2020电大办公室管理必考重点考试小抄(完整版电大小抄)-2014中央电大专科考试小抄.doc
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1、精选一、单项选择题1以下哪点不是办公室事务管理的特征?( B决策性)。A服务性 C专业性 D主动性2办公室布置要注意( D )。 A上司单独用的办公桌椅靠墙放B一般办公室桌椅最好面对面放置 C打字、复印间离上司办公室近些 D各种沟通、保密3文员在进行办公室布置时,以下哪些行为是不适宜的?( C )。 A准备一些敞开的文件夹,贴上相应的标识条 B办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理 C较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方 D下班前要整理好自己的办公桌,把文件、资料收藏好以免丢失和泄密4以下关于文员对办公室布置的情况,哪一个是错误的?( B )。A伸直双臂再
2、合拢,在高于桌面15cm左右画弧形,手臂所能覆盖的桌子面积,比较适合摆放与工作有关的物品B办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐,东西可放得满一些C各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品,并贴上标识D纸张和较重的东西放在架子下面几层,较小的物品先放人盒中,再放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方5在办公室里,( D )的位置是上座。 A离入口最远 B离入口最近 C靠近门口 D靠近窗户6传真机的使用哪一项是不对的?( B )。 A发送前检查原稿质量 B随时随地可向对方发送 C不宜发送礼仪性文本 D不宜发送私人、保密文本7在使用复印机的过程中,以下哪项内容是不恰当的?( A )
3、。 A接通电源可立即复印操作 B选定复印纸后要抖松消除静电 C选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D复印完毕应取下复印品和原稿8以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的?( A )。 A录音时需将监听开关至于“ON”位置 B想保存录制好的内容,可将磁带盒两侧的防抹片除掉 C机内话筒录音,注意最佳录音距离为30一150厘米 D录音时要防止杂音混入,可采用传输线录音9以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的?( D )。 A安置窗帘遮挡室外光线 B与其他设备正确连接 C投影机要远离热源D应设置电脑的桌面屏幕保护功能10以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责?( B )。 A订购 B制造 C分配 D储备11以下文
4、员订购和储备办公用品的行为中,哪一项是不适宜的?( B )。 A保留一张购货订单,收到货物时一一核对打勾 B让员工们随意领取办公用品 C通过电话订购或传真订购,可以提高交货速度 D用库存一览表来储备办公用品12以下文员的工作顺序中,哪一项是正确的?( B )。 A没有任何设想就应着手从事该项工作 B文员也应具有适当判断情况,机智应对的应变能力C上司分派两项以上工作时,按照先来后到顺序进行 D上司所指示的工作如果不合适,可以不实施13文员按照“优先顺序”处理工作,以下哪一项是不适宜的?( D )。 A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类 B其次以紧急程度和重要程度为标准分类 C. 同时考虑
5、上司的意向和文员本身的工作效率 D可以按照文员自己的习惯进行工作14文员必须管理好自己的时间,以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?( C )。 A定好目标,把想做或需要做的事情写下来 B尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C每天把工作安排得超出工作时间,给自己压力D对每一项工作作出安排,定好最后期限15以下关于文员管理好时间的说法,哪一个是不正确的?( D )。A定好目标,把想做或需要做的事情写下来B想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务C开始工作之前要做好准备工作,就不会因遗忘某事而中途停顿D把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做16以下文员对办公室零用现金
6、管理的行为中,哪一项是不适宜的?( C )。A现金通常放在一个带锁的盒子里,放在带锁的办公桌抽屉里 B把每一次支出的数额都记在零用现金单据中C标准的零用现金单据有一个签名 D不允许任何人从零用现金基金里借钱17文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的?( A )。 A. 传达可以根据上司主要意思,夹进自己的意见 B必要时可形成文字材料,照本宣科 C不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示 D重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记18文员必须具有合作精神,以下合作方法中哪一项是不适宜的?( B )。 A善于同他人合作,密切配合,步调一致 B应该有自己的个性,尽可能使别人服从
7、自己 C配备文秘人员时遵从异质结合的原则 D公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任19以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的?( C )。 A电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立即记录 B文员离开办公室时,要安排别人替你接电话 C应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系 D如果已经回电,但没打通,切记要再联系20以下哪个接打电话的行为是不正确的?( A )。A受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击B给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上C做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用D中途因有事需放下电话请对方等待时,应把听筒朝下放置21文员在接打电话时,正确的做法
8、是( B )。A电话铃响一声就应接听B在电话机旁随时放着电话记录单和笔,一有留言就能立即记录下来C文员接听业务电话时,应首先让对方报出姓名、单位D文员替上司传话时,应考虑对方的情绪以个人的口吻转达22以下文员应遵守的电话礼仪中,哪一项是不适宜的?( B )。 A. 考虑打电话的时间是否合适 B打出电话,而对方无人接听,等铃声响了二、三下可挂电话 C. 有时候上司过于繁忙,要求文秘人员编织一些“美丽的谎言” D对待投诉电话先安抚他,以友善的态度表达歉意,并告知一定马上调查此事23以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?( C )。 A按收件人姓名分拣 B按收件部门名称分拣C按私人公务标准分拣 D
9、换邮件重要性分拣24文员在拆邮件时,不正确的做法是( A )。A拿到信件后在桌子上磕几下,然后用手撕开B应该把邮件分成最急件、次急件和普通件C经授权阅看信件时,应把重点部分用红笔划出,提醒上司注意有关问题D在移交物品要打印一份清单,注明收到日期,请接受人员签字,并保存好25文员如果误拆了非本公司的信,应该( A )。 A在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去 B在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,把信敞开并退回去C在信封上注明“误拆”,把信重新封好并退回去D写上“查无此人”,并把信重新封好退回去26邮件送到单位所租的信箱,由文员开启,取出邮件带回办公室,以下哪项
10、事情与文员的工作要求不一致?( D )。A每天开箱次数与邮局投递次数一致B取出邮件立即返回办公室C事先带上包袋返回办公室D应提高办事效率,把取邮件与其他事一起办27邮件的寄发不要考虑以下哪个因素?( D )。 A时间 B便利 C经济 D爱好28文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应该是( C )。A国名、地址、部门、姓名B姓名、地址,部门、国名C姓名、部门、地址、国名D姓名、国名、部门、地址29传真机最好用来传送以下哪种邮件?( D )。 A一般的图纸 B机密文件 C很长的文件 D感谢信30以下关于握手的礼节,不正确的是( C )。A上级先伸手后,下级才能相握B一般社交场合握手不可
11、太用力,但也不可漫不经心用手指尖点一下C双方有很多人时,可以交叉握手D握手时应上身稍前倾,双目注视对方,微笑致意或问好31文员在处理信访工作时,由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种?( A ) A初次写信,或有过激言行的B有过激言行或漫骂领导的匿名信C已做结案处理的D没有具体内容的匿名信32文员从事信访工作,在处理顾客或其他人的来信时,不应( C )。A拆开后信纸在后、信封在前,一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订B对写信人的各项情况逐项登记C处理信件按照“分级负责、归口办理”原则,进行转办、交办或自办D对问题复杂、调查处理的时间较长的信件,应复信作解释和答复33在会议开始前和进行过程中
12、,文员的以下哪项活动是不恰当的?( C )。 A协助签到B分发资料 C作会议记录时离开会议室接听电话D暂时保管与会者的物品34文员进行会议的计划和准备时,不应该做的是( D )。A文员按照上司的指示,应事先调查时间安排对参加者是否方便B什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度C会议场所的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定D文秘人员必须配合会议议程,详细检查各项工作35文员做会议记录时,可以在会议记录中( C )。 A加入自己的主观意见 B不记录议题 C与发言者用词不一致但意思完全一致 D对所记内容作评论36会议中有时有人会要求把他发言的一段不作记录处理,这时文员应( D )。 A不理
13、睬 B不征求主持人意见,停止笔录 C征求主持人意见,停止笔录,不关录音机 D征求主持人意见,停止笔录,关录音机37上司决定参加某个会议时,文员不应该( A )。 A只在便笺上写好会议名称B除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料 C如果是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所耗费的时间D和上司先充分沟通,避免在会议进行中遇到电话联系38以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议?( C )。 A. 口字型 B教室型 C圆桌型 D. U字型39以下关于交互式电话会议的功能中,哪一项是不具备的?( A )。 A审查功能 B保密功能 C欢迎词播放功能 D报数功能40有时应上司
14、要求,文员参与会见或会谈,以下哪项内容不是文员的任务?( B )。A准备资料 B发表意见 C现场服务 D会议或会谈记录41文员根据上司指示,向对方要求约会时,以下哪种做法是错误的?( D )。A如果用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认B告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即通知C对方越忙越必须早一点联络D如果上司出差,可以在他回来的当天安排约会42文员制作日程安排计划表时,以下哪一种情况应避免?( D )。A上司没有经过文员而决定的日程安排计划,也必须填写在计划表上 B如果表上的空白处太少,可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号 C制作日程安排计划表时,要留意上司改变思考的时间
15、和路途上的时间D日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上,可以废弃43在某些情况下,文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急;另一是具有( B ),了解要求约会者的心理。 A社交的能力 B说话的技巧 C听话的能力 D听写的能力44以下关于确认上司日程安排计划的行为中,哪一项是不适宜的?( A )。 A以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划,不用再以书面形式确认 B上司和文员必须在周末核对下周的行动计划,每天早上核对当天的行动计划 C如果会议的主办者是上司,就要确认(至少在举办日的二、三天前)会议室 D会议、面谈所必须的文件及资料,在前一天就
16、准备好45文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作,以下哪一项是不适宜的?( B )。 A准备旅行计划和旅馆信息 B代替上司制定约会计划 C为商务洽谈收集资料 D把上司商务旅行时需要带的行李列出清单46以下关于预订工作的行为中,哪一项是不适宜的?( D )。 A. 与人联系要记下对方姓名(同时告知你的姓名),需再打电话弄清疑点应找同一人 B首先要了解火车运行时间,上司对铺位的要求 C. 如果预订需要有保证,应事先申明,如果想取消预订,也要在结帐之前打电话 D不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明47上司出差,文员预订机票时,以下哪一种做法不正确?( D )。A首先搞清楚上司想作什么样
17、的安排B办理预订飞机票手续之前材料要备齐C与人联系时要记下对方姓名(同时告知你的姓名),如有疑点,应找同一个人D不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认48照料上司身边琐事的说法,哪一种是不正确的?( D )。A有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B到了用餐时间,上司仍有公事或正在与人谈话,要利用适当时机提醒上司用餐C对上司的健康管理包括预防、治疗、病后调理各阶段D应酬需要更换衣服,这是上司个人的需要,不必给予协助49以下关于名片的使用方式,哪项是错误的?( D )。A文员应在任何时候、任何场合携带名片B向别人递送名片时应双手捧交,将文字下面朝向对方C如果对方给你名片,而你恰好没
18、有带在身边,应说明并表歉意D各自只能当面递送,寄去是不礼貌的50文员遇到对方递送的名片上有较罕见的字,应( D )。 A不作声,等无人时查字典 B作判断,用同偏旁的字音读 C不用读,只称呼姓即可 D请教对方“可否请问一下,这个字怎么念?”51以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的?( D )。 A用后跟着地走路 B正式场合,女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿 C男性在任何场合都可戴着手套握手 D穿着短裙的下蹲姿势,应跨前半步后腿虚跪,上身保持挺直,蹲下时慢悠悠地弯下腰52社交场合很讲究次序礼仪,一般(B)。A.以右为次B以右为尊 C以后为次 D以左为尊53当文员获知婚丧喜庆的消息后,首先应
19、( D )。 A向上司报告 B送礼 C写信 D查证消息的可靠性54文员协助举行宴会时,不用考虑( D )。 A. 宴会的形式与气氛 B交通是否方便 C. 有无停车场 D有无休息室55以下说明宴会的种类与形式的内容,哪一项是正确的?( C )。 A鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好 B茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在餐厅举行 C工作餐是非正式宴请形式,早、午、晚举行均可 D午宴一般不设固定席位,以便于客人社交56以下关于文员的宴会礼仪中,哪一项是正确的?( D )。 A用叉、匙进食时,将餐具的整体放人嘴里,或用舌头去舔 B站起身来在餐桌的另一边夹取自己喜欢的食物 C口内含有食物与人说话 D
20、吃西餐时用左手把汤盘靠近自己一边方向稍稍提起,再用汤匙轻轻由里向外舀去57以下餐巾的使用方法是正确的( C )。 A中途离座,把餐巾放在椅子上B用来擦刀叉C用来擦嘴唇嘴角D塞入衣服领口里 59以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中,哪一项是不适宜的?( C )。 A应选择轻软而富于光泽的衣料,用黑、红、白等纯色为宜B白天赴宴应选用香味较浓的香水,夜晚则应选用香味优雅的香水 C. 未用完一道莱时,应将刀叉平行排放在盘了上右侧,叉尖向上,刀刃向内 D文员应在上司之后与对方碰杯,碰杯时应目视对方以示敬意60上司参加各种应酬和会议,有时需要更换服装,文员应( A )。 A通知上司家人把衣服送达 B自己到上司
21、家里去拿 C让上司自己去家里更换 D去买新的服装61以下关于说话的要领中,哪一项不适宜?( B )。 A语句要简短 B由过程先说 C. 利用重复的效果 D说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言62接受忠告的正确反应是( D )。A以烦躁的倾听B尽量把责任推给别人C应辩解说:“那是因为” D切勿感情用事63办公室人员在社交活动中应如何选择话题,哪些是属于合适的话题?( A )。 A有共同利益的话题 B夸耀自己的话题 C保密的话题 D应当忌讳的话题64将同文多页沿边取齐后均匀错开,从首页到末页,在页边加盖一完整公章,可以证明文件各页确实是同时形成,以杜绝日后篡改之嫌疑,这是( A )。
22、 A. 骑边章 B封存章C. 骑缝章 D证见章65值班人员不应该做以下哪类事情?( A )。A签发文件 B分发会议通知 C询问情况 D传达指示66文员要做好档案收集,应该收集的文书资料是( A )。A下级单位报送的报告,统计报表等B未经签发的文电草稿C单位内部互相抄送的文件材料D本单位负责人兼任外单位职务所形成的文件材料67以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用( A )。A. 按通讯者特征立卷 B按地区特征立卷C按文种特征立卷 D按作者特征立卷68文书立卷归档要求遵守一定的制度,包括以下方面( B )。A归档内容、归档时间、保密要求 B归档范围、归档时间、归档耍求C
23、收集范围、归档时间、管理制度 D归档范围、时间限度、归档材料要求69文书立卷的归档制度包括三方面:归档范围、( A )和归档要求。 A归档时间 B归档凭证 C归档模式 D归档历史判断题1办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。( )2办公室的灯光照明要避开自然光,最好用人工灯光。( )3在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机,效果不受影响。( )4没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的,但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。( )5文员第一次做一项工作时应该快一些,如果错误可以再做一遍。( )6善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎,对同事尊重和理解,即不能违反同
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