Excel2003电子表格处理软件上(基础部分)第四部分预uyn.pptx

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1、第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观 一份电子报表建立好后，就可以将它一份电子报表建立好后，就可以将它打印在报表纸上。在此之前，为了了解报打印在报表纸上。在此之前，为了了解报表内容与格式是否正确，有必要预览报表表内容与格式是否正确，有必要预览报表外观，并且根据预览的结果作些调整。下外观，并且根据预览的结果作些调整。下列操作将说明这一点：列操作将说明这一点：图图 22 选择选择“打印预览打印预览”第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观步骤一、从步骤一、从“文件文件”下拉菜单中选择下拉菜单中选择“打印预打印预览览”命令，参见图命令，参见图 22。此命令可将打印的结

2、果显示在屏幕上，预览的结果此命令可将打印的结果显示在屏幕上，预览的结果将如图将如图 23所示。所示。图图 23 预览电预览电子报表子报表第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观步骤二、参见图步骤二、参见图 24，使用，使用“缩放缩放”工具单击预览窗口，结果工具单击预览窗口，结果如图如图 25所示。所示。使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所使用它单击预览窗口后，文字就能放大至建立电子报表时所设置的尺寸，如图设置的尺寸，如图 25所示，再次单击又会还原。所示，再次单击又会还原。图图 24 24使用使用“缩放缩放”工具单击预览窗口工具单击预览窗口图图 25 放大显示文字

3、放大显示文字第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观此时，您就可以仔细看一下该电子报表的此时，您就可以仔细看一下该电子报表的版式设计版式设计情况，并且很容易的找到需要修情况，并且很容易的找到需要修改的地方。就本例而言，显然需要至少改的地方。就本例而言，显然需要至少修修改改下列下列4点：点：1.应加上表格标题。应加上表格标题。2.至少至少“年龄年龄”字段中的记录值应当居中。字段中的记录值应当居中。3.隐藏没有使用的行和列隐藏没有使用的行和列/设定打印区域。设定打印区域。4.计算工资总计列的值。计算工资总计列的值。下面的操作就将完善这些内容。下面的操作就将完善这些内容。第四部分第四部

4、分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观修改修改1：应加上表格标题。：应加上表格标题。为了加入标题，首先需要在报表前为了加入标题，首先需要在报表前插入一插入一行行，以便于书写它。，以便于书写它。图 27 插入新行后的效果第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观步骤一、单击行号步骤一、单击行号1，然后从，然后从“插入插入”下拉菜单中选择下拉菜单中选择“行行”命令命令,参见图参见图 26。第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观图图 26 选择选择“行行”命令命令第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观此后，在原此后，在原“行行1”前前将插入新的行，而原来

5、将插入新的行，而原来的的“行行1”1”将变成将变成“行行2”2”,如图如图 所示。所示。第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观（由于新（由于新行行将用于书写工资表的将用于书写工资表的标题标题，所，所以应当以应当合并合并相关区域相关区域各列各列，而，而由一个单列由一个单列取而代之，取而代之，从而让标题可以正常出现在电从而让标题可以正常出现在电子报表的开头处）步骤如下：子报表的开头处）步骤如下：步骤二、步骤二、选定选定A1:D1A1:D1区域区域，然后，然后右击右击鼠标从中选择鼠标从中选择“设置单元格格式设置单元格格式”命令命令,然然后选择后选择“对齐对齐”选项卡选项卡,勾选勾选“

6、合并单元合并单元格格”复选框复选框,最后单击最后单击“确定确定”按钮。按钮。完成这一步操作后，完成这一步操作后，“A1:D1A1:D1区域区域”中就中就只有一个单元格了只有一个单元格了第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观图图 28 打开打开“合并单元格合并单元格”对话框对话框 第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观步骤三、如图步骤三、如图 29所示所示(图图 29：在：在“行行1”中书中书写好标题写好标题“员工工资表员工工资表”)步骤四、步骤四、选定选定A1:D1A1:D1区域区域，然后，然后右击右击鼠标鼠标从中选择从中选择“设置单元格格式设置单元格格式”命令

7、命令,然后选然后选择择“对齐对齐”选项卡选项卡,并单击并单击“水平对齐水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择下拉按钮和从下拉列表中选择“居中居中”项，参见图项，参见图 32。第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观图图 32 选择选择“居中居中”项项第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观修修改改2：如如前前面面的的预预览览图图所所示示，“年年龄龄”列列中的记录值应当居中。中的记录值应当居中。第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观方法跟前面设置标题居中的方法一样，方法跟前面设置标题居中的方法一样，选

8、定选定“年龄年龄”列，右击鼠标进入快捷菜单列，右击鼠标进入快捷菜单后，选择后，选择“设置单元格格式设置单元格格式”命令。接着命令。接着选择选择“对齐对齐”选项卡，并单击选项卡，并单击“水平对齐水平对齐”下拉按钮和从下拉列表中选择下拉按钮和从下拉列表中选择“居中居中”项，参见图项，参见图 32。当然，我们也可以把区域内所有单元格的当然，我们也可以把区域内所有单元格的文字都设置为居中。如下图：文字都设置为居中。如下图：第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观图图 33让各单元格中的文字居中让各单元格中的文字居中第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观顺便说一句，拖动列顺

9、便说一句，拖动列(行行)标间的分隔标间的分隔线，可以调整各列线，可以调整各列(行行)的显示宽度。的显示宽度。思考：为什么不是整行合并成一个单元格，思考：为什么不是整行合并成一个单元格，即整行合并成一个单列？这样做对后面的即整行合并成一个单列？这样做对后面的居中操作会有何影响？居中操作会有何影响？第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观 由图可见由图可见,在这一份在这一份“员工工资表员工工资表”中，仅使用了当前工作表中的部分中，仅使用了当前工作表中的部分行和列，如何行和列，如何隐藏那些并没有使用的列和隐藏那些并没有使用的列和行行？请按下列步骤进行操作：？请按下列步骤进行操作：修改修

10、改3：清除：清除/隐藏那些并没有使用的隐藏那些并没有使用的列和行列和行第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观假如只用假如只用30行行15列，则分别进行如下操作进行行列，则分别进行如下操作进行行/列列隐隐藏藏。隐藏行隐藏行 单击行标单击行标31，再，再按住按住组合键组合键Ctrl+Shift单击单击键（向键（向下的光标控制键）；下的光标控制键）；鼠标鼠标右右击，执行快捷菜单命令击，执行快捷菜单命令“隐藏隐藏”即可。即可。隐藏列隐藏列 单击列标单击列标P（第（第16列），再按住组合键列），再按住组合键Ctrl+Shift单单击击键（向右的光标控制键）；键（向右的光标控制键）；鼠标鼠

11、标右右击，执行快捷菜单命令击，执行快捷菜单命令“隐藏隐藏”即可。即可。隐藏那些没有使用的列和行隐藏那些没有使用的列和行图图 30 选定那些没有使用的列选定那些没有使用的列图图 31 隐藏没有使用的列隐藏没有使用的列 注：思考：清除、删除行注：思考：清除、删除行/列、隐藏三列、隐藏三者的区别。者的区别。若要打印工作表中某个特定区域，可若要打印工作表中某个特定区域，可采用单击采用单击“文件文件”*“设置打印区域设置打印区域”命令，将命令，将选定的区域选定的区域设定为打印区域设定为打印区域.第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观修改修改4：计算工资计算工资“总计总计”值值中文中文Ex

12、cel 2003提供有各种用于计算的函提供有各种用于计算的函数，数，其中其中SUM将用于将用于“总计总计”，计算指定列中，计算指定列中所有数值的和。所有数值的和。“函数函数”是这个软件的开发者是这个软件的开发者预先制定的预先制定的一些特殊功能，可以直接拿来使用一些特殊功能，可以直接拿来使用。第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观步骤一、步骤一、加入加入“总计：总计：”标题标题然后然后单击在单击在“工资工资”列后的第一个空白单列后的第一个空白单元格，接着从元格，接着从“插入插入”下拉菜单中选择下拉菜单中选择“函数函数”命令，参见图命令，参见图 34。第四部分第四部分 预览和调整报

13、表外观预览和调整报表外观图图 34 选择选择“函数函数”命令命令第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观步骤三、在步骤三、在“粘贴函数粘贴函数”对话框的对话框的“函数名函数名”列表窗中选定列表窗中选定SUM函数，然函数，然后单击后单击“确定确定”按钮，参见图按钮，参见图 35。(注注:在在“函数名函数名”列表窗中选定某个函数后，它列表窗中选定某个函数后，它的的功能描述功能描述字将显示在字将显示在“函数分类函数分类”列表窗的下列表窗的下方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。方，您可以据此了解到这个所提供的各函数功能。操作时，可先从操作时，可先从“函数分类函数分类”列表窗中选定

14、某类列表窗中选定某类函数，然后从函数，然后从“函数名函数名”列表窗中选择此类函数列表窗中选择此类函数的某一个的某一个)。第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观图图 35 选定选定SUM函数函数步骤四、单击步骤四、单击SUM函数计算的结果信函数计算的结果信息框中的息框中的“确定确定”按钮，参见图按钮，参见图 36。此后，就能在工作表中看到工资的总此后，就能在工作表中看到工资的总计值了。计值了。第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观图图 36 SUM函数计算的结果信息函数计算的结果信息第四部分第四部分 预览和调整报表外观预览和调整报表外观谢谢观看/欢迎下载BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES.BY FAITH I BY FAITH