目标时间管理资料讲解.ppt

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1、目标时间管理障碍一：“我的时间比较充裕”障碍二：“时间掌握在别人手中没法管理”障碍三：“时间管理有什么用，计划赶不上变化快”障碍四：“时间管理这么麻烦，有多少作用？”那么到底需不需要进行时间管理？推进时间管理的障碍何在？“时间管理”一直是个重要的问题，但从来没像今天这么重要过，为什么？原因如下：*社会节奏的不断加快*竞争的压力和客户对品质的要求 *寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要 推进时间管理的动力何在？时间管理小测试：下面的每个问题，请你根据自己的实际情况，如实地给自己评分。计分方式为：选择“从不”为0分，“有时”记1分，“经常”记2分，“总是”记3分。1、我每天列出一个应办事项清单，按重

2、要顺序来排列，依次办理这些事情。2、我利用工作进度表来书面规定工作任务与目标。3、我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件。4、我尽量一次性处理完毕每份文件。5、我尽量回避干扰电话、不速之客的来访，以及突然的约会。6、我试着按照生理节奏规律曲线来安排我的工作。7、当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要的事情时，我会毫不犹豫说“不”。8、凡是可交派下属（委托别人）去做的，我都交派下去。9、我在每个工作日之后，都会预想明天大致的工作内容。公布结果l012分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走l1317分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒l1822分：你的时间管理状况良好l2327分

3、：你是值得学习的时间管理典范课程要点 一、时间管理的基本概念和主要误区 二、时间管理的基本准则 1.目标原则（S.M.A.R.T）2.四象限原则 3.20/80原则 4.习惯性原则 三、时间管理的方法和技巧 四、时间管理的相关工具课程受益 学完本课程后，学员能够达到：充分认识时间作为核心资源的宝贵性；掌握制定有效学习和工作计划的方法和技巧在今后的工作中正确地时间分配并充分有效地利用时间；抓紧时间、提高效能时间管理的基本概念：什么是时间？时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。时间管理的基本概念：时间作为资源的四项独特性（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任

4、何情况下无法增减，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力等可以被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须固定消费，所以我们无法节流。（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。一寸光阴一寸金、寸金难买寸光阴时间管理的基本概念：什么是“时间管理”？“时间管理”所探索的是如何使有限的时间发挥最大的受益，以便更好地完成既定目标。时间管理理论的四个发展阶段l第一代时间管理-备忘录型被动性时间管理，l第二代时间管理-事先规划安排行程开始提前管理

5、，但没有“优先”观念l第三代时间管理-规划、定优先顺序、操之在我强化目标追求，但事务性工作耗时较多l第四代时间管理-探索创造高品质生活承认人比事重要，全盘规划和平衡个人工作生活中的不同角色，着重于规划性事务的完成。我们有时间与长辈多相处一会儿吗？父母恩大我们有时间结识新的朋友吗？你的朋友圈决定什么我们有时间经常读有益的图书吗？人类最好的朋友我们有时间静下来进行思考吗？学而不思则罔我们有时间经常尝试新的事物吗？创新精神我们为什么感到每天都很忙，可每天都缺乏成就感？我们每天都很忙吗？时间管理的主要误区：误区一：无目标、随遇而安l哈弗大学的毕业生统计研究数据:l80%无明确的目标l17%有明确的短期

6、目标l3%既有明确的短期目标也有明确的长期目标l二十年后的调查结果：l80%普通职员l17%中产阶级l3%各界翘楚目标到底能带来什么？p目标将有助于你建立价值观p而价值观将有助你做出判断p做有效的事情而不是仅仅有效地做事情！案例分析案例分析没有目标就不知道什么是西瓜什么是芝麻！失去机会的业务主管误区之二：工作缺乏计划 l全盘了解、便于统筹l分解目标、便于完成l实时监控、便于跟进l事后总结、便于改进目标刻在石头上、方法写在沙滩上计划帮助我们：计划的要点l目标负责的原则 l切实可行的原则 l注重调查的原则l集思广益的原则l防患未然的原则 FAIL TO PREPARE IS PREPARE TO

7、FAIL FAIL TO PREPARE IS PREPARE TO FAIL 谋 定 而 后 动lSWOT案例误区之三：时间控制不够严密 有的人制定了工作计划但又不认真地履行，导致计划变成一纸空文。1.时间精度控制不够2.习惯拖延时间Eat the frog first 3.不擅处理不速之客和电话的打扰；4.不擅统筹利用时间5.不擅利用“零碎”时间三个了解：l第一：要了解基础工作单元的耗时值l第二：要了解自己可支配时间的比例l第三：要了解老板对于工作精度要求工作完美度和消耗时间的匹配关系70%50%80%70%85%90%90%120%误区四：处事无轻重缓急 由于无目标、无计划，所以导致对于

8、事项的轻重缓急无法判断。最终表现在行动上就是：1.头痛医头脚痛医脚2.或者胡子眉毛一把抓3.陷身于繁复的事务中了无尽头4.吃力不讨好、无完成任务的荣誉感 时间管理的基本原则 你的目标是什么？l每人写下自己童年曾经的理想l每人给自己拟定一个 1年目标l 一个3年目标l 一个10年目标l参照SMART原则l10分钟时间时间管理的第一原则：目标导向原则1、SMART 目标目标 用清楚不含糊的方用清楚不含糊的方法来定义预期的结法来定义预期的结果果用统一标准作为对用统一标准作为对比基准比基准没有误解没有误解挑战个人挑战个人拓展机会拓展机会有清晰的数字有清晰的数字化的成功标准化的成功标准有执行重点的有执行

9、重点的有助于评估的有助于评估的何时何时跟进跟进回顾回顾行动行动可实现的可实现的详细的详细的 可衡量的可衡量的 有挑战的有挑战的 现实的现实的 时效性时效性Specific measurable attainable relevant time-based做有效的事情而不是仅仅有效地做事情！做有效的事情而不是仅仅有效地做事情！四象限法则工作性质分析工作性质分析 第二类是工作可以按照重要程度来划分。重要工作重要工作不重要工作不重要工作1.费用预算计划2.招聘计划制定3.重点客户拜访4.工作报告总结5.下达指示1.一些文件和资料的查询2.文件归档3.应付无关人员4.领用物品5.差旅费报销第一类是工作

10、的紧急程度是不同的。紧急紧急不紧急不紧急1.紧急处理客户投诉2.意外事故的紧急排除3.重要客户来访4.确定明天的广告5.接待质检人员1.工作总结2.改善流程3.处理同事间的误解4.辅导下属工作5.安排下一步工作6.与同级部门间的协调7.政策的修改时间管理的第二原则：四象限法则练习时间：1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2、星期六是一个好朋友的生日你还没有买生日礼物和生日卡3、你有好几个月没有回家，也没有打电话或写信4、有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19：00以前），估计要花一小时5、明天晚上有一个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6、明晚有一场演唱会7、你在图书馆

11、借的书明天到期8、外地一个朋友邀请你周末去他那儿玩，你需要整理行李9、你要在周五交计划书前把它复印十份10、明天下午2：004：00你有一个会议11、你欠某人1000元钱，他明天也要参加那个会议12、你明天早上从9：0011：00要听一场讲座13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15、你要好好洗个澡并且要理发、你要好好洗个澡并且要理发16、你负责的项目小组将在明天下午、你负责的项目小组将在明天下午6：00开会，开会，预计预计1小时小时17、你身上只有、你身上只有500元

12、现金，需要取钱元现金，需要取钱18、大家明晚聚餐、大家明晚聚餐19、明天下午的会议你需要做一个简报、明天下午的会议你需要做一个简报20、这个星期有些材料没有整理完，要在下下周、这个星期有些材料没有整理完，要在下下周一前整理好，约一前整理好，约2小时小时21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话给他也没有打电话给他22、星期五下午要出一份通报，预计准备通报要、星期五下午要出一份通报，预计准备通报要花费花费15个小时个小时23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有里什么吃的也没有24、下

13、周二你要参加一个业务考试，需要至少十、下周二你要参加一个业务考试，需要至少十个小时复习，但必须使用业余时间个小时复习，但必须使用业余时间练习内容：对上述事件进行分类，并为未来一周的工作做一个计划表，论述对于不练习内容：对上述事件进行分类，并为未来一周的工作做一个计划表，论述对于不重要的事情打算怎样处理？时间重要的事情打算怎样处理？时间15分钟分钟假如现在是本周日的晚上，面前是下一周要做的事情假如现在是本周日的晚上，面前是下一周要做的事情例表：例表：上午中午下午晚上周一周二周三周四周五周六周日时间管理第三原则：20/80法则l80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先

14、权。l做好的事情比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果。事情做好仅仅是有效率。l首先考虑效果，然后才考虑效率。安排好你的大石头故事分享：自我意识及目的会帮助你确定代表“大石头”的那些活动。记住这些应该属于第二象限的活动，例如：n 规划、准备、预防机会总是垂青有准备的人n 界定价值观n 建立人际关系n 真正的更新与重塑（教学相长）事关重大者不可受制于细枝末节 -哥德时间管理的第四原则：习惯性管理准则p要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划；每天花10分钟作计划、准备；p将你的工作排出优先顺序，并在高效的时间里做完最重要的工作p多总结问题，改善方法准备盒、先添加附件p尽量一次性完成任务，不要

15、拖延和返工完成任务获得结果！完成任务只是对程序、过程负责获得结果是对价值、目的负责什么是一次性完成任务看看我们是如何做的先解决心情、再解决事情！给自己时间思考，谋定而后动！事出有因解决、不要就事论事解决！有目标 有计划 有重点 有方法好习惯的养成只需要21天时间管理的方法和技巧时间管理的方法和技巧方法之一：围绕目标有计划地工作q为自己建立一张工作表，包括事项目标、作业标准、最后期限、优先顺序等内容q把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分，与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序q排除工作过程中的干扰，保持优先次序的稳定性q每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等q严于律

16、己，严格按计划表工作，做时间的主人例表：目标事项作业标准关键点89101112131415161718192021222324当日工作准备 完成月度计划 处理相关文件 召集各部门会议 市场走访 请老同学咖啡 和家人看电影 批电子公文 方法之二：减少无序行动q归纳相似的事情，将它们放在一起处理。始终考虑能否并行而不是串行来解决问题q把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分，以便逐一解决q减少例行事务，缩短低价值的事件，拋开没有价值的信件和文书工作q减少、推迟或委派别人完成优先级很低的任务方法之三：避免贪大求全q成就感是建立在要实现的目标上的q上司认可是基于你职责内的工作的完成情况q不要被派生出来

17、的事情影响q不要过分追求尽善尽美，只追求达到目标，完成职责先确保完成再追求完美！方法之四：避免拖延q严格要求自己，规定任务完成的期限q与同事、上司、下属探讨改进工作方法，辨清各自的职责，不推诿和相互扯皮q当老板和同事把工作布置给你，他认为已经完成q迅速处理困难之事，等待和拖延不会使它们变容易q始终给自己余地方法之五：学会说“不”q不要扮演救世主，避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度q找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室q当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”q说“不”有时候不需要任何借口，只要你的拒绝对你来说是合理的q上一条不适用于上司，对上司要有足够合理的解释

18、和说明时间管理扩展阅读电话干扰的原因及解决办法电话干扰的原因及解决办法不速之客的解决办法不速之客的解决办法社交闲谈的原因及解决办法社交闲谈的原因及解决办法沟通不良的原因及解决办法沟通不良的原因及解决办法进度失控的原因及解决办法进度失控的原因及解决办法会议耽误的原因及解决办法会议耽误的原因及解决办法搁置的原因及解决办法搁置的原因及解决办法危机应付的原因及解决办法危机应付的原因及解决办法事必躬亲的原因及解决办法事必躬亲的原因及解决办法时间管理策略时间管理策略超级链接6点优先工作制：该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大

19、的私营钢铁企业。这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推艾维利认为，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。工作侧重：重点、重点、再重点超级链接麦肯锡30秒电梯理论：麦肯锡公司有过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。前期谈判后，项目经理在电梯偶遇对方董事长，董事长问起项目的情况，由于该项目经理没有准备，而且即使有准备，也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终失去了这一重要客户

20、。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。看待问题逻辑、逻辑、再逻辑！超级链接崔西定律：崔西定律是指：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3 个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。工作流程优化、优化、再优化！超级链接莫法特工作（休息）法：圣经新约的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有三张桌：第一张摆着他正在翻译

21、的圣经译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降许多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，适时调换兴奋点，可使脑力和体力得到有效的调剂和放松。l专业统计数据指出：“办公室工作一般每8分钟会受到1 次打扰，每小时大约7 次，每天5060 次。平均每次打扰大约是5 分钟，总共每天大约4 小时，也就是约50%l其中80%（约3 小时）的打扰是没有意义或者极少有价值

22、的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。超级链接尊重韵律工作制：l华为针对这个问题提出了自己的“韵律工作原则”，即保持自己的韵律以及与别人的韵律相协调，具体的方法包括：多了解对方的工作习惯、不唐突地拜访对方、在确保效果的前提下多用打扰性不强的沟通方式（如e-mail）等；提前告知可能需要的时间；尽量在对方心情愉快的时候和他进行问题探讨。时间管理可借用的相关工具l办公室的看板l利用EXCEL编制甘特图l利用foxmail/outlook自带的任务软件l利用网络下载的相关软件：时间秘书/稻草人/番茄/备忘客l利用智能手机的相关软件 我们无法改变生命的长度，但是我们可以拓展生命的长度。学习、旅行，思考，活出你的精彩！l 谢谢！Company Logo此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！此课件下载可自行编辑修改，仅供参考！感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢感谢您的支持，我们努力做得更好！谢谢