EXCEL在会计中的应用第03章.ppt

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1、重庆工商大学会计学院重庆工商大学会计学院EXCEL在会计中的应用EXCEL Application in Accounting 3ChongQing Technology and Business University【本章知识点本章知识点】n公式的规则与编辑n公式本身及结果的查看n常见公式错误信息及原因n名称的含义、作用与用法n建立名称的几种不同方式n单元格地址引用的三种方式n多表单元格之间的多维引用n数组公式的建立规则与应用ChongQing Technology and Business University本章目录本章目录n3.1 公式及其公式及其应用用n3.2 单元格的引用元格的引用

2、n名称及其名称及其应用用n数数组公式及其公式及其应用用n小小结n习题ChongQing Technology and Business University3.1 公式及其应用公式及其应用n3.1.1 公式的公式的规则n所有的所有的Excel公式都具有相同的基本公式都具有相同的基本结构：一个等号构：一个等号（=）后面跟随一个或多个运算）后面跟随一个或多个运算码，运算，运算码可以是可以是值、单元格引用、元格引用、单元格区域、区域名称或者函数名，其元格区域、区域名称或者函数名，其间以一个或多个运算符以一个或多个运算符连接。接。这些运算符包括算些运算符包括算术运算符、运算符、逻辑运算符或者字符运算符

3、或者字符连接符（接符（&）等。）等。nExcel在一个公式中允在一个公式中允许使用的最大字符数使用的最大字符数为1024个。个。公式中运算符与运算公式中运算符与运算码之之间可以加入空格，以便分隔公可以加入空格，以便分隔公式中的各个部分，从而提高公式的可式中的各个部分，从而提高公式的可读性。性。n说明：在写在写长公式公式时，可以将公式多行，可以将公式多行显示，操作示，操作时只只要要单击希望断行的位置，然后按下希望断行的位置，然后按下【Alt+Enter】组合合键即可。即可。ChongQing Technology and Business University3.1.2 公式的编辑公式的编辑n1

4、公式的公式的输入入n（1）选中要中要输入公式的入公式的单元格；元格；n（2）输入入“=”作作为准准备输入公式的开始；入公式的开始；n（3）输入入组成成该公式的所有运算公式的所有运算码和运算符；和运算符；n（4）按回）按回车键对输入的公式表示确入的公式表示确认。n2公式的修改公式的修改n（1）按）按F2键，可以直接，可以直接编辑修改修改单元格中的内容；元格中的内容；n（2）双）双击该单元格，可以直接元格，可以直接编辑修改修改单元格中的内容；元格中的内容；n（3）选择需要需要进行行编辑的的单元格，然后元格，然后单击编辑栏，在，在编辑栏中中对公式公式进行修改。行修改。n（4）如果公式的）如果公式的单

5、元格返回一个元格返回一个错误，Excel会在会在单元格的左上角元格的左上角显示一示一个小方个小方块。激活。激活单元格，可以看到一个智能元格，可以看到一个智能标签。单击该智能智能标签，可，可选择一个一个选项来更正来更正错误。n当当编辑结束后按束后按【Enter】键即可完成操作。如果要取消即可完成操作。如果要取消编辑操作，可以操作，可以按按Esc键。n3公式的移公式的移动和复制和复制n公式移公式移动和复制的操作方法与和复制的操作方法与单元格移元格移动和复制和复制类似，似，ChongQing Technology and Business University3.1.3 公式的运算符号与优先顺序公式

6、的运算符号与优先顺序nExcel公式根据其运算符的公式根据其运算符的类型可以分型可以分为四四组：数学公式、比数学公式、比较公式、字符公式和引用公式。公式、字符公式和引用公式。每每组公式都有其自己的运算符和使用方式公式都有其自己的运算符和使用方式。1.数学公式数学公式2.比比较公式公式3.字符公式字符公式4.引用公式引用公式ChongQing Technology and Business University3.1.4 公式结果的查看公式结果的查看n1.查看公式的看公式的结果果nExcel中，公式中，公式输入完成后，按下入完成后，按下【Enter】，公式的，公式的结果会直接在果会直接在单元格中

7、元格中显示，需要示，需要查看公式看公式时，选中中单元元格，在格，在编辑框中可以看到公式。框中可以看到公式。n2.公式和公式和结果的切果的切换n通通过单击“工具工具”/“选项”命令，在出命令，在出现的的“选项”对跨框中跨框中选择“视图”标签，选中中“公式公式”复复选框可以框可以来来显示所有的公式本身，而不是在示所有的公式本身，而不是在单元格元格显示公式示公式结果。果。n3.以以结果替果替换公式公式n在在Excel中，公式和中，公式和结果是两种不同的果是两种不同的类型，当希望把型，当希望把公式得到的公式得到的结果固定下来果固定下来时，可以把公式，可以把公式转换成它的成它的值，这样可以提高大型工作表

8、重新可以提高大型工作表重新计算的速度，并可以算的速度，并可以释放放此工作表使用的一部分内存空此工作表使用的一部分内存空间。ChongQing Technology and Business University3.1.5 公式返回的错误信息返回值公式返回的错误信息返回值ChongQing Technology and Business University3.1.6 公式的循环引用问题公式的循环引用问题n在在输入公式的入公式的过程中，有程中，有时候会引起一个循候会引起一个循环引用。不引用。不管是直接引用或者是管是直接引用或者是间接引用，当一个公式引用自己的接引用，当一个公式引用自己的单元格里面

9、的数据元格里面的数据时往往会往往会发生循生循环引用。比如，在引用。比如，在单元格元格A6里面里面输入入=Sum（A1:A6）就会）就会创建一个循建一个循环引引用，因用，因为该公式引用了包含公式引用了包含该公式的公式的单元格。元格。n大多数循大多数循环引用引用错误是由是由简单排版排版错误或者不正确的范或者不正确的范围定定义引起的引起的。某些情况下，循。某些情况下，循环引用引用设置的合适，可置的合适，可以相当于一个函数，它等同于以相当于一个函数，它等同于VBA编程程语言中的言中的Do-Loop语句。句。n有意有意图的循的循环引用把引用把递归或者迭代引入到或者迭代引入到问题中。每一中。每一个循个循环

10、引用引用计算的中算的中间“答案答案”都会作用于后都会作用于后续的的计算，算，最后最后结果收果收敛到最到最终值。ChongQing Technology and Business University3.2 单元格的引用单元格的引用n3.2.1 对单元格地址的三种引用方式元格地址的三种引用方式n绝对引用引用 相相对引用引用 混合引用混合引用 （F4切切换）n3.2.2 跨表格数据的引用跨表格数据的引用n1.引用同一工作薄其他工作表中的引用同一工作薄其他工作表中的单元格或区域元格或区域n工作表标签名!单元格地址n2.引用同一工作薄多引用同一工作薄多张工作表的相同工作表的相同单元格或区域元格或区域n

11、第一个工作表名：最后一个工作表名!单元格地址n3.不同工作薄之不同工作薄之间的数据引用的数据引用n 工作簿名工作表标签名!单元格地址ChongQing Technology and Business University3.2.3 单元格引用的综合应用举例单元格引用的综合应用举例n实例例1：计算提成算提成n 绝对引用与相引用与相对引用的适当引用的适当选取取n实例例2：产品品费用分配用分配n 混合引用的巧妙使用混合引用的巧妙使用n实例例3：学生成：学生成绩计算算n 跨工作表跨工作表/簿之簿之间的的单元格引用元格引用ChongQing Technology and Business Univers

12、ity名称及其应用名称及其应用n3.3.1 3.3.1 使用名称的好使用名称的好处处n1.使公式含使公式含义更容易理解。更容易理解。n2.提高公式提高公式编辑的准确性。的准确性。n3.快速定位到特定位置。快速定位到特定位置。n4.名称可以作名称可以作为变量来使用。量来使用。n5.可以方便地可以方便地应用于所有的工作表。用于所有的工作表。n6.可以方便地使用另一个工作薄中的定可以方便地使用另一个工作薄中的定义名称，或者定名称，或者定义一个引用了其他工作薄中一个引用了其他工作薄中单元格的名称。元格的名称。n7.使用区域名称比使用区域名称比单元格地址更容易元格地址更容易创建和保持宏。建和保持宏。Ch

13、ongQing Technology and Business University3.3.2 名称的命名规则名称的命名规则n（1）名称的第一个字符必）名称的第一个字符必须是字母或下划是字母或下划线，不能使，不能使用用单元格地址或阿拉伯数字。元格地址或阿拉伯数字。n（2）名称中的字符可以是字母、数字，不能含有空格，）名称中的字符可以是字母、数字，不能含有空格，可以使用下划可以使用下划线和句点。和句点。n（3）名称的）名称的长度不能超度不能超过255个字符。个字符。n（4）名称中不能使用除下划）名称中不能使用除下划线和句点以外的其它任何和句点以外的其它任何符号。符号。n（5）名称中的字母不区分大

14、小写。例如，如果已）名称中的字母不区分大小写。例如，如果已经创建了名称建了名称Sales，接着又在同一工作薄中，接着又在同一工作薄中创建了名称建了名称SALES，则第二个名称将替第二个名称将替换第一个。第一个。n（6）命名）命名时，不要使用，不要使用Excel内部名称。内部名称。ChongQing Technology and Business University3.3.3 定义单元格区域的名称定义单元格区域的名称nExcel中名称的定中名称的定义有三种基本方法，分有三种基本方法，分别是：是：利用利用“插入插入”“名称名称”“定定义”命令；利用命令；利用“插入插入”“名称名称”“指定指定”命

15、令；利用名称命令；利用名称框；另外框；另外还可以可以对已已经定定义的名称的名称进行合并。行合并。n 1.使用定使用定义命令：可以任意定命令：可以任意定义名称名称n.使使用用指指定定命命令令：根根据据表表格格的的行行标题或或列列标题定定义名称名称n 3.使用名称框：定使用名称框：定义名称的快捷方式名称的快捷方式n 4.合合并并名名称称：将将多多个个已已有有的的名名称称合合并并为一一个个新新名名称称ChongQing Technology and Business University3.3.4 定义常量名称定义常量名称n在在Excel中，除了中，除了为单元格或区域命名以外，元格或区域命名以外，还

16、可可对常量和公式定常量和公式定义名称，以便使用。名称，以便使用。n1.为常量数常量数值定定义名称名称n2.为公式定公式定义名称名称n3.为文本常数定文本常数定义名称名称n说明：没有引用范没有引用范围的名称无法在名称框或的名称无法在名称框或“定位定位”对话框（按框（按【F5】可以可以进入）中入）中显示出示出来，因来，因为这些常数不能些常数不能驻留在任何留在任何实质性的位性的位置上。但是它置上。但是它们可以出可以出现在在“粘粘贴名称名称”对话框中，因框中，因为以后需要在公式中使用以后需要在公式中使用这些名称。些名称。ChongQing Technology and Business Univers

17、ity3.3.5 名称的查看、修改和删除名称的查看、修改和删除n1.名称清名称清单的的查看看n定定义了很多名称之后，有了很多名称之后，有时可能弄不清楚可能弄不清楚这些名称所引些名称所引用的到底是哪些用的到底是哪些单元格或者元格或者单元格区域。元格区域。为此，可以将此，可以将工作表中定工作表中定义的所有名称清的所有名称清单输入到某一工作表上，以入到某一工作表上，以备检查这些名称所引用的些名称所引用的单元格区域。元格区域。n2.名称的修改名称的修改n随着工作的随着工作的进行，有行，有时会会发现需要需要对单元格的名称元格的名称进行行修改操作。修改操作。这里里对名称的修改操作包括名称的重命名和名称的修

18、改操作包括名称的重命名和更改名称指代的区域两种。更改名称指代的区域两种。n3.名称的名称的删除除n对于工作表中无用的名称，可以于工作表中无用的名称，可以进行行删除操作。如果要除操作。如果要删除一个名称，只需要在除一个名称，只需要在“定定义名称名称”对话框中框中选择一一个名称个名称项目，然后点目，然后点击“删除除”按按钮就可以了。就可以了。ChongQing Technology and Business University3.3.6 名称的使用名称的使用n1 1利用名称快速定位利用名称快速定位单单元格区域元格区域n方法一：在名称框中方法一：在名称框中选择某个名称，按回某个名称，按回车键，。，

19、。n方法二：方法二：单击【F5】或者或者【Ctrl+G】键，打开，打开“定位定位”对话框，框，选择某个名称，然后某个名称，然后单击“确定确定”按按钮。n2 2在建立公式或函数在建立公式或函数时时使用名称使用名称n可以直接在公式或者函数中可以直接在公式或者函数中输入入时使用已使用已经定定义好的名好的名称。在公式中使用名称称。在公式中使用名称时，先，先输入等号（），再在公入等号（），再在公式中式中输入名称；在函数中使用名称入名称；在函数中使用名称时，先，先输入函数名以入函数名以及左括号，然后及左括号，然后输入名称作入名称作为函数的某个参数。函数的某个参数。n 3 3在在现现有的公式上套用事后定有的

20、公式上套用事后定义义的名称的名称 n 4.4.使用名称使用名称查询查询数据数据n 5.5.将整行或整列定将整行或整列定义义名称名称ChongQing Technology and Business University3.3.7 名称应用的综合举例名称应用的综合举例n1学生成学生成绩计算算n为单个个单元格定元格定义名称名称n2节日倒日倒计时n为常量和公式定常量和公式定义名称的使用名称的使用n3库存存计算算n为整列定整列定义名称并名称并为相相对单元格定元格定义名称名称n4公司上半年公司上半年产品品汇总计算算n为多多张工作表的相同工作表的相同单元格区域定元格区域定义名称名称ChongQing Te

21、chnology and Business University数组公式及其应用数组公式及其应用n3.4.1 数数组公式的建立公式的建立n1.数数组公式的公式的输入入n数数组公式与一般公式不同之公式与一般公式不同之处在于它被括在大括号在于它被括在大括号（）中，其）中，其输入步入步骤如下：如下：n（1）选中一个中一个单元格或者元格或者单元格区域。元格区域。n说明：如果数如果数组公式只是返回一个公式只是返回一个结果，需要果，需要选择保存保存用来保存用来保存结果的那一个果的那一个单元格；如果数元格；如果数组公式返回多个公式返回多个结果，果，则需要需要选中需要保留数中需要保留数组公式公式计算算结果的果

22、的单元格元格区域。区域。n（2）按照前面介）按照前面介绍的公式的公式输入入规则，输入公式的内容。入公式的内容。n（3）公式）公式输完后，按完后，按【Ctrl+Shift+Enter】组合合键结束束操作。操作。ChongQing Technology and Business University2.使用数组公式的好处使用数组公式的好处n使用数使用数组公式具有以下公式具有以下优越性：越性：n（1）数）数组公式可以公式可以节省存省存储空空间。n（2）可以保）可以保证在同一个范在同一个范围内的公式具有同一内的公式具有同一性。性。n（3）减少了意外覆盖公式的可能性，因）减少了意外覆盖公式的可能性，因为

23、数数组公式中无法修改一个公式中无法修改一个单元格的内容。元格的内容。n（4）可以完全防止一位新手）可以完全防止一位新手篡改你的公式，因改你的公式，因为无法无法删除数除数组公式中的一部分。公式中的一部分。ChongQing Technology and Business University3.数组常量的输入数组常量的输入n在数在数组公式中，通常都使用公式中，通常都使用单元格区域引用，但是也可以直接元格区域引用，但是也可以直接键入入数数值数数组，这样输入的数入的数值数数组被称被称为数数组常量。常量。n数数组常量的中常量的中输入内容要遵守一定的入内容要遵守一定的规则，具体包括：数，具体包括：数组常

24、量中常量中可包含数字、文本、可包含数字、文本、逻辑值（如（如 TRUE、FALSE 或或错误值#N/A）。）。例如，例如，1，3，4；TRUE，FALSE，TRUE。n另外，数另外，数组常量中的数字可以是整数、小数或科学常量中的数字可以是整数、小数或科学记数格式，而文数格式，而文本必本必须包含在半角的双引号之内，如包含在半角的双引号之内，如Tuesday。数。数组常量中不常量中不能含有能含有单元格引用，不能含有特殊字符元格引用，不能含有特殊字符#、&、*、括号或百分号、括号或百分号%等，不能含有等，不能含有长度不等的行或列。度不等的行或列。n数数组公式可以按与非数公式可以按与非数组公式相同的方

25、式使用常量，但是必公式相同的方式使用常量，但是必须按特按特定格式定格式输入数入数组常量，数常量，数组常量的常量的输入步入步骤如下：如下：n（1）选中需要中需要输入数入数组常量的常量的单元格区域。元格区域。n（2）在公式中）在公式中输入数入数值，并用大括号（，并用大括号（）把）把这些数些数值括起来。括起来。n注意：输入数入数值时，不同列的数，不同列的数值用逗号（用逗号（,）分开，不同行数）分开，不同行数值用分号（用分号（;）分开。）分开。n（3）数）数值输完后，按完后，按【Ctrl+Shift+Enter】组合合键结束操作。束操作。ChongQing Technology and Busines

26、s University3.4.2 数组公式的编辑数组公式的编辑n数数组公式在公式在编辑方面，与一般公式的一大不同之方面，与一般公式的一大不同之处在于：在于：不能不能单独独对数数组公式所涉及的公式所涉及的单元格区域中的某一元格区域中的某一单元格元格进行行编辑、清除或者移、清除或者移动操作。具体来操作。具体来说，包括以下，包括以下问题：n（1）不能修改）不能修改组成数成数组公式的任一个公式的任一个别单元格的内容元格的内容（但可修改整个数（但可修改整个数组公式）。公式）。n（2）不能移）不能移动组成数成数组公式某一部分的公式某一部分的单元格（但可以元格（但可以移移动整个数整个数组公式）。公式）。n

27、（3）不能）不能删除除组成数成数组公式某一部分的公式某一部分的单元格（可以元格（可以删除整个数除整个数组公式）。公式）。n（4）不能向一个数）不能向一个数组范范围内插入新的内插入新的单元格，包括插入元格，包括插入新行或新列。新行或新列。ChongQing Technology and Business University1.修改数组公式修改数组公式n数数组公式公式输入完入完毕后，如果又后，如果又发现错误需要需要进行修改，行修改，则需按以下步需按以下步骤操作：操作：n（1）选中任意一个包含数中任意一个包含数组公式的公式的单元格；元格；n（2）单击编辑栏或按或按【F2】键，使，使编辑栏处于于活活

28、动状状态，此，此时大括号（大括号（）会从数）会从数组公式上公式上去掉；去掉；n（3）编辑修改数修改数组公式内容；公式内容；n（4）修改完）修改完毕后，按后，按【Ctrl+Shift+Enter】组合合键结束操作。束操作。ChongQing Technology and Business University1.修改数组公式修改数组公式n2.移移动数数组公式公式n要把数要把数组公式移到另一个位置，需要先公式移到另一个位置，需要先选中整中整个数个数组公式所包括的范公式所包括的范围，然后把整个区域拖，然后把整个区域拖放到目放到目标位置，也可通位置，也可通过“剪切剪切”和和“粘粘贴”菜菜单命令命令进行

29、。行。n3.删除数除数组公式公式n删除数除数组公式的方法是：首先公式的方法是：首先选定存放数定存放数组公公式的所有式的所有单元格，元格，单后按后按【Delete】键。ChongQing Technology and Business University3.4.3 二维数组的应用二维数组的应用n在在实际应用中，往往会涉及到多行或者多列的用中，往往会涉及到多行或者多列的数据数据处理，理，这就是所就是所谓的二的二维数数组。nExcel支持二支持二维数数组的各种运算，如加、减、乘、的各种运算，如加、减、乘、除等。在除等。在实际应用中，二用中，二维数数组的的应用是非常用是非常广泛的。广泛的。n合理的合

30、理的应用二用二维数数组运算，能运算，能够提高数据提高数据处理理的能力，特的能力，特别是在不同工作表之是在不同工作表之间的数据的数据汇总时非常高效。非常高效。ChongQing Technology and Business University3.4.4 数组公式的扩展数组公式的扩展n在公式中使用数在公式中使用数组作作为参数参数时，一般来，一般来说所用的数所用的数组必必须是同是同维的。的。但是，如果数但是，如果数组参数或数参数或数组区域的区域的维数不匹配，数不匹配，Excel也会自也会自动扩展展该参数。如参数。如图3-53所示，所示，A1：D9单元格区域元格区域为某公司某公司销售售产品品的原价

31、格，目前因的原价格，目前因为原材料原材料涨价，公司准价，公司准备为所有所有产品品涨价，其中价，其中涨价幅度存价幅度存储在在F2单元格中（目前元格中（目前为5%）；）；图中中H1：K9就是利就是利用数用数组公式公式计算出来的算出来的涨价后的价格。价后的价格。ChongQing Technology and Business University3.4.5 数组公式的应用举例数组公式的应用举例n1.实例例1：单个个单元格使用数元格使用数组公式公式n详见本本书教材和相关素材教材和相关素材n2.实例例2：用数：用数组公式公式计算多个数据区域的和算多个数据区域的和n详见本本书教材和相关素材教材和相关素材

32、n3.实例例3：数：数组公式的公式的扩展展应用用n详见本本书教材和相关素材教材和相关素材n数数组的的应用非常灵活，尤其是可以作用非常灵活，尤其是可以作为很多函数的参数，很多函数的参数，它在它在简化数据运算，提高数据化数据运算，提高数据处理效率方面能理效率方面能发挥很大很大的作用，的作用，这在后在后续相关章相关章节会有更会有更为详细的的应用和用和说明。明。ChongQing Technology and Business University小 结n本章介本章介绍Excel中公式中公式输入、入、编辑、修改与保密，引用的各种方式、修改与保密，引用的各种方式以及名称的定以及名称的定义、修改、修改、删

33、除与除与应用等相关知用等相关知识。n输入公式之前必入公式之前必须先先输入入“=”；如果公式中有多个运算符的；如果公式中有多个运算符的话，Excel按照按照预定的运算符定的运算符优先先级顺序序进行行计算。算。n公式公式编辑中，中，经常会因常会因为各种不同原因，各种不同原因，产生各种不同生各种不同错误，必，必须掌握常掌握常见错误信息的返回信息的返回值，并根据，并根据实际错误原因原因进行修改。行修改。n在在Excel中，一般情况下要避免在公式中出中，一般情况下要避免在公式中出现“循循环引用引用”，但是，但是，有有时候也故意利用公式中循候也故意利用公式中循环引用，引用，实现某些特定功能，注意此某些特定

34、功能，注意此时需要把需要把“选项”/“重新重新计算算”/“迭代迭代计算算”复复选框框选中。中。nExcel提供了三种引用方式：提供了三种引用方式：绝对引用、相引用、相对引用和混合引用。引用和混合引用。n单元格的引用也可以跨表格，可以引用同一工作薄中不同工作表元格的引用也可以跨表格，可以引用同一工作薄中不同工作表的数据，也可以引用不同工作薄中的数据。的数据，也可以引用不同工作薄中的数据。ChongQing Technology and Business University小 结（续）nExcel中可以使用名称来表示中可以使用名称来表示单元格、元格、单元格区域、常元格区域、常量或公式，量或公式，

35、创建名称建名称时必必须遵循名称的命名遵循名称的命名规则。名称。名称一旦定一旦定义之后，可以在公式、运算符、之后，可以在公式、运算符、图表中使用名称。表中使用名称。nExcel可以在公式中使用数可以在公式中使用数组，数，数组公式建立完之后一公式建立完之后一定要按定要按【Ctrl+Shift+Enter】组合合键确定，使用数确定，使用数组公公式一定要注意不能像式一定要注意不能像单个公式那个公式那样修改和修改和删除。在除。在实际应用中，合理的用中，合理的应用二用二维数数组运算，可以大大提高数据运算，可以大大提高数据运算能力。运算能力。n总之，通之，通过本章学本章学习，读者者应能正确地能正确地进行引用

36、，合理行引用，合理编辑公式，熟公式，熟练建立名称。建立名称。n熟熟练使用使用这些操作，可以大大提高些操作，可以大大提高Excel数据数据处理效率。理效率。ChongQing Technology and Business University习 题n1Excel中在中在进行公式行公式输入入时，需要注意哪些，需要注意哪些问题？。？。n2什么是公式中的什么是公式中的单元格循元格循环引用？如果想使用引用？如果想使用该功能，功能，需要注意什么需要注意什么设置？置？n3Excel中中对单元格地址的引用有哪些方式？如何元格地址的引用有哪些方式？如何进行行这些方式直接的快速切些方式直接的快速切换？n4名称的定名称的定义主要有那几种方法？它主要有那几种方法？它们主要使用主要使用场合有什合有什么不同？么不同？n5建立数建立数组公式公式时要注意什么事要注意什么事项？如何？如何删除数除数组公式？公式？n6上机自行将本章的所有上机自行将本章的所有实例操作一遍。例操作一遍。