会议策划与组织.doc

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1、会议筹划与组织工程一 会议概说任务一 会议含义与要素一、 会议的含义会议是人们最常见的一种交往形式，会是指多人相聚，议是指协商事宜，会议合在一起就是人们通过一定的形式与程序、协商事宜、交流信息、沟通情感、达成共识的一种重要行为过程，使人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。会议必须具备以下三个条件：（1） 必须由两个以上的人参与（2） 必须有一定的议题与目标（3） 必须通过一定的程序到达目标二、 会议的要素会议名称、会议议题、会议主题、会议时间、会议地点、会议议程、会议人员主办者、主持人、参加者、会议形式、会议结果任务二 会议的功能与分类一、 会议的功能（一） 提供信息（二） 交流

2、经历（三） 解决问题（四） 宣传政策（五） 沟通情感二、 会议种类（一） 按会议规模分类：大型会议、中型会议、小型会议（二） 按会议阶段分类：预备会议、正式会议（三） 按会议的手段分类：常规会议、 会议、电视会议、网络会议等。任务三 会议不良现象及解决对策有印象一、 会议不良现象4. 为表功而开会5. 为推卸责任而开会6. 为防止为难而开会（一） 会议缺乏意义1. 为交际而开会2. 为惯例而开会3. 为攀比而开会（二） 会上议而不决（三） 讲话滔滔不绝（四） 态度自由散漫（五） 会议不计本钱任务四 秘书与会议一、 会务工作对秘书的要求（一） 职业道德要求1.树立正确的效劳观念 2.爱岗敬业，严

3、格自律 3.严守纪律，保守机密（二） 业务素质要求（三） 心理素质要求1. 性格开朗积极乐观，用良好心态对待会议的每一个环节与每一个参会者2. 良好的自我控制能力，能够在各种压力下迅速找到问题的解决方法3. 忍耐宽容地对待会议中的各种人与事，针对不同的人不同的要求要以一颗平与的心去理解与体谅4. 增强自我调节能力，防止复杂环境与不良情绪的干扰。工程二 会议的筹划与准备任务一 会议筹划与会议方案一、 会议筹划会议筹划是会议的总体构思，是对会议过程中各个环节所作的初步安排与打算。二、会议方案会议方案，也称为会议筹划方案，是会议筹划的具体表达，其中应完整地提出会议的根本设想与各项准备工作的情况。（一

4、） 会议方案的格式1. 标题：会议方案标题写成“XX会议方案或“XX会议筹划书。2. 正文：会议名称、任务、意义、形式、日程安排、经费、准备工作等各方面情况。3. 落款或签署：会议方案最后要写明具体的筹划部门或筹划人员并注明成文日期。三、 会议议程、日程与程序选择或简答（一） 会议议程会议议程包括：会议的议事程序与列入会议的各项议题。它是对会议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。（二） 会议日程会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看作是会议的时间表，应该具体列出每天每个时间段会议的详细内容，以控制会议的进程。会议日程包括主题活动与各项辅助活动，如聚餐、游览、参观

5、等。但凡一天以上的会议都要制定会议日程。（三） 会议程序会议程序具体规定一次会议的详细步骤，它既可以让与会代表了解会议内容与顺序，同时也是会议主持人掌控会议的依据。甘特表是20世纪初由亨利甘特开发的一种线条图，横轴表示时间，纵轴表示要安排的活动，线条表示在整个期间上方案与实际活动完成情况。甘特表的优点是简单、明了、直观，易于编制，因此到目前为止仍然是小型会议工程中常用的工具。任务二 会议机构的组成与人员选择理解分工一、 成立会议机构为了保证会议的顺利进展，会务人员要进展分工，及各负其责，又相互配合，共同完成会议的准备工作。小型会议：设立会务组，选派专人进展会议筹划、组织、安排、协调等工作。大中

6、型会议：建立完善的会议组织机构，将各项工作细分到各小组，各小组在统一指挥下，分工合作，共同承当会务工作。1.秘书组 负责会议文字工作及领导在会议期间交办的各项任务。2.材料组 负责会议材料的印刷、发放、保管、回收以及会后材料的聚集、归档工作。3.组织组 负责代表的编组、签到、代表资料审查、会议协调、会议进程的控制等。4.技术组 负责会议各种设备安装、调试、维护等工作。5.财务组 负责会议预决算工作，会议费用的筹集，会务费的收取，会议开支的支付与控制，会议账目的登记等。6.宣传组 负责会议对外联络沟通、宣传报道，以及会议的摄影、录音、录像等工作。7.后勤组 负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿

7、、交通、娱，各种生活用品的供给，各种票证的准备与制作，返程车船机票的预定工作。8.保卫组 负责会议的平安保护工作与保密工作。任务三 会议经费预算一、 经费的来源5. 上级划拨二、会议开支的工程二会场费用任务四 会议选址与布置一、 会议场所的选择二、会场布置一会场布置的一般要求会场布置要有利于突出会议主题、衬托会议气氛、调节与会者的情绪、提高会议效率。不同的会议对会场有不同的要求：政治性会议要求严肃庄重；学术性会议要求气氛与谐宽松，易于交流；单位内部会议要求紧凑、高效；涉外会议考虑既有中国特色，又符合主宾习惯、爱好与禁忌。（二） 小型会议会场布置小型会议，一般指参加者较少，规模不大的会议。它的主

8、要特征是全体与会者均安排座，不设立专用主席台。排座的三种具体形式：自由择座、面门设座、依景设座座次排定的方法：1. 环绕式茶话会最流行2. 散座式常见于室外茶话会，目的是创造出一种宽松、舒适、惬意的会议环境3. 圆桌式一是适合较少人座，放一张大型椭圆会议桌；二是与会者人数较多时，安放数张圆桌自由就坐4. 主席式正式的会议（三） 大型会议会场布置1. 主席台排座第一，主席团坐席。目前国内排定主席团位次的根本规那么有：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三十左侧高于右侧。第二，主持人坐席，按其身份上下安排，位于主席台的左侧，双方共同主持的会议采取穿插间隔排列的方法。第三，发言人坐席，一般位于主席台

9、后排，按职务上下安排。以上座位安排一般适用于国内正式的会议，而商务会议、涉外会议中那么通行以右为尊。任务五 会议文件准备一、会议通知会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。二、 会议通知的写作要点（一） 标题：发文机关+事由+文种（二） 正文：（三） 落款发文机关、日期（四） 会议回执工程三 会中组织与效劳任务一 会议接待一、制定会议接待方案一接待对象二接待方针：三接待规格四接待内容与程序五接待日程六接待部门人员职责七接待费用二、参会人员的迎接一确定迎接规格二竖立/悬挂接待标志三掌握抵达情况四热情介绍，主动握手五陪同乘车六设立接待处七接待人员

10、与会议总指挥部或相关负责人保持信息通畅三、贵宾接待特殊人员接待一安排专人接待二组织欢送队伍三安排献花四贵宾室的管理与效劳五准备新闻采访六赠送礼品任务二 会议现场效劳与管理一、 会议签到的方式（一） 簿式签到（二） 证卡签到（三） 会务工作人员代为签到（四） 座次表签到（五） 计算机签到二、 发放会议文件（一） 会前发放（二） 会中发放（三） 凭票自由领取三、 安排开幕式（一） 开幕式的形式二开幕式的时间三开幕式的地点开幕式地点的选择取决于参加开幕式的人数。中小型会议开幕式的会场较容易解决；大型会议开幕式主要考虑两个因素：一是开幕式会场的容纳量；二是如果是室外举行的开幕式，既要考虑现场秩序的维持

11、，还要考虑天气的变化，这就要求会务组制订应急预案。四 开幕式的程序人员就位、嘉宾签到、入主席台、介绍嘉宾、东道主致辞，外来代表致辞、开场四、 做好会议记录会议记录是记录原始情况与具体内容的文字材料，是会后研究工作、总结经历或编写会议纪要的重要依据，它具有原始性与客观性。（一） 会议记录的要求（二） 会议记录的根本构造1.标题 会议名称记录2.根本情况 时间、地点、主持者、出席者、缺席者、列席者、记录者3.主体 议题发言记录议题的记录要求会务人员在开会之前了解，以便会前记录。发言记录要求详细，其方式可用文字记录与配备录音记录两种，记录的内容主要包括主持人的引导语、领导的报告、参会人员的发言、会议

12、结语以及现场情况争吵、鼓掌等等。4. 记录者签字任务三 会议食宿效劳一、 会议餐饮效劳以案例为分析（一） 会议用餐地点、用餐方式的安排1. 会议用餐地点的选择1餐饮场所的大小2餐饮场所的环境3厨房4路径用餐时间、用餐方式的安排1主要的会议用餐方式 围餐式、自助式、半自助式、分餐式、餐券购餐式；2会议用餐方式的选择 早餐：会议早餐一般是自助式。午餐：安排为简单的工作餐式或自助式、半自助式比拟适宜。正式晚餐：围餐式。二每餐菜单确实定与酒水的安排1菜肴的道数与分量2花色品种多样化3具有地方特色4具有时令特征5照顾参会人员的特殊用餐要求 会议餐饮统一安排酒水时应注意时间与场合，一般早餐与午餐不提供酒类

13、，只提供饮料；晚上可为参会人员适当提供各种酒类。酒类的安排以有利于身体安康的啤酒、葡萄酒、中低度白酒为主。（三） 会议餐饮效劳的其他考前须知四会间茶歇的安排与效劳1安排茶歇的适宜时间 茶歇一般一天只需安排两次2茶歇的地点选择 主要取决于参会人员的数量3茶歇的茶点安排 一般有中式与西式两种2.会间茶歇的效劳 课本80页任务四 会议后勤保障效劳一、会议的平安保卫一制订会议平安保卫工作方案二维持会议场所秩序三保护参会人员人身平安四保护参会人员的财产平安五其他方面的平安考前须知二、会中突发事件的处理一会议平安筹划二各种会议突发事件的应对策略任务五 会议游览与联谊效劳 了解一、 会议期间的联谊与休闲效劳

14、（一） 会议宴会二安排观看节目表演三为参会者购物提供咨询与效劳四其他联谊与休闲活动工程四 会议善后工作任务一 参会人员送别选择题了解一、引导与会者平安退场一引导与会者退场大中型会议都需要会务人员引导与会者有秩序的退场。首先，会务人员应翻开会议厅的所有出口，防止离场时出现拥挤现象；其次，会务人员应该先引导主席台上或者第一排的领导离开会场；最后，为防止拥挤与混乱，会务人员一定要增强责任意识，加强对离场人员的引导工作，防止发生事故。二引导车辆驶离大型会议，会务人员要引导各类车辆平安离开会议停车场。首先，做好车辆安排工作，提前划分好停车区，如将停车场划分为大型车辆、领导专车、与会人员自带车三个区域。其

15、次，车辆分区停放，其中领导车辆专区放在容易出车的车位。最后，领导先走，其他车辆再按顺序离开。二、离会效劳工作一与与会人员清理结算账目二发放回程票，安排人员送站三了解自带车辆的往返日程、路线及车辆油耗等情况四安排好暂留与会代表的住宿及膳食等工作三、会场清理与会费结算一会场清理二会费结算1.住宿费、会场租赁费等费用的结算任务二 会议文件的收集、整理与归档一、会议文件的清退二、会议文件的收集一会议文件收集的要求1确定好会议文件的收集范围2保密文件要按会议文件资料清退目录与发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的死角。3收集工作要及时，确保工作资料在与会人员离开之前全部收齐。4收集过程

16、中注意保密。5文件收集要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进展弥补。二会议文件收集范围1会前准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。2会议期间产生的文件，包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报、重要照片、录音录像等。3会后产生的文件，包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道、论文集等。三会议文件的收集渠道三、会议文件的整理一整理会议记录二印发会议纪要概念与类型会议纪要，是记载、传达会议情况与议定事项的总结性公文。它是根据会议中产生的会议记录等会议材料提炼综合而成的。2. 会议纪要的格式与写法

17、1整理、完善会议记录 2起草、编写会议纪要3确定印发范围 4接收者确认5领导签字 6打印成文、印制分发7归档保存三发布会议消息、印发会议简报2.印发会议简报：为报道会议情况，交流会议信息，大中型会议都要编发会议简报。由报头、报核、报尾三局部组成。范文教材P108四、 会议文件汇编五、 会议文件的整理归档选择、填空（一） 确定归档范围（二） 整理归档文件（三） 按“件装订（四） 归档1. 原那么：会议文件的归档原那么是“一会一案，即一次会议形成的有价值的材料装进一个档案盒中。2. 分类方法3. 排列顺序4. 编号5. 编目编写归档文件目录6. 装盒任务三 会议精神的传达与落实一、 会议精神的传达

18、（一） 传达要求遵循准确、及时、到位的原那么二传达方式口头传达、书面传达、录音录像传达等三传达考前须知二、会议精神的落实一对会议决定事项的催办形式二会议决办事项落实情况反应了解三会议决办事项的具体实施了解任务四 会议评估与总结一、会务工作评估了解一会议评估的意义二会议评估的参与者了解所有参加会议的人会议代表、陪同人员、参展商三会议评估的内容了解1.会前效果评估 2. 会中效果评估 3. 会后效果评估四会议评估的方法调查问卷：是最常用的会议评估的有效方法。问卷设计者把要评估的各方面问题列举出来，每个问题后面给出几个评价性的术语，评估者只要从中选择一个或几个，最后在写上几句意见或评语就可以了，面谈

19、、 调查、现场观察、述职报告（五） 会议评估时机（六） 会议评估表的设计二、会务工作总结工程五 会议礼仪任务一 会议根本礼仪标准了解任务二 接待人员形象设计一、 会议接待人员形象设计的根本要素（一） 仪容整洁（二） 仪态大方（三） 着装得体二、 会议接待人员的仪装设计技巧（一） 服装搭配与谐1. 款式、色彩及搭配的与谐美。2. 服装与自身条件的与谐美。（二） 遵循国际法那么TPO原那么是国际上公认的穿衣法那么。T：时间原那么要求着装考虑时间因素，做到随“时更换；P：就是指所在地点、位置不同，着装应有所区别；O：就是服装打扮要求考虑此行的目的。（三） 男士着装的选择：衬衫、上衣、领带、长裤、配套

20、的鞋袜。（四） 女士着装的选择：考虑体型特征、考虑肤色肤质、整体搭配协调。（五） 配饰选择得体（六） 杜绝不宜着装工程六 会展筹划与组织任务一 认识会展一、 会展的含义狭义的会展：展览会与会议广义的会展：是会议、展览会与节事活动的统称二、 会展的类型四按展览时间分1. 定期2. 不定期五按展览场地分1. 室内馆2. 室外馆3. 巡回展：在几个地方轮流举办的展览会（一） 按展览内容分1. 综合展览2. 专业展览（二） 按展览性质分1. 贸易展览2. 消费展览（三） 按展览规模分1. 国际展览会2. 全国展览会3. 地方展览会任务二 办展方的主要工作二、会展工程可行性分析1. 市场环境分析2. 会展工程生命力分析3. 会展执行方案分析4. 会展工程财务分析5. 风险预测6. 提出存在的问题与改良措施三、 会展的营销工作：了解向参展商招展、向观众招商任务三 参展方的主要工作一、 对参展的初步准备（一） 确定参展的主要目标（二） 选择适宜的展览会1. 多渠道收集展会信息2. 全面分析展会信息（三） 参展具体筹备工作1. 索要参展资料2. 确定展位3. 费用预算（四） 订立合同第 19 页