程序文件控制程序.doc

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1、GFP5-1 程序文件控制程序 版本：1第 1 页，共 10 页C:ISOGFPGFP5-1程序文件控制程序1.目的 控制质量体系程序文件的编制、审核、签发、修改、作废和实施，保证程序文件 及时有效地使用，失效文件不被误用，保密文件不失密。2.适用范围 本程序适用于公司地产口程序文件的控制。3.引用文件 无。4.定义 无。5.职责 5.1 管理者代表负责签发程序文件。 5.2 ISO9000 工作组负责人负责评审程序文件，确定文件发放范围，编定程序文件 的文件号及版本。 5.3 ISO9000 工作组质管人员负责程序文件的复印、分发，失效文件的回收和销毁， 负责保存程序文件原件。 5.4 各部

2、门负责人负责审阅本部门员工提出的程序文件修改建议。 5.5 各部门兼职资料员负责接收、保管程序文件及文件传阅单（见 GFP5-1- F5）。6.培训或任职资格 执行本程序人员不需特别资格或培训。7.程序 7.1 程序文件的起草、评审与签发 7.1.1 各部门负责人指定人员起草本部门主要负责的程序文件。 7.1.2 各部门负责人审阅本部门人员起草的程序文件，修改后提交给 ISO9000 工作 组负责人。 7.1.3 ISO9000 工作组负责人对各部门提交的程序文件进行审核和修改，如认为需 要评审，则组织相关部门人员评审。必要时，通知管理者代表参加评审。评审通过后， 交管理者代表审批签发。 7.

3、1.4 程序文件标准格式 每份程序文件正文均须遵守下列标准格式： (1)目的; (2)适用范围;GFP5-1 程序文件控制程序 版本：1第 2 页，共 10 页C:ISOGFPGFP5-1(3)引用文件; (4)定义; (5)职责； (6)资格和培训； (7)程序； (8)记录保存； (9)附件。 7.1.5 签发后的文件由 ISO9000 工作组负责人编排文件号及版本号。程序文件正文 中所出现的引用文件和附件均不注明版本号，仅在正文后的附件上编排附件的版本号， 程序文件的文件号和程序文件附件号、附件版本号样式如下：GFPXX-XX；GFPXX-XX-FXXX；其中： GFP 质量体系程序文件

4、； XX-XX 对应质量体系要素号文件序号 XX-XX-FXXX 对应质量体系要素号文件序号附件号附件版本号。 7.1.6 ISO9000 工作组负责人编排好程序文件的文件号及版本号后，确定文件发 放范围（见 GFP5-1-F2），并填写程序文件封面（见 GFP5-1-F6），然后将文 件发放范围交给 ISO9000 工作组质管人员复印、分发。 7.1.7 ISO9000 工作组质管人员在分发文件前需将每本文件的封面加盖“文件控制 专用章”，然后再根据文件发放范围分发。 7.1.8 文件接收人接收后须在程序文件分发及回收清单（见 GFP5-1-F3）上签 收，文件接收人一般由各部门兼职资料员担

5、任。 7.1.9 管理层、ISO9000 工作组以外的程序文件接收人接收到文件后，交本部门相 关员工传阅，并要求员工在文件传阅单上签字。 7.1.10 程序文件原件不盖“文件控制专用章”，程序文件正文不得擅自复印、外传。7.2 程序文件的存档 ISO9000 工作组质管人员保存程序文件原件，并填写程序文件目录及状况清单 （见 GFP5-1-F4）。 7.3 程序文件的修改 7.3.1 已颁布的程序文件实施过程中需要修改时,由各部门负责人初审本部门员工提 出的程序文件修改建议，并签署程序文件修改建议书（见 GFP5-1-F1），提交给 ISO9000 工作组负责人。 7.3.2 ISO9000

6、工作组负责人认为需要评审时，组织相关部门人员评审程序文件 修改建议书并确定修改意见，最后由 ISO9000 工作组负责人负责修改稿的定稿。定 稿后交管理者代表审批签发。 7.3.3 ISO9000 工作组负责人在程序文件封面上填写修订情况及生效日期，并在 程序文件修改建议书上填写生效日期后，交 ISO9000 工作组质管人员按第 7.1.67.1.10 分发。 7.3.4 程序文件满 5 次修订的，由 ISO9000 工作组负责人更换版本号。 7.4 失效文件的回收GFP5-1 程序文件控制程序 版本：1第 3 页，共 10 页C:ISOGFPGFP5-17.4.1 ISO9000 工作组质管

7、人员根据程序文件分发及回收清单中该失效文件的 实际发放范围，先将失效文件回收，然后才发放新版程序文件，并同时填写程序文 件分发及回收清单中有关回收栏目。 7.4.2 失效文件由 ISO9000 工作组质管人员回收后在其封面加盖“失效”印章，原 件存档。复印件保存半年后，ISO9000 工作组质管人员填写文件销毁清单（见 GFP5-1-F7）并销毁。8.记录保存 8.1 程序文件原件、文件发放范围、程序文件目录及状况清单、程序文 件分发及回收清单、文件销毁清单由 ISO9000 工作组质管人员永久保存。 8.2 所有程序文件修改建议书由 ISO9000 工作组负责人保存至文件颁布实施一年后 销毁

8、。 8.3 最新版的完整的一套程序文件复印件由 ISO9000 工作组负责人保存。 8.4 发到部门的程序文件和文件传阅单由部门兼职资料员保管。 8.5文件传阅单由兼职资料员保存一年后销毁。9.附件 9.1 GFP5-1-F1程序文件修改建议书 9.2 GFP5-1-F2文件发放范围 9.3 GFP5-1-F3程序文件分发及回收清单 9.4 GFP5-1-F4程序文件目录及状况清单 9.5 GFP5-1-F5文件传阅单 9.6GFP5-1-F6程序文件封面 9.7GFP5-1-F7文件销毁清单GFP5-1-F5.1 文 件 传 阅 单文 件 号文件名版本修改条目页数传阅人签名说明1.如属文件的

9、修改版但未换版本号，则由部门负责人在“修改条目”栏填写本次修改的条目序号。2.如属初版文件或换版文件的，修改条目填写“初版”或“换版”。3.传阅人签名时应同时注明时间。4.兼职资料员最后签名并保管此单。GFP5-1-F4.2 程序文件目录及状况清单序 号文件号文 件 名 称生 效 时 间版 本 状 态在用() 失效()印制及发 放数量发放范围记 录 时 间记录人 备 注GFP5-1-F2.1 文件发放范围序 号文件名颁布 时间董事 长总经 理管理 者代 表副总 经理副总 经理总会 计师计划 财务 部ISO90 00 工 作组总师 室工程 技术 室预决 算室工程 计划 调度 室工程 部设 计组工

10、程 部施 工组项目 开发 部建材 供应 部销售 部文化 传播 公司现场 办公 室注：“”表示发放 管理者代表： 时间：GFP5-1-F3.1 程序文件分发及回收清单序号文件号颁布时间接收部门接收人发放数量接收时间发放人回收时间回收数量回收人GFP5-1-F1.1程序文件修改建议书文件号文 件 名版 本原内容修改建议修改建议人： 日期：部门负责人： 日期：评 审 意 见ISO9000 工作组组长： 日期：管理者代表签发签发日期生效日期GFP5-1-F6.1文件编号版 本 号地地产产口口质质量量体体系系程程序序文文件件生效日期程程序序文文件件名名称称(盖控制专用章处)修改状态修 订 情 况生 效 日 期IIIIIIIVV起 草职 务日 期审 核职 务日 期签 发职 务日 期GFP5-1-F7.1 文文 件件 销销 毁毁 清清 单单数 量 序 号文 件 编 号文 件 名 称版 本 状 态失 效 时 间 页 数份 数备 注销毁人： 销毁时间：