财务培训大纲.pptx

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1、12023/2/191一、报销流程及相关规定培训内容培训内容第1页/共41页2基本报销流程基本报销流程第2页/共41页3相关注意事项相关注意事项流转时间各部门内部流转时间自行控制，但最终交至财务部的时间不得超出相关规定；各部门个人报销单据递交至财务部的时间为每周星期一，星期二；财务部资金组会在每周五，依据收到最终审批完成的报销单执行付款。报销期限每月只可报销一次个人费用，将各种费用填写在一张报销单上；手机费不得在发生当月进行报销；月末发生的费用来不及报销，可以并入次月。第3页/共41页4相关注意事项相关注意事项对于员工个人日常费用报销应在费用发生的隔月月底前及时报销，超过报销时限只报销实际金额

2、的80%，超过报销时限1个月以上的只报销实际金额的50%。如：二月份整个自然月发生的费用，可以在四月底前提交；如果在五月份提交报销单，则只报销实际金额的80%；在五月份之后提交报销单，则只报销实际金额的50%。费用发生月份费用发生月份报销月份报销月份1月份3月份2月份4月份3月份5月份4月份6月份5月份7月份6月份8月份7月份9月份8月份10月份9月份11月份10月份12月份11月份次年1月份12月份次年2月份第4页/共41页52023/2/195二、单据分类报销规定培训内容培训内容第5页/共41页1.交通费：交通费是指员工在市内因外出办理公务而产生的交通费（非正常上下班时间交通费及外地差旅费

3、）。必须符合以下条件之一：a)陪同客人一起；b)携带重要物品；c)有紧急事情处理；d)员工因加班、内部培训和会议至晚20：30结束的，可乘坐出租车返回；e)周末加班f)私车公用需经过本部门总监级以上人员批准，所发生的汽油费报销金额，应根据行驶里程数及该车油耗计算；需填写交通费报销明细单或汽油费报销明细单6日常费用报销规定日常费用报销规定第6页/共41页7日常费用报销规定日常费用报销规定交通费报销明细单第7页/共41页日常费用报销规定日常费用报销规定汽油费报销明细单第8页/共41页 9日常费用报销规定日常费用报销规定2.通讯费通讯费指员工因业务需要使用手机所产生的通讯费。每个员工手机报销号码只能

4、为一个，并由行政部及时更新并发布在公共文件夹中备查；报销话费的手机在工作时间要保持开机状态。a)使用公司配备189手机的员工，该部手机费用每月由行政部统一支付，公司不再报销其他任何通讯费用。如通讯费用因实际工作需要超出标准的部分，须由部门负责人签字确认，予以全额或部分报销；如无部门负责人签字确认，超出标准部分的通讯费用将从员工工资内扣除；b)未配备189手机的员工，对于提交缴费清单报销的按照标准内实报实销；对于使用充值卡发票报销，在报销标准内，按发票金额的80%报销；第9页/共41页3.误餐费 误餐费指在得到部门负责人允许的情况下，员工因业务需要加班或开会等原因，而产生的误餐费用，特指工作日的

5、晚餐和休息日或节假日餐费。误餐费的报销标准为20元/人/次。需填写误餐费报销明细表 4.业务招待费 业务招待费是指因工作需要发生的交际应酬费用。业务招待费的报销标准为80元/人/次。需填写交际应酬费报销明细表10日常费用报销规定日常费用报销规定第10页/共41页11日常费用报销规定日常费用报销规定误餐费报销明细表第11页/共41页12日常费用报销规定日常费用报销规定交际应酬费报销明细表第12页/共41页13报销单样报销单样张张超标VP签字第13页/共41页14日常费用报销规定日常费用报销规定公司员工对上述个人日常费用进行报销时，需按下述要求准确填写，并按时向财务部提交相关报销单据：a)进行费用

6、报销时，除提交报销单及发票外，针对不同类型的费用，还需提交相关单据；b)表单上的所有项目都按要求以正楷字填写，且不得随意涂改。除实际付款金额由财务部填写外，其他项目均由经办人完整填写。如填写错误，须重新填写和审批；c)报销单中的“说明”处应分类注明报销费用项目、月份及金额。d)具有审批权限的相关责任人必须严格按照费用预算和报销标准程序，逐级认真审批每一份费用报销申请，并签字确认。如果报销金额超出标准，需由申请人在相关报销单据上进行说明，并经相关部门副总裁签字确认；第14页/共41页15日常费用报销规定日常费用报销规定e)所有明细单及发票需按费用性质分类，并按时间顺序整理清楚，分别粘贴在A4一半

7、大小的纸上，不能用钉书钉钉在一起；f)发票抬头，为“凡客诚品（北京）科技有限公司”或“上海凡客诚品电子商务有限公司”。其他发票抬头，财务部不予报销。对于使用公务信用卡支付业务的同事需按下述时间要求，在各部门内部完成表单的填制、申请及审批流程：1.每个自然月的10日之前，使用公务信用卡的员工需将上月11-31日之间发生的，经部门主管副总裁签字确认的所有报销单据递交至财务部；2.每个自然月的20 日之前，使用公务信用卡的员工需将当月1-10 日之间发生的，经部门主管副总裁签字确认的所有报销单据递交至财务部。第15页/共41页16日常费用报销规定日常费用报销规定g)若报销申请人不按以上制度的要求进行

8、报销，或被财务人员发现弄虚作假或故意隐瞒情况等，财务部有权力不予报销相应费用。h)若在自然月2 月1 日后提交上年的报销单据，财务对此类费用将不予报销。如果报销人员发生连续出差、生病、休假等情况，请将发票及相应单据快递至相关同事，请他们代为办理费用报销手续。I)如果员工因个人原因，没有及时提供真实、完整、准确的报销单据，财务部将顺延其审批时间。第16页/共41页17定义及适用范围 差旅费是指员工在出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费、餐补、业务招待费及通讯费等费用。公司不受理个人差旅费借款；出差可申请公务信用卡（详情参见公务信用卡管理办法）或个人自行垫支 差旅费报销规定差旅费报销规定第17

9、页/共41页18 差旅费报销规定差旅费报销规定1)长途交通费 公司员工原则上以火车、汽车为主，夜晚乘坐火车超过4小时的方可订硬卧。去往距目的地的距离超过1,500公里可乘坐飞机经济仓。如遇特殊情况需要超标准乘坐交通工具的应事先报部门副总裁批准。2)住宿费及餐补 出差人员的住宿费报销采用限额开支办法，即实际住宿费高于标准部分不予报销。住宿标准如下：a)北京、上海、广州、深圳四大城市的双人标准为200元/天/人，单人标准为300元/天/人；其他城市双人标准为160元/天/人，单人标准为224元/天/人；b)就餐补助为每日两餐，每餐补助30元。如果有业务招待费产生，则扣减相应的一餐的餐补；c)同性同

10、事出差，原则上应该同住一个标准间，住宿费用可按照双人标准进行报销；一人出差或不能与他人共用同一房间者，则按单人住宿标准报销；d)员工近地出差，应事先做好行程安排，在工作完成的情况下，应当日往返，不得无故逗留，一经发现，取消其所有餐补。第18页/共41页19 差旅费报销规定差旅费报销规定3)市内交通费 a)差旅期间产生的交通费按实际发生额报销，每日最高标准为50元。机场或车站往返公司或家的费用除外。出差返回后应及时填写交通费报销明细单；b)员工从出发地点到机场、或机场到目的地之间，应优先选择乘坐机场巴士，除非当时时间已无机场大巴，才可乘坐出租车；c)出差期间如遇特殊情况，如携带大件或贵重物品或紧

11、急出差需乘坐出租车的应提前向部门负责人申请，经批准后方可直接乘坐。填写交通费报销明细时进行说明。4)通讯费 通讯费补贴的前提是保证通讯畅通。员工出差期间的手机漫游费按15元/天发放通讯费补贴。员工在报销通讯费时还需提供电信公司出具的话费账单。5)业务招待费 总监级及以下人员出差未经批准不得开支业务招待费，确有必要开支时，应先根据所需金额，通过邮件方式取得相关部门副总裁的同意，出差返回后应及时填写交际应酬费报销明细单，否则不予报销。第19页/共41页6）差旅费报销单20第20页/共41页21 差旅费报销规定差旅费报销规定 差旅费报销流程 出差人员在结束每次出差活动后，按下述要求按时填具并准备相关

12、报销单据：a)每一份差旅费报销单只能包含一次出差的费用，包含多次出差费用的差旅报销单不予接受；b)表单上的所有项目都按要求以正楷字填写，且不得随意涂改。如填写错误，须重新填写和审批；c)如果差旅费报销款涉及公务信用卡还款及员工个人代垫款，请在报销单中的“收款单位开户行及账户”处分别填写打款至公务信用卡及个人报销卡（交行）的金额及账号；因个人填写失误造成的后果，由员工本人承担；d)报销单中的实际付款金额由财务部填写，填写报销单时请空缺；第21页/共41页22 差旅费报销规定差旅费报销规定e)填写差旅费报销单、交通费报销明细单及交际应酬费报销明细单时，必须按时间顺序逐条填写各项费用及补贴金额，并在

13、用信用卡支付的款项后面用“”作出标识；f)差旅费报销单及报销单需经申请人及有审批权限的负责人签字确认后，再递交至财务部进行审批；g)所有发票需按费用性质分类，并按时间顺序整理清楚，分别粘贴在A4一半大小的纸上，不能用钉书钉钉在一起；h)报销单据粘贴顺序：差旅费报销单、费用明细说明单（交通费报销明细单、交际应酬费报销明细单）、发票；i)餐补需提供相应金额的发票，员工根据所属公司填写抬头，为“凡客诚品（北京）科技有限公司”或“上海凡客诚品电子商务有限公司”。其他发票抬头如“个人”等，财务部不予报销。第22页/共41页23 差旅费报销规定差旅费报销规定j)关于出差时间的规定：出发时间的计算：12：0

14、0点（含12：00）以前出发算1天；12：0024:00出发算半天；返回时间的计算：12：00（含12：00）以前返回算半天；12：00以后返回算1天 出发时间及返回时间都以车、船、机票上所载时间作为依据。k)若出差人员不按以上制度的要求报销差旅费，或被财务人员发现弄虚作假或故意隐瞒情况等，财务部有权力不予报销相应费用。l)若在自然月2月1日后提交上年的报销单据，财务对此类费用将不予报销。如果员工发生连续出差、生病、休假等情况，请将发票及相应单据快递至相关同事，请他们代为办理差旅费报销手续。m)如果因出差人员个人原因，没有及时提供真实、完整、准确的报销单据，导致个人差旅费款项没有结清，财务部将

15、不再受理其新增的差旅费报销申请。第23页/共41页242023/2/1924 三、费用报销额度及审批权限培训内容培训内容第24页/共41页级别交通费通讯费总监500500经理300300主管200200员工100-级别交通费通讯费总监400400经理200200主管150150员工100-级别交通费通讯费副总50060025各职级员工交通费、通讯费报销标准各职级员工交通费、通讯费报销标准一线业务部门，包括：基础产品事业部、新产品事业部二线业务部门、三线职能部门总裁办第25页/共41页26审批权限审批权限内容内容500以内以内500-50005000以上以上个人报销费用审核主管/经理内控总监主管

16、财务副总裁对公报销费用审核主管/经理内控总监主管财务副总裁产品领用或借用预算主管/经理内控总监主管财务副总裁第26页/共41页272023/2/1927 四、常见问题解答培训内容培训内容第27页/共41页28以下内容可参考费用报销政策Q&A,如有其他问题请汇总到部门助理处，统一由财务部解决。与差旅政策相关的问题 出差前可以从公司预借差旅费用吗？公司已为员工办理了公务信用卡，有出差需求的员工可以提前申请公务信用卡。出差时飞机票的标准是怎样的？出差员工去往距目的地的距离超过1,500公里的可乘坐飞机经济舱，如遇特殊情况需要超标准乘坐交通工具的应事先报部门副总裁批准。出差时的津贴补助标准是什么？公司

17、目前只提供餐费补助，标准为每天60元。出差的餐补是否需要提供发票？需要，员工根据所属公司填写抬头，为“凡客诚品（北京）科技有限公司”或“上海凡客诚品电子商务有限公司”。其他发票抬头如“个人”等，财务部不予报销。第28页/共41页29与个人费用报销政策相关的问题 我的手机费报销标准是150元，我提供了200元的发票，为什么只给我报销120元？通讯费，提交缴费清单报销的按照标准内实报实销，对于使用充值卡发票报销，在报销标准内的按的80%报销。您的报销为：150*80%=120 当月的个人费用没来得及报销，如果并入下月一起报销，还要扣款吗？本着当月费用及时报销的原则，请及时将当月费用一次报销（包括交

18、通费，通迅费，误餐费等）。对于费用延迟报销情况，财务部只报销符合要求的报销单据的50%。报销市内交通费时，需要注明起止地点吗？是的，必须注明起止地点。几位员工加班时一起就餐，最后由一名员工结账，此员工可以一并报销此次误餐费吗？可以，但必需要列明每一位就餐员工的姓名。第29页/共41页30公司的加班交通费是如何规定的？周一至周五晚8：30以后的加班交通费可以报销，周六和周日及法定节假日的加班交通费可以报销。手机费用报销时需注意什么问题？当月的手机费用必须于第二个月内报销；报销时必需注明费用所属月份。报销单上需要写明银行信用卡的卡号吗？为避免将你的报销款项打入其他员工账户，请填写。员工报销需领取现

19、金吗？不会，按照目前公司资金管理的规定，员工的报销和借款均会通过银行转账的方式转入员工账户中。标准票据粘贴方法？第30页/共41页31合同审批标准固定资产采购及项目审批标准123培培 训训 内内 容容对公业务对公业务操作指南操作指南5。礼品卡审批标准对公支付审批标准第31页/共41页32合同审批标准合同审批标准对于金额较大，存在二次及二次以上合作关系的业务，建议签订合同。审批标准如下：1.清晰，完整填写合同审批单内容，不得随意涂改2.新签合同要求提供对方有效资质3.建议采用VANCL标准合同版本4.说明：详细，完整描述合同结算条款及需要审批人注意条款5.按审批流程进行：部门内部签到部门副总裁审

20、计法务财务6.法务加盖骑缝章7.如审计，法务提出修改意见，必须完成修改后再提交到财务第32页/共41页33合同审批标准合同审批标准8.合同编号，内容为打印体，不得随意涂改。9.如有需要修正的条款，首先要后附对方公司确认邮件，表示同意修改后，才可以手写修改。10.变更协议，需要后附原协议复印件11.审计比价单（已审批）12.项目类合同需后附已通过审批的项目申请单13.固定资产采购类合同需后附已通过审批的固定资产及办公用品采购申请单第33页/共41页34固定资产采购及项目审批标准固定资产采购及项目审批标准1.填写相关申请表 固定资产及办公用品采购申请项目申请单2.确定此次申请包含在项目预算表中，否

21、则财务将不予通过审批3.采购比价单第34页/共41页35对公支付审批标准对公支付审批标准一、运费报销1.报销单2.客户邮寄的快递单原件3.快递费发票4.多部门承担则需要提供部门承担费用明细，部门VP签字确认二、劳务费1.报销单2.劳务报酬支付单3.工作时间确认单4.身份证复印件5.委托收款授权书6.工资支付确认单7.如个人先垫付，凭对方收款证明8.合同审批表复印件第35页/共41页36对公支付审批标准对公支付审批标准三、咨询费1.报销单 或 白黄联请款单2.合同审批表复印件3.付款通知书原件4.凭发票冲销黄联四、房租，水电1.报销单 或 白黄联请款2.合同审批表复印件3.物业公司、电信公司寄送

22、的付款通知单原件4.费用计算清单5.发票第36页/共41页37对公支付审批标准对公支付审批标准五、固定资产采购1.项目预算2.报销单 或 白黄联请款单3.已审批通过的固定资产及办公用品采购申请单4.已审批通过的中标书或采购比价单5.合同审批表复印件6.固定资产验收单、报告第37页/共41页38对公支付审批标准对公支付审批标准六、项目款（非日常营业性项目且金额大于10万）1.项目预算2.报销单 或 白黄联请款单3.已审批通过的固定资产及办公用品采购申请单4.已审批通过的中标书或采购比价单5.合同审批表复印件6.项目合格验收报告第38页/共41页39对公支付审批标准对公支付审批标准七、部分活动经费1.白黄联请款单2.HR签字3.开销预算4.凭发票冲销黄联5.如使用替票，请注明为何无法提供正规发票，并提交相应的证据（如收据、原毁损的发票等）；替票仍需注意发票日期的合理性。替票、丢票需由副总裁签字。第39页/共41页40对公支付审批标准对公支付审批标准注意事项1.合同审批表复印件，如审批单内容不全则需要附全部合同2.后附全部相关合同，即原合同和变更协议3.确认合同是否生效，勾选“我方先盖章”或“对方已盖章”，如“我方先盖章”，要求经办人在合同审批单复印件上注明合同是否已经生效4.其它报销必须有费用明细，证明材料第40页/共41页41感谢您的观看。第41页/共41页