企业常用公文写作知识教学文案.ppt

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1、公文(gngwn)写作培训中心 史蒙蒙(mngmng)2012-3第一页，共49页。项项目名称目名称 主要内容主要内容 公文分公文分类类 上行文、平行文、下行文公文的基本格式公文的基本格式 眉首、主体、版记、例文公文的表达方式公文的表达方式 叙述、说明通知通知 作用、指示性、知照性通知、写作要领、例文请请示示 定义、特点、分类、组成要素、写作注意事项报报告告 定义、特点、种类函函 作用、种类、体例格式、写作要领通通讯讯稿稿 定义、特点、写作要领会会议纪议纪要要 定义、写作要领公告公告 定义、写法电电子公文子公文 写作要素、文本格式、注意事项总结总结写法、注意事项2022/11/132第二页，共

2、49页。公务文书简称公文。公务文书简称公文。一般来说，在各类企业中，所指的公文一般一般来说，在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为通知为商务公文，主要分为通知(tngzh)(tngzh)、请示、报、请示、报告告 、函、通讯稿、函、通讯稿 、会议纪要、会议纪要 、公告、公告 、电子公、电子公文、总结等文、总结等前言(qin yn)第三页，共49页。公文(gngwn)分类上行文：上行文：请请示、示、报报告、意告、意见见等。等。平行文：主要是函。平行文：主要是函。下行文：命令（令）、决定下行文：命令（令）、决定(judng)、公告、公告、通告、通通告、通报报、批复、意、批复、意见见、会、会

3、议纪议纪要等。下行要等。下行文占公文种文占公文种类类的的80%。2022/11/134第四页，共49页。公文基本(jbn)格式 按照行政按照行政(xngzhng)(xngzhng)公文的格式，公文包公文的格式，公文包括眉首、主体、版记三部分：括眉首、主体、版记三部分：5眉首眉首发文机关发文机关(jgun)、文号、文号、签发人、份号、签发人、份号、密级、急度密级、急度主体主体公文标题、主送机关、正文、附件、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注成文日期、附注版记版记 主题词、抄送单位、印发单位、印发日期主题词、抄送单位、印发单位、印发日期 印刷份数印刷份数第五页，共49页。2022/11

4、/136第六页，共49页。一、表达方式 表达方式指的是文章使用表达方式指的是文章使用(shyng)(shyng)语言表达思想的不同方式，具体可以划分为语言表达思想的不同方式，具体可以划分为叙述、描写、说明和议论。叙述、描写、说明和议论。其中，叙述是最基本、最常见的方法。其中，叙述是最基本、最常见的方法。第七页，共49页。a、叙述(xsh)要求要求(yoqi)：1、人称明确：叙、人称明确：叙述的人称就是指作者在叙述中的立足述的人称就是指作者在叙述中的立足点和角度。（第一人称、第三人称）点和角度。（第一人称、第三人称）2、头绪头绪清楚。清楚。3、交代明白（、交代明白（时间时间、地点、人物、地点、人

5、物、事件、原因、事件、原因、结结果）果）4、详详略得当：切忌平略得当：切忌平铺铺直叙、直叙、记记流水流水帐帐，要突出重点。，要突出重点。第八页，共49页。b、说明(shumng)要求：要求：1 1、分清角度，讲究、分清角度，讲究(jing jiu)(jing jiu)条理条理 2 2、置身局外，态度客观、置身局外，态度客观 3 3、抓住特征，解说明白、抓住特征，解说明白 4 4、言简意明，通俗易懂、言简意明，通俗易懂第九页，共49页。二、常用(chn yn)公文的写作技巧 一、通知 二、请示(qngsh)三、报告 四、函五、通讯稿 六、会议纪要 七、公告 八、电子公文九、总结第十页，共49页。

6、1、通知(tngzh)通知的作用：通知的作用：批批转转下下级级机关的公文，机关的公文，转发转发(zhun f)上上级级机机关和不相隶属机关的公文，关和不相隶属机关的公文，传传达要求下达要求下级级机关机关办办理理和需要有关和需要有关单单位周知或者位周知或者执执行的事行的事项项、任免人、任免人员员，用通知。用通知。包括包括转发转发(zhun f)性、指示性、知照性通知三性、指示性、知照性通知三类类 11“轻骑兵轻骑兵”第十一页，共49页。类别类别项目项目内容内容指示性指示性通知通知通知缘由“特通知如下特通知如下”、“特作如下通知特作如下通知”通知事项正文主项执行要求即正正文文结结尾尾：常以“以以上

7、上通通知知，请请认认真真研研究究执执行行”、“以上通知，希望遵照办理以上通知，希望遵照办理”收束全文知照性知照性通知通知定义 常用于发布规章、设立或撤销机构、任免和聘用干部、迁移办公地址、启用或更换印章、召开会议等其行文简洁明快，内容单一集中，篇幅较短。写作要领通通知知缘缘由由+通通知知事事项项，重在知照，不提出执行要求，常以“特此通知特此通知”的尾语收束全文。2022/11/1312第十二页，共49页。通知的写作要领：着重点是一个“知”字：要简短(jindun)明了、通俗易懂。13第十三页，共49页。14第十四页，共49页。2、请示(qngsh)请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用

8、的呈批性公文(gngwn)。请示的特点：针对性，呈批性，单一性，时效性15第十五页，共49页。根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：一、请求指示(zhsh)性请示；二、请求批准性请示；三、请求批转性请示；第十六页，共49页。请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：一、首部。主要包括标题(biot)和主送机关两个项目内容。17标题书写方式标题书写方式举例举例发文机关名称+事由+文种*关于*的请示事由+文种关于*的请示第十七页，共49页。二、二、正文，一般正文，一般(ybn)由开由开头头、主体、主体、结语结语构构成。成。结语结语的的习惯习惯用用语语有有“当否，当否，请请

9、批示批示”、“妥否、妥否、请请批复批复”、“以上以上请请示，示，请请予予审审批批”、“以上以上请请示，示，呈呈请请核准核准”或或“以上以上请请示如无不妥，示如无不妥，请请批批转转各部各部门门予予以以执执行行”。三、三、尾部，主要尾部，主要为为落款与成文落款与成文时间时间两部分。两部分。18第十八页，共49页。卒章显志式：卒章显志式：（先述缘由、后写事项（先述缘由、后写事项(shxing)）开门见山式：开门见山式：（先写事项（先写事项(shxing)、后述缘由）、后述缘由）2022/11/1319写请示，最重缘由。要把握三点：写请示，最重缘由。要把握三点：合情合理合法；具体充分；清楚合情合理合法

10、；具体充分；清楚(qng chu)(qng chu)明白。明白。第十九页，共49页。应应注意的注意的问题问题：一、一、一文一事的原一文一事的原则则。二、二、材料真材料真实实，不要，不要为为得到得到领导领导(ln do)批准而虚构情况。批准而虚构情况。三、三、理由充分，理由充分，请请示事示事项项明确。明确。四、四、语语气平气平实实、恳恳切，以引起上切，以引起上级级的重的重视视。20第二十页，共49页。3、报告(bogo)下级向上级汇报工作、反映情况、提出意下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复见或建议、答复(d f)(d f)询问的陈述性上行公文。询问的陈述性上行公文。“下情上达下情

11、上达”是制发报告的目的。是制发报告的目的。21第二十一页，共49页。报告的特点：报告的特点：一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建一、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以的问题，所以(suy)(suy)不带请示事项，这是它与请示的不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。重要区别之一。二、报告中一般不提建议或意见。二、报告中一般不提建议或意见。22第二十二页，共49页。三、三、报报告在内容上可在一件公文中告在内容上可在一件公文中综综合合(zngh)报报告几件事情，告几件事情，层层次次结

12、结构比构比较较复复杂杂。四、四、报报告广泛使用于下告广泛使用于下级级向上向上级级反反馈馈信息，是信息，是沟通上下沟通上下级级机关机关纵纵向向联联系的一种重要形式。系的一种重要形式。第二十三页，共49页。报告的种类从种类与内容上分主要(zhyo)有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。第二十四页，共49页。呈报性报告呈报性报告 呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种件随文呈报的一种(y zhn)(y zhn)报告。一般是一两句话报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件说明报送文件或物件的根据或目的以

13、及与文件、物件相关的事宜。相关的事宜。例行工作报告例行工作报告 例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告支出报告等。等。25第二十五页，共49页。报告正文常用报告正文常用(chn yn)(chn yn)结束语结束语工作报告、情况报告：特此报告工作报告、情况报告：特此报告答复性报告：专此报告答复性报告：专此报告忌用：忌用：“以上报告当否，请指示以上报告当否，请指示”“以上报告如有不当，请指正以上报告如有不当，请指正”26第二十六页，共49页。4、函作用：不相隶属机关之间商洽工

14、作，询问和答复问题，请求(qngqi)批准和答复审批事项，用函。函属于知照性公文。27第二十七页，共49页。函的分类：从内容上分：商洽性函、询问性函、答复(d f)性函、请求性函 从行文方向的不同分：发函和复函。28第二十八页，共49页。函的体例格式：函的正文结构，由函请（复）缘由、函请（复）事项与尾语组成。1、函请（复）缘由：即正文开头，要写明发函的原由和目的。（复函一般为“X年X月X日来函(lihn)（文号）收悉”）29第二十九页，共49页。2、函、函请请（复）事（复）事项项(shxing)：即正文主：即正文主项项。3、尾、尾语语：即正文：即正文结结尾。尾。发发函用函用“即即请请函复函复”

15、、“专项专项函达函达”等；等；复函用复函用“特此函复特此函复”、“此复此复”等。等。30第三十页，共49页。函的写作要函的写作要领领：函的行文要求函的行文要求简洁简洁明快，明快，语语言言质质朴，直述朴，直述直直陈陈；此外；此外还还要注意：要注意：1、用、用语语(yngy)讲讲究分寸究分寸 2、简简明扼要明扼要31第三十一页，共49页。5、通讯稿 通讯，是运用叙述、描写通讯，是运用叙述、描写(mioxi)(mioxi)、抒情、议论等多种手法，具体、生动、形象抒情、议论等多种手法，具体、生动、形象地反映新闻事件或典型人物的一种新闻报道地反映新闻事件或典型人物的一种新闻报道形式，属记叙文的一种。形式

16、，属记叙文的一种。2022/11/1332第三十二页，共49页。通通讯讯稿的特点稿的特点 （1）严严格的真格的真实实性；性；（2）报报道道(bodo)的客的客观观性；性；（3）较较强强的的时间时间性；性；（4）描写的形象性。）描写的形象性。2022/11/1333第三十三页，共49页。通通讯讯的写作方法：的写作方法：第一，主第一，主题题要明确；要明确；第二第二(d r)，材料要精当；，材料要精当；第三，写人离不开事，写事第三，写人离不开事，写事为为了写人；了写人；第四，角度要新第四，角度要新颖颖。2022/11/1334第三十四页，共49页。6、会议纪要 会会议纪议纪要是一种要是一种记载记载、

17、传传达达(chund)会会议议情况及情况及议议定事定事项项的的纪实纪实性公文。它用于各机关、性公文。它用于各机关、企事企事业单业单位召开的工作会位召开的工作会议议、座、座谈谈会、研会、研讨讨会等会等重要会重要会议议。35第三十五页，共49页。类别类别项目项目内容内容首部标题会议名称和文种，如*公司*会议纪要正文前言 概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果。过渡语：“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”主体核心内容，主要记载会议情况和会议结果尾部署名和成文时间2022/11/1336会议纪要一般由首部、正文、尾部三

18、部分会议纪要一般由首部、正文、尾部三部分(b fen)(b fen)组成。组成。各部分的写作要求各部分的写作要求(yoqi)(yoqi)如下：如下：第三十六页，共49页。注意事项 撰写会议纪要应当注意的两个问题：撰写会议纪要应当注意的两个问题：一是概括要全面，要如实反映会议精神。一是概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。同的就多写，不赞同的就略写或不写。二是要具备一定的分析、综合能力和表达二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。只有这样，表述上才能做到重点能力。只有这样，表述上才能做到

19、重点(zhngdin)(zhngdin)突击，条理清晰，文字简练。突击，条理清晰，文字简练。2022/11/1337第三十七页，共49页。7、公告(gnggo)用于用于对对企企业业内、外宣布重要事内、外宣布重要事项项的公文。的公文。写法：写法：公告是一种公告是一种严肃严肃、庄重、庄重(zhungzhng)的公的公文，它内容文，它内容较为单较为单一，篇幅一，篇幅较较短，表达直截了当，短，表达直截了当，语语言言简洁简洁明快。明快。38第三十八页，共49页。标题分类标题分类内容内容完全标题发文机关+事由+文种不完全标题发文机关+文种文种；如公告39标题之下，有时可依公告标题之下，有时可依公告(gng

20、go)(gnggo)单独单独编号编号第三十九页，共49页。二、正文（主旨+说明）主旨单独成段，用简短的一句话概括出此公告的主题内容。说明写出公告依据、公告事项。结尾一般用特此公告作为(zuwi)结语。2022/11/1340第四十页，共49页。三、三、落款及日期落款及日期 公告日期有的公告日期有的标标注在注在标题标题下方，也可以下方，也可以注在公告注在公告结结尾尾处处。重要的公告落款重要的公告落款处处除注明除注明发发文文单单位外，位外，还应标还应标明明(biomng)发发文地点。文地点。2022/11/1341第四十一页，共49页。8、电子(dinz)公文电子公文的写法 主要由主题、事项(sh

21、xing)或附件落款组成。一、收件单位/人 二、抄送单位/人 三、主题：相当与公文的标题，如关于*请示、关于*报告。2022/11/1342第四十二页，共49页。四、事项：公文的主要内容，包括发文目的，事项等（与日常公文写作方法一致），若提供(tgng)相关文件或报告等，可以附件方式发送（注明）。五、落款：署名及成文时间。2022/11/1343第四十三页，共49页。文本格式：文本格式：1 1、邮件开头的称谓顶格写；、邮件开头的称谓顶格写；2 2、问候语段首缩进两个字体；、问候语段首缩进两个字体；3 3、主题必须简洁、全面、准确、主题必须简洁、全面、准确(zhnqu)(zhnqu)；4 4、正

22、文部分另起一行，段首缩进两个、正文部分另起一行，段首缩进两个字体，全文行间距统一为字体，全文行间距统一为1.51.5倍行距；倍行距；5 5、字体统一使用宋体，小四号，黑色，、字体统一使用宋体，小四号，黑色，如需着重标记的内容请使用红色字体，如需着重标记的内容请使用红色字体，加粗；加粗；2022/11/1344第四十四页，共49页。名称名称相关规定相关规定敬语 请多使用贵部门门店、您好、请、谢谢等敬语邮件用语 用语要求严谨、正式，切忌随意、俚语或者晦涩难懂等易引起误会的表达重要性等级 重要或紧急的邮件前加“重要性高-！”，以便于对方识别和引起重视2022/11/1345第四十五页，共49页。9、

23、总结(zngji)(1)标题：分为(fn wi)单标题和双标题两种。单标题又可分为(fn wi)公文式标题和文章式标题 公文式标题：单位名称+时限+总结内容。如标题下或文末有单位署名，标题可省略单位名称等。文章式标题：一般是直接标明总结的基本观点，常用于专题总结。2022/11/1346第四十六页，共49页。(2)基本情况。基本情况。应应以以简简明扼要的文字写明在本明扼要的文字写明在本总结总结所包括的期限内的工作根据、指所包括的期限内的工作根据、指导导思想思想以及以及对对工作成工作成绩绩的的评评价等内容。价等内容。(3)工作回工作回顾顾。要。要详细详细地叙述工作任地叙述工作任务务、完成、完成(

24、wn chng)的步的步骤骤、采取的措施和取得的、采取的措施和取得的成效、存在的成效、存在的问题问题。特。特别别是是对对步步骤骤和措施，和措施，要写得要写得详细详细、具体，、具体，对对取得的成效要表达得取得的成效要表达得形象、生形象、生动动。2022/11/1347第四十七页，共49页。(4)经验经验教教训训。应应从工作回从工作回顾顾中很自然地中很自然地归纳归纳(gun)提提炼炼出来。出来。(5)结语结语部分。主要写明今后的打算，也只需写很部分。主要写明今后的打算，也只需写很短的一段短的一段话话。写得。写得长长了，反而冲淡了主了，反而冲淡了主题题。(6)总结总结正文写完以后，正文写完以后，应该应该在正文的右下方，写在正文的右下方，写上上总结单总结单位的名称和位的名称和总结总结的年月日的年月日48第四十八页，共49页。感感谢谢您的您的倾倾听听(qngtng)！49第四十九页，共49页。