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1、文书档案一、文书档案概述 文书档案又称党政档案、行政档案、管理性档案,它是机关、组织、企事业单位和个人在从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文字材料。它主要由法规性文件和行政性文件转化而来。文书档案整理方法 文书档案整理的两种方法:1、传统的文书档案整理方法。一般2003年以前整理的档案都是此方法,部分企业、村也在延用此方法。体现的是“卷”。2、归档文件整理新方法。2003年后各级机关、事业单位都采用的都是归档文件整理新方法。体现的是“件”。执行标准:中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则 DA/T222000v归档文件:是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各
2、种纸质文件材料。通用文件材料文书档案(归档文件)科技文件材料专用文件材料科技档案会计档案、业务档案、人事档案等v归档时间要求:规划要求,归档文件必须在次年的第一季度完成归档工作。简化整理方法,也遵循“随办随归”原则。即“办”是指导归档文件办理完毕,“归”是指整理后归档入盒。随办随归应在分类方案确定后,按文件材料形成时间进行归档。工作中,为缓解档案人员工作压力,推荐使用此方式归档。归档文件的范围v根据国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,归档范围体现了“以我为主”的原则,重点是本级机关的文件。各单位平时注重归档“红头”文件而忽视“白头”文件,这是归档一大误区。重点要注重人、
3、事、产权、债务关系方面的材料归档。v归档文件材料v 1、上级业务主管机关颁发的需要执行的文件材料,会议材料。v 2、上级党委政府和上级非隶属机关颁发的属本机关职能并要执行的文件材料。v 3、本级党委政府和同级机关颁发涉及本机关职能或任免、奖惩的文件材料。v 4、本级机关形成的文件材料。v 5、下级机关报送的重要业务问题材料,年度总结、统计表及重要专题报告材料。v不归档文件材料v 1、上级业务主管机关关于任免、奖惩非本机关人员的文件材料;发来供参考的抄件;征求意见搞及临时性的事务文件(如会议通知、报材料等)。v 2、本级党委政府和同级机关颁发的非本机关职能并不需执行的材料。对于非本机关职能需要执
4、行的材料,可作10年归档,也可作资料保存,各单位视情况而定。v 3、本级机关重份文件;未经讨论通过或领导签批的文件;抄录供参考的文件;内部抄送不履行公文程序的文件;本机关领导人兼任外机关职务形成的与本机关职能无关的文件。v 4、下级机关报送的一般性文件材料;越级上报,不需办理的文件(如报告、简报等)。每份文件都有其价值。对其价值进行鉴定是归档整理的重要环节。一般有两个阶段:即资格审定和生存期划定。资格审定就是确定文件材料是否归档 生存期划定就是划定归档文件的保管期限。归档文件的保管期限根据国家档案局第8号令要求分为:永久、30年(长期)、10年(短期)一般规律:上级10年多、永久次之;本级永久
5、多、30年次之;下级10年多,30年次之;同级永久多、10年次之。归档文件划分期限v永久保存的材料范围v1)、上级业务主管机关制发的属于本机关主管业务的重要政策、规章性文件材料(长期执行的业务文件)。v2)、本机关制定或代同级党委、政府起草本机关业务,由同级党委、政府颁发,属于政策法规性的、处理重要问题的文件材料。v3)、本机关形成的年度工作总结、计划、报表,大事记、组织沿革、年鉴、重要制度等。v4)、本机关形成的反映全面业务工作的重要情况汇报,重要数据材料,重要的请示(业务问题)和上级机关的批复。v5)、本机关房屋买卖、土地征用、全要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。v6)、本机关和上级
6、机关及相关机关关于本机关机构成立、变更、启用印章、人员任免、编制、获县级(含)以上表彰、受警告(不含)以上处分的等文件材料。v7)、本机关人事考核、干部职工调动手续、职工名册、党团工会等工作形成的重要材料、职工录用、转正、定级、调资、辞退、离退休、死亡、抚恤等方面的文件材料。v8)、本机关召开重要会议、举办重要活动、外事活动形成的文件材料(不含典型材料、交流材料和简报)。v9)、本机关行政执法管理、执法检查、审批、审查、核准及发放20年(含)以下许可证等活动中形成的文件材料。v10)、同级机关和下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。v30年保存的材料范围v1)、本
7、机关制发的一般业务问题文件、一般业务问题的请示与上级批复。v2)、本机关召开一般会议的文件材料,召开重要会议的典型材料、交流材料和简报。v3)、本机关核发20年以下许可证中形成的文件材料。v4)、本机关人事管理方面的文件材料,受县级以下表彰和受警告处分的文件材料。v5)、本机关日常管理中形成的一般文件材料,一般性工作报告、总结、统计报表等。v6)、下级机关报送的重大问题的文件材料。v10年保存的材料范围v1)、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料。v2)、上级机关或同级机关制发的非本机关业务,但要长期贯彻执行的文件材料。v3)、同级机关或下级机关有关一般性业务问题的来函、请示与本机
8、关的复函、批复等文件材料。v4)、上级业务主管机关召开会议的总结、讲话等文件材料。v5)、本机关一般性事务文件材料。v6)、本机关编印的简报、刊物。v7)、本机关电话记录、安全亡记录等记录材料。v8)、下级机关报送的重要的总结、报告、统计表等。二、简化整理方法整理 整理原则是:遵循形成规律、保持有机联系、区分保管期限、便于保管利用。执行标准:归档文件整理规则(DA/T 22-2000)和湖北省归档文件整理实施细则(鄂档规20117号)。简化整理,深化检索,方便档案信息化。确定分类方案v归档文件按三种分类方法分类:即分年度、分保管期限、分机构(问题)。v我县各单位拟确定三种分类方案:1、年度机构
9、保管期限 2、年度问题保管期限 3、年度保管期限v年度机构保管期限。适宜产生档案材料多,内设机构稳定,且机构不多,各机构之间形成的材料数量相当。2008年办公室政工股业务股永久30年长期10年短期永久30年长期10年短期永久30年长期10年短期v年度问题保管期限。适宜档案数量多,内设机构多且不稳定。我县多数大单位采用此方案。2008年综合类组织人事类业务类永久30年长期10年短期永久30年长期10年短期永久30年长期10年短期v年度保管期限。适宜档案数量少(一般一年不到300份)。我县多数小单位采用此方案。2008年永久30年长期10年短期归档文件整理步骤v1、分年度 按文件形成的年度分开,即
10、按文件形成的日期分。但有以下特殊注意:1)跨年度会议,归入会议闭幕年;2)跨年度的案件,归入办结年;3)跨年度的请示、批复,归入批复年(归档整理前收到的批复);4)几份文件作为一件时,以最前面的文件日期为准。v2、分类v 分类之时,要确定好“件”。即是以“件”为单位分类。v 确定“件”的原则:单份文件,一份为一件;文件的正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复印件为一件;转发文与被转发文为一件;各种报表、名册、图册、书刊等一册(本)为一件;来文与复文为一件,请示与批复可为一件。文件处理单应与归档文件作为一件。法律文件的历次定稿单独作为一件。v按上面确定好了的分类方案进行分类,三级分类的要分
11、类再分期限;二级分类的只分期限。v3、确定期限v 根据每“件”归档文件反映的内容,按期限划分的要求,确定每“件”归档文件的期限。2007年以前的归档文件,按永久、长期、短期划分,2007年(含)以后的归档文件,按永久、30年、10年划分。v4、归档文件的装订 以“件”为单位装订,装订方法用斜口袋或扎线装订。数字化前,可采用斜口袋装,数字化后,须扎线装。装订前的准备工作。破损文件要修补;去掉金属物;传真件要复制;超大幅要折叠。以件为单位进行编号,页号编在文件在正面左下角(反面右下角),有字编,无字不编,每件从“1”编起,原已有页号的可不编。有文件处理单的一并编号,文件处理单在装订时,放在文件后面
12、装订。永久、30年(长期)装订,10年(短期)保持原状。斜口袋装订后,要将文件形成日期和总页数填在斜口袋上,方便后期录入目录。v5、盖归档章和填写相关栏目v 归档章盖在文件上端靠右空白处。归档章样式长4.5厘米、高1.6厘米。可用归档章盖,也可用打印机打出来。T0122008综合类30年T0122008永久全宗号年度室件号机构问题期限馆件号T01220080230年v6、归档文件的排列v 归档文件要求在最低一级类目下按事由原则排列。按我县所设定的三种分类方案,最低一级类目下,就是在同一保管期限下排列。v 同一事由的文件材料排列在一起,同一事由内的文件材料可按重要程度或时间排列。v 不同事由的文
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