5月18日授课教案.ppt

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1、4.3工作表的格式化工作表的格式化4.3.1改变行高和列宽改变行高和列宽调整列整列宽和行高有如下几种方法：和行高有如下几种方法：方法一：将鼠方法一：将鼠标指指针移移动到到该列列标（或行号）的右（或行号）的右侧（下方）（下方）边界界处，待鼠待鼠标指指针变成成（）形状）形状时，拖，拖动鼠鼠标。方法二：用鼠方法二：用鼠标单击要要调整的列（或行）中的任意整的列（或行）中的任意单元格，元格，单击“格式格式”菜菜单下的下的“列列”命令下的命令下的“列列宽”（或（或“行行”“行高行高”）命令）命令项，在打开的，在打开的对话框中框中进行精确行精确设置，置，单击“确定确定”按按钮。方法三：要使某列的列方法三：要

2、使某列的列宽与与单元格内容元格内容宽度相适合（或使行高与度相适合（或使行高与单元格元格内容高度相适合），可以双内容高度相适合），可以双击该列列标（或行号）的右（下）（或行号）的右（下）边界；或者界；或者单击“格式格式”菜菜单的的“列列”下的下的“最适合的列最适合的列宽”（或（或“行行”下的下的“最适合的行高最适合的行高”）命令命令项。4.3.2 设置数据格式 4.3.2 设置数据格式 4.3.2 设置数据格式 4.3.2设置数据格式设置数据格式用用户可以可以单击如如图所示的所示的“单元格格式元格格式”对话框来框来设置置单元元格的数据格式、格的数据格式、对齐格式、字体格式、格式、字体格式、边框、

3、框、图案等案等项目。目。例如，可以要求数例如，可以要求数值显示示时保留小数保留小数3位；当两个日期相位；当两个日期相减减时，系，系统以日期以日期格式格式显示差示差值，如，如果想知道相差的天果想知道相差的天数，可以将数，可以将该单元元格的格式改成数格的格式改成数值格式。格式。设置置单元格的数据格式、元格的数据格式、对齐格式、字体格式、格式、字体格式、边框等框等项目前，都必目前，都必须先先选择要要设置格式的置格式的单元格区域。其中字体格式、元格区域。其中字体格式、边框、框、图案的案的设置置与与Word中的字体中的字体设置、置、边框与底框与底纹的的设置基本相似，因此本章中将不置基本相似，因此本章中将

4、不作介作介绍。打开打开“单元格格式元格格式”对话框的方法是：框的方法是：单击“格式格式”菜菜单下的下的“单元格元格”命命令令项；或用鼠；或用鼠标右右键单击选中的区域，在快捷菜中的区域，在快捷菜单中中选择“设置置单元格元格格式格式”命令。命令。设置数据格式采用置数据格式采用“数字数字”选项卡。卡。单元格默元格默认的数据格式是的数据格式是“常常规”格格式，但在式，但在输入日期等数据后，入日期等数据后，Excel自自动会更改其格式。会更改其格式。“常常规”格式包格式包含任何特定的数字格式。含任何特定的数字格式。对于由于由“单元格格式元格格式”对话框框设置的格式置的格式项目，一般都可以使用格式刷目，一

5、般都可以使用格式刷将格式复制将格式复制给其他其他单元格，复制方法与元格，复制方法与Word中格式刷的使用方法一中格式刷的使用方法一样。用用户也可以使用也可以使用“选择性粘性粘贴”将格式复制将格式复制给其他其他单元格。元格。一、数一、数值格式格式设置数置数值格式的方法是：格式的方法是：（1）选择单元格（区域）。元格（区域）。（2）打开）打开“单元格格式元格格式”对话框，框，选择“数字数字”选项卡。卡。（3）在分）在分类中中选择“数数值”，然后在，然后在选项卡的右卡的右边,设置小数位数、置小数位数、使用千位分隔符和使用千位分隔符和负数的表示方法等。数的表示方法等。（4）单击“确定确定”按按钮。例如

6、，当用例如，当用户对某某单元格元格设置了小数位置了小数位为3位，使用千位分隔符的数位，使用千位分隔符的数值格式，格式，则当当输入的数据入的数据为350607.141926时，Excel就就显示成：示成：350,607.142。二、二、设置置货币格式格式货币格式用于表示一般格式用于表示一般货币数数值。设置置货币格式的方法与格式的方法与设置数置数值格式相同。在分格式相同。在分类中中选择“货币”后，后，可以可以设置小数位数、置小数位数、货币符号和符号和负数的表示方法。数的表示方法。如如,可可在在在数字前加上美元符在数字前加上美元符$，也可以加上人民，也可以加上人民币符￥符￥。五、五、设置分数格式置分

7、数格式分数格式用分数格式用户设置各种分数的置各种分数的显示格式。方法是在分示格式。方法是在分类中中选择“分数分数”后，后，设置置显示示类型。型。六、自定六、自定义格式格式当用当用户在分在分类中中选择“自定自定义”时，可以自定，可以自定义格式。自定格式。自定义格式格式以以现有格式有格式为基基础，由用，由用户更改后生成的数字格式。更改后生成的数字格式。例如，用例如，用户将包含将包含时间9:30的的单元格定元格定义格式格式为：时间是是:hh.mm.ss，这时9:30就就显示成：示成：时间是是:09.30.00。4.3.3设置对齐方式设置对齐方式设置置对齐方方式是在式是在“单元元格格式格格式”对话框的

8、框的“对齐”选项卡中卡中进行的行的例例:设置置单元格中元格中的文字的文字“计算机算机”的的倾斜斜方向方向为30，如，如图:操作操作方法如下：方法如下：（1）选择要要设置方向置方向的的单元格。元格。（2）用鼠）用鼠标右右键单击单元格，在快捷菜元格，在快捷菜单中中选择“设置置单元格格式元格格式”命令命令项，单击“对齐”选项卡。卡。（3）在）在“方向方向”的右上的右上框中框中约30的位置上的位置上单击，再利用微再利用微调器器调到到30。（4）单击“确定确定”按按钮。例例:在两个在两个单元格中放置文字元格中放置文字“计算机算机”，并使其，并使其处于于“居中居中”。该操作操作可以使用可以使用“跨列居中跨

9、列居中”或使用或使用“合并及居中合并及居中”的方法。使用的方法。使用“跨列居中跨列居中”的方的方法法为：（1）先在第一个）先在第一个单元格中元格中输入入“计算机算机”。（2）选择连续的两个的两个单元格。元格。（3）打开）打开“单元格格式元格格式”对话框，框，选择“对齐”选项卡。卡。（4）在水平）在水平对齐中中选择“跨列居中跨列居中”，单击“确定确定”按按钮。使用使用“合并及居中合并及居中”的方法的方法为：（1）先在第一个）先在第一个单元格中元格中输入入“计算机算机”。（2）选择连续的两个的两个单元格。元格。（3）打开）打开“单元格格式元格格式”对话框，框，选择“对齐”选项卡，在水平卡，在水平对

10、齐中中选择“居中居中”，在文本控制中，在文本控制中选中中“合并合并单元格元格”复复选框，框，单击“确定确定”按按钮。或者将第（或者将第（3）步改成）步改成单击格式工具格式工具栏上的上的“合并及居中合并及居中”按按钮4.3.4保护工作表保护工作表保保护工作表可以防止更改工作表可以防止更改单元格中的数据和公式、元格中的数据和公式、图表中的表中的项目和目和图形形对象等。象等。在缺省状在缺省状态下，所有的下，所有的单元格都得元格都得处于于“锁定定”状状态，被，被锁定的定的单元格不元格不能能进行改行改动、移、移动、更改大小或、更改大小或删除操作，但要使除操作，但要使“锁定定”起作用的前提是，起作用的前提

11、是，必必须设置工作表保置工作表保护方式。方式。单元格的元格的“锁定定”和和单元格公式的元格公式的“隐藏藏”可以由可以由“单元格格式元格格式”对话框的框的“保保护”选项卡中卡中进行行设置，如置，如图所示，用所示，用户选中中对应的复的复选框就可以了。框就可以了。当用当用户设置了置了隐藏公式后，当藏公式后，当该单元格被元格被选中中时，公式就不会出，公式就不会出现在在编辑栏中。不中。不过这也要在也要在设置工作表保置工作表保护后才生效。后才生效。设置工作表置工作表保保护的操作是：的操作是：单击“工具工具”菜菜单“保保护”子子菜菜单下的下的“保保护工作表工作表”命令命令项，然后在打开的然后在打开的“保保护

12、工作表工作表”对话框中框中选择要要保保护的的项目，目，还可以可以设置密置密码，单击“确定确定”按按钮，取消工作取消工作表保表保护的操的操作是：作是：单击“工具工具”菜菜单“保保护”子菜子菜单下的下的“撤消工作表撤消工作表保保护”命令命令项，如果有如果有设置置保保护时设置置了密了密码，则这时必必须输入正确的密入正确的密码，才能解，才能解除保除保护。4.3.5设置条件格式设置条件格式设置条件格式方法置条件格式方法为：（1）选择要要设置格式的置格式的单元格区域。元格区域。（2）单击“格式格式”菜菜单的的“条件格式条件格式”命令命令项，打开如，打开如图所示的所示的“条件格式条件格式”对话框框（3）在）

13、在对话框中确定条件，框中确定条件，设置格式置格式（4）如果用）如果用户还添加其他条件，添加其他条件，单击“添加添加”按按钮，然后重复第（，然后重复第（3）步。）步。（5）单击“确定确定”按按钮。例例:在如在如图4.13所示的工作表中，所示的工作表中，对语文和数学成文和数学成绩小于小于60的分数，的分数，用用红色色倾斜斜显示，大于等于示，大于等于90的用加浅的用加浅蓝色背景色背景显示。操作步示。操作步骤为：（1）选择E列和列和F列中除列中除E1和和F1以外的包含数据的以外的包含数据的单元格。元格。（2）单击“格式格式”菜菜单的的“条件格式条件格式”命令命令项，打开，打开“条件格式条件格式”对话框

14、框（3）在）在对话框中的下拉列表框框中的下拉列表框选择“大于或等于大于或等于”，在，在边上的框中上的框中输入入90，单击“格式格式”按按钮，在，在选择“图案案”选项卡，卡，选择颜色色为浅浅蓝色，色，单击“确定确定”按按钮。（4）在）在“条件格式条件格式”对话框中框中单击“添加添加”按按钮，然后在下面的下拉列，然后在下面的下拉列表框表框选择“小于小于”，在，在边上的框中上的框中输入入60，单击“格式格式”按按钮，在，在选择选择“字字体体”选项卡中卡中选择“倾斜斜”且且设置置颜色色为“红色色”，单击“确定确定”按按钮.5）单击“确定确定”按按钮.4.3.6自动套用格式自动套用格式设置方法置方法为：

15、（1）选择单元格区域。元格区域。（2）单击“格式格式”菜菜单的的“自自动套用格式套用格式”命令，命令，这时打开打开“自自动套用格式套用格式”对话框。框。（3）用）用户在在该对话框的示例中框的示例中选择表格格式，表格格式，单击“确定确定”按按钮。如果用如果用户不需要不需要这种格式种格式时，可以在，可以在“自自动套用格式套用格式”对话框的示框的示例中例中选择“无无”，再，再单击“确定确定”按按钮。4.4.1 建立图表 4.4图表的建立图表的建立图表中的表中的“姓名姓名”称称为“分分类X轴标题”。图表中的表中的“分数分数”称称为“分分类Y轴标题”。图表中的表中的“学生成学生成绩图表表”称称为“图表表

16、标题”。坐坐标轴下的下的“王小燕、王小燕、施、施伟”称称为“分分类X轴标志志”。图表右表右边的的语文、数学及文、数学及图及方及方框称框称为“图例例”，其中，其中“语文、数学文、数学”又称又称为“系列名称系列名称”（或（或“图例文字例文字”）。）。8个直方个直方块称称为“数据系列数据系列”。直方直方块上的数字称上的数字称为“数据数据值”。一条条横一条条横线称称为“网格网格线”。用用户可以将可以将图表表创建在工作表的任何地方，可以生成嵌入建在工作表的任何地方，可以生成嵌入图表，也可以生成只包含表，也可以生成只包含图表的表的图表工作表。在一般情况下，表工作表。在一般情况下，图表与表与对应数据数据链接

17、，因此当用接，因此当用户修改数据修改数据时，图表会自表会自动更新。更新。图表可以通表可以通过工作表相工作表相邻单元格区域生成，也可以通元格区域生成，也可以通过不相不相邻的的单元格区域生成。元格区域生成。创建建图表表前，必前，必须先在工作表中先在工作表中为图表表输入数据，然后再入数据，然后再选择数据并使用数据并使用“图表向表向导”逐步完成逐步完成选择图表表类型和其他型和其他选项的的设置。置。（1）选择数据区域，包括数据区域，包括标题部分。部分。（2）单击“插入插入”菜菜单的的“图表表”命令，或命令，或单击“常用常用”工具工具栏上的上的“图表向表向导”按按钮，这时出出现了如了如图所示的所示的图表向

18、表向导-1。（3）用）用户在如在如上上图所示的所示的对话框中框中选择图表表类型（型（Excel中提供了多种不同中提供了多种不同类型的型的图表，如柱形表，如柱形图、折、折线图等，而且每一等，而且每一类图还有几种不同的子有几种不同的子图类型，型，如如图4.33所示中柱形所示中柱形图就有就有7种不同的种不同的类型），型），单击“下一步下一步”按按钮，出，出现如如图所示的所示的图表向表向导-2。（4）如果用）如果用户在步在步骤（1）中）中选择的数据区域是可行的，的数据区域是可行的，则直接在如直接在如图所所示的向示的向导对话框中框中单击“下一步下一步”按按钮，否，否则可以在可以在该对话框中重新框中重新选

19、择数据数据区域。区域。重新重新选择数据区域可以使用两种方法：一是在数据区域框中直接数据区域可以使用两种方法：一是在数据区域框中直接输入入单元元格引用，二是利用鼠格引用，二是利用鼠标在工作表中作在工作表中作选择。（5）这时显示如示如图所示，即所示，即“图表表选项”对话框，在框，在该对话框中用框中用户可以可以设置置标题、网、网络线、数据、数据标志等志等项目，目，设置后再置后再单击“下一步下一步”。（6）通）通过步步骤（5）出）出现图表向表向导-4，决定，决定图表位置，用表位置，用户可以把可以把图放在一放在一张新新的工作表中，也可以的工作表中，也可以让图表与原始数据放在一起，成表与原始数据放在一起，

20、成为嵌入式嵌入式图表，用表，用户选择后后单击“完成完成”按按钮，就，就结束了束了图表的表的创建操作。建操作。4.4.2 图表编辑 4.4.2 图表编辑 4.4.2 图表编辑 4.4.2 图表编辑 4.4.2图表编辑图表编辑一、移一、移动图表、更改表、更改图表大小、表大小、删除除图表表移移动图表、更改表、更改图表大小和表大小和删除除图表的操作，就像表的操作，就像Word中中对图形的操作一形的操作一样，即在，即在选择图表（表（单击图表）后，分表）后，分别实施操作：拖施操作：拖动图表、拖表、拖动控点、按控点、按Delete键。用用户也可以在也可以在图表内移表内移动绘图区或更改区或更改绘图区大小，方法

21、区大小，方法是先在是先在绘图区中区中单击，出，出现一个含有控点的虚框，虚框内即一个含有控点的虚框，虚框内即为绘图区。用区。用户可以采用在可以采用在绘图区拖区拖动鼠鼠标或在控点上拖或在控点上拖动鼠鼠标，使，使绘图区在区在图表内移表内移动或更改大小。或更改大小。二、改二、改变图表表类型型改改变图表表类型的方法是：型的方法是：（1）选择图表，表，这时会出会出现“图表表”菜菜单。（2）在）在“图表表”菜菜单中中选择“图表表类型型”命令命令项；或用鼠；或用鼠标右右键单击图表，在快捷菜表，在快捷菜单中中选择“图表表类型型”命令命令项，出，出现图表表类型型对话框框（3）用）用户在在对话框中框中选择图表表类型

22、，如型，如“折折线图”及其子及其子图表表类型，型，单击“确定确定”按按钮。用用户也可以在也可以在选择图表后，利用出表后，利用出现的的“图表表”工具工具栏，选择“图表表类型型”按按钮来更改来更改图表表类型。型。三、修改三、修改标题改改变图表表标题的方法是：的方法是：（1）选择图表。表。（2）在）在“图表表”菜菜单中中选择“图表表选项”命令命令项；或用鼠；或用鼠标右右键单击图表，在快捷菜表，在快捷菜单中中选择“图表表选项”命令命令项，出，出现图表表选项对话框框（3）单击“标题”选项卡，从中卡，从中输入各入各标题，单击“确定确定”按按钮。四、插入数据四、插入数据标志志要使在要使在图表中表中显示数据示

23、数据值，可以使用插入数据，可以使用插入数据标志。方法是：志。方法是：（1）选择图表。表。（2）在）在“图表表”菜菜单中中选择“图表表选项”命令命令项；或用鼠；或用鼠标右右键单击图表，在快捷菜表，在快捷菜单中中选择“图表表选项”命令命令项，出，出现图表表选项对话框。框。（3）单击“数据数据标志志”选项卡，卡，选中中“数据数据值”单选按按钮，单击“确定确定”按按钮。如果用如果用户只要在某一数据系列（如只要在某一数据系列（如语文）上添加数据文）上添加数据标志，可以志，可以单击这个系列名称个系列名称对应的数据系列（即的数据系列（即为选择该数据系列），然后用鼠数据系列），然后用鼠标右右键单击该数据系列，

24、在快捷菜数据系列，在快捷菜单中中选择“数据系列格式数据系列格式”命令命令项，在，在弹出出的的对话框中框中选择“数据数据标志志”选项卡，卡，选中中“数据数据值”单选按按钮，单击“确确定定”按按钮。五、向五、向图表中添加数据表中添加数据向向图表添加数据的方法是：表添加数据的方法是：（1）选择添加的数据。添加的数据。（2）使用）使用“编辑”菜菜单的的“复制复制”命令，或命令，或单击“常用常用”工具工具栏的的“复制复制”按按钮。（3）选中中图表。表。（4）使用）使用“编辑”菜菜单的的“粘粘贴”命令，或命令，或单击“常用常用”工具工具栏的的“粘粘贴”按按钮。例例4.11在如在如图4.13所示的工作表的所

25、示的工作表的“数学数学”后面插入一列，存放后面插入一列，存放计算机的成算机的成绩，即在，即在该列的第一行列的第一行输入入“计算机算机”，该列的以下几行列的以下几行输入入该程序的成程序的成绩。要求将前。要求将前4位同学的位同学的计算机成算机成绩的数据添加到的数据添加到如如图4.32所示的所示的图表中。操作方法表中。操作方法为：（1）选择单元格区域元格区域G1:G5。（2）单击“常用常用”工具工具栏上的上的“复制复制”按按钮。（3）单击要添加数据的要添加数据的图表。表。（4）单击“常用常用”工具工具栏上的上的“粘粘贴”按按钮，六、在六、在图表中添加文字表中添加文字有有时为了需要，在了需要，在图表中

26、除了表中除了标题以外，以外，还要添加其他文字。要添加其他文字。图表中添加文字表中添加文字可以采用以下两种方法：可以采用以下两种方法：方法一：方法一：（1）打开）打开“绘图”工具工具栏。（2）单击图表，以表，以选中中图表。表。（3）单击“绘图”工具工具栏中的中的“文本框文本框”按按钮。（4）在）在图表中画框，并表中画框，并输入文字，成入文字，成为图表中的表中的“文字框文字框”。方法二：方法二：（1）单击图表，以表，以选中中图表。表。（2）直接）直接输入文字，然后按入文字，然后按Enter键（若（若输入的是入的是汉字，可能按几次回字，可能按几次回车键），），这样Excel自自动在在图表中表中间输入

27、了入了“文字框文字框”。用用户可以根据需要，将文字框拖到可以根据需要，将文字框拖到图表内合适的位置。表内合适的位置。七、七、删除数据除数据如果用如果用户希望希望仅删除除图表上的数据系列，不表上的数据系列，不删除工作表中除工作表中对应数据，数据，则操作操作过程程为：单击要要删除的数据系列，再按除的数据系列，再按Delete键。4.5数据库管理数据库管理一、数据清一、数据清单的的创建建（1）数据清）数据清单应存放在工作表的一个存放在工作表的一个连续区域中，如果一区域中，如果一张工作表中工作表中还包括了包括了其他数据，其他数据，则数据清数据清单与其他数据之与其他数据之间至少要留出一个空列和一个空行。

28、至少要留出一个空列和一个空行。（2）由（）由（1）可知，数据清）可知，数据清单中中应避免空行和空列。避免空行和空列。（3）一般要求每）一般要求每张工作表只建立一个数据清工作表只建立一个数据清单，这样有利于有利于Excel检测和和选定定数据清数据清单。（4）数据清）数据清单中的每一列包含相同中的每一列包含相同类型的数据。如型的数据。如A列都是学号，列都是学号，B列都是姓列都是姓名等。名等。（5）数据清）数据清单中的第一行中的第一行为列列标志，表示着每一列的名称。志，表示着每一列的名称。Excel将使用列将使用列标志志创建建报告并告并查找和找和组织数据。列数据。列标志采用文本格式，如文字志采用文本

29、格式，如文字“学号学号”、“姓名姓名”、“语文文”等。等。（6）不要在）不要在单元格的前面或后面元格的前面或后面键入多余的空格，多余空格会影响排序与搜索。入多余的空格，多余空格会影响排序与搜索。4.5.1数据清单的创建数据清单的创建利用利用记录单创建一个数据清建一个数据清单的方法是：的方法是：（1）先在工作表的第一行上）先在工作表的第一行上输入各列入各列标志。如分志。如分别输入：学号、姓名、性入：学号、姓名、性别、出生日期、成、出生日期、成绩。（2）选择列列标志或其下一行中的任一志或其下一行中的任一单元格，使用元格，使用“数据数据”菜菜单的的“记录单”命令。命令。这时Excel会会显示一个包含

30、（若示一个包含（若隐藏藏Office助手，助手，则消息框消息框显示形式不示形式不同，但内容相同）内容的消息框，由于目前首行确同，但内容相同）内容的消息框，由于目前首行确实为标题行，故行，故单击“确定确定”按按钮，出，出现了了“记录单”对话框。框。记录单的的标题行行显示着数据清示着数据清单所在的工作表表名，所在的工作表表名，记录单的左的左边用于用于输入数据或入数据或显示数据，中示数据，中间为垂直垂直滚动条，用于条，用于浏览各行数据，右各行数据，右边为一系列一系列的命令按的命令按钮。（3）新建数据清）新建数据清单时，用，用户在左在左边输入各入各项数据，每数据，每输入一入一项数据按一下数据按一下Ta

31、b键，或用鼠，或用鼠标单击下一个下一个输入框。一行数据入框。一行数据输入完入完毕，按，按Enter键或或单击“新建新建”命令按命令按钮，这行数据就添加到数据清行数据就添加到数据清单中，同中，同时又出又出现了一了一张空白的空白的记录单，供用，供用户继续输入数据。入数据。（4）重复步）重复步骤（3）直至）直至输入完入完毕，单击“关关闭”命令按命令按钮，这时工作表上工作表上出出现了如了如图4.40右右图所示的数据清所示的数据清单。二、数据清二、数据清单与数据与数据库数据数据库是是结构化的相关数据的集合，构化的相关数据的集合，这些数据按一定的些数据按一定的结构和构和组织方式存方式存储在外存在外存储器上

32、，具有最小数据冗余的特点，可供多个用器上，具有最小数据冗余的特点，可供多个用户共共享。享。其中关系模型的数据其中关系模型的数据库以二以二维表描述数据之表描述数据之间关系，一关系，一张二二维表称表称为一个关系，表中的每一行称一个关系，表中的每一行称为记录，每一列具有相同的数据，每一列具有相同的数据类型且型且称称为字段，每一个字段有一个字段名。字段，每一个字段有一个字段名。Excel在在进行行查询、排序或、排序或汇总数据等操作数据等操作时，自，自动将数据清将数据清单当当作数据作数据库，并使用数据清，并使用数据清单元素来元素来组织数据。数据。数据清数据清单与关系数据与关系数据库中的表存在着一一中的表

33、存在着一一对应关系。数据清关系。数据清单中的中的列列对应着数据着数据库表中的字段，列表中的字段，列标志志对应数据数据库表中的字段名，每一表中的字段名，每一行行对应了数据了数据库表中的一条表中的一条记录。4.5.2使用记录单编辑数据使用记录单编辑数据一、修改数据一、修改数据修改数据的方法是：修改数据的方法是：（1）单击数据清数据清单中任一中任一单元格。元格。（2）单击“数据数据”菜菜单的的“记录单”命令，打开命令，打开“记录单”对话框，框，记录单中中显示着数据清示着数据清单中的第一条中的第一条记录，对话框的右上方框的右上方显示着两个数据，示着两个数据，为1/11，表，表示示该数据清数据清单共有共

34、有11条条记录，当前位于第，当前位于第1条条记录。（3）如果不是要修改当前）如果不是要修改当前显示的示的记录，利用，利用“上一条上一条”、“下一条下一条”命令按命令按钮，将要修改的将要修改的记录显示在示在记录单中，中，这时对话框的右上方的前一个数字会随之框的右上方的前一个数字会随之变化。化。（4）在）在对话框左框左侧的的编辑框中直接修改数据，然后框中直接修改数据，然后击“关关闭”按按钮。说明：并不是数据清明：并不是数据清单中所有的数据都能通中所有的数据都能通过记录单修改，如果某一个数据修改，如果某一个数据是由公式是由公式产生的，就不能在生的，就不能在记录单中修改，若要修改，中修改，若要修改，则

35、只能在只能在单元格直接元格直接进行修改。行修改。显示的：示的：“总评优”，它没有可，它没有可编辑的文本框，它由公式的文本框，它由公式产生，不能生，不能在在记录单中修改。中修改。二、添加二、添加记录添加添加记录的方法是：的方法是：（1）单击数据清数据清单中任一中任一单元格。元格。（2）单击“数据数据”菜菜单的的“记录单”命令，打开命令，打开“记录单”对话框，（框，（3）单击“新新建建”命令按命令按钮，出，出现空白空白记录单。（4）在空白）在空白记录单的的编辑框中直接框中直接输入数据，然后入数据，然后单击“关关闭”按按钮。Excel将新添加的将新添加的记录置于数据清置于数据清单的末尾。的末尾。三、

36、三、删除除记录删除除记录的方法是：的方法是：（1）单击数据清数据清单中任一中任一单元格。元格。（2）单击“数据数据”菜菜单的的“记录单”命令，打开命令，打开“记录单”对话框，框，（3）如果不是）如果不是删除当前除当前显示的示的记录，利用，利用“上一条上一条”、“下一条下一条”命令按命令按钮，将要将要删除的除的记录显示在示在记录单中。中。（4）单击“删除除”按按钮，这时Excel会会弹出一个确出一个确认消息框，用消息框，用户单击“确定确定”按按钮将将彻底底删除除记录，不可恢复。，不可恢复。（5）在）在记录单对话框中框中单击“关关闭”按按钮。四、四、查找找记录查找找记录的方法是：的方法是：（1）单

37、击数据清数据清单中任一中任一单元格。元格。（2）单击“数据数据”菜菜单的的“记录单”命令，打开命令，打开“记录单”对话框，框，（3）单击“条件条件”命令按命令按钮，这时公式字段允公式字段允许输入数据（事入数据（事实上，它只用于上，它只用于查找，并不改找，并不改变记录中的字段中的字段值），），“删除除”按按钮变成了成了“清除清除”按按钮，“条件条件”按按钮变成了成了“记录单”按按钮。“清除清除”按按钮用于清除用于清除输入的条件入的条件。（4）用）用户在如在如图4.41右右图所示的所示的对话框中框中输入要入要查找的条件，找的条件，单击“下一条下一条”或或“上一条上一条”按按钮，则记录单中就会中就会

38、显示出符合条件的上一条或下一条示出符合条件的上一条或下一条记录。如要找学号如要找学号为20022109的学生，的学生，则应在学号中在学号中输入入“20022109”就可以了；要找就可以了；要找成成绩大于等于大于等于90分的学生，分的学生，应在成在成绩中中输入入“=90”；若要找；若要找总评为“优”的男生，的男生，则应在性在性别中中输入：入：“男男”，在，在总评中中输入：入：“优”（输入入时均不加引号，不作均不加引号，不作为条条件的字段件的字段处不要不要输入任何数据）。入任何数据）。（5）如果找到的不是用）如果找到的不是用户需要的那条需要的那条记录，可以再次，可以再次单击“下一条下一条”或或“上

39、一条上一条”按按钮，查找符合条件的上一条或下一条找符合条件的上一条或下一条记录。（6）找到后，用）找到后，用户不不仅可以可以查看信息，看信息，还可以可以进行修改数据或行修改数据或删除除记录的操作，的操作，操作完操作完毕，单击“关关闭”按按钮。4.5.3记录排序记录排序记录排序的方法是：排序的方法是：（1）单击数据清数据清单中任一中任一单元格。元格。（2）单击“数据数据”菜菜单的的“排序排序”命令命令项，这时出现出现“排序排序”对话框。框。（3）用）用户在在“排序排序”对话框中，框中，选择“有有标题行行”单选按按钮，然后，然后选择“主要关主要关键字字”和和“次要关次要关键字字”等等项目，并确定升

40、序或降序。目，并确定升序或降序。（4）如果需要）如果需要还可以可以单击“选项”按按钮，打开，打开“排序排序选项”对话框，框，从中从中选择排序方法等，排序方法等，单击“确定确定”按扭，回到按扭，回到“排序排序”对话框中。框中。（5）单击“确定确定”按按钮。如果只根据某一字段的数据排序如果只根据某一字段的数据排序记录，则还可以采用以下方法：可以采用以下方法：（1）单击该字段中任一字段中任一单元格（注意：不要元格（注意：不要选中中该字段的所有字段的所有单元格）元格）（2）若要按升序排列，）若要按升序排列，则单击“常用常用”工具工具栏中的中的“升序升序”按按钮；若要；若要按降序排列，按降序排列，则单击

41、“常用常用”工具工具栏中的中的“降序降序”按按钮，这样就完成了就完成了记录排序。排序。例例:将如左将如左图所示的数据清所示的数据清单，在，在专业相同的情况下，相同的情况下，总分从高到低排列分从高到低排列记录。操作方法是：。操作方法是：（1）单击数据清数据清单中任一中任一单元格。元格。（2）使用）使用“数据数据”菜菜单的的“排序排序”命令命令项，这时出出现如如图4.42所示的所示的“排序排序”对话框。框。（3）用）用户在在“排序排序”对话框中，框中，选择“有有标题行行”单选按按钮，然后，然后选择“主要主要关关键字字”为“专业”，“次要关次要关键字字”为“总分分”，并且，并且选中次要关中次要关键字

42、中的字中的“递减减”单选按按钮，如，如图4.43左左图所示。所示。（4）单击“确定确定”按按钮，这时数据清数据清单显示如右示如右图所示所示4.5.4 记录筛选 4.5.4记录筛选记录筛选一、建立一、建立“自自动筛选”采用采用“自自动筛选”的方法是：的方法是：（1）单击数据清数据清单中任一中任一单元格。元格。（2）单击“数据数据”菜菜单“筛选”子菜子菜单下的下的“自自动筛选”命令命令项，这时标题行上出行上出现下拉箭下拉箭头。（3）单击与条件有关的某数据列与条件有关的某数据列标题右右侧的下拉箭的下拉箭头，按，按选项选择。（4）若用）若用户还要要对另一列数另一列数值附加条件，重复步附加条件，重复步骤

43、（3）。）。例例4.14对图4.44所示的工作表，所示的工作表，显示示语文和数学均大于等于文和数学均大于等于80的数据行。操作的数据行。操作过程：程：（1）单击数据清数据清单中任一中任一单元格。元格。（2）单击“数据数据”菜菜单“筛选”子菜子菜单下的下的“自自动筛选”命令命令项。（3）单击“语文文”右右侧的下拉箭的下拉箭头，选择“自定自定义”，打开，打开“自定自定义自自动筛选方式方式”对话框，在框，在对话框左框左上方的下拉列表框中上方的下拉列表框中选择“大于或等于大于或等于”，在，在对话框右上方的下拉列表框中框右上方的下拉列表框中输入入80，单击“确定确定”按按钮，这时列出了列出了语文大于等于

44、文大于等于80的数据行。的数据行。（4）再）再单击数学右数学右侧的下拉箭的下拉箭头，选择“自定自定义”，打开如，打开如图4.45右右图所示的所示的“自定自定义自自动筛选方式方式”对话框，在框，在对话框左上方的下拉列表框中框左上方的下拉列表框中选择“大于或等于大于或等于”，在，在对话框右上方的下拉列表框中框右上方的下拉列表框中输入入80，单击“确定确定”按按钮，这时列出了列出了语文和数学均大于等于文和数学均大于等于80的数据行。即相当于在的数据行。即相当于在语文已作文已作筛选的基的基础上，再次上，再次对数学作数学作筛选。例，例，显示示语文大于等于文大于等于90或小于或小于60的数据行。操作的数据

45、行。操作过程如下：程如下：（1）单击数据清数据清单中任一中任一单元格。元格。（2）单击“数据数据”菜菜单“筛选”子菜子菜单下的下的“自自动筛选”命令命令项。（3）单击语文右文右侧的下拉箭的下拉箭头，选择“自定自定义”，打开，打开“自定自定义自自动筛选方式方式”对话框，在框，在对话框左上方的下拉列表框中框左上方的下拉列表框中选择“大于或等于大于或等于”，在，在对话框右上方的下拉列表框框右上方的下拉列表框中中输入入90，选中中“或或”单选按按钮，再在，再在对话框左下方的下拉列表框中框左下方的下拉列表框中选择“小于小于”，在，在对话框右下方的下拉列表框中框右下方的下拉列表框中输入入60，单击“确定确

46、定”按按钮。二、二、显示数据行示数据行如果用如果用户要取消所有的要取消所有的筛选，显示全部数据行，可以使用操作：示全部数据行，可以使用操作：单击“数据数据”菜菜单“筛选”子菜子菜单下的下的“全部全部显示示”命令命令项。如果用如果用户要取消在某个字段上的要取消在某个字段上的筛选，可以使用操作：，可以使用操作：单击该字段字段的的筛选箭箭头，选择“全部全部”选项。三、撤消三、撤消筛选箭箭头当用当用户不需要不需要筛选时，可以撤消，可以撤消筛选箭箭头，其方法与建立自，其方法与建立自动筛选一一样，即，即单击“数据数据”菜菜单“筛选”子菜子菜单下的下的“自自动筛选”命令命令项。4.5.5分类汇总分类汇总一、

47、建立分一、建立分类汇总分分类汇总的基本操作步的基本操作步骤如下：如下：（1）对要分要分类的字段的字段进行排序。行排序。（2）单击数据清数据清单中任一中任一单元格。元格。（3）使用）使用“数据数据”菜菜单的的“分分类汇总”命令命令项，分分类字段：是列字段：是列标题，Excel根据它的内容来分根据它的内容来分类并并汇总其他列中的数据。其他列中的数据。该列列应该是已排序的字段。是已排序的字段。汇总方式：用以方式：用以选择汇总函数。函数。Excel提供了多种提供了多种汇总方式，有求和、求平均方式，有求和、求平均值、求、求最大最大值、求最小、求最小值、求乘、求乘积和和计数等。数等。选定定汇总项：用来：用

48、来选择要要统计、汇总的字段。的字段。替替换当前分当前分类汇总：用新：用新设置的分置的分类汇总替替换数据清数据清单中原有的分中原有的分类汇总，若要，若要创建建“嵌套嵌套”式多式多级分分类汇总，则应取消取消对该复复选框的框的选择。每每组数据分数据分页：在每：在每组分分类汇总数据之后自数据之后自动插入分插入分页符。符。汇总结果果显示在数据下方：即在明示在数据下方：即在明细数据下面插入分数据下面插入分类汇总行和行和总的的汇总行行4）用）用户根据需要根据需要选择分分类字段、字段、汇总方式和方式和汇总项等等项目后，目后，单击“确定确定”按按钮。这时数数据清据清单中就中就显示出分示出分类汇总的数据。的数据。

49、二、撤消分二、撤消分类汇总撤消分撤消分类汇总的方法是：的方法是：打开打开“分分类汇总”对话框，框，单击“全部全部删除除”命令按命令按钮。4.5.6数据透视表数据透视表一、一、创建数据透建数据透视表表创建数据透建数据透视表的步表的步骤为：（1）单击数据清数据清单的某一的某一单元格。元格。（2）单击“数据数据”菜菜单中的中的“数据透数据透视表和表和图表表报告告”。（3）在打开的如）在打开的如图所示的所示的“数据透数据透视表和数据透表和数据透视图向向导”的步的步骤1中，数据源中，数据源类型型选择为“MicrosoftExcel数据清数据清单或数据或数据库”，在所需，在所需创建的建的报表表类型中型中选

50、择“数据透数据透视表表”，单击“下一步下一步”按按钮。4）出）出现如如图所示的所示的“数据透数据透视表和数据透表和数据透视图向向导”的步的步骤2，在，在该对话框中框中选择要建立数据透要建立数据透视表的原始数据区域，一般表的原始数据区域，一般Excel会自会自动把整个数据清把整个数据清单区域作区域作为数据源区域，数据源区域，单击“下一步下一步”按按钮。5）出）出现如如图所示的所示的“数据透数据透视表和数据透表和数据透视图向向导”的步的步骤3，在，在该对话框中可以确定数框中可以确定数据透据透视表表显示的位置，可以示的位置，可以设置版式。置版式。设置版式的方法是：置版式的方法是：单击“版式版式”按按