ERP固定资产业务实践一.doc

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1、ERP资产业务处理第I篇闲来无事,开始整理一下SAP的资产处理业务,前些时候手机卡居然坏了,换了个号,结果被小贩忽悠了一把,上周冲了100元,一个长途没打,接了几个电话,钱没了, 前天一口气冲了200元,接了几个电话, 今天就没了,初步计算, 接电话平均3元一分钟,这卡给该死的小贩忽悠了,不知给我开了什么服务?TNND,难怪每天接到一大堆乱七八糟的广告, 就说昨天吧,突然接到一个灭蟑螂的手机广告,上写:灭蟑螂技术世界领先,蟑螂不死,我死! 我气坏了,吹牛吹的也太有才了,于是回复信息: 还是你死比较合适!企业生产经营所需固定资产通常有两种来源：外购和自建。外购固定资产如需要安装则需通过在建工程来

2、核算,处于管理目的，无论安装与否，有的企业则要求外购固定资产都必须走在建工程；自建固定资产指企业自己制造生产经营所需的生产装置、机器设备或建筑物等，均需经过在建工程核算，完工后再转入固定资产，在石油、通信、交通等行业工程建设量通常较大，这些行业的大规模投资工程建设过程中除了企业自己的工程小组，也有大量的外部建设承包商参与，下面说说外购固定资产在SAP中的业务实现,可以分以下几种情况:(1).固定资产获取,无采购订单(Tcode:F-90/F-02)(2).固定资产获取,带采购订单(Tcode:ME21N-MIGO-MIRO)(3).预付工程款(4).工程物资采购 For detailed，Pl

3、s reference to attached doc. /images/blogs/固定资产业务实践一.doc关键词：资产组织结构|折旧表|折旧范围|折旧方法|折旧码 R/3 系统提供了可塑性很强的可应用于不同国家的业务功能，能满足一些主要的工业化国家在多语种多币种兼容多会计准则,R/3可以非常方便满足跨国集团在不同国家或地区在税收政策、 报表和支付方式方面的特殊需求，当国内依旧停留在讨论管理软件是走通用型还是行业化道路时,R/3早兼收并蓄了各个行业各种客户需求,R/3的设计思路有两个大的基本原则:一是通过高度灵活的可配置实现各种业务需求,二是R/3立足于最佳业务实践,将各种先进管理思想和最

4、佳业务处理方案纳入软件系统。R/3资产(FI-AM)模块可以满足不同国家对资产折旧计算和税务处理差别, AM模块包括了资产主数据(资产卡片)管理,强大的资产日常业务处理包括资产的购置、减少、转移、销售、报废、折旧和在建工程结算等的处理,并且与其它模块高度集成:a. 与MM模块集成通过采购定单可进行资产的外部购置业务处理。b. 与库存管理模块集成可实现资产内部领用的业务处理。c. 与内部统计定单或项目管理(PS)可实现资产的预算控制和结算。d. 和FI集成包括折旧等各种业务自动过帐到财务模块等等。R/3几乎每个模块都有自己的组织结构，各模块的组织结构紧密集成，在前面讨论过，这种可配置的灵活组织结

5、构可以轻松应对企业的业务重组(BPR),图2是一个参考的资产模块组织结构示例(1).一个超大集团下不同国家的分子公司可以根据当地会计准则，税务规定或其它管理目的设置不同的资产折旧表（一个集团下可以统一设置一个会计科目表,也可分别设置多个会计科目表,其中优劣此处不讨论,实际上R/3有多个会计科目表的概念,比如记帐/运营科目表,集团科目表,合并科目表和国家指定会计科目表）。(2).一个折旧表可以包括最少1个本位币帐面折旧范围或多个折旧范围,典型的折旧范围有:帐面折旧(本位币)|帐面折旧（集团货币）|税务折旧|差异折旧|成本分析折旧等。 每个折旧范围最少需要包括一个将资产折旧费用过帐到财务模块的帐面

6、折旧范围，除此之外，系统还允许建立其它目的的折旧范围，这些折旧范围可以过帐到财务或仅做核算 分析目的并不过帐到财务模块，一般下面几个折旧范围可能经常被使用： 帐面折旧（集团货币）：举例说明，按照美国会计准则，资产购置折旧等业务都应该使用历史汇率，假设国内有某家美资公司，集团货币为USD,其中某台从美国进口的机器设备价值为100万USD,入帐时汇率8.7合870万RMB,使用寿命10年，则每期折旧额集团货币USD为100万/10/12,RMB为870/10/12,而不是每期使用870/10/12/即期汇率计算出USD,使用该折旧范围必须同时启用集团货币做平行货币。*R/3提供了强大的货币处理能里

7、，允许最多启动3个平行本位币,在讨论ERP货币时作过详细阐述，如果使用了3个本位币,则必须设置3个折旧范围对应，以便3个平行本位币分别将相关数据写入3个折旧范围。(3). 税务折旧和差异折旧: 由于固定资产会计处理和税法不同,需要对差异进行纳税调整,此时可以定义1个税务折旧做分析用,甚至定义1个可以按需求定期过帐差异折旧(过帐金额为帐面折旧额和税务折旧额之差)。 同样的道理，假设国内某美资公司，其报表需要同时满足US GAAP和中国会计准则，比如说按US GAAP，2000USD下的东西不能做资产管理只能当作存货处理，此时可以在AM中定义一个和折旧同样过帐的US GAAP Adj.调整折旧范围

8、,其过帐金额为帐面折旧(本位币RMB) 帐面折旧（集团货币USD）。(4).需要过帐的折旧范围都需要定义相应科目(Tcode:AO90),总帐科目的自动确定通过资产分类的科目确定码,实际过帐的折旧范围和相应的资产业务类型(实际上应该是系统预定的资产分配组)来实现。AM的可核算范围包括: a.固定资产b. 在建工程c. 递延资产d. 无形资产e. 低值易耗品f.长期待摊费用ERP在建工程/固定资产核算一.固定资产取得企业生产经营所需固定资产通常有两种来源：外购和自建。外购固定资产如需要安装则需通过在建工程来核算,处于管理目的，无论安装与否，有的企业则要求外购固定资产都必须走在建工程；自建固定资产

9、指企业自己制造生产经营所需的生产装置、机器设备或建筑物等，均需经过在建工程核算，完工后再转入固定资产，在石油、通信、交通等行业工程建设量通常较大，这些行业的大规模投资工程建设过程中除了企业自己的工程小组，也有大量的外部建设承包商参与，下面说说外购固定资产在SAP中的业务实现,可以分以下几种情况:(1).固定资产获取,无采购订单(Tcode:F-90/F-02)无采购单的固定资产分带供应商(即对应应付帐款)和不带供应商(直接付款)两种,可以使用F-90或F-02,资产业务类型100(以下都使用标准资产业务类型,在实际项目中,注意规范集团的资产业务类型)。如果直接付款,则分录如下图：Dr：固定资产

10、/在建工程 (记帐码70,资产业务类型100) Cr:银行存款 (记帐码50)如果需要记录固定资产的供应商，则使用记帐码31，分录如下图：Dr：固定资产/在建工程 (记帐码70,资产业务类型100) Cr:应付帐款-供应商58600050 (记帐码31)此时检查资产主数据（Tcode：AS03），可以发现供应商被写入资产主数据,如下图:此时,产生应付未清项,再用银行存款去清帐。资产的零星的购置/盘盈(Tcode:ABZON|F-02)上图是ABZON的截图.1.选择新资产可以同时建立新资产数据。2.在业务数据中输入相应购置日期和金额3.在“附加明细科目”中，可以选择冲销科目，默认的冲销科目是使

11、用“购置科目分配”中的“对应科目: 购置价值记帐”，通常人们喜欢将此科目配置“固定资产清理“科目，如在此输入银行科目，则分录如下： Dr：固定资产 （记帐码 70） Cr：银行存款（记帐码50，即零星购置业务，默认“固定资产清理“4.可以选择购置类的资产业务类型，如果不选择，则使用默认值100，如果选择服务类型 101，实际上是冲减资产原值。5.可以同时输入多个资产号，假设企业有多个小资产盘盈，可以集中处理，冲销科目手工填入待处理财产损溢-资产盘盈即可（资产盘亏则可使用对应Tcode：ABAVN）。实际上ABZON的业务也可使用F-02处理，如果你熟悉记帐码的话。(2).固定资产获取,带采购订

12、单(Tcode:ME21N-MIGO-MIRO)多数企业对付款管理相对严格,对现金流不足的企业尤其重要,固定资产采购通常由相关部门请购获准后才能购买,有的外企则要求凡是付款必走采购单,比如办公文具采购,ERP系统提供了费用采购单(直接走办公费,收货直接对应相关成本中心)或正常采购(办公文具需入库管理,各部门实际领用时再成本中心发料)两种方式,ERP也提供了资产采购订单处理方案, 固定资产的采购订单可使用采购订单的审批功能，显然在企业流程控制上效果明显。步骤如下:I.建立资产采购订单(Tcode:ME21N)如上图，“科目分配类别-Account Assignment”选择A,输入短文本,在采购

13、行项目自动带出”帐户分配”屏幕,输入采购的固定资产编号，现在转到“交货”屏幕，系统默认是固定资产收货时不产生会计凭证，在发票校验时才有会计凭证产生，这个控制标志有该屏的“未估价的收货”标志控制，默认未选择，则MIGO收货不产生凭证，你可以视企业实际情况更改，比如，某些需要安装的生产装置的购置，设备供应商会分数次运输部件，然后开一次发票，如果资产收货不产生会计凭证而是在最后发票到来时才确定固定资产价值，则会形成帐外资产，可以考虑让资产收货时产生以下凭证：Dr：在建工程 (记帐码70,资产业务类型120-收货) Cr:GR/IR ( 记帐码96 )如果发票跨月才来，收货时即计入在建工程则可避免产生

14、帐外资产，当最后一张发票校验后再将在建工程转到相应资产即可。* 可以通过修改配置,IMG路径物料管理-采购-帐户分配-范围户帐户分配类别(SE16:V_T163K)将科目分配类别A对应的”未估价的发货”标志自动选上去掉,这样在开资产采购单时默认为估价收货。II.固定资产收货(MIGO)和发票校验(MIRO)资产收货可以产生凭证或等发票校验才产生凭证.(a).如果资产采购订单选择了”未估价的收货”标志,则MIGO不产生会计凭证,MIRO发票校验产生的凭证如下:Dr:在建工程(记帐码70,资产业务类型100-外部资产购置) Cr: 应付帐款-供应商58600050 (记帐码31)(b).如资产采购

15、单未选择”未估价的收货”标志,则MIGO分录如下:Dr：在建工程 (记帐码70,资产业务类型120-收货) Cr:GR/IR ( 记帐码96 )MIRO分录: Dr:GR/IR ( 记帐码86 ) Cr: 应付帐款-供应商58600050 (记帐码31)和一般的材料采购一样使用到GR/IR中间科目。(3).预付工程款会计书本上说,“在无论支付、预付还是补付工程价款时,会计账务处理都为:借:在建工程 贷：银行存款”以上分录没有体现出在建工程预付过程,在实务中,当企业工程建设量巨大时,一个供应商可能涉及企业的多个在建工程,即使同一个在建工程也可能涉及多家不同承包商,企业通常需要根据建设合同针对不同

16、的在建工程项目预先支付给承包商一定款项,也就是说要管理区分出不同在建工程预付给不同供应商的预付工程款。 有一个真实案例,某一工厂新建一产品线需要从国外购买一套设备,结果因未预付款给设备供应商,数月后”万事俱备,只欠设备”才发现,结果造成重大损失。现在举一个针对到在建工程采购订单预付工程款的ERP处理流程,在此前需完善以下几个操作:(a).修改字段状态组(Tcode:OB14)修改字段状态组(比如G068),注意3个字段选择组,将相关字段放开，如上图。1.”物料管理”中的”采购订单”字段。2.”资产会计核算”中的”资产号码/子号码”放开。3.“金融资产管理“选择组的”金融资产管理“字段放开，将出

17、现”合同”字段。在建立预付工程款科目时选择此字段状态组。”金融资产管理“字段放开，将出现”合同”字段(b).设置特殊总帐标志(Tcode:OBYR)设置一特殊总帐标志7对应预付工程款。(c).AO90设置资产对应科目。包括一对科目:”购置:预付定金”科目,同样是在建工程科目,另一科目为”对应科目:购置定金”,为预付工程款-中间清帐科目,注意它只能是可直接帐的一般总帐科目，如下图12。(d).预付工程款记帐(Tcode:F-02)输入记帐码29,选择预付工程款的特殊总帐标志7,如上图,科目1133050000预付工程款带出,输入资产采购订单/行项目(注意采购的资产类别只能是在建工程,否则系统会提

18、示消息号 AA834，输入的事务类型属于事务类型组15仅允许在建工程的资产类别),系统自动带出相应的在建工程,如此,可以将预付工程款对应带采购单,如果你觉得还不满意,在字段状态组设置时由于将”金融资产管理“字段放开，此时将出现”合同”字段,你可以输入在建工程的相关合同号,可能一个在建合同会开多个设备采购合同或外包费用合同，对了，你还可在在建工程AZGZ001主数据设置投资预算订单控制在建工程的预算，同时也作为一个辅助核算信息，有了这些详细辅助核算信息，一般已经能满足各种BT需求了，保存后的会计凭证如下图：Dr:预付工程款 (记帐码 29/7 合同号采购单号资产预算订单号等信息) Cr:银行存款

19、 (记帐码 50)Dr:在建工程 (记帐码 70) Cr: 预付工程款-中间清帐(记帐码 50,注意此出为一般总帐科目)上面的四笔分录第一笔在AP模块体现出预付款,第三笔则体现出在建工程,如果没有后面两笔,则期末编制资产负债表时，可能需要将预付工程款调整到固定资产类中,单独设置预付工程款项填列,以准确反映工程支出情况,ERP的这种实现方式避免了这种手工调整，因为第一笔是统驭在AP模块,二第4笔在总帐,实际上两者相互抵消,类似实时就将预付工程款调整到了在建工程,到此,你就会理解Ao90设置的那一对专门为在建工程设置的科目。(e).预付应付清帐(Tcode:F-44)F-44选择特殊总帐标准7(预

20、付工程款)和标准未清项(比如MIRO的应付帐款),处于控制目的,企业要求两者必须对应清帐,你可以设置一清帐格式(Tcode：O7Z4S）将采购订单,合同号,业务范围和利润中心等重要字段拉出,如下图,为一个实际清帐的画面:可以看到凭证编号100000310合同号，采购订单号等信息，假设需要根据采购订单对清应付，曾讨论过为什么应付帐款没有带出采购订单的原因，如果企业确实是根据采购单进行发票校验不涉及多采购单才进行一次汇总发票校验（此时应付帐款对应到多采购单，应付帐款未清行项目不方便写入采购单号，此出就不讨论了），可考虑使用增强方式让应付帐款自动带上采购订单，如此根据采购订单清帐就可，这对一些企业非常有现实操作意义。(4).工程物资采购To be continued第 13 页