，如进口百分比表明两个不同成分的特点，如进口百

17、分比与出口百分比。与出口百分比。成对条形图表：成对条形图表：表明两个项类的相关性，如市场增长率与表明两个项类的相关性，如市场增长率与市场份额。市场份额。细分条形图表：细分条形图表：表明组成整体的成分情况。表明组成整体的成分情况。20 柱状和线形图表的选择问题：柱状和线形图表的选择问题：o时间点不多（比如，时间点不多（比如，7 7个到个到8 8个），使用柱状图表；否则个），使用柱状图表；否则使用线形图表。使用线形图表。o柱状图表注重程度和数量，适合在一个时间段内的活动柱状图表注重程度和数量，适合在一个时间段内的活动数据，每一个阶段都是一个新的柱体；数据，每一个阶段都是一个新的柱体；o线形图表侧重

18、变化和变化趋势，因此在表达数据的发展线形图表侧重变化和变化趋势，因此在表达数据的发展状况时宜用线形图表。状况时宜用线形图表。线形图表最简洁也最清楚表现上升、下降、波动或维持原线形图表最简洁也最清楚表现上升、下降、波动或维持原状的趋势。状的趋势。趋势线一定画的比底线粗，而底线相对也要比组成参考坐趋势线一定画的比底线粗，而底线相对也要比组成参考坐标的直线和水平线粗。标的直线和水平线粗。解决多条趋势线产生混乱办法是拆分成小图进行逐个比较。解决多条趋势线产生混乱办法是拆分成小图进行逐个比较。q柱状图表和线形图表：表达随时间变化而发生的变化柱状图表和线形图表：表达随时间变化而发生的变化 时间序列对比关系

19、时间序列对比关系21ABCDEA AB BC CD DE EA AB BA AC CA AD DA AE E意大利面条销量的趋势解决混乱的办法时间序列对比关系示例时间序列对比关系示例分组线形图表是比较两分组线形图表是比较两个或多个项类的表现情个或多个项类的表现情况。况。使用对比最强的颜色或使用对比最强的颜色或精的实线作为客户的趋精的实线作为客户的趋势线，而用浅颜色或较势线，而用浅颜色或较细的虚线作为其他公司细的虚线作为其他公司的趋势线。的趋势线。为避免混乱，将第一个为避免混乱，将第一个竞争对手分别做一张小竞争对手分别做一张小图表。图表。22通过在趋势线和基线的表面中加颜色或阴影，可以做成一个表

20、面图表。通过在趋势线和基线的表面中加颜色或阴影，可以做成一个表面图表。把表面图表细分成各个成分就做成了细分表面图表。把表面图表细分成各个成分就做成了细分表面图表。细分表面图表可以表示几个项类随时间变化的绝对值变化。只有最下细分表面图表可以表示几个项类随时间变化的绝对值变化。只有最下面的一层是直接根据固定基线度量的，而其他各层则是根据变化的基面的一层是直接根据固定基线度量的，而其他各层则是根据变化的基线度量的。线度量的。与细分条形图表和细分柱状图表一样，限制层面的数量到与细分条形图表和细分柱状图表一样，限制层面的数量到5 5个或更少，个或更少，剩下的归为其他。剩下的归为其他。把最重要的部分放在紧

21、靠基线的地方，其他图块的形状都受这个图块把最重要的部分放在紧靠基线的地方，其他图块的形状都受这个图块的支配。的支配。A AB BC C其它其它A AB BC C其它其它时间序列对比关系时间序列对比关系23背离柱状图表：将盈利年代与亏损年代鲜明地区分开来。背离柱状图表：将盈利年代与亏损年代鲜明地区分开来。范围柱状图表：范围柱状图表：表明低数值之间的一段时间特点，如故事表明低数值之间的一段时间特点，如故事的气压式表现。的气压式表现。分组柱状图表：分组柱状图表：一个柱体与另一个柱体相互重合，比较在一个柱体与另一个柱体相互重合，比较在某一个时间两个项类的情况以及它们之间随时间变化的关某一个时间两个项类

22、的情况以及它们之间随时间变化的关系，例如，美元因通货膨胀而贬值。系，例如，美元因通货膨胀而贬值。细分柱状图表：细分柱状图表：表明各成分相对于总数随时间变化的关系。表明各成分相对于总数随时间变化的关系。例如薪水加上奖金构成总的新酬。例如薪水加上奖金构成总的新酬。连续柱状图表：连续柱状图表：是指在柱体之间没有间隙，它用于表明数是指在柱体之间没有间隙，它用于表明数据在不规则去见的急速变化，如人员上限或生产能力利用据在不规则去见的急速变化，如人员上限或生产能力利用系数。系数。时间序列对比关系时间序列对比关系24在观察样本的基础上进行归纳，频率分布用于预测风险、在观察样本的基础上进行归纳，频率分布用于预

23、测风险、可能性或机会。可能性或机会。收集大量数据证明一个有意义的关系。收集大量数据证明一个有意义的关系。频率分布可通过柱状或线形图表来表现，当比较范围数量频率分布可通过柱状或线形图表来表现，当比较范围数量比较少时，可以使用柱状图表，当数量较多时，则使用线比较少时，可以使用柱状图表，当数量较多时，则使用线形图表。形图表。这些图表有两个刻度：垂直刻度（频率）表示项类的数量这些图表有两个刻度：垂直刻度（频率）表示项类的数量或事件发生的百分比概率，水平刻度则表示在各范围内的或事件发生的百分比概率，水平刻度则表示在各范围内的分布情况。分布情况。范围大小以及各组的数量范围大小以及各组的数量对于得出分布模式

24、来说是很对于得出分布模式来说是很重要的，组数太少，则分部模式不明显，太多则起到破坏重要的，组数太少，则分部模式不明显，太多则起到破坏作用。作用。最好使用相同大小的分组。最好使用相同大小的分组。q柱状图表和线形图表：表达在一个累进的数字范围内有多柱状图表和线形图表：表达在一个累进的数字范围内有多少项类少项类频率对比关系频率对比关系25频率对比关系示例频率对比关系示例12345 天0123456订货数量订货数量大多数货物可在场天内收到大多数货物可在场天内收到大多数产品销售价格在大多数产品销售价格在2-42-4美元之间美元之间26相关性对比关系表明的是两个变量之间的关系符合相关性对比关系表明的是两个

25、变量之间的关系符合或或不符合某种模式。不符合某种模式。如果数据超过如果数据超过1515组，最好使用紧密的圆点图表；组，最好使用紧密的圆点图表；解释圆点图表中每个圆点所代表的意思，最好使用图例，解释圆点图表中每个圆点所代表的意思，最好使用图例，解释每个圆点的全名，而在圆点旁边注明数字或字母。解释每个圆点的全名，而在圆点旁边注明数字或字母。当数据较少时，可以使用双条形图表代替圆点图表，通常当数据较少时，可以使用双条形图表代替圆点图表，通常把独立变量按照顺序排列放在左边，当期望的模式与实际把独立变量按照顺序排列放在左边，当期望的模式与实际模式一致时，右边的应变量会形成左边自变量的镜像。模式一致时，右边的应变量会形成左边自变量的镜像。q条形图表和圆点图表：表示两个变量之间的关系是否如预条形图表和圆点图表：表示两个变量之间的关系是否如预期的那样期的那样 相关性对比关系相关性对比关系27相关性对比关系示例相关性对比关系示例折扣与销售量的关系折扣与销售量的关系12341234c价格价格 商品名商品名 数量数量价格越高价格越高,销售量越低销售量越低28谢谢！