行政事务管理教材ppt课件.pptx

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1、在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确一、值班工作1、值班的类型：（1）按职责范围：综合值班、专项值班（2）人员分工：固定值班、轮流值班（3）按时间特征分：永久性、临时性2.值班工作作用：联络作用、过滤作用、应急作用、窗口作用。3.值班工作任务值班工作任务：承接上级指示、负责电话应对、接待来访人员、掌握领导的行踪、承办临时事项、确保机关安全、编写值班材料。4.值班工作制度值班工作制度：岗位责任制度、请示报告制度、交接班制度、保密制度、安全防范制度。5、值班人员的要求：认真负责、待人热情、高度警惕在整堂课的教学中，刘教师总是让

2、学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确二、印章管理1.印章的作用：权威作用、代表作用、凭信作用2.印章刻制刻制：法定组织的成立，由批准该组织的上级领导机关刻制并颁发公章，本组织无权刻制公章。印章的规格，一般由现状、尺寸、字形、图形、排列等项目组成。刻制印章，必须慎重选择合适的承制单位，履行正式审批手续，实行严格的监督。3.印章的颁发颁发：由上级领导机关向其所属下级领导机构颁发。4.印章的使用使用：一般应经本机关领导批准，办理签批手续，文秘人员不要擅自作主。建立用印登记簿。5.印章的保管保管：专人保管、在办公室内使用、文秘人员亲自盖章、保持印章清洁、防丢失

3、防盗。在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确案例：1998年2月27日下午1时许，上海市某区某养鸡场会计于某拿着一份该场拖欠某粮油公司52万余元债款的“还款计划”急匆匆走进镇政府办公室，找镇政府秘书姚某，于会计是受单位负责人丁某之托来盖担保章的。姚某稍稍瞄了一下就毫不犹豫地打开抽屉盖了章。第二年6月，养鸡场由于经营不善，未能履行还款义务，法院判决镇政府承担赔偿责任。在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确三、领导日程安排1.领导日常活动的范围：接待、走访慰问

4、、庆典仪式、会议、考察、商务旅行、会见会谈、其他日常活动2、日程安排的原则：统筹兼顾，有急有缓；围绕中心，突出重点；力戒排场，求真务实 ABCD法则法则中的A是指先做重要而紧急的任务；再做重要而不紧急的任务，即 B类事务；后做紧急而不重要的工作，即 C类事务；再处理就是 D类，可做可不做的事务，这样安排，只有这样，才能提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确练习：某单位领导班子构成情况如下：李某，总经理，主管全面工作；张某，副总经理，主管财务；孙某，副总经理，主管办公室行政；

5、王某，副总经理，主管业务。根据一周工作安排和临时活动，周二的工作有：1、与某乡政府洽谈征地建厂事宜，总公司准备投资2000万元；2、一家外资企业洽谈产品代理事宜；3、总公司年度审计工作总结表彰会；4、新扩建的食堂竣工在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确2.领导日程表的种类和编制：年度计划表、月计划表、周计划表、日志；日程表应简单明了，由领导意向决定，留有余地，备忘录，等等3、约定及其注意事项4.日程表的落实、变更和调整：提前、衔接5.OA管理：日程管理自动化 练习：一位没有事先约定访谈时间的客人要求将自己的到访由李秘书通知

6、单位的王局长，而王局长全天活动已有安排。王局长指示李秘书想办法解决这-问题。你能否提供三个方案使李秘书顺利解决此问题?在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确参考：A委婉答复客人：局长今天没时间，可否记下来访的内容及要求日后答复。B请示局长能否请别人代为接待，并让询客人意见。C热情但坚定地回复客人：对不起，今日不能约见，请另约时间再来。在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确四、领导交办事项1.特点、范围：广泛性、临时性、具体性、紧迫性；文书工作、会务工作、信

7、访工作、信息工作、调研工作、督查工作、联络工作、协调工作、接待工作和其他交办事项10项2.原则原则：积极主动，千方百计；既要符合政策，又要灵活变通；件件有着落，事事有回音。3.注意的问题：态度和蔼，协商解决；坚持原则，按章办事；一视同仁，不分亲疏。在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确五、机要工作1.机要工作及其特点：处理涉及党、国家和军队等“机密的事”，称为机要工作。具有保密性、内部性、实务性、时间不确定性的特点。2.机要文件打印要求打印要求：打字，对机要文件进行登记，专人打字校对，防止泄密；付印，登记付印时间和份数，专人

8、承印，防止泄密。3.机要秘书的工作事项：分类登记传阅反馈收文、查办领导的电话事务、替领导查阅资料、收存资料、了解领导去向、印章管理和内收发等。在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确六、安全保卫工作1.安全保卫工作的任务：宣传教育、内部治安管理、要害部门安全、保密、领导本单位安全工作、监督本单位刑释人员。2.机关保卫工作的范围、重点范围、重点：文件资料和机要室、档案室、章印保管室、会计室、计算机室等12个部位。重点范围是省以上机关的高级领导。在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深

9、，所提出的问题也很明确七、宴请活动1、工作程序（1）准备阶段：确定对象规格范围；确定时间地点；通知；现场布置（2）进行阶段：迎宾、等候休息、入席、宣布宴会开始、介绍主要来宾、致辞、祝酒、就餐交流（3）结束阶段：送客、结账2、注意事项：八、危机事件处理1.特点：突发性、偶然性、意外性、危害性2意义：保护安全；减少损害；维护形象2.处理程序和方法：现场保护和报告、调查和判断、预测与监控、处理和重建练习：X企业突然发生了重大的火灾事故，假如你是该企业当时的值班秘书，应做哪些工作?并请说出处理事故的基本方法。在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出

10、的问题也很明确参考：接到事故报告后要问清地点，火情和扑救情况，并及时报告领导。通知消防部门立即求援，并保证消防力量够用。通知公关部门派人到现场维护秩序，调查起火原因。通知电信部门保障通讯畅通。(2)处理事故的基本方法：赶赴现场协调处理 妥善处理善后工作 做好赴现场所需物品的保管和维护工作在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确九、祝贺颁奖事务1、内容：2、程序：进场、就座；主持人宣布开始、介绍来宾；宣读决定、宣读贺词；领奖；代表致辞；授勋练习：某市政建设公司提前完成了某项高速公路建设任务，定于10月20日举行庆功祝捷活动，设想

11、公司秘书部门将为此安排哪些内容?并应注意哪些问题?在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确参考：1.(1)内容大体有开幕词代表讲话、颁奖仪式、献花和领导讲话；(2)会场要隆重，人员要坐满，秩序要井然(3)主席台上人要坐满，尽量邀请各方领导出席，要与受奖人相间排列座次(4)发奖时要配合音乐，气氛要热烈(5)要邀请新闻单位参加并配合宣传十、大事记1、特点：择要性、连续性2、作用：提供历史概况，便于回顾总结在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确第二节 信息工作在整

12、堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确一、信息的概念特征：广义的信息是对各种事物运动特征的客观描述。狭义的信息是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。特点：客观性、无限性、时效性、共享性、可传输性、可加工性、可扩散性二、信息工作的概念、作用、特点信息工作特指文秘人员获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。作用：辅助领导正确决策、协助领导科学管理、开垦林地和文秘人员的思路、提高文秘人员工作效率特点：服务性、综合性、针对性、适时性在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提

13、出的问题也很明确三、信息工作的要求、主要制度要求：敏锐、准确、及时、全面、适用、经济主要制度：信息专报制度、信息报送数量定额制度、紧急信息报送制度、信息稿件送审制度、信息采用通报制度、信息专题分析制度、信息业务培训制度、信息工作奖惩制度四、信息获取的范围：上级信息、内部信息、社会信息、同业信息、历史信息、国际信息信息获取的渠道：信息网络渠道、文书渠道、书刊渠道、调查渠道、会议渠道、信访渠道、科研渠道、档案渠道信息获取的方法：网络查询法、文字阅读法、收看收听法、会议记录法、相互交流法、专题调查法、随时观察法、索取求购法五、信息加工的方法归纳法、浓缩法、纵深法、扩充法、对比法、转换法、图表法、剪接

14、法在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确六、信息简报的编写标题醒目、主题集中、内容鲜明、结构简单、篇幅简短、语言简洁七、信息提供的对象、要求、方式对象：本级领导机关、上级领导机关、下级机关和基层单位要求：针对性、多样性、适时性、保密性方式：简报递送、电报递送、传真递送、网络传送、电话报送、音像制品递送八、信息存储的要求、方式要求：认真筛选、科学分类、系统完整、坚持不懈、便于检索方式：计算机存储、信息简报存储、多媒体存储、信息资料存储在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出

15、的问题也很明确第三节 调研工作在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确一、调研工作的概念：它是调查研究在文秘活动中的具体体现，专指文秘人员为有效辅助领导工作而展开的调查研究业务。(P73)调研的概念：对其考查、了解、分析研究，以认识其本质、发展规律。（P72）二、调研意义：工作基础、发挥参谋作用的途径、锻炼能力的方法（P73-74）三、调研的特点：（P74-75）1、奉命性：主动；被动2、非常规性3、补缺性在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确四、调研的原则

16、（P76-77）1、点面结合：典型与全面结合2、性量结合：性质、数量3、直接与间接结合：直接调研指深入亲自调研，以掌握真实全面的情况。间接调研指采用间接方式获得资料。4、信息与调研结合五、选择调研题目的原则（P79-80）1、针对性：普遍性、倾向性；急需解决2、创新性：新出现的；新的理解3、可行性：大与小、难与易、需要与兴趣在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确六、如何做好调研的准备工作1、选题2、占有资料3、制定调研计划4、选择调研方法5、组织分工七、调研计划的内容1、目的、要求：是出发点和归宿点，也是指导思想和主要依据2

17、、范围和对象3、时间、步骤在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确八、调查的方式（p84-86）:全面、重点、典型、抽样、九、调查的方法（p86-90）：个别交谈、开调查会、现场观察、问卷调查、文献调查、统计调查、专家调查十、研究的方法（p92-94）：比较（纵向、横向、相同点、相异点、同异综合）、类比、分析（定性、定量、因果、典型、矛盾、系统）、综合十一、调研成果的转化：以文、会、信息、宣传的形式转化 练习：某总公司接到揭发下属某公司违反财务政策行为的群众举报后，总公司领导班子几次研究和批示，要求严肃查处，但落实难度较大。如

18、果你受命对此问题进行调研，你将怎么做？在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确参考：1、充分领会领导的批示精神 2、事先占有材料1）熟悉相关的财务政策或法规 2）了解查处过程中有哪些困难 3）了解群众举报的具体内容 4）了解该公司近几年的财务运行情况 5）了解相关人员的工作背景或经历 3、制定调研计划 1）明确调查的目的 2）确定调查的时间 3）确定调查对象：该公司领导及分管领导、财务部门负责人、经办人、普通员工 4）选择合适的调查方式：可采用现场个别访谈、问卷调查、专家调查相结合的 4、组成调查小组，做好人员分工，必要时可以

19、请审计或财务专家加入调查 5、调查过程中注意收集详实可信的证据，不能偏听偏信，并做好保密在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确第七节 通讯工作在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确一、广义的通讯工作：语音通讯、数据通讯 二、通讯工作的作用。1、提高管理水平2、增强办事效率3、树立良好形象 三、通讯工作的原则1、及时 2、安全 3、经济 4、准确在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确四、通

20、话的程序和要求一）拨打电话1、准备：查号、内容2、通话：自报家门、确认对方身份、表达简练、复述要点3、结束：道别、挂机二）接收电话 1、接听准备：铃声2-3声、左手接右手记2、接听中：复述要点、做好记录、认真倾听 3、结束：礼貌、转告 在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确五、各种意外电话的处理1、灾害电话：如实记录、即刻报告、传达指示2、纠缠电话：礼貌谢绝、转达留言、挡驾3、匿名电话：以礼相待、记录内容及时转达、了解对方4、推销电话：问清来由，请示领导；根据规定婉拒5、恐吓电话：保持警惕周旋拖延；录音留证；及时报告或报警6

21、、性骚扰电话：挂机、斥责警告；录音留证7、错打电话：以礼相待六、传真的优点1、逼真 2、迅速在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确七、文秘人员寄发邮件的程序和要求。1、查对：地址姓名；邮编；标记；签署；附件2、登记：日期、发件单位、编号、性质、件数、份数、签收人3、封装：筒、捆、套、袋4、交寄：核对、签字5、结算：八、文秘人员接收邮件的程序和要求。1、点收：清点（件数、地址、包装完整）、签字2、分拣：3、拆封：领导亲启、涉密4、登记：5、分发：分类在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，

22、由浅入深，所提出的问题也很明确九、文秘人员应熟悉和掌握的邮政业务。1、国内函件2、包裹3、特快专递4、国际邮件5、电子信函在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确第八节 保密工作 在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确一、保密工作的意义。1、国家安全与利益2、社会稳定 3、经济与科技发展4、领导工作成败在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确二、如何做好文书保密工作？1、涉密文件撰制：起草时

23、提出意见、领导签发、草稿管理、印制在指定场所、控制份数、校样废页销毁2、涉密文件传递：专人负责、盖密封章、包装牢固、传递渠道3、涉密文件承办：逐份登记、及时收回、注意办理范围、定期核查、审批后再借阅4、涉密文件移交：清点核对、签字盖章、监督、专人保管、专册登记、专柜存放5、档案资料管理：签字审批6、废旧资料销毁：编造销毁目录、核对审批、指定场所、监销人员7、复印机管理：审批登记、指定复印在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确三、如何做好会议保密工作？（一）会前1、评估秘密程度2、制定保密计划与措施：与会者资格审查、行动限制、

24、通信管理、3、会场安检4、文件资料管理：份数、人员（二）会中1、与会者保密教育2、执行保密纪律3、保密技术4、会议精神传达在整堂课的教学中，刘教师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确四、商务保密的内容和方法。一）内容：商业秘密、科研、经营策略、生产工艺、二）方法：1、行政：设立专门组织、明确范围、制定规章制度、开展宣传教育、开展保密检查、保密奖惩2、法律：签订合同、协议3、经济：奖励4、技术：提高防窃密能力；配备技术防范设备五、文秘人员如何讲究保密艺术？1、熟记范围2、按章办事3、弄清身份4、判断用意5、以礼拒绝6、佯装不知在整堂课的教学中，刘教

25、师总是让学生带着问题来学习，而问题的设置具有一定的梯度，由浅入深，所提出的问题也很明确踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就未来。1月-231月-23Saturday,January 14,2023弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。00:10:1900:10:1900:101/14/2023 12:10:19 AM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦绷。1月-2300:10:1900:10Jan-2314-Jan-23重于泰山，轻于鸿毛。00:10:1900:10:1900:10Saturday,January 14,2023不可麻痹大意，要防微杜渐。1月-231月-2300:10:1900:

26、10:19January 14,2023加强自身建设，增强个人的休养。2023年1月14日12:10 上午1月-231月-23追求卓越，让自己更好，向上而生。14 一月 202312:10:19 上午00:10:191月-23严格把控质量关，让生产更加有保障。一月 2312:10 上午1月-2300:10January 14,2023重规矩，严要求，少危险。2023/1/14 0:10:1900:10:1914 January 2023好的事情马上就会到来，一切都是最好的安排。12:10:19 上午12:10 上午00:10:191月-23每天都是美好的一天，新的一天开启。1月-231月-2300:1000:10:2000:10:20Jan-23务实，奋斗，成就，成功。2023/1/14 0:10:20Saturday,January 14,2023抓住每一次机会不能轻易流失，这样我们才能真正强大。1月-232023/1/14 0:10:201月-23谢谢大家！谢谢大家！