Excel电子表格制作自学教程.pptx
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1、 第一节 Excel 2003使用入门Excel 2003是一个操作简单、使用方便、功能强大的电是一个操作简单、使用方便、功能强大的电子表格软件,它主要用于对数据的处理、统计分析与计算。子表格软件,它主要用于对数据的处理、统计分析与计算。了解了解Excel 2003的基本知识是学好该软件的前提,下面将详的基本知识是学好该软件的前提,下面将详细介绍细介绍Excel 2003的基础知识。的基础知识。一、启动一、启动Excel 2003启动启动Excel 2003有多种方法,下面简单介绍常用的有多种方法,下面简单介绍常用的3种种方法。方法。第1页/共141页(1)在)在Windows的桌面上双击快捷
2、图标,即可启的桌面上双击快捷图标,即可启动动Excel 2003。(2)选择)选择“开始开始”“所有程序所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Excel 2003”命令,即可启动命令,即可启动Excel 2003。(3)选择)选择“开始开始”“运行运行”命令,即可弹出命令,即可弹出“运行运行”对话框。在对话框。在“打开打开”文本框中输入文本框中输入“Excel.exe”,单击,单击“确定确定”按钮,即可启动按钮,即可启动Excel 2003应用程序,如图所示。应用程序,如图所示。第2页/共141页Excel 2003工作界面除了具有与工作界面除了具有
3、与Word 2003相同的标题相同的标题栏、菜单栏、工具栏等组成部分外,还具有其特有的组成部栏、菜单栏、工具栏等组成部分外,还具有其特有的组成部分。下面分别进行介绍。分。下面分别进行介绍。图工作界面第3页/共141页1名称框名称框名称框位于工具栏的下方,用于显示工作表中光标所名称框位于工具栏的下方,用于显示工作表中光标所在单元格的名称。在单元格的名称。2编辑栏编辑栏编辑栏用于显示活动单元格的数据和公式。编辑栏用于显示活动单元格的数据和公式。3工作表工作表工作表是用来存放数据的表格。工作表是用来存放数据的表格。第4页/共141页4工作表标签工作表标签工作表标签用来标识工作簿中不同的工作表。单击工
4、作工作表标签用来标识工作簿中不同的工作表。单击工作表标签,即可迅速切换至相应的工作表中。表标签,即可迅速切换至相应的工作表中。二、工作簿、工作表和单元格二、工作簿、工作表和单元格使用使用Excel 2003之前,首先介绍一些基本概念,如工作之前,首先介绍一些基本概念,如工作簿、工作表、单元格及它们之间的区别。簿、工作表、单元格及它们之间的区别。第5页/共141页1工作簿工作簿Excel 2003工作簿是计算和存储数据的文件,每一个工工作簿是计算和存储数据的文件,每一个工作簿都由多张工作表组成,用户可以在单个文件中管理各种作簿都由多张工作表组成,用户可以在单个文件中管理各种不同类型的信息,默认情
5、况下,一个工作簿包含不同类型的信息,默认情况下,一个工作簿包含3张工作表,张工作表,分别为分别为Sheet1,Sheet2和和Sheet3。第6页/共141页2工作表工作表用户利用工作表可以对数据进行组织和分析,也可以同用户利用工作表可以对数据进行组织和分析,也可以同时在多张工作表中输入或编辑数据,还可以对不同工作表中时在多张工作表中输入或编辑数据,还可以对不同工作表中的数据进行汇总计算。工作表由单元格组成,横向为行,分的数据进行汇总计算。工作表由单元格组成,横向为行,分别以数字命名,如别以数字命名,如1,2,3,4;纵向为列,分别以字母命;纵向为列,分别以字母命名,如名,如A,B,C,D。第
6、7页/共141页3单元格单元格Excel 2003工作簿最基本的核心就是单元格,它也是工作簿最基本的核心就是单元格,它也是Excel工作簿的最小组成单位。单元格可以记录简单的字符工作簿的最小组成单位。单元格可以记录简单的字符或数据,从或数据,从Excel 2000版本起,就可以记录多达版本起,就可以记录多达32 000个字个字符的信息。一个单元格记录数据信息的长短,可以根据用户符的信息。一个单元格记录数据信息的长短,可以根据用户的需要进行改变。单元格是由行号和列号标识的,如的需要进行改变。单元格是由行号和列号标识的,如A1,B3,D8,F5等。等。第8页/共141页三、退出三、退出Excel
7、2003退出退出Excel 2003常用以下常用以下3种方法:种方法:(1)选择)选择“文件文件”“退出退出”命令。命令。(2)单击标题栏右侧的)单击标题栏右侧的“关闭关闭”按钮。按钮。(3)双击)双击“控制菜单控制菜单”按钮。按钮。第9页/共141页第二节 创建工作簿启动启动Excel 2003后,就可以在其中输入各种数据。默后,就可以在其中输入各种数据。默认情况下,新创建的工作簿中包含认情况下,新创建的工作簿中包含3个工作表,用户还可以个工作表,用户还可以根据需要创建其他工作表。根据需要创建其他工作表。一、新建工作簿一、新建工作簿当启动当启动Excel 2003时,系统会自动创建一个新的工
8、作时,系统会自动创建一个新的工作簿簿Book1.xls,并在新建的工作簿中创建,并在新建的工作簿中创建3个空的工作表个空的工作表Sheet1,Sheet2和和Sheet3。如果要创建新的工作簿,可以。如果要创建新的工作簿,可以采用以下几种采用以下几种方法:方法:第10页/共141页(1)选择)选择“文件文件”“新建新建”命令,弹出命令,弹出“新建工作新建工作簿簿”任务窗格,在任务窗格的任务窗格,在任务窗格的“新建新建”选区中单击选区中单击“空白工空白工作簿作簿”超链接。超链接。(2)单击)单击“常用常用”工具栏中的工具栏中的“新建新建”按钮。按钮。(3)如果想利用模板创建一个工作簿,可以在)如
9、果想利用模板创建一个工作簿,可以在“新建新建工作簿工作簿”任务窗格的任务窗格的“新建新建”选区中单击选区中单击“本机上的模板本机上的模板”超链接,弹出如图所示的超链接,弹出如图所示的“模板模板”对话框。打开对话框。打开“电子方案电子方案表格表格”选项卡,在其列表框中选择需要的模板,然后单击选项卡,在其列表框中选择需要的模板,然后单击“确定确定”按钮。按钮。第11页/共141页二、选中单元格二、选中单元格对单元格进行各种编辑操作前,必须先将目标单元格对单元格进行各种编辑操作前,必须先将目标单元格选中,然后才能进行操作。在选中,然后才能进行操作。在Excel 2003中,用户可以使中,用户可以使用
10、以下用以下8种方法选中目标单元格。种方法选中目标单元格。图模板”对话框第12页/共141页(1)用鼠标单击目标单元格,即可将其选中。)用鼠标单击目标单元格,即可将其选中。(2)单击某个单元格,按住鼠标左键拖动鼠标到另一)单击某个单元格,按住鼠标左键拖动鼠标到另一个单元格后释放鼠标,即可选中以这两个单元格为对角线的个单元格后释放鼠标,即可选中以这两个单元格为对角线的矩形区域。矩形区域。(3)按住)按住“Ctrl”键的同时依次单击多个不相邻的单键的同时依次单击多个不相邻的单元格或矩形区域,即可选中多个不相邻的单元格或矩形区域。元格或矩形区域,即可选中多个不相邻的单元格或矩形区域。(4)单击某个单元
11、格,按住)单击某个单元格,按住“Shift”键的同时单击另键的同时单击另一个单元格,即可选中以这两个单元格为对角线的矩形区域。一个单元格,即可选中以这两个单元格为对角线的矩形区域。第13页/共141页(5)单击工作表左侧的行号标签可以选中某一行。)单击工作表左侧的行号标签可以选中某一行。(6)单击工作表上方的列号标签可以选中某一列。)单击工作表上方的列号标签可以选中某一列。(7)选中某行或某列后按住鼠标左键并进行拖动,即)选中某行或某列后按住鼠标左键并进行拖动,即可选可选中相邻的多行或多列。中相邻的多行或多列。(8)单击工作表左上角的)单击工作表左上角的“全选全选”按钮可以选中按钮可以选中整个
12、工整个工作表。作表。三、输入数据三、输入数据数据类型不同,其相应的输入方法也不同。数据类型不同,其相应的输入方法也不同。Excel 2003中包含有中包含有4种类型的数据,下面将分别介绍其输入方法。种类型的数据,下面将分别介绍其输入方法。第14页/共141页1输入文本输入文本文本包括汉字、英文字母、数字、空格以及其他键盘文本包括汉字、英文字母、数字、空格以及其他键盘能输入的符号,可在单元格中输入能输入的符号,可在单元格中输入32 000个字符,且字符个字符,且字符型数据通常不参与计算。型数据通常不参与计算。输入文本型数据时,只要将单元格选中,直接在其中输入文本型数据时,只要将单元格选中,直接在
13、其中输入文本,按回车键即可。如果用户输入的文本内容超过输入文本,按回车键即可。如果用户输入的文本内容超过单元格的列宽,则该数据就要占用相邻的单元格。如果相单元格的列宽,则该数据就要占用相邻的单元格。如果相邻的单元格中有数据,则该单元格中的内容就会截断显示。邻的单元格中有数据,则该单元格中的内容就会截断显示。第15页/共141页如果用户输入的数据全部由数字组成,在输入时必须先如果用户输入的数据全部由数字组成,在输入时必须先输入输入“”,然后再输入数字,这样,系统才会将输入的数,然后再输入数字,这样,系统才会将输入的数字当作文本,并使它们在单元格中左对齐。字当作文本,并使它们在单元格中左对齐。2输
14、入数值型数据输入数值型数据数值型数据是指包括数值型数据是指包括0,1,2,以及正号(,以及正号(+)、负)、负号()、小数点(号()、小数点(.)、分号()、分号(;)、百分号()、百分号(%)等在内)等在内的数据,这类数据能以整数、小数、分数、百分数以及科学的数据,这类数据能以整数、小数、分数、百分数以及科学记数形式输入到单元格中。输入数值型数据时,要注意以下记数形式输入到单元格中。输入数值型数据时,要注意以下事项:事项:第16页/共141页(1)如果要输入分数,如)如果要输入分数,如3/5,应先输入,应先输入“0”和一个和一个空格,然后再输入空格,然后再输入“3/5”,否则系统会将该数据作
15、为日期,否则系统会将该数据作为日期处理。处理。(2)输入负数时,可分别用)输入负数时,可分别用“”或或“()()”来表示。来表示。例如,例如,8可以用可以用“8”或或“(8)”来表示。来表示。(3)如果用户输入的数字其有效位超过单元格列宽,)如果用户输入的数字其有效位超过单元格列宽,在单元格中无法全部显示时,在单元格中无法全部显示时,Excel将自动显示出若干个将自动显示出若干个号,用户可通过调整列宽以将所有数据显示出来。号,用户可通过调整列宽以将所有数据显示出来。第17页/共141页3输入日期输入日期日期也是数字,但它们有特定的格式,输入时必须按照日期也是数字,但它们有特定的格式,输入时必须
16、按照特定的格式才能正确输入。输入日期时,应按照特定的格式才能正确输入。输入日期时,应按照MM/DD/YY的格式输入,即先输入月份,再输入日期,最的格式输入,即先输入月份,再输入日期,最后输入年份,如后输入年份,如10/12/2006。如果用户要输入当前日期,按。如果用户要输入当前日期,按“Ctrl+;”组合键组合键即可。即可。第18页/共141页4输入时间输入时间输入时间时,小时、分、秒之间用冒号分开,如输入时间时,小时、分、秒之间用冒号分开,如10:30:25。如果输入时间后不输入。如果输入时间后不输入AM或或PM,Excel会认为会认为使用的是使用的是24小时制,且输入时要在时间和小时制,
17、且输入时要在时间和AM/PM标记之间标记之间输入一个空格。如果用户要输入当前的时间,按输入一个空格。如果用户要输入当前的时间,按“Ctrl+Shift+;”组合键即可。组合键即可。第19页/共141页四、输入批量数据四、输入批量数据在制作电子表格时,通常要在其中输入批量数据。如在制作电子表格时,通常要在其中输入批量数据。如果一个一个地输入,这将十分麻烦且浪费时间,因此,用果一个一个地输入,这将十分麻烦且浪费时间,因此,用户可采取特定的方法来输入大批量的数据,以提高工作效户可采取特定的方法来输入大批量的数据,以提高工作效率。率。1输入相同数据输入相同数据如果要输入批量相同数据,可按照以下操作步骤
18、进行。如果要输入批量相同数据,可按照以下操作步骤进行。(1)在某个单元格中输入初始数据。)在某个单元格中输入初始数据。(2)选中包括该初始数据在内的一个单元格区域。)选中包括该初始数据在内的一个单元格区域。第20页/共141页(3)激活编辑区,按)激活编辑区,按“Ctrl+Enter”快捷键即可。快捷键即可。2输入可扩充数据序列输入可扩充数据序列Excel 2003中提供了一些可扩展序列,相邻单元格中中提供了一些可扩展序列,相邻单元格中的数据将按序列递增的方法进行填充,具体操作步骤如下:的数据将按序列递增的方法进行填充,具体操作步骤如下:(1)在某个单元格中输入序列的初始值。)在某个单元格中输
19、入序列的初始值。(2)按住)按住“Ctrl”键的同时用鼠标指针单击该单元格键的同时用鼠标指针单击该单元格右下角的填充柄并沿着水平或垂直方向进行拖动。右下角的填充柄并沿着水平或垂直方向进行拖动。(3)到达目标位置后释放鼠标左键,被鼠标拖过的区)到达目标位置后释放鼠标左键,被鼠标拖过的区域将会自动按递增的方式进行填充。域将会自动按递增的方式进行填充。第21页/共141页3输入等差序列输入等差序列等差序列是指单元格中相邻数据之间差值相等的数据等差序列是指单元格中相邻数据之间差值相等的数据序列。在序列。在Excel 2003中,输入等差序列的具体操作步骤如中,输入等差序列的具体操作步骤如下:下:(1)
20、在两个单元格中输入等差序列的前两个数。)在两个单元格中输入等差序列的前两个数。(2)选中包括这两个数在内的单元格区域。)选中包括这两个数在内的单元格区域。(3)单击并拖动其右下角的填充柄沿着水平或垂直方)单击并拖动其右下角的填充柄沿着水平或垂直方向拖动,到达目标位置后释放鼠标左键,被鼠标拖过的区向拖动,到达目标位置后释放鼠标左键,被鼠标拖过的区域将会按照前两个数的差值自动进行填充。域将会按照前两个数的差值自动进行填充。第22页/共141页4输入等比序列输入等比序列等比序列是指单元格中相邻数据之间比值相等的数据序等比序列是指单元格中相邻数据之间比值相等的数据序列。在列。在Excel 2003中,
21、输入等比序列的具体操作步骤如下:中,输入等比序列的具体操作步骤如下:(1)在单元格中输入等比序列的初始值。)在单元格中输入等比序列的初始值。(2)选择)选择“编辑编辑”“填充填充”“序列序列”命令,弹出命令,弹出“序列序列”对话框。对话框。第23页/共141页(3)在)在“序列产生在序列产生在”选项区中选择序列产生的位置;选项区中选择序列产生的位置;在在“类型类型”选项区中选中选项区中选中“等比序列等比序列”单选按钮;在单选按钮;在“步长步长值:值:”文本框中文本框中输入等比序列的步长;在输入等比序列的步长;在“终止值终止值”文本框中输入等比序列文本框中输入等比序列的终的终止值。止值。(4)设
22、置完成后,单击)设置完成后,单击“确定确定”按钮即可。按钮即可。第24页/共141页5自定义填充序列自定义填充序列如果用户经常要使用一个序列,而该序列又不是系统如果用户经常要使用一个序列,而该序列又不是系统自带的可扩展序列,用户可以将此序列自定义为自动填充自带的可扩展序列,用户可以将此序列自定义为自动填充序列,具体操作步骤如下:序列,具体操作步骤如下:(1)选中要作为自动填充序列的单元格区域。)选中要作为自动填充序列的单元格区域。(2)选择)选择“工具工具”“选项选项”命令,弹出命令,弹出“选项选项”对对话框。单击话框。单击“自定义序列自定义序列”标签,打开标签,打开“自定义序列自定义序列”选
23、选项卡。项卡。第25页/共141页(3)单击)单击“导入导入”按钮,即可将选中的序列导入到按钮,即可将选中的序列导入到“自定义序列自定义序列”列表中。列表中。除此之外,用户还可以在除此之外,用户还可以在“自定义序列自定义序列”选项卡中输选项卡中输入一个新的序列。只要在入一个新的序列。只要在“输入序列输入序列”文本框中输入自定文本框中输入自定义的序列项,单击义的序列项,单击“添加添加”按钮即可。按钮即可。第26页/共141页第三节 编辑工作表创建好工作表后,往往还要对工作表进行重命名、复制、创建好工作表后,往往还要对工作表进行重命名、复制、移动、删除等操作,以使其符合用户的需求,下面将对这些移动
24、、删除等操作,以使其符合用户的需求,下面将对这些常见的编辑操作进行介绍。常见的编辑操作进行介绍。一、重命名工作表一、重命名工作表当工作表比较多时,根据需要可对工作表进行重新命名。当工作表比较多时,根据需要可对工作表进行重新命名。常用以下两种方法:常用以下两种方法:第27页/共141页(1)选中要重命名的工作表。选择)选中要重命名的工作表。选择“格式格式”“工作工作表表”“重命名重命名”命令,直接输入新的工作表名称并按回车命令,直接输入新的工作表名称并按回车键即可。键即可。(2)在要重命名的工作表标签上单击鼠标右键,从弹)在要重命名的工作表标签上单击鼠标右键,从弹出的快捷菜单中选择出的快捷菜单中
25、选择“重命名重命名”命令即可。命令即可。二、选中工作表二、选中工作表对工作表进行各种编辑操作前,必须先将目标工作表选对工作表进行各种编辑操作前,必须先将目标工作表选中,然后才能进行其他相关操作。在中,然后才能进行其他相关操作。在Excel 2003中,用户可中,用户可以使用以下以使用以下4种方法选中工作表。种方法选中工作表。第28页/共141页(1)单击工作表标签,即可选中该标签对应的工作表。)单击工作表标签,即可选中该标签对应的工作表。(2)按住)按住“Shift”键的同时单击两个工作表标签,可键的同时单击两个工作表标签,可选中这两个工作表之间的所有工作表。选中这两个工作表之间的所有工作表。
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