专题资料(2021-2022年)1归档管理办法.doc
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1、杭州市地铁建设工程文件编制归档管理办法(修 订)前 言为加强地铁工程建设期工程文件管理、控制以及竣工验收后的档案移交工作,市地铁集团经广泛调查研究,认真总结经验,编制完成了杭州市地铁建设工程文件编制归档管理办法(修订)。本办法修订时,参考全国有代表性的省市轨道交通工程档案管理,结合杭州地铁工程的特点和实际,同时借鉴兄弟地铁城市相关经验而形成。请各单位在执行过程中,结合工程实践,注意积累资料、认真总结经验,如发现需要修改和补充之处,请将意见和有关资料提交市地铁集团综管部,以供再次修订时参考。目 录第一章 总则 3第二章 地铁工程档案分类 4第三章 职责分工 7第四章工程文件整理 11第五章 竣工
2、图表的编制要求 39第六章 声像档案 46第七章文件的验收、移交 52第八章 附则 59第九章 汇表与附件61杭州市地铁建设工程文件编制归档管理办法(修订)第一章 总则一、为规范杭州市地铁建设工程文件的编制、立卷、归档工作,统一地铁工程档案的验收标准,实现地铁工程档案管理的规范化、标准化、制度化,根据国家、省、市有关档案文件精神,结合地铁工程的实际,特制定本办法。二、本办法适用于杭州市地铁集团有限责任公司及参加杭州地铁建设的设计、施工、监理、咨询、监测、检测、测量及相关供货商等单位。本办法是杭州地铁建设工程文件编制、检查和验收的依据。三、单位、子单位、分部等工程划分详见杭州地铁单位工程、分部工
3、程和分项工程划分标准。四、根据杭州地铁工程建设的特点和具体情况,地铁工程的设计文件、征地拆迁文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等,以工点车站(含设备)、区间(含设备)和设备系统为单位进行编制、归档(详见后序号对照表),按卷内目录排列顺序进行组卷。各工点的起讫点里程以施工图为准。五、各施工、监理单位编制的工程建设竣工文件需提交一式若干套,分别由建设单位(1套)、工程接收单位(即运营单位2套)、档案管理部门(1套)存档;位于萧山、滨江、余杭区管段内的工程,另增加一套,分别由萧山、滨江、余杭区城建档案馆存档。施工单位或其它单位自留,不在此列。六、公司各部门、各参建单位应高度重视工程文件编
4、制、归档工作,注意收集、积累、整理原始记录,指派责任心强、业务熟悉的专业人员编制和归档建设工程文件。 第二章 地铁工程档案分类根据杭州地铁工程的特点和具体情况,杭州地铁建设工程文件归档范围总体上分为线网总体和线别项目类。涉及全网的文件归入线网总体类。单个线别项目文件分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、运营调试和管理文件、资源开发等六部分。一、工程准备阶段文件地铁工程准备阶段文件是指涉及全线、总体性的,主要由建设单位相关职能部室提供的文件、资料。主要包括:1、总体卷2、征地拆迁文件 3、勘察测绘设计文件4、招投标文件 5、合同管理、竣工结算6、科研项目文件二、监理文件三、施工
5、文件四、项目竣工验收文件五、运营调试和管理文件六、资源开发文件监理文件、施工文件是指由监理单位、施工和安装承包商、车辆和机电设备供货商等单位编制的,反映施工全过程的安全、质量、进度、投资控制等工作内容的竣工文件、声像档案,应分别组卷。主要分为土建、装饰工程、车辆及机电设备等三大类,其中土建可分为:车站、区间(含盾构隧道及高架桥梁)、主变电站、车辆段、轨道及房屋建筑等。具体分类见下框图(以地铁1号线为例,其他线路参照制定)。征地拆迁文 件立项文 件勘察设计勘察设计文 件施工、采购安 装招投标文 件 按标段划分归档监理 工程准备阶段文件合同管理文 件施工文件其它土建工程科研项目文 件监理文件装修工
6、程湘湖站机电工程滨康路站杭州地铁1号线工程车站工程.施工文件监理文件土建工程施工文件车辆段停车场工 程监理文件装修工程施工文件施工监理文 件控制中心房建、铺轨等综合工程监理文件施工文件富春路主变电站湘湖站城站站监理文件火车东主变电站七堡车辆基地城站站;七堡车辆基地世纪大道站;七堡车辆基地文泽路站主变电站施工文件下沙中心主变电站监理文件汽车城主变电站施工文件整体道床及铺轨工 程湘湖站滨康路站监理文件土建工程施工文件区间工程滨康路站西兴站施工文件监理文件运营调试管理文件机电系统.监理文件资源开发文 件 第三章 职责分工一、建设单位职责1建设单位在综合管理部设置工程档案室,配备专职档案管理人员。负责
7、监督和检查各参建单位在工程准备阶段和施工、竣工验收阶段工程档案的编制、立卷及归档工作。负责指挥部与各有关单位往来文件、科研项目、工程筹划、计划管理类等文件的收集和归档。2办公室负责与地铁建设有关的文件,重要活动、声像资料的收集、整理和归档,不包括施工过程中有关声像资料的收集、整理和归档。3设计部负责工程项目立项、建设项目规划、预可行性研究、工程可行性研究报告、测绘、工程水文地质勘察文件、设计方案、初步设计、施工图设计、设计变更类等文件的收集、整理和归档。4征地拆迁部负责建设用地、土地征收、房屋拆迁等文件、资料的收集、整理和归档。5经营管理部负责招投标类文件、合同类文件、概预算、计量支付及竣工结
8、算等文件资料的收集、整理和归档。6工程部负责地铁工程土建(含装修)施工、监理单位有关工程安全、质量、进度(含过程控制、工程变更、竣工图纸)、(预)结算依据性文件、竣工验收等文件、资料的收集、整理和归档。7机电设备部和运营部负责地铁车辆、机电系统设计、施工、监理单位有关机电系统设计、设备供货及安装、运营调试和管理、(预)结算依据性文件、竣工图纸、竣工验收等文件、资料的收集、整理和归档。8投资开发部负责资源开发项目等有关文件的收集、整理和归档,含资源开发的技术前期、工程前期、施工过程及竣工后管理。9.建设单位负责组织、监督、检查、收集和汇总勘察、设计、施工、监理、测量等单位的工程文件的形成、积累和
9、立卷归档工作。10.在组织工程竣工验收前,由地铁集团综合管理部负责提请市城建档案馆对已汇总并完成自检的工程档案进行检查、预验收。未取得工程档案预验收认可文件的,不得组织工程竣工验收。11.建设单位按工程项目进展,分阶段、分步骤地对工程档案进行整理、汇总并归档,同时向市城建档案馆移交一套工程档案。二、勘察、设计单位职责1.应按照合同和规范要求提供地质水文勘察文件、设计文件、设计变更文件。上述文件应签章齐全,符合归档要求。2.设计单位出具的设计变更文件,必须注明变更所涉及的图纸编号,并按规定提供设计变更文件原件,签章齐全。3.列入建设单位和市城建档案馆归档范围的地质水文勘察文件、设计文件、设计变更
10、文件等应按规定立卷后向建设单位移交。三、监理单位职责1.负责工程监理文件的收集、整理和归档工作。2.受建设单位的委托,对施工、设备供货及安装工程文件的形成、积累、组卷、归档工作进行监督、检查,保证归档文件的完整性、准确性,符合有关要求。3.列入建设单位、市城建档案馆归档范围的工程监理文件,监理单位应按规定编制、立卷后向建设单位移交。四、施工单位职责1.实行项目负责人和技术负责人负责制,配备专职资料员,并按规定进行相应的业务培训。2.在施工过程中应按照要求及相关技术规范、规程的要求,形成完整、准确、齐全的施工文件,按工程档案的编制要求对归档的施工文件进行编制、组卷。3.总承包单位加强对各分包单位
11、提交的工程档案进行检查,不符合要求的应限期整改;负责汇总各分包单位编制的工程档案并统一排序立卷。4.工程档案的编制和汇总工作应在工程竣工验收之前完成。5.列入建设单位、市城建档案馆归档范围的工程施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像档案等,施工单位应按规定编制、立卷后向建设单位移交。文件归档职责分工见下附表。杭州地铁归档文件职责分工表序号归档文件分类责任部门责任单位备注一工程准备阶段文件1总体卷(立项文件)设计部2用地征地拆迁文件征地拆迁部3勘察设计文件设计部勘察、设计单位4招投标合同文件经营管理部代理公司5合同管理竣工结算经营管理部6科研项目文件综合管理部各主办部门二监理文件工程部、机电部监理
12、单位三施工文件工程部、机电部施工、安装承包商或设备供货商四竣工图工程部、机电部五竣工验收资料工程部、机电部六运营调试和管理文件机电部、运营部七资源开发文件投资开发部第四章 工程文件整理一、分类、立卷的原则和方法1分类、立卷的原则立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。按地铁线别划分的原则,如地铁1号线、地铁2号线等。按招标标段划分的原则。一个建设工程由多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷,如车站与区间捆绑招标的标段,无论施工文件、还是监理文件,车站、区间均应按单位工程内容分别组卷、归档。当一个招标标段由多专业组成时,按单位工程,分专业类别组卷归档
13、的原则。2.分类、立卷的方法工程文件可按建设时序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收文件、运营调试和管理文件、资源开发等部分。工程准备阶段文件可按建设程序、标段划分、形成单位等分类、组卷。监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。竣工图可按单位工程、专业组卷,并入施工文件。竣工验收文件按单位工程、专业组卷,单位工程验收文件并入施工文件,线别项目验收文件单独成一类。3.分类、立卷的要求案卷内不应有重复文件,不同载体的文件一般应分别组卷。文字案卷不宜过厚,一般不应超过3cm,图纸案卷可以根据需要装盒。二、立卷编目步骤 为便于
14、工程文件的保管查找,地铁工程文件采用统一编目标识,对全部地铁工程档案进行统一的分类和编号,组卷编目步骤按照如下顺序进行:分类组卷填写案卷目录编目程序:卷内文件排列 编页号 填写卷内目录 填写备考表 填写案卷封面(一)(或)填写案卷封面(二)装订三、立卷编目各程序具体要求(一)卷内文件排列1.文件材料排列顺序参见有关附件。2.同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开,并按批复在前、请示在后;印本在前、定稿在后;主件在前、附件在后的顺序排列。 3.图纸按专业排列,同专业图纸按图号顺序排列。4.既有文字材料,又有图纸的案卷,文字在前,图纸在后。(二)页号编制要求1.卷内文件均按
15、有书写内容的页面编号。每卷单独编号,页号从“001”开始。2.页号编写位置:单面书写的文件在右下角;双面书写的文件,正面在右下角,背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。3.对幅面较小而进行托裱的文件材料,页号应编写在原件上。4.对若干文件(如:标牌式合格证)托裱在一张纸上的,应编写一个页号,位置在托裱纸的右下角。5.印刷成册的文件材料,有标准页号且自成一卷的,不必重新编写页号。6.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。(三)卷内目录编制要求 1.卷内目录按杭州地铁工程档案室提供的标准样张打印,见附件8。 2.序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从“1”依次标注。3.文件编号:填写工程文件
16、原有文件文号或图样的图号、设备型号、项目代号等,填写时应照实抄录,代字、年度、顺序号都不能省略。4.责任者:填写文件的直接形成单位或个人。有多个责任者时,选择两个主要责任者,其余用“等”代替。责任者必须填写全称。5.文件题名:填写文件标题或图名的全称(及主要内容或部位)。没有标题或标题不规范的,可以自拟标题,外加“”号。6.日期:填写文件形成的日期。几份文件作为一件时,日期应填写装订在前面的文件日期。采用8位数填写方法,如20070308。7.页次:填写该份文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8.备注:填写需要说明的情况。9.卷内目录排列在卷内文件首页之前。(四)卷内备考表编制
17、要求1.卷内备考表按杭州地铁工程档案室提供的标准样张打印,见附件9。2.卷内备考表内容包括:卷内文件内容、说明、立卷人、审核人和日期,置于卷内文件之后。3.文件内容:主要表明卷内文件的总卷数、各类文件的卷数。4.说明:填写立卷单位对案卷情况的说明。5.立卷人:负责整理工程文件的人员姓名,需本人亲笔签字。6.审核人:负责检查工程文件整理质量的人员姓名,需本人亲笔签字。7.日期:工程文件整理、检查完毕的日期。8.备考表置于卷内文件材料尾页之后。(五)案卷封面编制要求1.案卷封面采用牛皮纸,形式按杭州地铁工程档案室提供的标准样张打印,见附件10。移交城建档案馆的档案从其规定。2.案卷封面的内容应包括
18、:档号、档案馆号、项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。3. 档号:由分类号和流水号组成。分类号制订规则按线别另行规定,各单位遵照执行。4. 档案馆号:应填写国家给定的本档案馆的编号,由档案馆填写。5.案卷题名:应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括单位工程名称、专业名称、结构名称、阶段名称等内容。同类文件页数过多分开组卷时,案卷题名不能同名,应以时间段、部位或图纸编号等特征做区分标注。包括:单位工程名称:*站卷内文件内容:竣工图6.编制单位:应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。7.起止日期:应填写案卷内全部文件形成的起止日期。8.保管期限:为永久。向档案馆移交
19、的文件,由档案馆制定。9.密级:为机密。(六)脊背按要求填写。(七)填写案卷目录按杭州市地铁集团提供的标准样张打印,见附件11。(八)案卷内文件排列顺序每一案卷依照:案卷封面 或 案卷封面 卷内目录 竣工文件 备考表排列后装订。(九)文件的修整 1.修裱破损文件破损、局部残缺的工程文件,在装订前需要进行修裱,以增加文件的强度,延长寿命。2.去除易锈蚀的金属物工程文件中的装订用品,如订书钉、大头针等,在整理时需要去除,以避免对档案潜在的危害。3.复制金属、塑料等材质的文件材料有些文件材料如材料合格证由金属、塑料等材质制成。对这些文件,一般采用复印的方式进行复制并保存。 (十) 文件装订和图纸折叠
20、1. 文字材料应装订,图纸不装订,图文混装应装订。文件装订采用三孔一线装订,较厚的案卷用双线装订。个别特殊的文件可以采用黏贴和缝纫装订。任何装订方法均要保证牢固,便于保管和利用。2.装订后的文件材料保证左边、下边对齐。3.规划许可证等硬质材料,需装入特制的袋后再装订。4.小于A4幅面的或标牌式的材料,需用A4纸托裱后再装订。 5.同一份文件的正文和附件,应一起组卷,附图应装入特制袋后,与正文一起装订。6.图纸采用正面在内、反面在外、对折、图标外露的方法折叠,折叠后尺寸为A4大小,不装订。7.档案盒统一采用杭州市地铁集团统一订制的档案盒。移交城建档案馆的档案采用城建档案专用档案盒。四、编写工程项
21、目档案编制说明工程项目档案编制说明的内容包括:工程项目简介(开工、竣工日期、项目的设计、施工、安装单位,工程内容、工艺及设备情况等)、工程项目档案简介、文件材料立卷过程中须说明的问题。“工程项目档案编制说明框架”,见附件12。(参照申通000卷内容调整) 第五章 竣工图表的编制要求(-按照申通内容调整)竣工图是工程竣工档案的重要组成部分,是工程建设完成后实体的主要真实性反映材料。竣工图作为工程档案的重要内容,应做到与工程建设同步进行,真实反映工程建设的实际。一、总体要求(一)竣工图均按单位工程进行编制。(二)竣工图应加盖竣工图章或绘制竣工图签,竣工图章用于由施工图改绘的竣工图。对重新绘制的竣工
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