第七章账务处理子系统删节.doc

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1、第七章 账务处理子系统功能模块及程序设计第一节 凭证输入功能模块及程序设计 凭证输入是账务处理子系统中最重要的模块之一。其设计质量的优劣直接关系整个电算会计系统开发的成败。确保每一凭证无误地输入，不仅是账务处理中的数据处理与数据输出的要求，也是各核算子系统的基本要求。 根据什么样的凭证进行机上输入，是按事先填制的记账凭证，还是根据原始凭证在机上直接编制机内记账凭证，目前尚有不同看法。尽管后者可因不必手工填制凭证而缩短凭证输入的时间，但从方便审核、提高机器的使用效率、减少出错、严格人员间的牵制等方面考虑，采用先由手工填制记账凭证，而后再据以输入机内的做法则较为合适。正因为如此，现阶段大部分企业单

2、位都采用这一做法。本书也正是基于这一思路设计凭证输入模块的。一、凭证输入的基本要求 设置一个与手工填制的记账凭证一样的格式，使输人员在输入凭证时有将手工填制的记账凭证投影于屏幕的感觉，这种使会计人员片刻即可适应的输入画面，很大程度上减少了用户对计算机系统的陌生感、疲劳感与输入的出错率，同时，又提高了数据输入的效率，这是凭证输入的直观性要求。 每一张记账凭证包括日期、凭证编号、摘要、借贷方科目编码、借贷方金额等基本数据。如果输入的是复合分录，这些基本数据便要多次输入，企业单位的凭证有成百上千张，因此，尽量减少众多的数据项的击键次数，便可提高输入效率，降低差错率。为此可采取：一次定义整批凭证的日期

3、、由机器对凭证编号自动加计输入、使用代码符号输入摘要项的汉字数据、使用科目编码或助记符等替代科目汉字名称等等，都是模块设计时必须详加探讨的。 作为会计信息系统数据的主要来源的记账凭证，确保每一笔凭证无误的输入至关重要。首先对每一输入的数据项，必须尽可能设计相应的侦错程序以便及时提示用户修改。其次对输入后的一批凭证，采用有效的审核检错方法，尽最大可能保证登账之前输入机内的凭证的正确无误，避免登账后的凭证更正。提高凭证的输入速度，是凭证输入的基本要求。但在凭证输入过程中，质量应放在第一位，保证每一凭证准确无误的输入。如果输入的质量得不到保证，即使输入的速度再快也只能是事倍功半。同是一笔错误的凭证，

4、在审核之际发现之后当即修改，比起待登账后才发现并进行同样的修改，所花费的时间要少得多(后者必须作留有痕迹的修改)。而一笔待报表编制后才发现是错了的凭证，其修改将给人和系统增添更大的麻烦。二、输入各子模块的设置按照上述基本要求，凭证输入模块通常设置如下几个子模块：凭证录入子模块：由凭证输入员分期分批将手工填制的记账凭证输入机内。 凭证审核子模块：由审核员对输入机内的记账凭证审核签章。 凭证修改子模块：对审核中未被签章的凭证进行修改。 凭证查询子模块：对存储在机内或软盘上的当月未登账凭证进行查询。 凭证打印子模块：对存储在机内或软盘上的当月未登账凭证打印输出。如果根据原始凭证直接在机上填制记账凭证

5、，则需将全部记账凭证打印输出，否则，仅打印各核算模块转入的机制转账凭证。 凭证汇总子模块：对输入机内尚未登账的一批凭证按一级科目进行汇总，并形成该批凭证的凭证汇总表。三、屏幕画面格式的设计如前所说，凭证输入的屏幕画面应尽可能与手工填制的记账凭证格式一致，使输入员在输入过程中有将手工凭证格式投影于屏幕之感觉。但是，由于屏幕宽度与长度有限，又迫使程序设计者不得不在手工所填的记账凭证与屏幕画面间寻找一最佳的设计格式。 采用统一格式的记账凭证的企业单位，由于摘要、科目、借(贷)方外币、汇率、借(贷)方本位币等项目要在一行显示难以做到，因此，往往在输入时将外币金额与汇率置于屏幕的左上(下)角。然后，利用

6、屏幕可局部换页之功能，顺序输入各借贷方的外币金额与相应的汇率。输入的格式图示如图表31。 记 账 凭 证 年 月 日 凭证编号 摘 要 会计科目借方金额贷方金额外币金额： 汇率： 复核人： 附件张数： 输入员 图表31 应当指出，尽管某一借(贷)方在屏幕上外币、汇率与记账本位币的显示分列于上下方，但在进入凭证库文件时则都存放于同一记录中。对于诸如材料、产成品、销售等需要输入数量的科目，也可采用局部换屏的方式，在屏幕的上方提示输入相应的数量数据。而对于涉及到银行存款的收发业务的分录，也同时输入该笔业务的支票种类与支票号码，以便在月末银行存款对账时使用。 恰当地运用屏幕色彩，可以使整个输入画面美观

7、清晰。有经验的程序员总是通过红、绿、黄、蓝等颜色对凭证输入的各数据加以区分。四、输入各项目的检查与校验 日期(本书字段名为DATA，下同)：由于凭证一般以天为单位进行输入，因此日期只要在输入凭证之前一次输入，以下各笔凭证上的日期便不需再次输入。 凭证编号(PZBH)；与传统会计一样，电算会计中的记账凭证也是以月为单位进行编号的。所不同者，后者由计算机自动生成。当屏幕上进入新的张凭证输入时，机器便自动将前一张记账凭证的编号加一，并将该编号显示于屏幕的右上角。这时，输入员应立即把这编号同手工填制的记账凭证核对，以便随时发现重输或漏输的业务，防止有意增加或减少凭证。 摘要(ZAIYI)：主要由汉字、

8、数字组成，为了使摘要规范化，人们事先设置摘要库文件。使用时，对已存放在摘要库文件中的条目进行摘取，目前有两种做法。一是在摘要文件中为每条摘要设一助记符。比如，“银行提取现金”，助记符为“YHTQxJ”。助记符一般按汉字拼音缩写，以便记忆。助记符应尽可能不相同，以免输入时再作一次选择。另一种方法是根据账户的对应关系所确定的摘要内容在摘要库文件中设置一字段存放账户的借、借方编码。当用户输入凭证的借、贷方科目时，机器自动到摘要文件中寻找与这借贷科目等值的记录，并把记录中的摘要条目取出送到屏幕上的摘要栏。采用后一种方法，可避免摘要输入时的随意性，较为科学。但必须对企业单位的具体经济业务进行详细的调查分

9、析，才能确定各笔业务的摘要内容，工作量较大。 科目编（代）码(KMDM)：会计科目编码一般由数码组成。输入时，为防止因数字位数多而发生差错，可采用按汉字科目名称的拼音缩写为助记符输入。编码分为一、二、三、四级，有的单位在输入时采用分别输入一级、二级、三级、四级的做法，这不仅易错且影响速度，同时，屏幕的画面也难以安排。理想的做法是直接输入最低一级的科目编码。比如“固定资产生产用固定资产房屋”，一次输入“161001001”。至于如何将这一串编码区分为一、二、三级并进行登账处理，由应用程序处理。 不管是采用助记符还是采用数字编码输入，屏幕上都应有该科目相应的汉字名称显示，以便输入员及时将其同手工记

10、账凭证核对，随时修改错输科目。严格地说，借、贷两方均输入之后，系统应有其对应关系的逻辑判断设置。这种判断一般按一级科目进行，当对应关系文件中不体现该借贷两方的对应时，机器应提请用户修改，否则不予接受。 由于每一企业的经济业务都不尽相同，在同一企业中各种业务的会计处理也千差万别，所以，目前的通用会计软件大多没有会计分录对应关系验证的设置。这种科学的科目对应关系库的设置，是会计数据可靠性的重要保证之一。目前，有人提出建立凭证模板库，也有人主张以一级科目为关键字建立对应库文件，正是基于这种考虑所采用的种种有效方法。 借贷方金额(JINEl0，j1NE20)：按照“有借有贷，借贷必相等”的记账规则，检

11、查借贷方金额合计数是否相等。对于复合分录，设置这一自动检查程序尤为必要。如果借方金额(合计)不等于贷方金额(合计)，本张凭证就不能通过。 但在多笔借(或贷)方金额中，有时发生金额错位但却不改变金额合计的情况。比如： 借：备用金-张可 800 借：备用金 张可 1000 管理费用 1 000 管理费用 800 贷：银行存款 1800 贷：银行存款 1 800 例中备用金与管理费用金额相互错位，但不改变借方合计，机器无法查错。在这种情况下，就要依靠凭证审核的操作再作修改。五、凭证录入与账簿登录的时序控制 现金、银行存款日记账一般要求每天打印输出，与此相适应，凭证就必须于填制的当天予以输入，并随即进

12、行登账。当然，有的单位经济业务较多，要想在当天就将所有的业务都填制记账凭证并输入机内确有困难，在此情况下，也可以先填制现金、银行存款有关的收发凭证，而将其他转账凭证集中于某一天(一般是在月末)再行填制，这样，既可保证日记帐的每日输出,又给企业以一定的灵活性。 日记账要求每日打印输出，每天就必须完成原始凭证的审核。即：记账凭证的填制-记账凭证输入机内-机内凭证的审核-账簿的登录-日记账等账簿的输出。整个过程一环紧扣一环，缺一不可。凭证输入机内后，除了凭证的审核可以是审核、修改、再审核往返多次外，其他步骤一般都是一次完成。比如调用凭证录入模块进行凭证录入，便将当天的记账凭证逐笔输入，而不宜在登账之

13、前再次调用这一模块，因为每批凭证输入之际，都首先到凭证档案库去取出最后一笔凭证的凭证编号，如果第一批凭证输入后尚未来得及登账，凭证临时库(ppkdbf)也就无法转入凭证档案库，而这时又去调用凭证输入模块，则取出的是原凭证档案库的凭证编号，因而，就与第一批凭证的凭证编号重复，导致凭证编号的混乱。至于账簿的登录，重复操作所带来的错误就更明显了，它必将使账簿上的数据虚增或虚减，直接影响账表的正确性。 可见，对于凭证输入到账薄登录整个过程，在程序设计时就必须对其先后顺序设置时序控制，以免造成系统功能的紊乱。六、凭证输入模块程序设计举例sele 1use mxbsele 2use pzkrepl fro

14、m pzhwj addido whiletdo pzgsi=1do while i9 iistr(i，1) vzy&iispace(20) vkmbh&ii=space(9) store 0 tO vjfje&ii,vdfje&iii=i+1enddOvif=0vdf=0vrq=date()vyear=night(str(year(vrq)，2)vmonthrihgt(str(month(vrq),2)vday=right(str(day(vrq)，2)5，31 get vyear pict“99”5，36 get vmonth pict“99”5，44 get vday pict“99”re

15、advrql=ctod(vmonth+“”+vday+“”+vyear)vpzh=vpzh+1i=1f=0j=9do while i10iistr(i，1)j+i,0 get vzy&iiread dO whileti+j，23 get vkmbh&ii pict“999999999999”readvkmbh&ii=trim(vkmbh&ii) sele l if vkmbh&ii=“0” exit endif seek vkmbh&ii if eof() loop endif vkmmc&iikmmcj+i，23 say kmmc exit enddOif vkmbh&ii=“ ” exit

16、 endif f=f+1i+j，55 get vjfje&ii pict“99999999999”i+j，69 get vdfje&ii pict“99999999999” read vjfvjf+vjfje&ii vdf=vdf+vdfje&ii i=i+lenddO if vjfvdf 24，0 say“借贷不平衡” 24，30 say vjf-vdf inkey(6) loop endif jx=“N” 24，0 say “确认本屏继续(Y)确认本屏退出(Q)；重输本屏(N)放弃本屏退出(E)”get jx pict“！” read if jx=“N” vpzh=vpzh-1 loop

17、endif if jx“N”.and.jx“E” J=1 do while f0 i=str(i，1) sele 2 appe blank repl rq with vrql，pzh with vpzh，zy with vzy&ii，kmbh with vkmbhwith vkmmc&ii if vjfje&ii=0 repl jdjh with“D”，je with vdfje&ii else repl jdjh with“j”，je with vjfje&ii endif ff-1 i=i+1 enddo endif if jx=“Q”.or.jx=“E” if jx“E” vpzh=pz

18、h-1 endif save to pzhwj all like vpzh clos data retu endif enddo第二节 凭证审核模块的程序设计 一、机内凭证审核的一般方法 二、程序的编制三、程序编制及运行说明第三节 账务处理子系统的数据处理一、账簿登录的分析 二、总分类账户、明细分类账户本期发生额对照表的登录1、 登账处理2、 总分类账、明细分类账登录程序 3、 3、程序编制及运行过程说明第四节 账务处理子系统的数据输出一、会计核算资料输出的基本要求1、记账凭证的输出2、账簿输出二、明细账打印输出程序举例clearf=“t”4,5 say“ 请输入科目号”get km 5,5

19、say“ 请输入起止月份 ”get rq15,22 Say“ 至 ”get rq2readselect luse mxb&rq1 inde mxb&rq1select 2use zk inde zkset filter to month(rq)=val(rq1).and.month(rq)0prow( ),73 say借prow( ),76 say yecase ye0prow( ),73 say 货 prow( ）,76 say -yeendcasen=0jf1=0df1=0do while.not.eof( ).and.nOprow( ),73 say借 prow( ),76 say ye

20、 z1=“借”case ye0prow（ ）,73 say“ 贷 ”prow( ),76 say -yeye1=-ye z1=“贷”endcaseskipn=n+1if eof( ).or.n=40.or.month(rq) month(vrq )if eof( ).or.month(rq)month(vrq)prow( )+1,0 say repl( 一 ,40)prow( )+1,24say 本月合计 prow( ),45 say jf pict “z”prow( ),59 say df pict“z”_prow（ ）,73 say z1prow（ ）,76 say ye1endif if n=40f=“f”prow( )+1，0 say repl(“ 一”,40)prow( )+1,24 say 过次页 prow( ),45 say jf1prow( ),59 say df1prow( ),73 say z1prow( ),76 say yelendifprow( )+1,0 say rep1(-, 40)ejectenddoenddoset print offset device to screen第 16 页