会议记录资料讲解.ppt

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1、1会议记录第一页，共32页。2会议记录第二页，共32页。3活页(huy)记录第三页，共32页。4 会议记录式样(shyng)第四页，共32页。5第五页，共32页。6第六页，共32页。7 会议记录常见问题 （一）参加会议的人员(rnyun)没有签到。1.会议没有签到簿。2.重要会议出席人员(rnyun)、列席人员(rnyun)没有签到，而是由记录员代签到。第七页，共32页。8 会议记录常见问题 （二）出席/缺席会议(huy)人员及职务记录不清楚。出席/缺席会议(huy)的人员要写明姓名和职务：如李黎，不要写成“李总”或“李总经理”。同时，缺席会议(huy)的还要写明事由。第八页，共32页。9 会

2、议记录常见问题 （三）会议名称不全或缩写 每次会议应写明会议全称。如公司(n s)总经理办 公会议、公司(n s)总经理办公（扩大）会议、公司(n s)党 委会议、公司(n s)党委（扩大）会议、公司(n s)党政联席 会议、公司(n s)XXXX 专题会议。第九页，共32页。10 会议记录常见问题 （四）会议记录本内无目录 特别是不填写会议议题时，在利用时就要逐页 查阅，不仅(bjn)效率很低，而且人为地增加了对案卷的 磨损，不利于档案的保护和保密。（注：会议记录本前三页应写有目录，包括会 议日期、内容摘要、页码、备注等栏目。）第十页，共32页。11 会议记录目录(ml)第十一页，共32页。

3、12 会议记录常见问题 （五）会议记录本不规范 1会议记录本中格式不符合(fh)会议记录要求。大部分无会议议题，无列席人；2会议记录本大小（标准）不规范（一般 以“硬壳”记录本为好，公司一级会议记录一般使 用“活页记录”）。第十二页，共32页。13 会议记录常见问题 （六）记录不完整 1.会议记录未记载(jzi)会议日期、地点、主持人、记录人；2.会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名；3.会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容；4.会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题；5.会议记录层次不清，没有按会议议程进行记录；6.会议结束后，会议记录无主持人、记录人签字。第十三页，共32

4、页。14 会议记录常见问题 （七）会议录音整理后没有送讲话(jing hu)人或发言人 审阅就记录到会议记录本上。第十四页，共32页。15 会议记录常见问题 （八）会议记录不符合归档要求 1.使用圆珠笔、纯蓝墨水记录以及不耐久字迹材料；2.书写潦草，书写涂改；3.会议记录没有页码或缺页；4.重要(zhngyo)事项没有按照逐人表态、逐项表决的要求记录；5.会议决定或示决定的事项没有写明；6.会议记录存在两种以上笔迹（如会议记录本上有两种以上笔迹需要说明）。第十五页，共32页。16会议纪要会议纪要第十六页，共32页。17会议纪要概述(i sh)会议会议(huy)纪要是传达会议纪要是传达会议(hu

5、y)情况和议情况和议定事项的公文定事项的公文.它具有知照性、规定性、协议它具有知照性、规定性、协议性和指导性等多种性质。性和指导性等多种性质。它主要用于汇报情况、交流信息、介绍经验、它主要用于汇报情况、交流信息、介绍经验、指导工作或约束执行指导工作或约束执行会议会议(huy)纪要不是会议纪要不是会议(huy)记录记录第十七页，共32页。18会议纪要不可按主观意图随意增减会议纪要不可按主观意图随意增减(zn jin)内容，写成后应当提请会议主持人审核、内容，写成后应当提请会议主持人审核、签发，重要的会议纪要应经与会者讨论并认签发，重要的会议纪要应经与会者讨论并认可。可。会议纪要不必盖章。会议纪要

6、不必盖章。第十八页，共32页。19 公关0401班关于组织全班同学 秋游华南植物园的会议纪要 为了丰富课余生活，增强(zngqing)班级凝聚力，11月3日下午，公关0401班全体同学在本班教室，召开了一次全班秋游华南植物园活动的会议。会议由班长张三同学主持，现将会议议定的事项纪要如下：一、秋游华南植物园时间：11月8日（星期天）。全班同学于该日早晨7：00在校门口集中，统一乘车前往。二、在植物园开展的活动内容：小型文娱节目、烧烤、摄影、自由游览等。三、成立后勤服务小组：由生活委员李四任组长，负责鸡翅、牛排、番茄酱等烧烤食品的采购。第十九页，共32页。20四、此次活动：由班费开支四、此次活动：

7、由班费开支400元，另每位同学交元，另每位同学交30元。同学元。同学们所交费用由各组组长统一收齐，于们所交费用由各组组长统一收齐，于11月月5日下午交生活委员日下午交生活委员李四同学。李四同学。五、邀请嘉宾：班主任和兄弟班代表。五、邀请嘉宾：班主任和兄弟班代表。六、其他：六、其他：（一）（一）秋游活动期间不得下湖游泳，注意安全。秋游活动期间不得下湖游泳，注意安全。（二）（二）准时出发。下午准时出发。下午5：00在植物园门口集中统一乘车在植物园门口集中统一乘车(chn ch)返校。返校。（三）（三）有特殊情况不能参加本次秋游活动者，需向班长请假。有特殊情况不能参加本次秋游活动者，需向班长请假。第

8、二十页，共32页。21会议纪要的 独特发布(fb)方式 一般可以直接发给上级机关、平级机关或下级机关，也可以直接发给有关领导者个人，如市委书记、市长等。正因为如此，故习惯把主送机关或个人名称写在文尾部分。第二十一页，共32页。22会议纪要的写法(xif).会议基本情况会议基本情况 一般包括会议召开的时间、参加的范围、单位、主要一般包括会议召开的时间、参加的范围、单位、主要领导人，会议召开的根据领导人，会议召开的根据(gnj)、目的、基本议程和、目的、基本议程和主要活动；会议的结果和评价。这部分的介绍，要简主要活动；会议的结果和评价。这部分的介绍，要简明扼要。明扼要。.会议的主要精神会议的主要精

9、神 这是纪要的主体部分，要详写。一般包括：会议所讨这是纪要的主体部分，要详写。一般包括：会议所讨论的问题及意义，指出对过去工作的基本评价；会议论的问题及意义，指出对过去工作的基本评价；会议研究的问题，讨论中的主要意见；对今后工作的指导研究的问题，讨论中的主要意见；对今后工作的指导思想、要求和措施等思想、要求和措施等 第二十二页，共32页。23.会议的希望会议的希望这是结尾部分这是结尾部分(b fen)，有的提出希望、，有的提出希望、号召或要求，有的则不单独写这一部分号召或要求，有的则不单独写这一部分(b fen)。第二十三页，共32页。24写作(xizu)中注意的问题如实反映会议的情况和基本精

10、神，不能虚构，如实反映会议的情况和基本精神，不能虚构，掺假，更不能断章取义。掺假，更不能断章取义。主题要突出，围绕主题归纳要点。主题要突出，围绕主题归纳要点。层次清晰，有条理层次清晰，有条理（纪要不是会议议程的缩影，而是对会议讨论（纪要不是会议议程的缩影，而是对会议讨论的意见加以综合的意见加以综合(zngh)分析，要写成观点鲜分析，要写成观点鲜明，材料充足，层次分明的文字）明，材料充足，层次分明的文字）第二十四页，共32页。25篇幅不能太长，语言简明扼要，切篇幅不能太长，语言简明扼要，切忌冗长杂乱忌冗长杂乱(zlun)会议整理的材料具有通报的作用，会议整理的材料具有通报的作用，但不是通报但不是

11、通报第二十五页，共32页。26“会议纪要”的常见问题第二十六页，共32页。27第二十七页，共32页。28问题(wnt)分析：1、标题问题。只有文种“会议纪要”，是什么会议的纪要，无法一目了然，不利于文件的日后检索2、这是“会议记录(jl)”，不是“会议纪要”，只是对会议进行记录(jl)，没有对会议决定事项作出简明扼要的归纳。且“梁总提出了要求”，“卢总作了指示”，“对此，卢总强调”，“建总表示”，全是口头语。3、简称不规范。“建总”是什么单位？全文无迹可寻第二十八页，共32页。29第二十九页，共32页。30z问题分析：z1、会议纪要格式错误。时间、地点、主持人等要素前，无须标列序号z2、没 有(mi yu)与会人员z3、“会议决议”的内容，构不成因果关系z4、阐述不清楚。如（一）z5、会议纪要不用落款第三十页，共32页。31第三十一页，共32页。32问题(wnt)分析：z1、无会议纪要的标题z2、正文中的数字要用阿拉伯数字z3、语言罗唆。除关键背景须介绍外，可直奔主题z4、如使用“模糊”时间，经办人不容易掌握。时间必须具体(jt)到“年月日”，不能用“本周内”、“本月”、“下星期三”等字眼，因为会议纪要成文时间与开会时间有时差第三十二页，共32页。