张晓彤《管理者的高效时间管理》dkhr.pptx
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1、 张 晓 彤逝者如斯夫,不舍昼夜。逝者如斯夫,不舍昼夜。-孔子孔子管理者的高效时间管理管理者的高效时间管理 今天我们将涉及今天我们将涉及-时间管理u时间管理的发展u生命倒计时u设定个人目标u做时间纪录杜拉克时间管理模式u紧急/重要u20/80原则u令人痛恨的干扰压力管理u我们能为自己的心理解压做些什么?压力测试压力源工作压力的分类如何化解工作压力u我们能为员工的心理解压做些什么?EAP 员工心理帮助 Four Generations of Time ManagementFour Generations of Time Management时间管理的发展时间管理的发展1 Notes&Checkl
2、ists 便条及核对单2.Calendars&Appointment books 日历及记事本3.Important&Urgent 重要及紧急的4.Manage ourselves 管理自己 人生人生7070古来稀(您计划活古来稀(您计划活_岁?)岁?)让我们做一项残酷的活动:生命倒计时!We all have the same time.We all have the same time.时间面前人人平等时间面前人人平等u一天一天1,440 1,440 分钟分钟u一周一周10,08010,080分钟分钟u一年一年525,600 525,600 分钟分钟 假设一个人寿命为假设一个人寿命为727
3、2岁岁 现在是周一晚上,你要计划未来现在是周一晚上,你要计划未来5 5天的日程,这五天要做的事情有:天的日程,这五天要做的事情有:u1你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生 u2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 u3你有好几个月没有回家,也没有写信或打电话 u4下个星期二,你要参加一次业务考试 u5明晚8 点有个1 小时长的电视节目,与你的工作有密切关系 u6明晚有一场演唱会 u7你在图书馆借的书明天到期 u8外地一个朋友邀请你周末去玩,你需要整理行李 u9你要在星期五交计划书之前把它复印一份 u10明天下午2 点到4 点有一个会议 u11你欠某人200 元钱-他明天也将参加那个会议
4、 u12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 u13你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面 u14你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗 u15你想好好洗个澡 u16你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会,预计1小时 u17你身上只有5 块钱,需要取钱 u18大家明天晚上聚餐 u19你错过了星期一的例会,要在下星期一之前复印一份会议记录 u20这个星期有些材料没有整理完,要在下星期一之前整理好,约需2 小时 u21你收到一个朋友的信1 个月了,没有回信,也没有打电话给他 u22周日早上要作一次业务演讲,准备时间要15个小时,且只能用业余时间 u23你邀请父母后天晚上来你家晚餐,但家里什么吃的
5、也没有 个个 人人 目目 标标 金金 字字 塔塔人生终极目标人生终极目标长期目标长期目标短期目标短期目标每日目标每日目标中期目标中期目标1010年以上年以上5 5至至1010年年1 1至至5 5年年每天每天2至至5个目标个目标 设立你的目标设立你的目标目标要符合自己的价值观。了解你目前的状况。设定具体的目标。设定具体的目标。Specific:具 体 的 Measurable:可 衡 量的 Achievable:可 达 到 的 Realistic:现 实 的 Time-bound:有 时 间 限 制 的 时间管理理论uIts not enough to be busy,the question
6、is What you are busy doing?u光忙是不够的,关键是你在忙着干什麽?Keeps a time log Keeps a time log 做时间记录做时间记录杜拉克时间管理法杜拉克时间管理法u现代管理之父杜拉克认为,有效的管理者不是从现代管理之父杜拉克认为,有效的管理者不是从他们的任务开始,而是从他们时间开始。他们的任务开始,而是从他们时间开始。记录时间;记录时间;分析时间;分析时间;管理时间。管理时间。如何做?如何做?Complete it at the end of each hour每个小时结束时填写表格Do it 5 daysthen stop!连做5天不要停!K
7、eep it privateand be honest with yourself.不要给别人看,对自己要诚实 Analysis of the result结果分析结果分析 A task isA task is一项任务是一项任务是uIMPORTANTIMPORTANT if doing it has a high benefit and if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job.value for achieving the goals of your job.u重要重要-如果做它能
8、为达到工作目标增加很大的如果做它能为达到工作目标增加很大的好处及价值好处及价值uURGENTURGENT if failure to complete it now,or as soon as if failure to complete it now,or as soon as possible,will cancel or reduce the benefit of doing it possible,will cancel or reduce the benefit of doing it at all.at all.u紧急紧急-如果现在完不成,或不能尽快完成,将如果现在完不成,或不能尽
9、快完成,将完全抵消或减少做这件事的好处完全抵消或减少做这件事的好处 紧紧 急急不紧急不紧急重重 要要不重要不重要重重 要要紧紧 急急重重 要要不紧急不紧急不重要不重要不紧急不紧急不重要不重要紧紧 急急 轻轻 重重 缓缓 急急 矩矩 阵阵I IMMP POOR RT TA ANNC CE EURGENCYURGENCYURGENCYURGENCYA AB1B1B2B2C C 举举 例例 说说 明明紧 急不紧急重 要不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做计划,长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件,
10、邮件 某些电话 闲聊天 找东西 等人 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作计划好的会议A AB1B1C CB2B2 每一个象限的结果?每一个象限的结果?紧 急不紧急重 要不重要 短期行为重点 可能出现危机 看不到长远目标 觉得是牺牲者,失控 人际关系淡漠或崩溃 远景,长远规划 生活工作平衡 自律 控制性强 很少出现危机 完全无责任心 失去工作 事事依赖别人 事事需要指示 压力 自我爆炸 危机 救火A AB1B1B2B2C C Time Categories Time Categories 时间分类时间分类uCategory ACategory A High importance/High ur
11、gency High importance/High urgency=给它许多时间,立即就做!给它许多时间,立即就做!uCategory B1Category B1 High urgency/Low importance=High urgency/Low importance=现在就做,给少量的时间现在就做,给少量的时间紧 急重 要 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议紧 急不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 Time CategoriesTime CategoriesuCategory B2Category B2 High import
12、ance/Low urgency=High importance/Low urgency=给它很多时间,计划好你将何时做给它很多时间,计划好你将何时做uCategory CCategory C Low importance/Low urgency=Low importance/Low urgency=控制花在这些任务上的时间控制花在这些任务上的时间 当所有重要且紧急的事做完后再做当所有重要且紧急的事做完后再做不重要 忙碌琐碎的事 广告函件 某些电话 闲聊天不紧急重要不紧急 做计划,长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 u给重要的工作留大块儿的时间u直截了当处
13、理紧急事务u控制花在不重要事务上的时间,即使它们很紧急Plan Your Work,Work Your PlanPlan Your Work,Work Your Plan计划你的工作,工作你的计划计划你的工作,工作你的计划Failure to planFailure to planFailure to planFailure to plan,is the plan for failure!is the plan for failure!is the plan for failure!is the plan for failure!计划失败了,就是计划着失败!计划失败了,就是计划着失败!计划失败
14、了,就是计划着失败!计划失败了,就是计划着失败!80%80%的价值来自的价值来自20%20%的因子的因子;其余其余20%20%的价值来自的价值来自80%80%的因子。的因子。意大利经济学家兼社会学家维弗列度意大利经济学家兼社会学家维弗列度.巴莱多巴莱多(又称巴莱多定律)(又称巴莱多定律)此原则决定事情的重要程度此原则决定事情的重要程度时间管理的原则:时间管理的原则:80/2080/20原则原则 80/20 80/20 举举 例例 说说 明明u80%的结果来自投入的20%的时间u80%的价值集中在20%的项目上u80%的销售额是源自20%的顾客u80%的工作失误来自20%的管理不当u80%的看报
15、时间都花在20%的版面u80%的病假来自20%的员工 时间管理的原则:时间管理的原则:80/2080/20原则原则u将一天的工作全部列出例会审阅文件,资料与HR经理谈奖金问题准备招聘计划辅导下属(3件)与财务经理讨论费用预算问题会见客户准备工作总结向营销总监汇报工作处理应急事项(3件)接听电话并处理老总召见聊天等沟通关系 时间管理的原则:时间管理的原则:80/2080/20原则原则u工作价值分类价值价值80%80%的工作的工作价值价值20%20%的工作的工作审阅文件例会准备工作总结并汇报辅导下属撰写计划,预算费用报告部门会议处理重要及紧急事项会见客户谈奖金问题接听和打出不太重要的电话聊天等 时
16、间管理的原则:时间管理的原则:80/2080/20原则原则u时间和精力分配价值价值80%80%的工作的工作价值价值20%20%的工作的工作审阅文件30分钟例会如无必要可以取消9:00-11:00 准备预算报告辅导下属可以在下午短时间处理11:00-12:00准备工作总结如不是太重要客户让下属见留1小时处理重要及紧急事项奖金问题推迟到另外时间或请HR部门帮忙请助理帮忙过滤电话 时间管理的原则:时间管理的原则:80/2080/20原则原则u一般做法接听所有的电话会见所有的电话阅读所有的文件接受所有下属的建议出席所有的会议每天要做完所有的工作u按照80/20原则由秘书过滤及接听电话,只处理重要的只会
17、见占销售额80%的20%的客户只批阅占80%信息量的20%的文件听取20%下属80%的建议出席20%的重要会议先做完20%重要性是80%的工作救火!救火!充裕!充裕!Most hated interruptionsMost hated interruptions最令人痛恨的干扰最令人痛恨的干扰uProcrastination 拖延uDrop-in Visitors 不速之客uTelephone 电话 u某天清晨,张经理于上班途中,信誓旦旦地下定决心,一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。u他很准时地于9点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作,因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一
18、下,以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了30分钟的时间,才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于9点钟开始工作,但他丝毫不感到后悔,因为30分钟的清理工作不但已获得显而可见的成就,而且它还有利于以后工作效率的提高。u他面露得意神色随手点了一支香烟,稍作休息。此时,他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人,于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架,已经10点钟了。u他正襟危坐地准备埋头工作,就在这个时候,电话铃响了,那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怨气。u挂上电话,他去了洗手间。在回办公室途中,他闻到咖啡的香味。原来
19、另一部门的同事正在享受“上午茶”,他们邀他加入。他心里想,预算的草拟是一件颇费心思的工作,若无清醒的脑筋则难以胜任,于是他毫不犹豫地应邀加入,就在那儿言不及义地聊了一阵。u回到办公室后,他果然感到精神奕奕,满以为可以开始致力于工作了。可是,一看表,乖乖,已经10点3刻!距离11点的部门联席会议只剩下15分钟。他想:反正这么短的时间内也办不了什么事,不如干脆草拟预算的工作留待明天算了u许多人都因无法免于张经理那样的拖延恶习,以致到头来一事无成。uPoor work habits 不好的工作习惯uFeel overwhelmed 觉得被工作制服uWant to do it perfectly 追求
20、尽善尽美uTheyd rather be doing something else 他们情愿去做别的事uLast-minute“High”最后一分钟才出活Procrastinate Procrastinate 拖延拖延为什么?为什么?I am procrastinating I am procrastinating我习惯拖延我习惯拖延我习惯拖延我习惯拖延 Poor work habits 不好的工作习惯不好的工作习惯uHandle what you can as soon as it comes up马上做能做的事情uStart you day with the most difficult
21、task or the one you enjoy least从做最难的或者你最不喜欢的事情开始uSelect jobs based on time available有多少时间做多少事uConsider the consequence考虑拖延的后果uKeep the master list and daily planning做好主要核对单和日计划 Feel overwhelmed 觉得被工作制服觉得被工作制服uBreak the project down into manageable parts and list those as separate steps把项目拆分成小项目并分别完成
22、uGet the worst part of a project over with by doing it first最先做完最困难的部分uMake yourself accountable.Ask a colleague to check with you to be certain you have gotten the project underway.让你自己可信。请同事检查你的进度uKeep asking:is this the simplest way to do it?Dont make a project more complicated than it is.不断问自己:这
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