《EXCEL基础教程》PPT课件.ppt

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1、培训教程大纲1：EXCEL名称定义2：EXCEL基础操作3：EXCEL常用快捷键4：EXCEL数据有效性用法5：EXCEL条件格式的用法6：EXCEL图表的制作方法7：EXCEL数据透视表的制作方法8：EXCEL常用函数的应用工作薄工作薄 工作簿是处理和存储数据的文件。标题栏上显示的是当前工作簿的名字。Excel默认的工作簿名称为“book1”。每个工作簿包含多个工作表，默认状态工作薄包含张工作表，但是张工作表往往不能满足用户的需要，所以一个工作簿中可能包含多张工作表，最多时一个工作簿中可能包含255张工作表。工作表工作表 工作表是由单元格组成，在excel中一张工作表由25665536个单元

2、格组成。Excel中默认新建的工作簿包含3个工作表，工作表的标签名为sheet1、sheet2、sheet3。可能通过单击工作表标签在不同的工作表之间进行切换。ExcelExcel工作界面工作界面单元格单元格 Excel中的每一张工作表都是由多个长方形的“存储单元”组成，这些长方形的“存储单元”即是单元格。这是Excel最小的最小的单位。输入的数据就保存在这些单元格中，这此数据可是字符串、数学、公式等不同类型的内容。列标和行号：Excel使用字母标识列，从A到IV，共256列，这些字母称为列标；使用数字标识行，从1到65536，共65536行。每个单元格通过“列标+行号”来表示单元格的位置。如

3、：B1，就表示第B列第1行的单元格。ExcelExcel工作界面工作界面名称框和公式编辑框 名称框用来对Excel电子表格中的单元格进行命名和名称的显示。利用名称框，用户可以快速定位到相应的名称区域。公式编辑框用于输入和显示公式或函数的区域。启动启动ExcelExcel程序程序单击【开始】【程序】【MicrosoftOffice】【MicrosoftOfficeExcel2003】菜单命令，即可启动Excel应用程序。ExcelExcel工作界面工作界面工作表标签工作表标签列标列标活动单元格活动单元格行号行号工具栏工具栏标题栏标题栏工作表标签工作表标签任务窗格任务窗格工作表标签工作表标签菜单栏

4、菜单栏绘图工具栏绘图工具栏名称框名称框公式编辑框公式编辑框Excel的工作界面与word的工作界面有着类似的标题栏、菜单、工具栏，也有自已独特的功能界面，如名称框、工作表标签、公式编辑框、行号、列标等。打开文件有三种方法：双击xcel文件单击菜单【文件】【打开】单击工具栏上的【打开】按钮文件的操作文件的操作保存文件有两种方法：单击菜单【文件】【保存】输入文件名单击工具栏上的【保存】按钮文件的操作文件的操作关闭文件有两种方法：单击菜单栏右上角【关闭】按钮单击菜单【文件】【关闭】文件的操作文件的操作ExcelExcel数据输入数据输入数据输入：单击要输入数据的单元格，利用键盘输入相应的内容提示：提

5、示：默认情况下，输入数据后，按nter键，将确认输入并切换到下方的单元格按ab键，可切换到右方的单元格；按键盘上的单元格，可灵活选择下一个数据输入的位置修改数据：直接替换数据。单击选中要修改的单元格，输入新内容，会替换原单元格中的内容。修改单元格中的部分内容。双击单元格，单元格变录入状态，光标成“”形，表示文字插入的位置，然后在要修改的文字上拖动鼠标选中要修改的文字，然后输入新的内容。如下图：ExcelExcel数据输入数据输入填充和自动填充 在Excel中，对于一些规律性比较强的数据，如果逐个手动输入比较浪费时间，而且容易造成数据输入错误，为此，Excel提供了填充和自动填充功能，可帮助用户

6、快速输入此类数据填充：单击编辑填充菜单命令，弹出如图所示子菜单：ExcelExcel数据输入数据输入向上填充、向左填充、向下填充、向右填充选定一个单元格，然后选择向上填充选项，则会将选中单元格的内容，复制到上面的单元格中，其他类推。ExcelExcel数据输入数据输入填充和自动填充填充：自动填充：就是通过简单的双击或拖动操作快速、准确地输入大量有规律的数据。填充句柄选定一个单元格，仔细观察后，会发现在单元格右下方有一个小黑方块，这就是填充句柄。填充句柄ExcelExcel数据输入数据输入填充和自动填充自动填充：自动填充操作步骤:当鼠标光移动到填充句柄上方时,鼠标会变成“+”字形状,此时可能通过

7、按住鼠标左键拖动实行自动填充操作。ExcelExcel数据输入数据输入竖向单击拖动鼠标,释放鼠标左键后,自动完成填充操作。自动填充操作步骤:ExcelExcel数据输入数据输入 在最后一个填充的单元格右下角,会出现一个“自动填充选项”,单击“自动填充选项”标记,会出现如图所示的自动填充选项,在这里我们可以重新选择自动填充的方式,默认填充方式为“以序列方式填充”。自动填充操作步骤:ExcelExcel数据输入数据输入单元格的编辑单元格的编辑 我们除了对单元格的内容进行修改外,还可以对单元格进行移动、复制、插入、删除等操作。移动单元格单击选择单元格或多个单元格，按住鼠标左键拖动目标位置，即可完成对

8、单元格的移动操作。将鼠标移动到单元格边框图上，鼠标变成移动状态，然后拖动鼠标到目标位置即可。复制单元格 传统方法是通过选择单元格，单击编辑-复制菜单命令，将单元格内容复制到剪贴板中，然后选择目标单元格，单击编辑-粘贴菜单命令，完成对单元格的复制。单元格的编辑单元格的编辑提示：提示：在执行移动单元格的过程中，按住【Ctrl】键，在箭头的右上角会出现一个“+”号，这进可以完成对单元格的复制操作。清除与删除清除：只要选中单元格，然后按【Delete】键，就可以清除单元格中的内容，或在单元格上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【清除内容】命令。单元格的编辑单元格的编辑删除：要删除单元格，则在单元格上单击

9、右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，在“删除”对话框中选择一种删除形式，然后单击【确定】按钮。清除与删除单元格的编辑单元格的编辑插入行 在要插入的行的下方，单击左侧的行号，选择一行单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图行、列的基本操作行、列的基本操作单击要插入位置后面的列标，选择一列单元格，单击右键弹出快捷菜单，选择插入命令，如图插入列行、列的基本操作行、列的基本操作删除行、列：在要删除的行或列上单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令即可。行、列的基本操作行、列的基本操作行高和列宽调整行高：将光标移动到行号中间的分隔线上，此时鼠标变成 ,单击鼠标左键向上(或向下)拖动,即

10、可调整单元格的行高。行、列的基本操作行、列的基本操作调整列宽：将光标移动到列标中间的分隔线上，此时鼠标变成 ,单击鼠标左键向左(或向右)拖动,即可调整单元格的列宽。行高和列宽行、列的基本操作行、列的基本操作 选择多列（或多行）单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击选择【隐藏】命令，即可隐藏单元格的列（或行）。行、列隐藏行、列的基本操作行、列的基本操作行的隐藏与列的隐藏方法相同。要恢复单元格的显示，可以通过选择被隐藏单元格的前后两列单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【取消隐藏】命令，即可重新显示被隐藏的单元格。行、列取消隐藏行、列的基本操作行、列的基本操作格式设置格式设置选择

11、单元格后，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单选项，如图：单元格属性的设置 Excel中为了方便对数据处理，可以通过定义单元格的“数字”选项卡，来定义不同的单元格数据格式。例：输入电话号码的区号“010”如果直接输入，“010”中的第一个“0”会被忽略掉。此类数据已经不是数字，这是我们需要通过先将单元格的数据格式修改成“文本”类型后，再在该单元格处输入“010”。格式设置格式设置单元格属性的设置【对齐】选项卡，可以对单元格的文本进行对齐方式、文本方向等的控制。其中“文本控制”中的“自动换行”选项，在单元格内容比较多需要用多行来进行显示 时，可能使用这个选项达到换行的效果。

12、格式设置格式设置单元格属性的设置Excel中的字体、边框、图案的设置与word里面的基本相同。工作表的基本操作工作表的基本操作表间切换单击表标签，可以进行表格间的切换。Excel中，当前的表格标签为白色，默认的非当前表格为浅灰色。若要选择相邻的多张工作表，可以通过shift键+单击实现；若要选择不相邻的多张工作表，可以通过ctrl+单击实现。工作表的基本操作工作表的基本操作多表的选择选择相邻的多张工作表选择不相邻的多张工作表标签的重命名在表标签上双击鼠标，当光标变成“I”状态后，即可进行编辑修改状态，对表标签进行重命名。工作表的基本操作工作表的基本操作更改标签的颜色在表格的上方，单击鼠标右键，

13、弹出快捷菜单，选择工作表标签颜色命令，如图在弹出的颜色面板中，选择所需要的颜色，然后单击 确定按钮，单击另外一个工作表后，即可看到效果。如图工作表的基本操作工作表的基本操作添加工作表在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【插入】命令，在弹出的对话框中选择【工作表】即可工作表的基本操作工作表的基本操作工作表的基本操作工作表的基本操作在工作表标签上单鼠标右键，弹出快捷菜单，然后选择【删除】命令删除工作表移动、复制工作表在表标签上，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择移动或复制工作表命令，弹出对话框单击“工作簿”下拉列表，可以选择工作表要移动到的位置即可。如果选择“建立副本”选项，则表示复

14、制工作的操作。工作表的基本操作工作表的基本操作在工作簿内可以进行工作表的位置移动，即单击一个工作表的表标签，然后进行拖动，可以调整工作表的前后排列顺序。调整工作表显示顺序工作表的基本操作工作表的基本操作拖动过程中出现的黑色倒立的三角形表示拖动工作表将要插入的位置。数据的处理数据的处理排序排序可以让表格中的数据按某种规则排列，数据间的顺序只有两种：升序与降序。对于数值，Excel按数值大小排序；对于文本，Excel将根据字母顺序、首字母的拼音顺序或笔画顺序来排序，空格将始终被排在最后。简单排序选中要排序内容，单击工具栏中的升序排序或降序排序按钮，可以完成简单的排序。升序排列按钮降序排列按钮数据的

15、处理数据的处理复杂排序通过单击数据菜单下的【排序】菜单命令，弹出“排序”对话框，如图提示：排序对话框中，最多可以设置3个关键字。数据的简单运算数据的简单运算求和：选择要求和的数据，并多选一格用于显示结果，然后单击工具栏上的自动求和按钮。求平均值、计数等操作如此类推。打印工作表打印工作表打印工作表之前，需要对工作表的页面进行设置，单击菜单文件下的页面设置，如图页面选项卡：可以进行方向、缩放、纸张大小的设定。页边距选项卡：可以对打印表格页边距进行设置。打印工作表打印工作表页眉/页脚选项卡：可以对打印文件设置页眉、页脚。打印工作表打印工作表我们可以通过单击自定义页眉或自定义页脚来进行自定义页眉、页脚

16、。工作表选项卡：可以设置要打印的区域，默认是全部区域。如果是多页打印，可以将表头部分设置为“打印标题”，这样便可以在每页出现标题内容。打印工作表打印工作表有两种方法：文件菜单下的打印命令工具栏上的打印按钮打印工作表打印工作表1：输入日期,Ctrl+;2：输入时间,Ctrl+Shift+:3：插入超级链接,Ctrl+K4：定义名称,Ctrl+F35：复制选定区域，Ctrl+C6：粘贴选定区域,Ctrl+V7：剪切选定区域,Ctrl+X8：选定整个工作表,Ctrl+A9：将选定区域扩展到工作表的最后一个包含数据的单格,Ctrl+Shift+End10：编辑单元格批注,Shift+F2常用快捷键常用

17、快捷键常用10大快捷键数据有性效的用途：1、录入数据的校验2、快速录入数据，在下拉菜单中选择3、批注提示功能4、多级下拉菜单的制作数据有效性以免输入时有重复的数据或文本，可设置数据有效性来验证，当有重复时自动弹出提示，例如：在A栏设置如下录入数据的校验录入数据的校验-重复效验重复效验数据有效性快速有效输入数据，菜单下拉制作方法如下：方法1：直接输入清单，以逗号“，”分开下位菜单制作下位菜单制作 数据有效性设置效果快速有效输入数据，菜单下拉制作方法如下：方法2：位置区域引用法下位菜单制作下位菜单制作 数据有效性设置效果快速有效输入数据，菜单下拉制作方法如下：方法3：名称引用法，此方法可跨工作表引

18、用清单下位菜单制作下位菜单制作 数据有效性设置效果设置方法如下：批注提示功能数据有效性设置效果定义名称法：多级下拉菜单数据有效性设置效果Excel“条件格式”功能可以根据单元格内容有选择地自动应用格式，它为Excel增色不少的同时，还为我们带来很多方便。如果让“条件格式”和公式结合使用，则可以发挥更大的威力，见附下例子。1：输入重复时自动显示红色填充色：输入重复时自动显示红色填充色 创建“条件格式”的公式假设我们通过“条件格式”，把有重复的数据所在单元格的填充色设置为经色，输入完成后，通过查看单元格的填充色是否变为经色，就可以知道输入的正确性了。条件格式条件格式2：让工作表间隔固定行显示阴影当

19、单元格数据行较多，我们为了让显示效果更加醒目，可以让工作表间隔固定行显示阴影，效果如下图所示下面的效果是使用了公式“=MOD(ROW(),2)=0”，如果要间隔两行显示阴影则用公式“=MOD(ROW(),3)=0”，其余依次类推。条件格式条件格式小提示：小提示：函数MOD(number,divisor)返回两数相除的余数，其中Number为被除数，Divisor为除数。函数ROW(reference)返回引用的行号。其中Reference?为需要得到其行号的单元格或单元格区域，如果省略reference，则假定是对函数ROW所在单元格的引用图表制作图表制作创建图表1：选定所需的数据后，单击“插

20、入”-“图表”表格数据所表达的信息常常显得枯燥乏味，不易理解，如果制成图表，则能一目了然表格数据所表达的信息常常显得枯燥乏味，不易理解，如果制成图表，则能一目了然图表制作图表制作2：在“图表向导4步骤之1图表类型”对话框上，“标准类型”框中，选定所需类型（如柱形图）后，再选定“子图表类型”，然后单击“下一步”。图表制作图表制作3：第三步，在“图表向导4步骤之2图表源数据”对话框上，如果需要更改源数据（区域），则单击“数据区域”框右端的“压缩对话框”按钮，临时移除对话框，以便于在工作表中通过选择单元格来输入区域。完成后，可再次单击该按钮显示完整对话框。最后单击“下一步”。图表制作图表制作4：在“

21、图表向导4步骤之3附表选项”对话框上，“标题”选项卡的“图表标题”框中键入图表标题；“图例”选项卡上，“位置”单选按钮组中，选中“底部”，将图例放置在底部；然后，单击“下一步”。图表制作图表制作5：在“图表向导4步骤之4图表位置”对话框上，选择将图表“作为其中的对象插入”原工作表，或“作为新工作表插入”（插入到一张新建的工作表中），单击“完成”。数据透视表首先，在Excel工作表中创建数据。您可以将现有的电子表格或数据库中的数据导入到新Excel工作表中。确保数据可用于数据透视表：删除所有空行或空列。删除所有自动小计。确保第一行包含各列的描述性标题。确保各列只包含一种类型的数据例如，一列中是文

22、本，另一列中是数值。1：创建数据：创建数据日期公司名称数量2010年1月维达力10002010年1月机诚8002010年1月厂联6002010年2月维达力11002010年2月机诚6002010年2月厂联8002010年3月维达力9002010年3月机诚7002010年3月厂联6002010年4月维达力5002010年4月机诚11002010年4月厂联9002010年5月维达力8002010年5月机诚9002010年5月厂联1200数据透视表1：在Excel工作表中，从要根据其创建数据透视表的表格选择一个单元格。2：在“数据数据”菜单上，单击“数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图”启动

23、“数据透视表和数据透视图向导”。如果工作簿是共享的（共享工作簿：允许网络上的多位用户同时查看和修订的工作簿。每位保存工作簿的用户可以看到其他用户所做的修订。），则“数据透视表和数据透视图数据透视表和数据透视图”命令不可用。3：在“数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之步骤之 1”的“请指定待分析数据的数据源类型请指定待分析数据的数据源类型:”下，单击“Microsoft Office Excel 列表或数据库列表或数据库”。4：在“所需创建的报表类型所需创建的报表类型:”下，单击“数据透视表数据透视表”。5：在“数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导-3

24、 步骤之步骤之 2”选定数据区域选定数据区域6：单击“完成完成”。2：启动：启动“数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导”数据透视表7：Excel会在您的工作簿中插入一个新工作表，该新工作表包含报表的布局区域（即“数据透视表数据透视表”工具栏）和“数据透视表字段列表”。启动启动“数据透视表和数据透视图向导数据透视表和数据透视图向导”数据透视表8：将“类别类别”字段从“数据透视表字段列表”拖动到数据透视表的“将行字段将行字段拖至此处拖至此处”区域。不要担心会将字段放错位置，您以后可以随意移动它们。请注意，向导会使用您的工作表中“类别”列的数据自动填充行。开始构建您的数据透视表开始构建您的数据透视表常用函数常用函数1：SUM-求和2：SUMIF-條件求和3：COUNTIF-計算某範圍內符合某搜尋準則的儲存格個數4：VLOOKUP-列向查找引用5：HLOOKUP-行向查找引用6：SUMPRODUCT-多條件求和或求個數7：IF-邏輯運算8：OR-邏輯運算9：AND-邏輯運算10：SUBTOTAL动态分类汇总END