3R3系统物料主数据输入维护标准操作程序.doc

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1、R/3系统物料主数据输入维护的说明和规定一、主数据的定义物料主数据就是在R/3物资管理系统中，对物料进行说明、描述的一组信息数据，它由物料编码及其描述、物料类型、补充参数、估价类、价格、仓储地点等信息组成，通过系统专门的程序进行维护和修改，与系统的计划、采购、合同、验收、仓储、发料、成本、付款等所有物流环节关联。物料的主数据按照物料种类主要分三种：ERSA类（备件类）、FHMI类（工具类）和HIBE类（材料类）。二、主数据的作用物料主数据是R/3系统最基本的数据,是计划、采购、库存控制、仓储管理的基础，是物流管理中将物资流、资金流、信息流衔接在一起的纽带。主数据的规范性、准确性、完整性和唯一性

2、是衡量物资供应管理水平的标尺。长期以来，在对R/3系统物料主数据的维护修改没有统一的程序，致使在维护过程中存在较多容易被忽略的问题，频繁造成以下后果的发生：1、物料主数据的条目维护不全，导致后期无法维护货位、或无法设置参数、或无法转成订单、或财务部门无法进行会计科目的处理等等；2、“估价分类”维护错误，导致无法输入验收报告、或财务在付款时发票校验无法通过；3、“采购类型”维护错误，导致生成计划订单，使正常自动补充不能产生；4、在“附加”栏没有同时维护两种语言（ZH、EN），导致采购部门无法将申请单转为订单。5、“采购订单文本”维护错误，导致国际采购订单合同显示的物料说明为中文、或国内采购订单合

3、同显示的物料说明为英文；6、仓储地点维护不准确或同一物料在同一工厂下的不同仓储地点重复维护，导致货位重复或有可能使系统对库存额的统计重复。7、主数据维护重复（同一备件多个物料号码），导致重复订货，造成库存积压、货位的重复和浪费。三、主数据的系统输入维护主数据的维护输入使用交易代码MM01，主数据的修改使用交易代码MM02，主数据的删除使用交易代码MM06操作。1、主数据的信息条目一个维护完整的物料主数据必须具备以下条目、缺一不可： ERSA类（备件类）必须有以下17个条目： 中文 对应英文基本数据1 basic data1基本数据2 basic data1采 购 purchasing 对外贸易

4、进口 foreign trade import 采购订单文本 purchase order textMRP1 MRP1MRP2 MRP2MRP3 MRP3MRP4 MRP4存储1 storage存储2 storage仓库管理1 warehouse mgmt仓库管理2 warehouse mgmt会计1 accounting1会计2 accounting2工厂库存 plant stock存储地库存 stor. Location stock FHMI类（工具类）必须有以下18个条目： 中文 对应英文基本数据1 basic data1基本数据2 basic data1采购 purchasing 对外

5、贸易进口 foreign trade import 采购订单文本 purchase order text MRP1 MRP1MRP2 MRP2MRP3 MRP3MRP4 MRP4生产资源/工具 prod.resources/tools存储1 storage存储2 storage仓库管理1 warehouse mgmt仓库管理2 warehouse mgmt会计1 accounting1会计2 accounting2工厂库存 plant stock存储地库存 stor. Location stock HIBE类（材料类）必须有以下18个条目： 中文 对应英文基本数据1 basic data1基本

6、数据2 basic data1采购 purchasing 对外贸易进口 foreign trade import 采购订单文本 purchase order textMRP1 MRP1MRP2 MRP2MRP3 MRP3MRP4 MRP4存储1 storage存储2 storage仓库管理1 warehouse mgmt仓库管理2 warehouse mgmt质量管理 quality management会计1 accounting1会计2 accounting2工厂库存 plant stock存储地库存 stor. Location stock 2、主数据创建时“组织级别”的维护：“组织级别

7、”在主数据的“一般创建”“组织级别”条目里，共包括“工厂号”、“仓储地点代码”、“评估类型”、“仓库号” 、“仓储类型”和 “MRP参数文件”6项内容。“工厂号”和“仓储地点代码”的维护： “工厂号”和“仓储地点代码”是为物资到货后设置货位和存放之用。R/3系统里，“工厂号”只有两个：A001，指“山西安家岭露天煤炭有限公司”，A002，指“山西中煤平朔安太堡有限责任公司”，安太堡的主数据“工厂号”输为“A002”，安家岭区域的主数据“工厂号”输为“A001”；“工厂”级别下根据验收和仓储地点的不同分别设有不同的“仓储地点代码”，常用的有：安太堡区域共有4个：A001主仓库，A002选煤库，

8、A003油库，A004硝铵库；安家岭区域： A001中央仓库，A002油脂化工库，A003火工品库，A004介质库。由于不同的“工厂”和“仓储地点代码”针对同一个主数据都能重复输入维护，而且同时维护关联后无法修改，所以要求在维护主数据的“工厂”及“仓储地点”时必须一次选准，相同的主数据可以对应两个“工厂”，但在每个“工厂”下必须只在一个“仓储地点代码”维护，不可在多个“仓储地点代码”中重复维护。我公司物资的对应仓储地点如下：安太堡区域（工厂A002）：备件和普通通用物资：A001（中央仓库）；选煤物资备件：A002（选煤库）；燃油、润滑油、传动液等：A003（油脂化工库）；硝氨：A004（硝氨

9、库）。安家岭区域（工厂A001）；备件和普通通用物资：A001（中央仓库）；润滑油、传动液、絮凝剂等化工品：A002（油脂化工库）；硝氨、炸药、雷管、导爆索等火工品：A003（火工品库）；磁铁粉：A004（介质库）。“评估类型、仓库号、仓储类型、MRP参数文件”的维护：A、ERSA物料类型的主数据：评估类型：新件维护成“NEW”；旧件维护成“OLD”；修复件维护成“REPAIRED”；仓库号：安太堡区域（工厂A002）下共2个A02：代表安太堡库区和油库；A03：代表选煤库。 安家岭区域（工厂A001）下共2个A01：代表安家岭库区；J02：代表井工库。仓储类型：R/3系统全部为001。MRP

10、参数文件：不维护。B、FHMI和HIBE物料类型的主数据：评估类型：不维护（空开）；仓库号、仓储类型：同上；MRP参数文件：不维护。 3、“基本数据”里的“单位”和“物料组”的维护：“单位”：对物料的计量单位在维护前必须认真审核，确定究竟是“个”、“桶”、“米”、“公斤”、“吨”、“升”、“套”、“付”等等。由于物料一旦形成采购申请单、或订单、或形成库存，其计量单位将不可修改，所以对计量单位必须一次性正确输入。“物料组”：物料组有三种OEM物料组、国产化物料组和寄售物料组。在首次维护主数据时，只能输入OEM物料组和国产化物料组。国产化物料组以“G”开头，寄售物料组以“J”开头，其余为OEM物料

11、组。OEM物料组是为厂家备件手册提供的备件号码以及自编号（按编码规则的合理编号）设置的物料组，国产化物料组是为国产化试制开发并有合格报告的物料编码而设置的物料组，寄售物料组是根据物料的有效寄售合同而设置的物料组。不允许在首次创建主数据时维护寄售物料组，寄售物料组的修改设置由负责寄售业务的专人根据寄售协议的生效和失效日期适时进行改动；无国产化试制协议和合格报告的物料不允许设置国产化物料组。4、“采购”条目里“采购组”的维护 “采购组”：进口件P16（国际采购经理）； 国内采购件P02（国内采购经理）； 国产化件P03（国产化外委部经理）。5、主数据“会计1”条目中的“估价分类S”和“估价类”的维

12、护： 物料类型为“ FHMI”（工具）和“HIBE”（材料）的主数据此项空开不维护，物料类型为“ERSA”（备件）的必须维护为“S”。“S”表示新旧程度，“材料”和“工具”属于一次性消耗品，无新旧件的区分，不需维护S；“备件”分新件、旧件和修复件，故存在新旧程度的区分，必须维护S，否则就导致财务无法付款。今后凡是发现不符合该要求的主数据，请相关计划人员或输入人员提出。 用户在提出主数据维护创建申请时，必须在申请表中填写“估价类”号码。“估价类”的维护一般需要二次操作，通过重新“创建一般的”进行输入。6、语言的维护：在“附加”栏里必须同时维护语言“ZH”（中文）和“EN”（英文）。要求使用单位提

13、出的主数据维护申请表中：进口件（国际采购件）必须同时有中英文说明，国产化备件（经过国产化开发试制成功的备件）和国内采购件（国内可买到的通用件，如五金产品等，基本为自编号的备件）必须有中文说明。正确的维护应该是：进口件“EN”栏维护为英文说明，“ZH”栏为中文说明；国产化和国内采购件“EN”和“ZH”栏都维护成中文说明。 7、“采购订单文本”的维护： 在“采购订单文本”（purchase order text）条目中，必须维护文本说明。其中，“长文本”即“备件说明”，要求对进口件必须维护成英文说明，“语言代码”维护为“EN”（英文）；对国产化备件和国内采购件必须维护成中文说明，“语言代码”维护为

14、“ZH”（中文）。该说明将通过物料号码自动带入采购申请单、订单和采购合同相应的备件说明行里，以便于在采购询价、订单合同的签定执行时为国内、外供应商在语言文字上提供方便。8、主数据“MRP1”条目中自动补充参数的维护：首次创建的主数据除用户注明并经用户计划经理签字确认为“常用消耗件”的之外，其余不允许直接设置自动补充参数订货；自动补充参数正常的设置调整必须通过填写参数设置调整表、并经过供应公司计划部审核、分管副经理批准后由专门的输入人员进行系统设置调整。“采购组”：同第4条；“MRP组”：首次输入时不维护；后期如发生寄售的，由专人修改为“ZG3”；“MRP类型”： V1；“MRP控制者”：根据物

15、料组对应的设备类型必须从“C1C7”中选择其一；“批量”：普通参数选“HB”；批量参数选“EX”；“重订货点”：根据申请的数量输入；“最大库存水平”：根据申请数量输入；“最小批量大小”：普通参数不输入；批量参数根据申请数量输入；“最大批量大小”：不输入。 9、主数据“MRP2”条目中的“采购类型”、“收货处理时间”、“计划交货时间”和“安全库存”的维护： “采购类型”：所有物料号码的采购类型全部维护为“F”，不得空开或维护成其它。该项目共有“F、E、X”三个选项，“F”表示外部采购或不采购，“E”表示内部自生产，“X”表示前两者都有。由于我公司的物资采购都是从外部购买，所以必须维护成“F”，否

16、则就会形成“计划订单”（为自生产备件提出的采购申请单）数量，从而使MRP自动补充无法产生，导致缺货。今后凡是发现不符合该要求的主数据，请相关计划人员、输入人员发现后提出。 “收货处理时间”：所有物料都设成7天（验收时间规定不超一周）； “计划交货时间”：国际采购件统一设置为180天（国际采购周期平均为6个月）； 国产化和国内采购件统一设置为90天（国内采购周期平均为3个月）； “安全库存”：根据目前实际情况暂时全部设置成0。 10、“仓库管理2”条目中“仓位”的维护 在物资验收入库并确定了具体仓位后，从主数据修改菜单进入“仓库管理2”条目中，对“仓位”栏进行输入或修改，该权限由相关库区人员操作

17、，其他任何部门及人员不得操作。 11、对错误主数据的删除对于输入维护错误无法进行修改（如物料编码输错）的主数据，可使用“删除标记”功能来处理。凡标记删除的物料仍在系统存在，但不能进行采购单的输入、验收、付款结算等系统操作。物料主数据是凌驾于“工厂”之上的一组高级数据（即安太堡和安家岭公司可使用相同主数据，其大部分条目可在R/3系统内部互相关联），所以主数据的删除要求更加谨慎，同样必须填写相关删除申请表，经用户单位和供应公司计划部门相关领导确认并特别批准后进行删除。进行删除标记操作时必须将“物料”、“工厂”、“仓储地”、“评估类”、“仓库号”和“仓储类”6项全部输入，然后进入删除菜单根据不同的需

18、要进行选择性删除。 对于安太堡（工厂A002下）和安家岭（工厂A001）都使用的相同主数据，如果在其中一个工厂发生错误需要删除，而另一个工厂仍然需要保留的，可只选择该工厂下的“工厂”、“仓储地”、“评估类”、“仓库号”和“仓储类”，而不选择“物料”，然后执行删除标记即可。 对于安太堡（工厂A002下）或安家岭（工厂A001）不同的主数据，若发生错误需要删除的，将该工厂下的“物料”、“工厂”、“仓储地”、“评估类”、“仓库号”和“仓储类”6项全部选择进行删除即可。主数据创建结束后，应按照上述要求进行检验。一个主数据的维护成功没有规定的创建操作次数，但一次是绝对不能完全创建成功的。无论需要多少次创建操作，最终完全达到上述要求才算合格和完成。对输入错误、或创建修改后不符合以上要求的主数据，并造成严重后果的，将按照有关规定严肃追究相关输入人员的责任。第 8 页