企业合同讲座说课材料.ppt
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1、第一部分第一部分 企业企业(qy)(qy)合同管理合同管理概述概述第一页,共54页。一、企业合同管理的基本概念一、企业合同管理的基本概念 1 1、合同概念:合同是平等主体的自然、合同概念:合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。终止民事权利义务关系的协议。2 2、合同管理概念:大体而言,是指在、合同管理概念:大体而言,是指在企业洽谈、签订、履行合同的过程企业洽谈、签订、履行合同的过程(guchng)(guchng)中,各部门根据相关内部管理中,各部门根据相关内部管理制度的规定,严格按照既定程序履行相制度的规定,严格按照
2、既定程序履行相应的职权,有效防范法律风险的管理行应的职权,有效防范法律风险的管理行为。为。3 3、目的:防范合同法律风险,及时化、目的:防范合同法律风险,及时化解合同争议。解合同争议。第二页,共54页。4 4、保障措施:、保障措施:(1 1)机构与人员设置(专职机构、专职人员)机构与人员设置(专职机构、专职人员)(2 2)相关制度建设(职权划分、流程管理、监控)相关制度建设(职权划分、流程管理、监控机制、纠错机制、责任机制)机制、纠错机制、责任机制)(3 3)管理工具(软件):恒润基、东山、风语者、)管理工具(软件):恒润基、东山、风语者、EmptorisEmptoris沐雷、财易、智邦、沐雷
3、、财易、智邦、edoc2edoc2(软件功能:合(软件功能:合同同(h tong)(h tong)登记、合同登记、合同(h tong)(h tong)模版、合同模版、合同(h(h tong)tong)拟定与审批、合同拟定与审批、合同(h tong)(h tong)原件的扫描与存原件的扫描与存档、合同档、合同(h tong)(h tong)引用文档管理、合同引用文档管理、合同(h tong)(h tong)借阅、合同借阅、合同(h tong)(h tong)变更、合同变更、合同(h tong)(h tong)付款提付款提醒、合同醒、合同(h tong)(h tong)查询、合同查询、合同(h t
4、ong)(h tong)分析)分析)第三页,共54页。 企业的经营,离不开合同。就油脂公司而言,企业的经营,离不开合同。就油脂公司而言,我们接触到的合同就包括多种类型:原料买卖、我们接触到的合同就包括多种类型:原料买卖、运输、仓储、检验;进出口代理、报关报检代运输、仓储、检验;进出口代理、报关报检代理、招投标代理;资产理、招投标代理;资产(zchn)(zchn)并购、投资合并购、投资合作;工程建设、设备采购;水电热力供应、电作;工程建设、设备采购;水电热力供应、电信服务;房屋买卖、租赁;土地使用权转让;信服务;房屋买卖、租赁;土地使用权转让;专业服务,如审计评估、法律服务。专业服务,如审计评估
5、、法律服务。上述合同都可能存在法律风险。合同管理的上述合同都可能存在法律风险。合同管理的目的,是尽量规避因合同产生的法律风险。目的,是尽量规避因合同产生的法律风险。第四页,共54页。二、企业合同管理制度的主要内容二、企业合同管理制度的主要内容 1 1、合同的归口管理制度;、合同的归口管理制度;2 2、交易对方资信调查;、交易对方资信调查;3 3、合同洽谈、签订、审批、会签、合同洽谈、签订、审批、会签、审查、登记审查、登记(dngj)(dngj)、保存;、保存;4 4、法人授权委托办法;、法人授权委托办法;5 5、合同档案管理;、合同档案管理;6 6、合同专用章管理;、合同专用章管理;7 7、合
6、同履行过程监控;、合同履行过程监控;8 8、合同纠纷处理机制;、合同纠纷处理机制;第五页,共54页。 9 9、合同定期统计与考核检查办法;、合同定期统计与考核检查办法;10 10、合同管理人员培训制度等。、合同管理人员培训制度等。企业通过建立一整套规范、科学的企业通过建立一整套规范、科学的合同管理制度,同时,落实各项制度,合同管理制度,同时,落实各项制度,做到管理层次清楚做到管理层次清楚(qng chu)(qng chu)、职责明确、程序规、职责明确、程序规范,从而使合同的签订、履行、考核、范,从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。纠纷处理都处于有效的控制状态。第六页,共
7、54页。三、企业合同管理的主要环节三、企业合同管理的主要环节 根据合同的订立、履行、结束根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分,企业合同管理的时间顺序来分,企业合同管理分为:事前防范、事中控制、事分为:事前防范、事中控制、事后应对后应对(yngdu)(yngdu)三个阶段,并且三个阶段,并且是以合同事前防范、事中控制为是以合同事前防范、事中控制为主,事后应对主,事后应对(yngdu)(yngdu)处理为辅处理为辅的企业合同管理方式。的企业合同管理方式。第七页,共54页。第二第二(d r)(d r)部分部分 综合管理综合管理制度制度第八页,共54页。一、合同归口管理一、合同归口管理 1 1、业
8、务部门:提出需求、洽谈交易、业务部门:提出需求、洽谈交易(公司领导(公司领导/法务法务/财务)、草拟合同财务)、草拟合同(法务)、履行合同(财务)(法务)、履行合同(财务)2 2、法务部门:前期法律调查、风险、法务部门:前期法律调查、风险识别、协助谈判、审核识别、协助谈判、审核(shnh)(shnh)修改合修改合同、全程跟踪履行同、全程跟踪履行 3 3、财务部门:前期财务调查、财务、财务部门:前期财务调查、财务监控监控 4 4、审计部门:跟踪审计、审计部门:跟踪审计 5 5、综合部门:合同用章管理、综合部门:合同用章管理 6 6、档、档 案案 室:合同档案管理室:合同档案管理第九页,共54页。
9、 7 7、公司领导:合同审批、重大事项决策、公司领导:合同审批、重大事项决策(juc)(juc)、各部门协作各部门协作二、合同审批、会签与登记制度二、合同审批、会签与登记制度 1 1、审批流程:经办人业务部门负责人、审批流程:经办人业务部门负责人法务财务分管领导主管领导法务财务分管领导主管领导 2 2、审批权限:按合同金额划分(须考虑、审批权限:按合同金额划分(须考虑公司章程关于董事会、总经理职权的规定)公司章程关于董事会、总经理职权的规定)3 3、会签制度:合同审批表,各部门、会签制度:合同审批表,各部门与公司领导会签后办理合同签字盖章手续与公司领导会签后办理合同签字盖章手续第十页,共54页
10、。三、合同用章管理三、合同用章管理 1 1、用章范围:公章、合同专用章、财务专、用章范围:公章、合同专用章、财务专用章的使用范围与管理制度(合同一般使用合同用章的使用范围与管理制度(合同一般使用合同专用章;协议履行过程中发函一般使用公章;涉专用章;协议履行过程中发函一般使用公章;涉及财务的问题一般使用财务专用章)。及财务的问题一般使用财务专用章)。2 2、用章流程:经办人申请、用章流程:经办人申请-部门负责人审核部门负责人审核-其他相关其他相关(xinggun)(xinggun)部门审核部门审核-公司领导批准公司领导批准 3 3、印鉴管理:日常、携带外出、交接、印鉴管理:日常、携带外出、交接
11、4 4、用章登记:根据用章申请单的内容登记、用章登记:根据用章申请单的内容登记用章情况,经办人签字确认用章情况,经办人签字确认第十一页,共54页。四、合同档案管理四、合同档案管理 1 1、合同档案范围、合同档案范围 (1 1)前期调查资料:普通商务调查)前期调查资料:普通商务调查结果;法律结果;法律(fl)(fl)尽职调查报告;财尽职调查报告;财务尽职调查报告。务尽职调查报告。(2 2)合同会签、审批表单。)合同会签、审批表单。(3 3)合同文本(备忘录、意向书、)合同文本(备忘录、意向书、补充协议、附件)。补充协议、附件)。(4 4)履行凭证(财务凭证、收发货)履行凭证(财务凭证、收发货凭证
12、、验收文件等)(原件、复印件、凭证、验收文件等)(原件、复印件、电子版)电子版)(5 5)过程文件(往来函件,纸质函)过程文件(往来函件,纸质函件、传真件、电子邮件、电话录音)件、传真件、电子邮件、电话录音)第十二页,共54页。2 2、合同档案管理、合同档案管理(1 1)归档、入卷、借阅与交接程序;)归档、入卷、借阅与交接程序;(2 2)原件)原件(yun jin)(yun jin)的统一保管;的统一保管;(3 3)复印件的扩散范围;)复印件的扩散范围;(4 4)电子文档的制作、存储、备案与授)电子文档的制作、存储、备案与授权(读取、写入、删除)。权(读取、写入、删除)。第十三页,共54页。
13、五、合同五、合同(h tong)(h tong)管理考核制度管理考核制度 1 1、部门考核、部门考核 2 2、人员考核、人员考核 3 3、项目考核、项目考核 4 4、奖惩制度、重大责任追究制度、奖惩制度、重大责任追究制度第十四页,共54页。第三部分第三部分(b fen)(b fen)个案管理个案管理措施措施第十五页,共54页。一、前期调查一、前期调查 1 1、对交易对象的调查、对交易对象的调查 (1 1)主体资格:主体身份;特殊)主体资格:主体身份;特殊资质;签约授权;内部决策资质;签约授权;内部决策 (2 2)资信状况:注册资本;财务)资信状况:注册资本;财务报告;商业信誉报告;商业信誉(x
14、ny)(xny)(3 3)履约能力:生产能力;技术)履约能力:生产能力;技术水平;产品质量水平;产品质量第十六页,共54页。2 2、对交易标的、对交易标的(bio de)(bio de)的调查的调查 (1 1)调查目标:拟购买或租赁的不动产、)调查目标:拟购买或租赁的不动产、股权、成套设备,拟投资的企业,等等。股权、成套设备,拟投资的企业,等等。(2 2)主管部门登记的所有权、使用权、)主管部门登记的所有权、使用权、股权的权属、有无抵押或质押等他项权利,是股权的权属、有无抵押或质押等他项权利,是否被司法查封或冻结;否被司法查封或冻结;(3 3)权利凭证是否完备,包括权属证书、)权利凭证是否完备
15、,包括权属证书、购买合同、付款凭证与发票等是否齐全;购买合同、付款凭证与发票等是否齐全;(4 4)其他需要调查的事项。)其他需要调查的事项。第十七页,共54页。 3 3、调查的方式:、调查的方式:普通商务调查(银行、行业协会、主要普通商务调查(银行、行业协会、主要供应商、主要客户)、法律尽职调查(现场供应商、主要客户)、法律尽职调查(现场察看;有关部门核实、税务机关、工商登记、察看;有关部门核实、税务机关、工商登记、被执行人信息被执行人信息(xnx)(xnx));财务尽职调查);财务尽职调查第十八页,共54页。二、合同谈判二、合同谈判 1 1、负责部门:业务部门(主管领、负责部门:业务部门(主
16、管领导),法务部门协助导),法务部门协助 2 2、前期准备:、前期准备:(1 1)收集谈判对手资料,充分熟)收集谈判对手资料,充分熟悉谈判对手情况;悉谈判对手情况;(2 2)研究)研究(ynji)(ynji)国家相关法律国家相关法律法规、行业监管、产业政策、行业法规、行业监管、产业政策、行业惯例;惯例;第十九页,共54页。 (3 3)根据交易内容制订谈判方案,就)根据交易内容制订谈判方案,就主要主要(zhyo)(zhyo)条款获得内部授权(标的;条款获得内部授权(标的;质量技术标准;价格范围;履约担保;履质量技术标准;价格范围;履约担保;履约期限与方式;违约责任;合同变更与解约期限与方式;违约
17、责任;合同变更与解除;争议解决方式);对于影响重大、技除;争议解决方式);对于影响重大、技术要求高、法律关系复杂的合同,可组织术要求高、法律关系复杂的合同,可组织法律、技术、财会等专业人员参与制订谈法律、技术、财会等专业人员参与制订谈判方案;判方案;(4 4)加强保密工作,防止泄露我方谈)加强保密工作,防止泄露我方谈判意图;判意图;第二十页,共54页。 3 3、谈判进程:、谈判进程:(1 1)业务部门全程负责;)业务部门全程负责;(2 2)主管领导全程把关;)主管领导全程把关;(3 3)技术)技术(jsh)(jsh)、财务、法律专业人士必、财务、法律专业人士必要时协助;要时协助;(4 4)重要
18、事项集体研究决策。)重要事项集体研究决策。第二十一页,共54页。三、合同文本拟定三、合同文本拟定1 1、争取由我方起草、争取由我方起草2 2、业务部门根据谈判情况草拟、业务部门根据谈判情况草拟3 3、重点把握以下方面:、重点把握以下方面:(1 1)交易方案(模式、流程)交易方案(模式、流程)(2 2)交易内容(标的、金额)交易内容(标的、金额)(3 3)操作细节)操作细节 (4 4)质量、技术要求)质量、技术要求(yoqi)(yoqi)(标准、(标准、规范、异议期)规范、异议期)(5 5)我方的特殊要求)我方的特殊要求(yoqi)(yoqi)第二十二页,共54页。 4 4、对于常用合同,制订、
19、对于常用合同,制订(zhdng)(zhdng)示范文本,示范文本,根据示范文本修改、补充根据示范文本修改、补充四、合同审核四、合同审核 1 1、法务部门负责审核、法务部门负责审核第二十三页,共54页。2 2、审核主要涉及以下方面:、审核主要涉及以下方面:(1 1)合同主体是否明确、适格;)合同主体是否明确、适格;(2 2)合同内容是否合法(法律、法规、规章、)合同内容是否合法(法律、法规、规章、政策);政策);(3 3)合同内容是否完备,是否考虑到履行过程)合同内容是否完备,是否考虑到履行过程中可能出现的各种情形;中可能出现的各种情形;(4 4)合同权利义务是否合理,主要对我方是否)合同权利义
20、务是否合理,主要对我方是否存在不合理的风险;存在不合理的风险;(5 5)合同表述是否准确)合同表述是否准确(zhnqu)(zhnqu)、清楚、严、清楚、严谨(关于谨(关于“还欠款还欠款”一万元的事例)。一万元的事例)。第二十四页,共54页。3 3、合同内容的审核要点:、合同内容的审核要点:(1 1)标的:明确无歧义;编号规范统一)标的:明确无歧义;编号规范统一 (2 2)首部:主体及其信息;)首部:主体及其信息;(3 3)鉴于部分:概括由来,尤其是补充协议、)鉴于部分:概括由来,尤其是补充协议、担保合同,与关联文件呼应;担保合同,与关联文件呼应;(4 4)履约方式)履约方式(fngsh)(fn
21、gsh)、期限明确;、期限明确;(5 5)履约担保的设置;)履约担保的设置;(6 6)通知与送达方式)通知与送达方式(fngsh)(fngsh);第二十五页,共54页。 (7 7)采用格式合同(合同范本)时,对空白条)采用格式合同(合同范本)时,对空白条款的处理;款的处理;(8 8)合同生效条件(约定条件,法定条件);)合同生效条件(约定条件,法定条件);(9 9)违约责任明确、合法(预期违约、直接损)违约责任明确、合法(预期违约、直接损失、间接损失、预见范围、维权支出);失、间接损失、预见范围、维权支出);(1010)争议解决条款(诉讼、仲裁,涉外合同准)争议解决条款(诉讼、仲裁,涉外合同准
22、据法的选择);据法的选择);(1111)签约地点、签署时间;)签约地点、签署时间;(1212)合同附件完备(关联合同、资产清单、权)合同附件完备(关联合同、资产清单、权利凭证利凭证(pngzhng)(pngzhng)、资产负债表)。、资产负债表)。4 4、就审核修改后的合同文本,继续与对方协商。、就审核修改后的合同文本,继续与对方协商。第二十六页,共54页。六、合同签署六、合同签署 1 1、签署方式(书面;传真)、签署方式(书面;传真)2 2、使用文本(我方最后审核的文、使用文本(我方最后审核的文本)本)3 3、签署先后(当场同时签署之外,、签署先后(当场同时签署之外,对签约地点和时间的影响,
23、防止对方对签约地点和时间的影响,防止对方擅自修改擅自修改(xigi)(xigi))4 4、签署流程(经办人持经审核的、签署流程(经办人持经审核的文本、会签单,申请签字盖章)文本、会签单,申请签字盖章)5 5、注意事项:、注意事项:(1 1)印鉴)印鉴公章或合同专用章;公章或合同专用章;(2 2)对方法定代表人签名的重要)对方法定代表人签名的重要性;最近听说有使用褪色笔签名写借性;最近听说有使用褪色笔签名写借条的,防不胜防;条的,防不胜防;第二十七页,共54页。五、合同审批五、合同审批 1 1、会签制度(经办人、部门负责、会签制度(经办人、部门负责人、财务、法务、审计、分管领导、人、财务、法务、
24、审计、分管领导、总经理、董事长);总经理、董事长);2 2、审批过程中发现、审批过程中发现(fxin)(fxin)问题问题的,继续与对方协商定稿;的,继续与对方协商定稿;3 3、审批文件的归档保管。、审批文件的归档保管。第二十八页,共54页。 (3 3)授权代表签名的,要有授权委托书;)授权代表签名的,要有授权委托书;(4 4)合同附件也要盖章;)合同附件也要盖章;(5 5)多页合同加盖骑缝章,盖完骑缝章后合同)多页合同加盖骑缝章,盖完骑缝章后合同的每一页应该均有红印,并且第一页和最后一页最的每一页应该均有红印,并且第一页和最后一页最好同时有字,而不仅仅是个红圈(仅是红圈容易作好同时有字,而不
25、仅仅是个红圈(仅是红圈容易作假);不应存在漏页的情况,不论是中间漏还是前假);不应存在漏页的情况,不论是中间漏还是前后漏;合同展开应该能够将骑缝章还原成原章,只后漏;合同展开应该能够将骑缝章还原成原章,只有这样才是比较规范的骑缝章,才能有这样才是比较规范的骑缝章,才能(cinng)(cinng)发挥发挥骑缝章的作用。骑缝章的作用。6 6、需要履行审批、登记备案手续的,及时履行。、需要履行审批、登记备案手续的,及时履行。第二十九页,共54页。七、合同履行七、合同履行(lxng)(lxng)、变更与解除、变更与解除 1 1、严格按照合同履行、严格按照合同履行(lxng)(lxng)相关相关义务,避
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